企業(yè)資源計劃系統(tǒng)對內(nèi)部控制要素的影響

1、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)對內(nèi)部控制要素的影響    內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，COSO（Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission）將內(nèi)部控制定義為合理保證單位經(jīng)營活動的效益性、財務(wù)報告的可靠性和法律法規(guī)的遵循性而自行檢查、制約和調(diào)整內(nèi)部業(yè)務(wù)活動的自律系統(tǒng)。企業(yè)達成內(nèi)部控制目標(biāo)所必需的要素包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通、監(jiān)督，這五個要素的關(guān)系如圖1所示：圖1隨著越來越多的企業(yè)引入企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）

2、系統(tǒng)，原有的人工控制系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)化為人機協(xié)同控制系統(tǒng)，以完成內(nèi)部控制所要達到的目標(biāo)。本文在探討引入ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制理論框架及其要素影響的基礎(chǔ)上，對如何將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制系統(tǒng)相整合提出了自己的看法和建議。（一）對控制環(huán)境的影響?？刂骗h(huán)境指企業(yè)的控制氛圍，是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)在以下幾方面對企業(yè)的控制環(huán)境具有積極的影響：（1）員工的道德觀。員工的道德觀是企業(yè)文化層面的內(nèi)容，ERP系統(tǒng)作為管理信息系統(tǒng)，似乎與企業(yè)文化沒有直接關(guān)系，但ERP系統(tǒng)是一套鉤稽關(guān)系嚴(yán)密、各職能間關(guān)系密切的信息共享系統(tǒng)，其造成的工作環(huán)境和氛圍有利于管理層塑造誠實的企業(yè)文化。（2）員工的勝任能力。ERP系統(tǒng)中固化

3、了很多預(yù)測和執(zhí)行方法，可以幫助員工提高計算速度模擬能力，大大提高員工的勝任能力。（3）董事會或?qū)徲嬑瘑T會。如董事會是否獨立于管理層，審計委員會、獨立董事是否能夠完成其監(jiān)督職責(zé)。這一點是超越ERP系統(tǒng)能力范圍之外的。（4）管理哲學(xué)和經(jīng)營方式。通常認(rèn)為，ERP系統(tǒng)的建設(shè)過程，就是企業(yè)從粗放式經(jīng)營向集約化經(jīng)營的轉(zhuǎn)變過程。ERP系統(tǒng)的實施，標(biāo)志著企業(yè)的管理哲學(xué)和經(jīng)營方式向精確、快速、量化的轉(zhuǎn)變。（5）組織結(jié)構(gòu)。ERP系統(tǒng)可以通過業(yè)務(wù)流程重組來改變企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。在系統(tǒng)的運營過程中，ERP系統(tǒng)首先解決組織結(jié)構(gòu)中的信息傳遞問題；然后，解決業(yè)務(wù)流程的順暢與規(guī)范問題；最后，潛移默化地使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)走向合理化。

4、（6）授予權(quán)利和責(zé)任的方式。ERP系統(tǒng)的運行要求企業(yè)有規(guī)范嚴(yán)格的授權(quán)體系，系統(tǒng)的登錄權(quán)、單據(jù)與報表的查詢權(quán)，每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審批權(quán)等，在系統(tǒng)中都有明確的授權(quán)、審批與執(zhí)行過程，并對所有的過程進行記錄。ERP系統(tǒng)的實施極大地強化了這個環(huán)節(jié)。（7）人力資源政策和實施。ERP系統(tǒng)中的人力資源管理系統(tǒng)能夠為管理層提供全面快捷的人力資源信息，更好地執(zhí)行企業(yè)的人力資源政策。同時，ERP系統(tǒng)的引入本身也對控制環(huán)境提出了更高的要求，因為ERP技術(shù)本身也會給企業(yè)帶來一定的風(fēng)險，如程序或資料也有可能被不適當(dāng)?shù)匦薷?，系統(tǒng)中也可能會未經(jīng)授權(quán)進行交易處理等，需要管理層充分認(rèn)識并分配足夠的資源去管理這些技術(shù)風(fēng)險。（二）風(fēng)險評

5、估。指企業(yè)對經(jīng)營、財務(wù)報告、復(fù)合性目標(biāo)有影響的內(nèi)部風(fēng)險和外部風(fēng)險進行識別與分析，風(fēng)險評估主要是為了協(xié)助企業(yè)及時制定和修正內(nèi)部控制措施，主要包括風(fēng)險識別和風(fēng)險分析。在風(fēng)險識別過程中，對于技術(shù)發(fā)展、競爭格局、經(jīng)濟環(huán)境變化等外部風(fēng)險，ERP系統(tǒng)的識別作用有限；對于內(nèi)部風(fēng)險識別則可以起到很好的作用。因為ERP系統(tǒng)有一部分報表與流程是專門用以分析內(nèi)部風(fēng)險的，如庫存上下限分析、崗位與人員的契合度分析、訂單履約能力與盈利能力分析等。在風(fēng)險分析過程中，ERP系統(tǒng)對于重要程度方面的問題，如時間（如交貨期）、數(shù)量（如物料配套狀況）、金額（如成本波動）等，可以直接得出量化數(shù)據(jù)供管理層參考；對于風(fēng)險發(fā)生的可能性，如銷

6、售預(yù)測誤差率、人員流失率等，ERP系統(tǒng)可以通過對數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)性分析、趨勢分析等，得出近似的可能性參考值；對于風(fēng)險管理途徑，ERP系統(tǒng)則不能直接給出解決辦法，系統(tǒng)只是預(yù)置盡可能多的參考方案，以便在提供分析結(jié)果后供管理人員選擇使用。應(yīng)當(dāng)看到，ERP系統(tǒng)在增強企業(yè)風(fēng)險評估能力的同時，也增加了企業(yè)風(fēng)險評估的內(nèi)容，如對提供實時信息的風(fēng)險進行辨認(rèn)和管理，因此，應(yīng)當(dāng)考慮風(fēng)險評估中ERP系統(tǒng)自身相關(guān)內(nèi)容。（三）控制活動。指確保管理層的指令得以實施的政策和程序，主要包括：（1）業(yè)績評價。指將實際業(yè)績與標(biāo)準(zhǔn)進行比較，將不同系列的數(shù)據(jù)相聯(lián)系，如經(jīng)營數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)。業(yè)績評價正是ERP系統(tǒng)的所長，沒有ERP系統(tǒng)的幫助，

7、企業(yè)難以及時準(zhǔn)確進行業(yè)績評價。（2）信息處理。信息處理分為應(yīng)用控制和一般控制兩類。應(yīng)用控制指個人操作過程中的控制，如對輸入資料進行檢查、對系統(tǒng)產(chǎn)生的非常規(guī)報告進行處理。一般控制是關(guān)于應(yīng)用控制的政策和程序。ERP系統(tǒng)可以自動進行一定的應(yīng)用控制，而在一般控制方面，則需要增加有關(guān)ERP系統(tǒng)本身的內(nèi)容，如數(shù)據(jù)中心和網(wǎng)絡(luò)運行控制、系統(tǒng)軟件的獲得和維護等。（3）實物控制。也稱資產(chǎn)和紀(jì)錄接近控制，包括實物安全控制、計算機及數(shù)據(jù)資料接觸授權(quán)控制、定期盤點等。在實物控制領(lǐng)域，ERP系統(tǒng)不能提供較好的幫助，而且ERP系統(tǒng)本身會增加實物控制的內(nèi)容。（4）職責(zé)分離。將各種不相容職責(zé)分離，以防止員工單獨作業(yè)時從事或隱藏

8、不當(dāng)行為。一般來說，應(yīng)將業(yè)務(wù)授權(quán)（管理功能）、業(yè)務(wù)執(zhí)行（保管職能）、業(yè)務(wù)記錄（會計職能）、業(yè)績評價（監(jiān)督職能）等職責(zé)分開。ERP系統(tǒng)本身不能保障職責(zé)的分離，但在ERP系統(tǒng)職責(zé)劃分與授權(quán)體系下，可以利用系統(tǒng)的安全控制實現(xiàn)職責(zé)分離。    （四）信息溝通。指為了使員工履行其職責(zé)，企業(yè)必須識別、捕捉、交流內(nèi)外部的信息。ERP系統(tǒng)是一個提供內(nèi)部信息、規(guī)范內(nèi)部信息的系統(tǒng)，企業(yè)可以借鑒ERP系統(tǒng)擬定相關(guān)信息溝通制度，并將制度與數(shù)據(jù)的載體運行于企業(yè)之中，通過ERP系統(tǒng)規(guī)范信息溝通制度的執(zhí)行。溝通包括使員工了解其職責(zé)、了解其工作如何與他人聯(lián)系、如何對上級報告例外情況等。

9、ERP系統(tǒng)可以通過其授權(quán)體系使員工了解自己的職責(zé)；通過參與業(yè)務(wù)流程、完成單據(jù)與報告，使員工了解自己的工作與他人的工作之間的關(guān)系。（五）監(jiān)督。也就是評價內(nèi)部控制運行及改進活動進行評價，包括持續(xù)監(jiān)控、獨立評價或兩者相結(jié)合。（1）持續(xù)監(jiān)控。持續(xù)監(jiān)控建立于單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)循環(huán)當(dāng)中，包括日常的管理監(jiān)控活動。如分部和總部采購、生產(chǎn)和銷售部門之間的經(jīng)理保持日常經(jīng)營聯(lián)系，對與他們觀點不同的報告提出質(zhì)疑，以保證相互間的監(jiān)督。ERP系統(tǒng)為持續(xù)監(jiān)控的實施提供了有力的幫助，對于保證持續(xù)監(jiān)控的客觀、科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，有不可替代的作用。如ERP系統(tǒng)中的主生產(chǎn)計劃銜接銷售部門與生產(chǎn)部門、物料需求計劃銜接生產(chǎn)部門與采購倉儲部門、資金計

10、劃銜接業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門，相互之間的監(jiān)控以翔實的記錄為依據(jù)，以科學(xué)的計劃為準(zhǔn)繩，當(dāng)然可以實現(xiàn)持續(xù)有效的監(jiān)控。（2）獨立評價。獨立評價通常由內(nèi)部審計部門或人事部門執(zhí)行，對內(nèi)部控制的設(shè)計和執(zhí)行情況進行檢查評價，與有關(guān)人員進行交流并收集改進意見。ERP系統(tǒng)可以讓內(nèi)部審計人員快捷深入地了解業(yè)務(wù)流程與其間的控制體系，并在業(yè)務(wù)抽樣、正確性復(fù)核等方面節(jié)約部分工作量。    應(yīng)當(dāng)看到，使用ERP系統(tǒng)后，內(nèi)部審計人員需要更多地了解從交易發(fā)生到報表生成所有自動以及人工過程，了解系統(tǒng)是如何捕捉對于報表而言的重大事件，并了解錯誤可能發(fā)生的方式和環(huán)節(jié)。不僅如此，在監(jiān)督環(huán)節(jié)中，由于

11、大部分監(jiān)督信息是由ERP系統(tǒng)本身產(chǎn)生的，在利用該類信息之前，需要對信息本身的正確性進行審核。以上所述影響可歸結(jié)為下表：值得注意的是，在考慮ERP系統(tǒng)對于企業(yè)內(nèi)部控制的影響時，不能簡單地把ERP系統(tǒng)當(dāng)作作用于企業(yè)管理體系的客體，因為ERP系統(tǒng)本身就是企業(yè)管理系統(tǒng)的組成部分，許多管理思想和管理程序固化在ERP系統(tǒng)當(dāng)中。表1總之，ERP系統(tǒng)對于內(nèi)部控制的影響既有積極的一面，也有消極的一面。積極的一面在于，由于使用了先進的信息技術(shù)，ERP系統(tǒng)可以按照確定的規(guī)則來執(zhí)行復(fù)雜的處理和計算，減少了處理過程中的錯誤；ERP系統(tǒng)可以實時提供信息，增強了信息的時效性、可獲取性和正確性；ERP系統(tǒng)能夠顯著增強監(jiān)督的功

12、能，并通過系統(tǒng)的設(shè)定降低因勾結(jié)而遭破壞的可能性；通過對于應(yīng)用程序、資料庫和作業(yè)系統(tǒng)的安全控制，可實現(xiàn)有效的職能分工。消極的一面在于，系統(tǒng)程序本身可能出現(xiàn)錯誤而不易被察覺；可能由于授權(quán)系統(tǒng)本身的缺陷造成未經(jīng)授權(quán)的使用、變更、毀損資料；如果使用者過多，可能會影響系統(tǒng)的安全等。具體說來，建立引入ERP系統(tǒng)后的內(nèi)部控制系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)注意兩方面的問題。一是從ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程入手，重新進行控制點設(shè)置和控制流程設(shè)計。內(nèi)部會計控制所涵蓋的控制內(nèi)容包括貨幣資金、實物資產(chǎn)、對外投資、工程項目、采購與付款、籌資、銷售與收款、成本費用、擔(dān)保等經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計控制。人工業(yè)務(wù)控制流程是建立在這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)循環(huán)之上的，ERP系統(tǒng)的引入對于這些業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生了顯著的影響。因此，建立ERP系統(tǒng)環(huán)境下的人機協(xié)同內(nèi)部控制系統(tǒng)，需要針對發(fā)生改變的業(yè)務(wù)流程重新進行控制點設(shè)置及控制流程設(shè)計，將控制流程整合到ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程中去。二是在ERP系統(tǒng)引入后，不應(yīng)當(dāng)僅僅考慮ER對于原有內(nèi)控系統(tǒng)的過程性影響，還應(yīng)當(dāng)考慮計算機系統(tǒng)本身的內(nèi)部控制問題。也就是說，E