科技檔案整理方法55463442

1、科技檔案整理方法第一節(jié) 科技檔案一、科技檔案的定義科學技術檔案案卷構成的一般要求規(guī)定：科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。二、科技檔案的特點1、專業(yè)性2、多樣性3、成套性三、科技檔案與科技資料的區(qū)別1、反映對象不同（1）科技檔案：本單位科技活動的直接記錄（2）科技資料：外單位科技活動的記錄2、來源不同（1）科技檔案：是由本單位的技術部門形成的原始記錄（2）科技資料：從本單位以外收集、交換、購買來的3、作用不同（1）科技檔案：依據(jù)與憑證作用（2）科技資料：參考與借鑒作用第二節(jié) 科技檔案的收集歸檔

2、一、收集方法一列入、一同步、一參加、一把關1、一列入：明確基建、設備、科研等業(yè)務管理部門的崗位職責，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責范圍，并責任到人。2、一同步：科技檔案的收集工作與基建、生產(chǎn)、科研、設備管理活動同步進行。（1）事前介入。在與有關單位簽訂協(xié)議合同時（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位），應對科技檔案的套數(shù)、費用、質(zhì)量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依據(jù)。（2）事中監(jiān)督。本單位要負責組織、監(jiān)督和檢查有關單位（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。3、一參加：檔案人員參加基建項目竣工

3、驗收會和設備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對現(xiàn)場形成的文件材料和設備開箱后的隨機材料進行現(xiàn)場收集。4、一把關：把好外出人員帶回材料的收集關圍繞基建項目、設備選購等活動外出開會、學習培訓帶回的各種文件要及時向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽字后，才能報銷差旅等有關費用（此項規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關）。二、歸檔范圍三、歸檔要求1、歸檔的文件材料應為原件。2、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)。3、文件材料應采用耐久性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復印。4、文件材料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5、圖紙應折疊或A4（297

4、5;210mm）幅面，所有竣工圖均應在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標欄露在外面，竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥。6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。四、歸檔時間（一）基建檔案1、工程前期文件（依據(jù)性、基礎性文件）：工作完成后，一次性歸檔。2、施工、監(jiān)理、竣工文件：（1）規(guī)模?。嚎⒐を炇蘸笕齻€月內(nèi)一次性立即歸檔。（2）規(guī)模大、周期長：可按單位、分部工程，通過單項驗收后歸檔。（二）設備、儀器：大型設備應在設備、儀器安裝、調(diào)試成功，交付使用時歸檔，小型設備儀器開箱驗收時即可歸檔。（三）科研課題1、一般情況下：在研究結束并完成成果鑒定后歸檔。2、研究周期長

5、的：可按階段歸檔或按年度歸檔。（四）產(chǎn)品、工藝：應在產(chǎn)品定型驗收、正式投產(chǎn)時歸檔，也可視周期長短分階段歸檔。五、歸檔份數(shù)1、基建檔案一般不少于2套，一套（原件）由建設單位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館。2、其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利用頻繁的文件材料可根據(jù)實際情況增加歸檔份數(shù)。六、歸檔手續(xù)檔案交接時，應編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。第三節(jié) 科技檔案的整理整理程序1、分類2、組卷3、卷內(nèi)文件排列4、擬寫案卷標題5、復查定卷6、編頁號7、填寫卷內(nèi)文件目錄8、填寫卷內(nèi)備考表9、填寫案卷封面10、案卷裝訂11、案卷排列與檔號編制12、填寫卷盒、裝盒排架13、編制檢索

6、工具一、科技檔案的分類（一）基建檔案分類1、“使用性質(zhì)單項工程”分類法2、“專業(yè)使用性質(zhì)單項工程”分類法3、“使用性質(zhì)”分類法4、不分類直接組卷5、綜合類的設置（二）設備檔案分類1、“使用性質(zhì)型號”分類法2、“工序型號”分類法3、“車間使用性質(zhì)”分類法4、“使用性質(zhì)”分類法5、不分類直接組卷（三）科研檔案分類法1、“性質(zhì)課題”分類法2、“專業(yè)課題”分類法（四）產(chǎn)品檔案分類法1、“系列型號”分類法2、“品種問題”分類法二、組卷（一）組卷的含義：組卷，就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達一個相對獨立的概念，以便于保管、保密和利用。（二）組卷的要求1、一卷就是一組有

7、密切聯(lián)系的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。2、每一卷都表達一個相對獨立的概念，不要一個概念（案卷標題）多個卷，卷與卷之間應當從題名到內(nèi)容都是全異的關系。3、卷厚適度。一般不超過40mm。4、案卷內(nèi)不應有重份文件。5、價值（保管期限）大體相同。（1）基建檔案：依據(jù)性文件（前期立項及審批文件）、基礎性文件、土地證紅線圖、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可劃分為長期或短期，原則不短于建筑物的使用壽命。參見P22頁。（2）設備檔案：一般為長期或定期。要根據(jù)設備儀器的使用壽命來定。（3）科研檔案：要視其重要程序和價值大小來定期限。（4）產(chǎn)品檔案：一般定期，若反映出了該企業(yè)的發(fā)展史，則可永久存放

8、。（三）組卷方法1、基建檔案：以單項工程即某一建筑物為單位組卷（1）大中型建設項目a、文字表格類：按問題（專業(yè)）組卷。如：立項審批、征地拆遷、勘察設計、招投標、原材料試驗、化驗單、工程質(zhì)檢、隱蔽工程記錄等。b、竣工圖類：按專業(yè)組卷。即建筑、結構、水、電、氣、暖等專業(yè)。（2）小型建設項目a、按階段組卷：即按準備（開工前階段）、監(jiān)理、施工、竣工驗收這幾個階段組卷。b、直接按單項工程組卷：即1個工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙在后。2、設備檔案（1）大型設備按結構組卷：即按設備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。（2）普通設備儀器按單臺組卷：即1臺1卷。（3）小型設備儀器可酌情合并組

9、卷：即23臺組1卷。3、科研檔案（1）科研成果檔案a、大型：按課題的階段問題組卷：準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段。b、小型：按單獨課題項目直接組卷。（2）科研論文：按年度或部門組卷，即1個年度的論文組1卷或1年中1個部門的論文組1卷。4、產(chǎn)品檔案（1）大型產(chǎn)品：按結構組卷，即組件、部件、零件或按立項、設計、試制、生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序。（2）小型產(chǎn)品：按系列或單個產(chǎn)品組卷，即1個系列產(chǎn)品或1個產(chǎn)品組1卷。三、卷內(nèi)文件排列：（一）概念：卷內(nèi)文件排列，就是按照文件的形成規(guī)律和必然聯(lián)系，系統(tǒng)的、有規(guī)則的進行排放，固定每份文件在卷內(nèi)的恰當位置。（二）方法：1、按階

10、段排列適合只組1個卷的情況。（1）基建檔案：按前期文件、工程設計（初設、擴初設計、技設、施工圖設計）、工程施工、監(jiān)理、竣工驗收的順序排列。（竣工圖按建筑、結構、水、電、氣、暖專業(yè)順序以及竣工圖紙圖號排列）（2）設備檔案：按依據(jù)性文件、開箱驗收、隨機文件圖紙、安裝測試、運行維修的順序排列。（3）科研檔案：按準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段順序排列。（4）產(chǎn)品檔案：按立項、研究設計、試制、生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列。2、卷內(nèi)即有文字材料又有圖紙時，文字材料在前、圖紙在后。3、卷內(nèi)純屬文字材料時，可參考文書檔案排列：（1）整體上按時間（工作程序進度）。（2）正文在

11、前、底稿在后。（3）正文在前、附件在后。（4）批復在前、請示在后。（5）原件在前、復印件在后。4、裝訂成本、印刷成冊的材料一般不拆散重新排列。四、擬寫案卷標題（一）基建檔案標題擬寫方法：1、文字材料類：前期文件“三段式”：責任者 關于 問題 的 名稱例：鄭州市政府關于市電業(yè)局110千伏碧沙變電站征地的責任者 問題批復、會議紀要名稱2、表格、圖紙材料類：（1）項目名稱+專業(yè)（子項或分部）+表格、圖紙名稱（2）項目名稱+表格、圖紙名稱例1：教學樓 給排水、電氣、門窗、裝飾分部 工程質(zhì)量評定表項目名稱 子項分部 表格名稱例2：教學樓（電氣）竣工圖項目名稱 專業(yè) 圖紙名稱例3：教學樓隱蔽工程記錄項目名

12、稱 表格名稱（二）設備檔案標題擬寫方法：型號+設備儀器名稱+文件名稱例：XX型B超儀訂貨合同、合格證、說明書、開箱單型號 名稱 文件名稱（三）科研檔案標題擬寫方法（略）（四）產(chǎn)品檔案標題擬寫方法（略）五、復查定卷復查定卷就是對所組成的案卷，進行一次全面的審查，對不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質(zhì)量。復查內(nèi)容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內(nèi)文件是否齊全完整（3）卷內(nèi)文件排列是否系統(tǒng)科學（4）案卷題名是否恰當。六、編制卷內(nèi)文件頁號1、編號范圍：（1）除空白頁（卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號。（2）印刷成冊已有頁號的文件自成一卷時也可不重新編號。2、位置：正面右下角、背面左

13、下角，同文檔相反。3、編號工具：用鉛筆編寫阿拉伯數(shù)字。七、填寫卷內(nèi)文件目錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1、序號：即順序號。序號的給定是以一份文件或一張圖紙為單位。（1）其中打印件與底稿，主件與附件，原件與復印件均為一份文件，給一個順序號。（2）請示與批復視為2份文件，各編各的號（若批復不另行文，只在原請示件上批示意見的，仍做為一份文件，編一個號，但需要在題名填寫時體現(xiàn)出批示）。2、文件編號（1）文件：如：請示、批復，文件編號就是文號。（2）圖紙：填圖號，例“建施-1”，“結施01”“水施03”。（3）許可證：填證號。3、責任者：（1）以落款蓋章或簽名為準，填寫文件的直接形成單位和

14、個人；（2）有兩個以上責任者時，盡量都填上，太多時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。（3）竣工圖的責任者填寫竣工圖章上的施工單位。（4）責任者可填寫規(guī)范通用的簡稱。4、文件材料題名。即文件標題或圖紙的全稱。5、日期：文件或圖紙的形成日期。格式為20020612（8位數(shù)）。6、頁號：填每份文件的首尾號。說明：（1）圖紙有圖樣目錄時，仍要編制卷內(nèi)文件目錄，原圖紙目錄要作為卷內(nèi)一份文件編頁號登入目錄；若該套圖紙需要組成幾卷，圖紙目錄放在第一卷內(nèi)。（2）卷內(nèi)文件目錄排在卷內(nèi)文件首頁之前。八、填寫卷內(nèi)備考表（一）說明：包括以下內(nèi)容：1、標明卷內(nèi)文件的件數(shù)與頁數(shù)；2、說明卷內(nèi)文件殘缺破損情況（無者不

15、寫）；3、填寫立卷人、檢查人姓名及日期，日期為立卷的完成時間。（二）互見后：填寫反映同一內(nèi)容而載體不同另行保管的檔案的檔號，該檔號后應注明載體形式，并用括號括起。九、填寫案卷封面1、檔號：后面講。2、檔案館號：不填。3、案卷題名：填寫已擬寫好的案卷題名即可。4、立卷單位：哪個單位組卷就填哪個單位5、起止日期：填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期，只填年、月。6、保管期限：填寫劃定的永久、長期、短期卷內(nèi)檔案材料有兩種以上保管期限時從長劃定。7、密級：根據(jù)已劃定的密級填、若沒有則不填，特殊情況請示有關領導再填。十、案卷裝訂（一）拆掉金屬物。（二）科技檔案可采用裝訂和不裝訂兩種形式。1、裝訂方法：（1）用棉線三孔一線（8字裝訂法）（2）圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風琴式；b、卷內(nèi)的圖紙左側要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時注意正面朝內(nèi)，圖簽外露，以保護圖紙受磨損并便于查看利用。（3）圖紙裝訂要加墊紙板并包脊背。2、不裝訂：（1）卷內(nèi)文字材料，要以份（件）為單位，用線裝訂。（2）卷內(nèi)圖紙要折疊成手風琴式A4大小的統(tǒng)一幅面，不留裝訂邊。（3）