視頻會議的準(zhǔn)備工作及注意事項(xiàng)

1、視頻會議的準(zhǔn)備工作及注意事項(xiàng)第一章 會議規(guī)范21.1會議前準(zhǔn)備. 21.2 會議進(jìn)行中51.3 會議結(jié)束后6第二章 常用故障應(yīng)急排查及處理辦法62.1故障診斷方法：61.分類處理. 62.先本地后遠(yuǎn)端73.充分利用系統(tǒng)診斷功能72.2音頻故障：7常見音頻故障與解決方法82.3視頻故障：10視頻故障處理10常見視頻故障與解決方法102.4網(wǎng)絡(luò)故障：12常見網(wǎng)絡(luò)處理122.5其他故障：12第三章 其他注意事項(xiàng). 131.環(huán)境要求132.使用注意事項(xiàng)143.日常維護(hù)15第一章 會議規(guī)范1.1 會議前準(zhǔn)備1. 每次會議召開前半天，為了保障會議效果，要組織全網(wǎng)聯(lián)調(diào)，各市局等待省局統(tǒng)一發(fā)起呼叫（不要呼叫省

2、局或者其他會場）。在聯(lián)調(diào)結(jié)束后，請不要更改設(shè)備的任何設(shè)置。在會議召開當(dāng)天，要提前一個(gè)小時(shí)再次進(jìn)行聯(lián)調(diào)并確定所有會議設(shè)備都是經(jīng)過ups電源。 2. 麥克風(fēng)與發(fā)言者的距離約為1米左右，且遠(yuǎn)離音箱，防止自激現(xiàn)象的發(fā)生（有調(diào)音臺等音響設(shè)備的各市局將調(diào)音臺等設(shè)備參數(shù)固定在已調(diào)試好的狀態(tài)，不要在會議中進(jìn)行改動）。3. 將HDX7000設(shè)置成“靜音自動應(yīng)答呼叫”，同時(shí)將“自動應(yīng)答多點(diǎn)呼叫”功能設(shè)置為“請勿打擾”。4. 修改HDX7000的最長連接時(shí)間為“0”，即不限制通訊時(shí)間。5. 如果會議安排有各市局領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，建議由各市局的操作員提前預(yù)先設(shè)置好預(yù)設(shè)位，以便在會議中及時(shí)將鏡頭位置切換，提高會議的效率和質(zhì)量。

3、6. 每次會議都有專人負(fù)責(zé)，要熟悉會議流程及設(shè)備操作，要有技術(shù)人員作會議保障。7. 如在會議前調(diào)試過程中有解決不了的問題，請及時(shí)和各自施工公司聯(lián)系，及時(shí)協(xié)調(diào)、解決。切勿影響會議質(zhì)量。8、本地設(shè)備檢測流程工作說明備注1連接設(shè)備1 連接HDX7000、攝像機(jī)、顯示以及音響設(shè)備。2 連接完成后可以用診斷工具測試。2檢查攝像、顯示設(shè)備1、 在HDX7000、攝像機(jī)及顯示設(shè)備加電后，查看顯示設(shè)備是否正常顯示HDX7000主畫面。2、 用遙控器將畫面切換到本地?cái)z像機(jī)畫面，檢查本地會場畫面是否正常（畫面是否清晰，室內(nèi)光照是否合適），并遙控?cái)z像機(jī)左右轉(zhuǎn)動，看攝像機(jī)是否工作正常。3、 根據(jù)會議議程，對預(yù)發(fā)言人的

4、座位事先定位，以便于在會議期間能夠迅速切換視頻鏡頭。預(yù)設(shè)攝像機(jī)位置時(shí)，建議預(yù)設(shè)參會人員全景和發(fā)言人近景。3檢查麥克風(fēng)及發(fā)音設(shè)備1、用遙控器將HDX7000切換到近端回路狀態(tài)，進(jìn)行試音。聽會議室內(nèi)聲音是否清晰、音量是否合適、是否存在回音、嘯叫，如果有問題請檢查本地音量，調(diào)整麥克風(fēng)與發(fā)音設(shè)備距離，直到聲音正常。4檢查網(wǎng)絡(luò)1 總部指定的HDX7000的IP地址，各市局可以PING來檢查網(wǎng)絡(luò)是否暢通，保證網(wǎng)絡(luò)暢通、狀態(tài)良好。2提前半小時(shí)開機(jī)準(zhǔn)備接受呼叫。9、雙流的使用說明（各地市只能接收雙流）1雙流的接收1. 將顯示設(shè)備換成投影儀，投影的大畫面為雙流畫面。1.2 會議進(jìn)行中1. 不發(fā)言時(shí)和發(fā)言結(jié)束時(shí)請

5、用終端遙控器將本地麥克風(fēng)靜音（請各市局注意本地畫面左下角的靜音狀態(tài)）。2. 在省局點(diǎn)到發(fā)言或按會議流程該發(fā)言時(shí)，請首先將鏡頭對準(zhǔn)發(fā)言人，打開本地聲音。如果發(fā)言者用（POLYCOM自帶的）全向麥克風(fēng)發(fā)言，最好把麥克風(fēng)放在固定的地方，用平常普通說話的聲音講話就可以了，距離麥克風(fēng)1米左右最佳，不要背對麥克風(fēng)講話，不要把麥克風(fēng)放到音箱附近，避免產(chǎn)生噪音。如果發(fā)言人用鵝頸話筒發(fā)言，一個(gè)發(fā)言人只用一個(gè)麥克風(fēng)，發(fā)言完畢請關(guān)閉麥克風(fēng)。將鏡頭調(diào)整為參會人全景。3. 會議過程中發(fā)現(xiàn)掉線時(shí)，請及時(shí)用電話聯(lián)系省局，請勿呼叫MCU或其它終端，省局會及時(shí)發(fā)現(xiàn)掉線情況并進(jìn)行處理，請等待省局呼叫。4. 嚴(yán)禁在會議中使用會前聯(lián)

6、調(diào)沒有測試過的功能。5. 在會議進(jìn)行中不要隨意操作遙控器，以避免發(fā)生由于人為原因使會議終止的情況。1.3 會議結(jié)束后1. 在會議結(jié)束后，各分會場操作人員不要急于離開會場，應(yīng)對會議效果進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)，確認(rèn)一切正常，等待省局與各市局終端斷開連接后，再將設(shè)備關(guān)閉離開。2. 注意關(guān)閉所有與視頻會議有關(guān)的設(shè)備電源。第二章 常用故障應(yīng)急排查及處理辦法2.1故障診斷方法：分類處理當(dāng)您的HDX7000發(fā)生故障后，請您首先根據(jù)故障現(xiàn)象判斷故障的類型，是屬于網(wǎng)絡(luò)故障還是音視頻故障，以便于進(jìn)一步處理。先本地后遠(yuǎn)端當(dāng)您在判斷故障類型后，應(yīng)按照先本地后遠(yuǎn)端的順序進(jìn)行故障分析處理。視頻會議設(shè)備屬于通訊設(shè)備，同時(shí)又是音視頻設(shè)

7、備，在作故障診斷時(shí)請對本地參數(shù)設(shè)置和設(shè)備連接等情況進(jìn)行診斷，然后再與遠(yuǎn)端進(jìn)行聯(lián)合（通訊）診斷。充分利用系統(tǒng)診斷功能Polycom作為全球領(lǐng)先的視頻設(shè)備供應(yīng)商，在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮了用戶接口，在系統(tǒng)中提供了大量的診斷工具，供用戶診斷排除錯(cuò)誤。2.2音頻故障：在發(fā)現(xiàn)音頻故障后，首先應(yīng)當(dāng)依靠系統(tǒng)提供的兩個(gè)音頻診斷工具進(jìn)行故障診斷。常見音頻故障與解決方法1、“對方無法聽到我方會場聲音”解決方法：1、確認(rèn)是否本地處于靜音狀態(tài)，麥克風(fēng)、調(diào)音臺等音頻設(shè)備是否關(guān)閉。2、麥克風(fēng)對應(yīng)調(diào)音臺的那路音量是否沒打開，調(diào)音臺給HDX7000的那路音量是否沒打開。3、用系統(tǒng)自帶的兩個(gè)音頻診斷工具來確定故障原因。2、“本地嘯叫”

8、解決方法：1. 當(dāng)采用全向話筒時(shí)，若產(chǎn)生本地嘯叫（按靜音鍵即消失），通常為將本地的音頻輸出（即對方送來的聲音）插頭位置錯(cuò)接了對錄像機(jī)的音頻輸出端。2. 檢查全向麥克離音響設(shè)備的距離，太近了會出現(xiàn)嘯叫。3、“無法聽到對方”解決方法：1、 對方靜音。提醒對方解除靜音。在非通訊狀態(tài)，進(jìn)入“診斷中的音頻”菜單，并開啟發(fā)音。確認(rèn)本方會場能夠以適當(dāng)音量聽到該音。否則檢查接線和擴(kuò)音設(shè)備。2、 調(diào)音臺的設(shè)置是否正確。3、 用系統(tǒng)自帶的兩個(gè)音頻診斷工具來確定故障原因。4、說話時(shí)近端出現(xiàn)回音解決方法：1、回音一般是由遠(yuǎn)端引起的，遠(yuǎn)端麥克風(fēng)可能太接近播放近端聲音的揚(yáng)聲器，在遠(yuǎn)端確保麥克風(fēng)遠(yuǎn)離揚(yáng)聲器。2、調(diào)音臺的設(shè)置

9、也會造成回音。5、關(guān)于調(diào)音臺音頻問題請注意調(diào)音臺設(shè)置，建議由專人操作和調(diào)節(jié)。2.3視頻故障：視頻故障處理在系統(tǒng)菜單中點(diǎn)視頻診斷選項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)可以看到彩條畫面，如果色條的顏色顯示正常，則可以證明顯示（電視機(jī)、投影等）設(shè)備工作正常，并且設(shè)備間物理連接沒有問題，否則應(yīng)檢查視頻連線或顯示設(shè)備。常見視頻故障與解決方法1、“無本地圖像”開機(jī)畫面中本地圖像為藍(lán)屏解決方法：1、主攝像機(jī)選擇不正確，按遙控器上的攝像機(jī)按鍵，選擇正確的主攝像機(jī)即可。2、檢查攝像機(jī)接線。2、“有圖像但攝像機(jī)不能動作”解決方法：1. 遙控器是否沒電。2. 檢查攝像機(jī)接線。3、“畫中畫消失”通訊正常，畫中畫本地畫面沒有了解決方法 ： 1.

10、若設(shè)置了畫中畫，且一直正常，突然消失，則為遙控器頭部下側(cè)的輕觸開關(guān)關(guān)閉。將遙控器指向紅外接收器或主機(jī)，輕按幾下輕觸開關(guān)。2. 未設(shè)置畫中畫功能。4、“閑置狀態(tài)下畫面變黑”一直沒有操作，攝像機(jī)自行轉(zhuǎn)成側(cè)向，同時(shí)顯示器黑屏解決方法 ：不是故障。是設(shè)備進(jìn)入休眠和屏幕保護(hù)功能。一旦用遙控器啟動或遠(yuǎn)方會場呼叫，設(shè)備即自動恢復(fù)工作。2.4網(wǎng)絡(luò)故障：常見網(wǎng)絡(luò)處理1、“無法通訊”解決方法： 1. 確認(rèn)本地網(wǎng)絡(luò)接口正常。2. 注意開機(jī)時(shí)的標(biāo)記。3. 注意網(wǎng)線正確連接，網(wǎng)線一定要連接在橙色的接口上。2、通話過程中畫面總是凍結(jié)解決方法：線路傳輸錯(cuò)誤。檢查診斷菜單下的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，通過選擇診斷菜單下的本地回放檢查您的系統(tǒng)

11、，如果畫面不凍結(jié)，在遠(yuǎn)方做相同的測試。檢查網(wǎng)絡(luò)。3、通話過程中發(fā)現(xiàn)畫面有明顯馬賽克，進(jìn)入系統(tǒng)診斷工具發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)丟包嚴(yán)重解決方法：1、 檢查HDX7000網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，（10/100M，全雙工/半雙工）是否與HDX7000連接的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備匹配。2、 檢查端到端網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量。2.5其他故障：1、“遙控器不能操作”開機(jī)正常，遙控器不引起動作解決方法 ：1、遙控器未指向紅外接收器或主機(jī)。2、遙控器沒有電池或電池失效（對鏡頭按遙控器鍵，無白色閃光）。會議前按照順序檢查設(shè)備，如果在某一個(gè)步驟出現(xiàn)問題，可以參照第二章的故障排查和處理辦法解決，如確實(shí)解決不了的問題，請及時(shí)與施工公司技術(shù)人員聯(lián)系。第三章 其他注意事項(xiàng)1.環(huán)

12、境要求·工作狀態(tài)下溫度： 0°C-35°C·工作狀態(tài)下濕度： 15%-80%·非工作狀態(tài)下溫度： -40°C 以下，70°C以上·非工作狀態(tài)下濕度： 10%-90%·環(huán)境噪聲： <40dB·房間最小亮度： 7 lux·建議亮度： >300 lux2.使用注意事項(xiàng)·嚴(yán)禁帶電插拔任何連接線·盡量避免變更IP地址和本機(jī)名稱·嚴(yán)禁帶電清潔和維護(hù)設(shè)備·絕對禁止用手扭轉(zhuǎn)攝像機(jī)鏡頭方向或俯仰·嚴(yán)禁震動和擠壓設(shè)備，特別是鏡頭·嚴(yán)禁隨意拆卸設(shè)備·嚴(yán)禁煙火、曝曬·設(shè)備的系統(tǒng)設(shè)置已調(diào)好，不要隨意更改·開會時(shí)應(yīng)盡量避免使用遠(yuǎn)端攝像機(jī)控制·不發(fā)言的會場應(yīng)將麥克風(fēng)關(guān)閉·設(shè)備用畢將攝像機(jī)鏡頭蓋上·如果本地交流電源不穩(wěn)定，建議使用交流穩(wěn)壓電源或UPS·設(shè)備電源應(yīng)有接地端·設(shè)備應(yīng)專用、專人管理·注意設(shè)備開機(jī)狀態(tài)下的通風(fēng)和散熱，經(jīng)常檢查設(shè)備的工作溫度