論企業(yè)行政管理者的角色定位

1、企業(yè)行政管理課堂論文 09 屆 行政管理 專業(yè) 0912072 班級題 目論企業(yè)行政管理者的角色定位 姓 名 費云紅 學(xué)號091207202 授課教師 趙 戰(zhàn) 軍 2011 年 5 月 29 日內(nèi) 容 提 要企業(yè)行政管理是一個企業(yè)的重要組成部分。企業(yè)行政管理者對自身扮演的角色給予準(zhǔn)確定位，并在此基礎(chǔ)上努力塑造自己的超強(qiáng)角色勝任力已經(jīng)成為其刻不容緩的任務(wù)和使命。因為，每個企業(yè)行政管理者的背后，帶動的是整個組織的發(fā)展和所有成員的成長，此意義是革命性的、非比尋常的。而角色對個體的行為和心理影響巨大，不同的角色賦予一個人的權(quán)利和責(zé)任是不同的，人們對他的期待也必定不同，這些無形的東西都會影響一個人的心理

2、和行為，也相應(yīng)的影響著一個人的能力發(fā)展。因為能力是決定工作績效的持久品質(zhì)和特征。 本文從角色理論出發(fā)，介紹了企業(yè)行政管理管理者的基本內(nèi)涵、基本過程和各種職能，繼而，結(jié)合勝任力理論，著重分析了企業(yè)行政管理者扮演的多重角色及其內(nèi)涵，并在此基礎(chǔ)上，提取了相應(yīng)的角色勝任力特征，從而試圖進(jìn)一步提高企業(yè)行政管理者的角色認(rèn)知意識和勝任力水平，進(jìn)而提高企業(yè)行政管理者的個人領(lǐng)導(dǎo)能力，促進(jìn)個人和企業(yè)的更好發(fā)展。關(guān) 詞 鍵企業(yè)行政管理者 基本內(nèi)涵 角色定位 能力提升論企業(yè)行政管理者的角色定位 姓名：費云紅 學(xué)號：091207202正文：1 企業(yè)行政管理基本內(nèi)涵1.1企業(yè)行政管理的內(nèi)涵是指以通過有效的計劃、組織、監(jiān)督

3、、控制與協(xié)調(diào)來對企業(yè)的人、財、物等內(nèi)部事務(wù)和活動進(jìn)行統(tǒng)一的管理，以便提高企業(yè)組織效能和效率的一種方法。1.2企業(yè)的行政管理的體系它是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面的一個完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。 行政管理體系擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作；企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的"業(yè)務(wù)"。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術(shù)、生產(chǎn)、資金、經(jīng)營、發(fā)展幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)行政管理崗位一般有行政總監(jiān)，行政部經(jīng)理，行政助理，行政秘書等。1.3企業(yè)行政管理的工作內(nèi)容

4、包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。2 企業(yè)行政管理者與企業(yè)的關(guān)系2.1行政管理是企業(yè)的重要保障企業(yè)行政管理是企業(yè)參與社會化大生產(chǎn)及市場的客觀要求。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中，隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展，生產(chǎn)分工日趨專業(yè)化，這就要求一個生產(chǎn)流程中各個環(huán)節(jié)最大可能協(xié)調(diào)一致。因此要有效的組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，就必須有一定強(qiáng)制力的權(quán)威與服從機(jī)制即行政管理，否則，企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)就可能因缺乏組織性而不能實現(xiàn)。企業(yè)內(nèi)以經(jīng)理或廠長為首的行政管理系統(tǒng)運用行政手段，把企業(yè)各

5、環(huán)節(jié)各部門聯(lián)合成一個健康有序的有機(jī)體，并通過各種行政管理手段有效的組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是保證企業(yè)生存發(fā)展目標(biāo)順利實現(xiàn)的重要保障。2.2企業(yè)行政管理者與企業(yè)行政管理是所有組織和機(jī)構(gòu)都要注重的問題。良好的行政管理有利于加強(qiáng)管理，提高效率。企業(yè)行政管理負(fù)擔(dān)著整個企業(yè)的管理和協(xié)調(diào)工作，而企業(yè)行政管理者就是企業(yè)的幕后英雄。做的是繁瑣復(fù)雜的日常行政工作，不僅工作要求高，而且往往吃力比討好。管理者的行政工作聯(lián)系著企業(yè)的各個部門和所有員工，是溝通企業(yè)上下的橋梁。是協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的樞紐，就像一支軍隊的后勤保障部門，經(jīng)常是兵馬未動，糧草先行。軍隊能否打勝仗，全看后勤準(zhǔn)備是否充分。2.3企業(yè)行政管理者的工作輔助決策

6、決策是上司的責(zé)任，秘書不可替代，但是在上司決策過程中，秘書要發(fā)揮輔助作用。信息工作秘書必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、利用和儲存。文書工作文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是秘書重要的經(jīng)常性工作，包括收文的處理和發(fā)文的撰擬。會務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由秘書部門承辦。大型會議則可設(shè)專門的會議機(jī)構(gòu)，原有的秘書部門參與其中，常成為會務(wù)機(jī)構(gòu)的組織者。公關(guān)工作這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報刊上的批評、投訴、建議的處理等。檔案工作單位的重要文書，處理

7、完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。 查辦工作單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。行政事務(wù)工作包括財務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的其他工作這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性，有時也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時任務(wù)等。這也是秘書的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。3 企業(yè)行政管理者角色定位的必要性在一定的系統(tǒng)環(huán)境下，在一個組合中擁有相對的不可代替性的定位，就是角色定位。角色不一定是一個人，可以是一個群體

8、。當(dāng)今眾多優(yōu)秀的企業(yè)中，未必所有的員工都按照角色定位規(guī)劃和發(fā)展的，但是，它們之所以成為常青樹和卓越公司，都具有一個共同的人力資本特征：至少其高層人員的組合必然符合角色定位的原則。角色對個體的行為和心理影響巨大，不同的角色賦予一個人的權(quán)利和責(zé)任是不同的，人們對他的期待也必定不同，這些無形的東西都會影響一個人的心理和行為，也相應(yīng)的影響著一個人的能力發(fā)展。4 企業(yè)行政管理者的角色定位4.1企業(yè)行政管理人員角色特征(1)企業(yè)行政部門職能的綜合性和兼容性。(2)企業(yè)行政管理工作任務(wù)的綜合性和兼容性。(3)企業(yè)行政管理者能力要求的綜合性。4.2企業(yè)行政管理者的角色4.2.1助手角色這是企業(yè)行政管理者在企業(yè)

9、活動中所扮演的基本角色。企業(yè)行政部門是協(xié)助上層領(lǐng)導(dǎo)綜合情況、決策監(jiān)督、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、管理文檔和交辦事項的管理部門，同時又是企業(yè)各職能部門工作的協(xié)調(diào)和事務(wù)管理部門，因此，企業(yè)行政的角色就是通過管理工作，使企業(yè)各項活動效率最大化，從而使企業(yè)管理工作井然有序。 4.2.2參謀角色現(xiàn)代企業(yè)所處的市場環(huán)境日益復(fù)雜，企業(yè)間的競爭愈加激烈，企業(yè)管理決策的難度越來越大。企業(yè)行政管理者的智囊、咨詢、參謀作用愈顯重要。任何個體的智力和經(jīng)驗都是有限的，企業(yè)的決策層往往因為事務(wù)繁多，無法對各種情況都作充分了解。行政管理者的參謀作用是必需而且重要的。尤其在各種決策相關(guān)信息的綜合把握上，行政部門是企業(yè)信息的主要管理

10、部門、對決策所需的相關(guān)信息的熟悉和把握可以給企業(yè)的上層決策很大的幫助，它有助于企業(yè)在各種競爭中增加制勝籌碼。4.2.3管家角色在企業(yè)中，上層領(lǐng)導(dǎo)主要是從宏觀上把握企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略和策略，職能部門負(fù)責(zé)各項職能工作的具體實施，而行政管理者則主要充當(dāng)統(tǒng)籌、策劃、安排，處理各種行政事務(wù)的角色，即類似于“管家”。其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)籌劃經(jīng)營策略的制定實施，協(xié)調(diào)控制，安排企業(yè)內(nèi)各職能部門的日常工作。這些工作的好壞，直接影響企業(yè)整體的運作效率。這是因為在企業(yè)管理活動中，企業(yè)行政機(jī)構(gòu)屬于綜合性部門，處于樞紐地位，便于協(xié)調(diào)、組織和管理需要相互配合的整體活動和全局性工作。4.2.4活動家角色企業(yè)行政管理者在企業(yè)活動中起

11、著信息的匯總和傳遞的作用。并在職權(quán)范圍內(nèi)從事公關(guān)和協(xié)調(diào)的工作，因而扮演著活動家的角色。4.3 企業(yè)行政管理者角色的要求4.3.1思想素質(zhì)具有良好的個人品德，榮譽感和奉獻(xiàn)精神強(qiáng)，事業(yè)心強(qiáng)，有較高的自我成功期待，思辨能力強(qiáng)。企業(yè)行政管理工作大都是重復(fù)性、繁瑣性工作，只有具有良好的個人品德，較高的自我成功期待和奉獻(xiàn)精神，才能安心于本職工作，把每一細(xì)小的工作做好，才能提高整個企業(yè)行政管理的質(zhì)量和水平，從而提高整個企業(yè)的綜合水平和素質(zhì)。 4.3.2心理素質(zhì)勇于創(chuàng)新，富有遠(yuǎn)見，意志堅定，靈活應(yīng)變，包容性強(qiáng)，成就欲強(qiáng)，鎮(zhèn)靜自若，條理性好，樂觀進(jìn)取。企業(yè)行政管理結(jié)構(gòu)，可能因為企業(yè)狀況的變化，要相應(yīng)的改變行政管

12、理人員的工作范圍，而且企業(yè)行政管理工作也常遇到一些突變的情況，所以，只有具有良好的應(yīng)變能力才能較好的控制企業(yè)的行政管理工作。再者行政管理工作都是日常性工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不可能每天都會安排布置需要從事的工作，這就要求行政管理人員要發(fā)揮各自的主動性，積極承擔(dān)相應(yīng)的工作任務(wù)。 4.3.3身體素質(zhì)身體健康，精力充沛。行政管理人員要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)群眾，工作量有時會超負(fù)荷，這時就要求工作人員要有好的身體，具有充足的時間與精力服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)群眾。 4.3.4能力素質(zhì)溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，善于識人用人，公關(guān)社交能力極強(qiáng)，富于創(chuàng)造性思考、策劃和研究能力，發(fā)現(xiàn)問題和處理危機(jī)的能力強(qiáng)，擅長授權(quán)和人際關(guān)系管理，具有一定的決策能力。

13、企業(yè)行政管理作為綜合部門，是為企業(yè)全局工作服務(wù)的，要站在全局的角度去想大事，議大事，做到“五事務(wù)考慮”，大事主動考慮、要事提前考慮、急事全權(quán)考慮、全局的事統(tǒng)籌考慮、領(lǐng)導(dǎo)們想到的事盡量替他考慮。行政管理人員要善于和敢于實事求是地分析問題，做實干家。5 企業(yè)行政管理者角色的更高要求與能力提升企業(yè)行政管理者如何自我管理、自我創(chuàng)新從而達(dá)到使企業(yè)內(nèi)部形成自我管理社群，來實現(xiàn)自發(fā)動作促使企業(yè)更加有效的組織運作，企業(yè)行政管理者要做到做到以下幾點來進(jìn)一步定位自己的角色。 5.1明確崗位職責(zé)明確企業(yè)行政部門和各個崗位的行政工作人員職責(zé)，如行政總監(jiān)，行政主管，辦公室主任和各級各部門的行政工作人員的權(quán)利和責(zé)任，每個

14、人應(yīng)該做什么。怎么做都有明確的規(guī)定，保證每項工作有人抓。5.2加強(qiáng)溝通溝通包括縱向溝通和橫向溝通，企業(yè)行政管理工作的一個重點就是溝通工作，主要是與上下級得縱向溝通 企業(yè)相關(guān)部門部門與外界如政府相關(guān)媒體等的橫向溝通。5.3注重信息的收集和整理并及時提供給管理者，作為一名行政管理人員，最重要的是及時了解企業(yè)內(nèi)部情況的發(fā)展變化以及國家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化，為企業(yè)的發(fā)展壯大和正確做出決策做好參謀工作。5.4培育傳播企業(yè)文化在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引感化人。也就是我們通常所說的人文管理，企業(yè)再給員工發(fā)展空間的同時，要注重提供給員工再學(xué)習(xí)的機(jī)會?？梢蚤_展相應(yīng)的活動讓員工進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計，讓每個員工都能對未來充滿信心，增加對公司的認(rèn)同感和歸屬感?？偨Y(jié)：隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來和競爭的國際化趨勢，人力資本的價值將逐步取代金融資本而成為未來企業(yè)的核心競爭力和發(fā)展的決定性因素，能否對現(xiàn)有人力資源加以有效的配置對組織