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文檔簡介
1、行政采購管理制度為合理控制采購價格,降低采購成本,規(guī)范采購流程,提高工作效率,特制 訂本制度。一、 本制度所指行政類采購范圍:1、單價 2000 元以下的所有公司行政類低值資產(chǎn)的采購,主要 包括筆、紙、本、橡皮、文件夾、文件袋、曲別針、訂書器 / 釘、打孔 器、文具刀、筆筒、磁釘、等日常月度例行采購的辦公用品;應(yīng)急藥 品、飲品等生活用品; 衛(wèi)生紙、擦手紙、吸收液、 消毒液等保潔用品; 辦公家具、照片洗印、噴繪、會議桌花、橫幅、員工活動獎品、 禮品、 裝飾性刻字、曬圖、印刷制品等臨時物品。2、公司各類行政服務(wù)的采購,主要包括保安、保潔、團膳、物 業(yè)、酒店、機票、維修、宿舍租賃、設(shè)備租賃、花卉租擺
2、等服務(wù)類采 購。二、 物品采購原則與價格依據(jù):( 一 ) 采購原則:( 1) 所有物品采購,本著較高性、價、的采購原則;(2)月度例行采購,本著需求合理、適當(dāng)配貨的原則;( 3) 臨時采購的,本著原則與靈活性并存;(4) 批量采購的,須按照招投標(biāo)流程執(zhí)行采購;( 二 ) 價格依據(jù):1、月度例行采購(1)每年初,由行政部“采購主管” 根據(jù)物品常規(guī)使用情況, 擬定常 用物品清單(見附件一) , 并通過 3家和以上供應(yīng)商詢價、比價, 確定常用物品價目表 (見附件二),報行政部財物組經(jīng)理和行政 總監(jiān)審批后,作為本年度、月度例行采購依據(jù)。(2)每季度由“采購主管” 根據(jù)市場價格波動、 公司購買需求以和供
3、 應(yīng)商更新報價,對常用物品清單更新一次 , 報行政部財物組經(jīng)理 批準(zhǔn)后實施更新。(3)采購過程中,“采購主管”嚴(yán)格按常用物品價目表采購,如 因市場等客觀原因, 采購價格高于 常用物品價目表 時,須在采 購訂單(見附件三)中說明理由。2、臨時物品采購,由“采購主管”依據(jù)供應(yīng)商甄選和管理辦法尋找 三家以上有資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行比價。、 月度例行采購作業(yè)流程(流程圖見附件四)1、 采購申請: 每月 1日、15日,由各部門助理根據(jù) 常用物品價目表, 填寫常用物品采購申請單 (附件五),并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確 認(rèn)后,向行政部“采購主管”提交采購申請。2、 采購審核:由“采購主管”對其采購申請的合理性等進(jìn)行
4、初審。并依 據(jù)行政預(yù)算管理辦法進(jìn)行費用審核。如對采購需求有疑問,須要 求“申請人”給予說明。初審確認(rèn)后,將常用物品采購申請單和 預(yù)算使用報表(見附件六)一并提交“財物組經(jīng)理”審批。如預(yù)算 使用金額超出(),須經(jīng)行政部總監(jiān)審批。3、采購實施:采購申請經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無誤后,由行政部“采購 主管”填寫采購訂單一式兩份,一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送 貨;另一份存檔備份。4、入庫、驗收和發(fā)放:(流程見庫房管理辦法 )“庫管專員”憑備份的 采購訂單進(jìn)行入庫驗收。庫管專員依據(jù)采購訂單 ,聯(lián)系各部門 助理,按當(dāng)月申請數(shù)量進(jìn)行發(fā)放,各部門助理需當(dāng)場驗收、領(lǐng)取并在 出庫單上簽字確認(rèn)。5、采購結(jié)算:每月末,“
5、庫管專員”將本月已簽核常用物品采購申請單 、采購訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購主管”初審、 “財物組經(jīng)理”復(fù)審后,提交0A進(jìn)入結(jié)算流程。四、臨時物品采購作業(yè)流程(流程圖見附件七)1、 采購需求由“申請人”(各部門助理或員工個人)以郵件方式提報“采購需求” 。2、 判斷是否為行政部采購物品由“采購主管”根據(jù)物品分類匯總判定擬需采購物品是否為“行政和員工關(guān)系部”采購權(quán)限之內(nèi),判斷為“行政部”負(fù)責(zé)采購的,走行政采購流程;判斷為其他采購部門負(fù)責(zé)采購的,告知“申請人”走其他部門采購流程(如:資產(chǎn)采購部或信息部)3、采購審核:由“采購主管”對其采購申請的合理性等進(jìn)行初審,如對 采購需求有疑問,須要求“申請人
6、”給予說明。4、詢價:“采購主管” 根據(jù)“采購需求”并依據(jù)供應(yīng)商甄選和管理辦法在 3 日內(nèi)進(jìn)行詢價、貨比三家,確定最終采購價格。5、通知:“采購主管”通知“申請人”擬采購物品價格,并由“申請人”填寫臨時物品采購申請單 (附件八),并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確 認(rèn)后,向行政部“采購主管”提交采購申請。6、“采購主管”將常用物品采購申請單和預(yù)算使用報表 (見附件六)一并提交“財物組經(jīng)理”審批。如預(yù)算使用金額超出() ,須經(jīng)行 政部總監(jiān)審批。7、采購實施:采購申請經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無誤后,由行政部采購主 管填寫采購訂單一式兩份,一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送貨; 另一份存檔備份。8、入庫、驗收和發(fā)放:(
7、流程見庫房管理辦法 )“庫管專員”憑備份的采購訂單進(jìn)行入庫驗收。 庫管專員依據(jù)采購訂單,聯(lián)系申請人, 按當(dāng)月申請數(shù)量進(jìn)行發(fā)放,申請人需當(dāng)場驗收、領(lǐng)取并在出庫單 上簽字確認(rèn)。9、采購結(jié)算:每月末,“庫管專員”將本月已簽核常用物品采購申請單 、 采購訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購主管”初審、 “財物組經(jīng) 理”復(fù)審后,提交0A進(jìn)入結(jié)算流程。五、保潔用品、飲品等常規(guī)庫存物品采購的特別規(guī)定: (具體管理辦法見 庫房管理辦法” )采購流程如下:1 提出采購需求:“庫管專員” 根據(jù)庫存情況, 提報庫房管理登記表、 常用物品采購申請單至“采購主管” 。2 采購審核:由“采購主管”對“采購申請”的合理性等進(jìn)行初審
8、。并 依據(jù)行政預(yù)算管理辦法進(jìn)行費用審核。如對采購需求有疑問,須 要求“庫管專員” 給予說明。 初審確認(rèn)后, 將常用物品采購申請單 和預(yù)算使用報表 (見附件六)一并提交“財物組經(jīng)理”審批。如 預(yù)算使用金額超出() ,須經(jīng)行政部總監(jiān)審批。3 采購實施:采購申請經(jīng)批準(zhǔn)且簽字手續(xù)齊全無誤后,由“庫管專員” 填寫采購訂單一式兩份,一份交公司協(xié)議供應(yīng)商備貨、送貨;另 一份存檔備份。4 入庫、驗收和發(fā)放: (流程見庫房管理辦法 )“庫管專員”憑備份 的采購訂單進(jìn)行入庫驗收。庫管專員依據(jù)采購訂單 ,按當(dāng)月 申請數(shù)量當(dāng)場驗收、領(lǐng)取并在出庫單上簽字確認(rèn)。由物業(yè)公司相 關(guān)人員(如:保潔主管、飲料添加員等服務(wù)人員)會
9、同“庫管專員” 前往庫房,雙方登記物品領(lǐng)用簽單后從庫房領(lǐng)取。5 采購結(jié)算:每月末, “庫管專員”將本月已簽核常用物品采購申請 單、采購訂單、送貨單、發(fā)票等交“采購主管”初審、 “財 物組經(jīng)理”復(fù)審后,提交 0A進(jìn)入結(jié)算流程。六、其它1 供應(yīng)商選取綱要(1) 采購主管負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)主導(dǎo)工作;(2) 使用部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商樣品、品質(zhì)的確認(rèn);(3)使用部門、行政和員工關(guān)系部財務(wù)組經(jīng)理和采購主管等相關(guān)部門人員組成廠商調(diào)查小組,負(fù)責(zé)供應(yīng)商的調(diào)查評核(4)供應(yīng)商評核主要考慮以下方面:a) 公司概況:如資本額、 成立日期、占地面積、營業(yè)額、銀行訊息;b) 資質(zhì)證明;c) 主要客戶;d) 公司所在地距離公司路程(
10、5)有關(guān)食品和健康安全的物品采購以品質(zhì)為主價格為輔, 優(yōu)先選取 資質(zhì)好的知名度度高的品牌廠商。2 本類采購將在另行制定并發(fā)布的行政和員工關(guān)系部供應(yīng)商甄選和管 理辦法中詳細(xì)屆定。2、 附件(樣表)1 常用物品清單2 物品分類匯總表3 常用物品價目表4 詢價表5 采購申請單(常用物品采購申請單、臨時物品采購申請單 )6 采購訂單7 庫房管理登記表8 物品領(lǐng)用簽單9 月統(tǒng)物品采購流程圖10 臨時物品采購流程圖采購詢價表年-月-日金額單位:元項目名稱規(guī)格、參數(shù)數(shù)量報價金額備注單價小計總報價金額(大寫):萬仟佰拾元角分整(小寫)Y:元采 購 要 求1、供應(yīng)商應(yīng)具有經(jīng)年檢合格的中華人民共和國營業(yè)執(zhí)照,所投貨物包含在其經(jīng)營范圍內(nèi)(詢 價時提供副本復(fù)印件)。2、 質(zhì)量要求:提供上述貨物為廠家原裝全新合格產(chǎn)品(需提供產(chǎn)品的合格證、說明書等),并 按國家規(guī)定、廠家服務(wù)承諾做好售后服務(wù)。3、本表須加蓋企業(yè)公章和法定代表人或委托代理人簽字或蓋章,否則報價無效。4、供應(yīng)商報價須包含為實施和完成采購項目所需的勞務(wù)、材料、運輸、安裝、調(diào)試、檢修、 售后服務(wù)等方面的一切費用。5、成交原則:在實質(zhì)性響應(yīng)詢價文件的前提下,采用最低價成交的原則確定成交候選人。6、成
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