檔案管理辦法

1、檔案管理辦法第一章 總則第一條 為加強 * 集團公司檔案管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平， 充分有效地保護和利用檔案資源， 更好地為 * 的發(fā)展服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法及其檔案工作的法律法規(guī)，結(jié)合集團公司工作特點，制定本辦法。第二條 檔案是指各單位在港口生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理、科學(xué)研究等工作中直接形成的對本單位和國家、社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。第三條 各單位形成的各種載體檔案應(yīng)由各單位檔案部門實行集中統(tǒng)一管理，不得由各承辦部門和個人分散保存。第四條 各單位應(yīng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，實行一把手負責(zé)制。有科技檔案的單位，應(yīng)指定一位總工程師或技術(shù)負責(zé)人兼管

2、此項工作。各單位應(yīng)將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃，納入企業(yè)管理、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和技術(shù)管理的規(guī)章制度中，納入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)和工作人員的崗位責(zé)任制中， 納入績效考核。第二章 檔案管理體制、機構(gòu)和職責(zé)第五條 根據(jù)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，集團公司黨委綜合辦公室負責(zé)集團公司機關(guān)的檔案工作，并對集團公司各單位的檔案工作實行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。集團公司各單位應(yīng)設(shè)立與本單位發(fā)展相適應(yīng)的綜合檔案室，配備滿足檔案工作需要的人員，負責(zé)本單位檔案工作，并對本單位各部門和所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。各單位的各部門和項目管理部門應(yīng)配備文書處理人員，負責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷（件

3、）歸檔工作。集團公司和集團公司各單位的檔案工作接受上級檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第六條 企業(yè)職責(zé) :（一）建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃；（二）將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員進行考核；（三）維護和確保檔案真實、安全，預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，并隨技術(shù)進步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障；（四）在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求；（五）按規(guī)定向相應(yīng)單位移交檔案。第七條 集團公司檔案部門職責(zé)：（一） 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、 政策和法律法規(guī)，結(jié)合集團公

4、司檔案工作特點，制定集團公司檔案工作的規(guī)章制度和標準規(guī)范；（二）制定集團公司檔案工作的發(fā)展規(guī)劃，并組織實施；（三） 對集團公司各單位檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、 監(jiān)督和檢查；（四）對集團公司機關(guān)各部門文件材料的歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理集團公司機關(guān)及按規(guī)定進館的各門類檔案，為集團公司的各項工作提供服務(wù)，并按規(guī)定移交檔案；（五） 組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和研討， 總結(jié)交流檔案工作經(jīng)驗；（六）會同本單位有關(guān)部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀工作；（七）組織學(xué)習(xí)、研究和推廣檔案管理的先進技術(shù)、方法和經(jīng)驗，推動集團公司檔案管理的現(xiàn)代化；（八）組織并參加重點建設(shè)工程項目竣工、科研成果評審鑒定和設(shè)備儀

5、器開箱文件材料驗收工作；（九）制定集團公司檔案進館范圍的規(guī)定，并報上級檔案管理部門備案；（十）組織完成上級檔案部門交辦的檔案工作。第八條 集團公司各單位應(yīng)設(shè)立與本單位檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的檔案室。具體職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)和集團公司頒發(fā)的標準、規(guī)范，制定本單位檔案管理規(guī)章制度；（二）對本單位各部門和所屬機構(gòu)的文件材料的歸檔工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理本單位的各門類檔案；（三）積極開發(fā)檔案信息資源，編制檢索工具，匯編文件資料，做好檔案利用工作；（四）會同本單位有關(guān)部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀工作；（五）學(xué)習(xí)、研究和采用新技術(shù)、新方法，推進檔案管理的現(xiàn)代化

6、；（六）參加工程竣工、科研成果評審鑒定、設(shè)備儀器開箱文件材料的驗收工作；（七）參加本單位結(jié)構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置工作；（八）組織本單位文書處理人員和技術(shù)人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，交流檔案工作經(jīng)驗；（九）根據(jù)上級檔案部門檔案進館范圍的規(guī)定，組織檔案移交工作；（十）組織完成上級檔案部門交辦的檔案工作。第三章 檔案工作人員的條件與各類人員崗位職責(zé)第九條 各單位應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和實際需要，配備與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展需要相適應(yīng)檔案人員。檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，符合專業(yè)技術(shù)或管理人員要求。第十條 檔案人員的條件檔案工作人員應(yīng)當熟悉檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識，熟悉港口業(yè)務(wù)和本單位業(yè)務(wù)范圍；忠于職守，遵守紀律

7、；身體健康，一般具有大專以上文化程度和一定專業(yè)知識，熟練掌握現(xiàn)代化管理知識，取得上級檔案部門頒發(fā)的檔案專業(yè)培訓(xùn)崗位合格證書。負責(zé)管理黨組織檔案的工作人員必須是共產(chǎn)黨員，符合機要人員條件。檔案科（室）的負責(zé)人，一般應(yīng)由具有館員（或者相當于館員）以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員擔任。檔案工作人員的職務(wù)、 職稱的評定和晉升， 業(yè)務(wù)能力的考核，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)人員的同等待遇。第十一條檔案工作各類人員的主要職責(zé)（一）集團和各單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)：1 .領(lǐng)導(dǎo)本單位檔案工作， 負責(zé)將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，研究解決檔案工作中存在的問題，保證檔案工作與企業(yè)管理工作同步發(fā)展

8、；2 . 負責(zé)檔案工作規(guī)劃、檔案鑒定、銷毀和設(shè)施設(shè)備購置工作的審查、審批。（二）黨委綜合辦公室分管檔案工作負責(zé)人崗位職責(zé)1. 負責(zé)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)定；2. 負責(zé)主持召開檔案工作會議，研究解決檔案工作存在的問題，總結(jié)布置檔案工作；3. 負責(zé)檔案的現(xiàn)代化管理工作；4. 負責(zé)檔案人員培養(yǎng)和繼續(xù)教育工作；5. 負責(zé)協(xié)調(diào)企業(yè)在結(jié)構(gòu)調(diào)整中檔案合理處置工作，堅持檔案處置與產(chǎn)權(quán)處置同步進行；6. 負責(zé)檔案鑒定銷毀工作的組織和審查工作；7. 負責(zé)重要和涉密檔案及外單位借、查閱檔案的審批工作；8. 負責(zé)檔案工作崗位責(zé)任制績效考核的考評工作；9. 集團公司黨委綜合辦公室分管檔案工作負責(zé)人，負責(zé)對集團公

9、司和集團公司各單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。（三）集團公司檔案部門負責(zé)人崗位職責(zé)1. 負責(zé)學(xué)習(xí)、宣傳、落實檔案工作的法律法規(guī)、規(guī)定和標準；2. 負責(zé)組織制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃、 計劃， 并認真組織實施；3. 負責(zé)制定檔案工作制度、 規(guī)范等， 并監(jiān)督和檢查落實情況；4. 負責(zé)對集團公司各單位檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；5. 負責(zé)組織召開檔案工作會議，總結(jié)布置檔案工作，定期組織研究檔案工作，解決檔案工作存在的問題，及時向領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案部門匯報工作；6. 負責(zé)企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整中檔案合理處置的監(jiān)督和指導(dǎo)；7. 負責(zé)組織檔案人員繼續(xù)教育和知識更新的培訓(xùn)， 組織學(xué)習(xí)、 研究和推廣檔案管理先進技術(shù)、方法和經(jīng)驗。（四）檔案人

10、員崗位職責(zé)1. 貫徹、執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度，熟悉本單位檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；2. 指導(dǎo)文書和技術(shù)人員做好文件材料的收集、 整理、 立卷 （件） 等歸檔工作，提高檔案的歸檔率、完整率、準確率和歸檔案卷的質(zhì)量；3. 做好檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等工作，熟悉所保管的檔案情況；4. 保護檔案的安全，做好防護工作；5. 開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并采取各種有效措施，檢查督促所屬單位和部門做好檔案工作；6. 做好檔案利用服務(wù)工作，編制適用檢索工具，迅速準確地查調(diào)檔案，匯編檔案資料；7. 遵守保密制度。未經(jīng)批準，不得利用職權(quán)擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密內(nèi)容，確保檔案的安全。（

11、五）檔案形成部門負責(zé)人崗位職責(zé)1. 掌握本單位檔案工作有關(guān)規(guī)定；2. 負責(zé)對本部門文書處理人員和技術(shù)人員做好文件材料的形成、積累、整理、分類、立卷（件）和歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并對應(yīng)歸檔的文件材料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)負責(zé)；3. 負責(zé)本部門文書處理人員和技術(shù)人員崗位職責(zé)績效考核的考評工作。（六）文書處理人員崗位職責(zé)1. 學(xué)習(xí)、落實檔案工作法律法規(guī)和制度、規(guī)范；2. 負責(zé)本部門文件材料的收集、整理、分類、立卷（件） 、電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔工作，嚴格履行簽字蓋章手續(xù)，并對案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范和應(yīng)歸檔的文件材料的完整、準確、系統(tǒng)負責(zé)，并按時歸檔；3. 負責(zé)本部門文件材料的平時積累和立卷（

12、件）工作，按照本部門歸檔類目，及時制定案卷（件）類目，對承辦完畢的文件材料要及時清理，合理分類存放，便于平時利用和立卷（件）歸檔；4. 熟悉本部門文件材料形成規(guī)律，督促、指導(dǎo)本部門管理人員和技術(shù)人員做好文件材料積累、整理、分類工作，嚴把應(yīng)歸文件材料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)和質(zhì)量關(guān)；5. 因工作需要或其它原因，暫離或調(diào)離工作崗位時，應(yīng)在離崗前將自己所保管的檔案資料移交給接管人。（七）專業(yè)技術(shù)人員崗位職責(zé)1. 學(xué)習(xí)、落實檔案工作的法律法規(guī)和制度、規(guī)范；2. 負責(zé)在科學(xué)研究和建設(shè)項目管理等工作中形成的各門類、各載體文件材料的積累、整理、分類、立卷、電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔工作，對應(yīng)歸檔的文件材料的齊

13、全、完整、準確、系統(tǒng)和是否符合質(zhì)量規(guī)范負責(zé)，并做到按時歸檔；3. 積極配合檔案人員和文書處理人員對文件材料立卷歸檔工作進行的督促、檢查、指導(dǎo)，達到規(guī)范化、標準化管理。第四章 文件材料的歸檔第十二條各單位應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度。凡本單位各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文件處理部門或文件材料形成部門按照集團公司頒發(fā)有關(guān)檔案質(zhì)量標準的規(guī)定和要求進行收集、整理、立卷（件） ，定期向檔案部門歸檔。第十三條電子文件在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應(yīng)對歸檔電子文件的載體及技術(shù)環(huán)境進行檢測， 確保載體的安全利用。第十四條文書檔案一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)向檔案部門歸檔；科技檔案應(yīng)按工程項目在全部

14、竣工驗收后三個月內(nèi)向檔案部門歸檔，科研課題在課題鑒定評審后的第二年的上半年向檔案部門歸檔；聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結(jié)束后兩個月內(nèi)由會議主辦部門負責(zé)歸檔。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年后歸檔。電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致。更新、補充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；其他臨時活動中形成的文件材料等，應(yīng)做到隨時歸

15、檔。交接雙方應(yīng)對歸檔的文件材料進行檢查、清點、核對，并履行移交簽字蓋章手續(xù)。第五章 考核與獎罰第十五條 考核1. 分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)考核檔案部門負責(zé)人落實崗位職責(zé)情況；2. 檔案主管部門負責(zé)人負責(zé)考核檔案人員落實崗位職責(zé)情況；3. 檔案形成部門負責(zé)人負責(zé)考核文書處理人員和專業(yè)技術(shù)人員崗位職責(zé)落實情況。第十六條 有下列事跡之一的，各單位應(yīng)當給予表彰或獎勵1. 對檔案的收集、整理、提供利用等工作做出顯著成績的；2. 對檔案保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；3. 對檔案學(xué)理論研究做出重要貢獻的；4. 將重要或珍貴檔案捐贈給國家的；5. 同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。第十七條 有下列行為

16、之一的，由責(zé)任者所在單位應(yīng)視情節(jié)輕重賠償損失或給予行政處分；構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。1. 損毀、丟失檔案的；2. 擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的；3. 涂改、偽造、抽取檔案的；4. 擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；5. 倒賣檔案牟利或者私自將檔案賣給、贈送給外國人的；6. 私自攜運或者郵寄禁止出境的檔案及其復(fù)制件出境的；7. 不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；8. 明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施， 造成檔案損失的；9. 檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守造成檔案損失的。第六章 檔案的管理第十八條檔案工作應(yīng)實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，各單位檔案部門應(yīng)配備檔案現(xiàn)代化管理設(shè)施設(shè)備，采

17、取先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。各單位的檔案，應(yīng)作為一個全宗進行整理和保管，并建立健全各項檔案管理制度。建立全宗卷，把有關(guān)一個全宗歷史情況的文件集中立卷保管。一個全宗內(nèi)的文書檔案， 可根據(jù)本單位的實際情況， 按年度、機構(gòu)、問題、保管期限等方式排列?？萍紮n案應(yīng)按工程項目、設(shè)備類型和型號、科研課題，分別上架排列。會計檔案應(yīng)按形式（名稱） 、年度、保管期限分類方式排列。各門類檔案分類方法應(yīng)保持一致，不能任意變動。第十九條各單位應(yīng)設(shè)檔案保管專用庫房，繪制庫藏檔案存放示意圖，配置必要的設(shè)備，認真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等工作。堅持庫房檢查制度和庫房溫濕度記錄制度，嚴格

18、控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。第二十條檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫、磁盤庫）的溫度應(yīng)控制在 14 攝氏度 24 攝氏度， 相對濕度應(yīng)控制在45 60 。保存母片的膠片庫溫度應(yīng)控制在13 攝氏度 15 攝氏度， 相對濕度應(yīng)控制在35 45 。第二十一條聲像檔案管理人員，應(yīng)著工作服、戴潔凈手套操作，防止汗?jié)n、細菌等有害物污染檔案。第二十二條檔案部門應(yīng)建立庫存檔案和設(shè)備定期檢查制度，并做好檢查記錄。對破損、字跡模糊或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時修補或復(fù)制；對庫存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事故，應(yīng)及時進行檢查，并將檢查的結(jié)果立即向單位領(lǐng)導(dǎo)報告。第二十三條檔案部門應(yīng)建立接收、移出檔案總登記簿，及時對接收和移出

19、的檔案分別進行登記。按照要求，準確編制檔案工作基本情況統(tǒng)計年報，于次年 1 月 10 日前報送集團公司檔案管理部門。第二十四條檔案部門應(yīng)按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對檔案進行鑒定。文書檔案的鑒定工作應(yīng)在分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進行。科技檔案的鑒定工作，要在總工程師或科學(xué)技術(shù)負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案人員和科技人員共同進行。第二十五條鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)由檔案部門提出檔案鑒定報告，編寫檔案銷毀清冊，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，在檔案部門保存一年后方可銷毀，并報上級檔案部門備案。銷毀檔案實行兩人監(jiān)銷制，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字。未經(jīng)鑒定和批準，不得

20、銷毀任何檔案。第二十六條檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好檔案的交接手續(xù)。第七章 檔案的利用第二十七條各單位應(yīng)積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具，開展檔案的電子著錄和掃描等數(shù)字化工作；主動了解檔案需求，開展檔案的編研工作，為集團公司的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理和科學(xué)研究等工作提供檔案信息服務(wù)。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準，并報上級主管部門備案。第二十八條各單位檔案部門應(yīng)設(shè)立檔案閱覽室，健全檔案借閱和復(fù)制、復(fù)印制度，嚴格履行檔案借閱手續(xù)。第二十九條外單位借用本單位檔案時，必須持有單位的介紹信（介紹信中應(yīng)說明借用檔案的范圍和用途） ，借閱一般檔案經(jīng)檔案部門負責(zé)人同意后方可借閱

21、；重要的檔案應(yīng)經(jīng)檔案形成部門負責(zé)人同意后方可借閱。涉密檔案應(yīng)經(jīng)單位負責(zé)人批準后方可查閱有關(guān)內(nèi)容，不能借出檔案部門。第三十條聲像檔案實行兩套制，以復(fù)制件提供利用。聲像檔案借出應(yīng)經(jīng)形成部門同意后方可借閱。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。第三十一條對電子文件采用網(wǎng)絡(luò)的方式利用時，應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制等安全保密措施，并遵守有關(guān)的借閱規(guī)定。第三十二條根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、 復(fù)制、 復(fù)印的材料，經(jīng)檔案部門核對無誤后，加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”第三十三條本單位工作人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫借閱檔案證明單，復(fù)印檔案需填寫復(fù)印檔案審批表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意

22、，并加蓋公章后，由本人到檔案室借閱，并嚴格履行借閱手續(xù)。歸還檔案時檔案人員要認真檢查，點交清楚，雙方共同簽字，當面注銷。需要港區(qū)地形圖時，應(yīng)經(jīng)集團公司規(guī)劃建設(shè)部審批，按規(guī)定收取工本費后，檔案部門方可發(fā)放或復(fù)印。借閱非本部門檔案時，需要經(jīng)檔案形成部門負責(zé)人在借閱檔案證明單上簽批同意后，方可借閱。借閱黨委文件和會議紀要、記錄等重要檔案時，應(yīng)經(jīng)黨委領(lǐng)導(dǎo)批準后，只能在檔案部門查閱，一律不準借出。借閱檔案的期限：文書檔案為 15 天，科技檔案為 1 個月，聲像檔案借閱期為 7 天，會計檔案只能在檔案部門查閱。若因特殊情況需延長借期，應(yīng)及時到檔案部門辦理續(xù)借手續(xù)，對不辦理續(xù)借手續(xù)的人員，檔案部門有權(quán)停止其借閱檔案權(quán)利。如若丟失檔案由責(zé)任者所在單位按照檔案法的有關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重給予處理。檔案借閱人應(yīng)寫出書面報告，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔