電廠工程部竣工檔案歸檔細則

1、-北方聯合電力有限責任公司和林發(fā)電廠工程部竣工檔案歸檔細則和林發(fā)電廠工程部檔案室二零一四年七月二十二日和林發(fā)電廠工程部竣工檔案歸檔細則批 準：審 核：編 制：北方聯合電力有限責任公司和林發(fā)電廠工程部關于竣工檔案歸檔細則的通知各參建單位：為了使工程竣工檔案文件材料能順利移交歸檔，保證工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，按照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范及火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范（DL/T 241-2012）、火電機組達標投產考核標準（2006年版）及相關規(guī)定的要求參照北方電力有限公司有關規(guī)定結合本工程實際情況編制了竣工檔案歸檔細則，并以細則為準。工程部檔案室二零一四年七月二十

2、二日北方聯合電力有限責任公司和林發(fā)電廠工程部“工程竣工檔案歸檔”實施細則1竣工檔案歸檔內容及要求1.1竣工檔案的表式及書寫規(guī)定1.1.1監(jiān)理文件的表式采用監(jiān)理現行監(jiān)理規(guī)范中監(jiān)理工作的基本表式。1.1.2火力發(fā)電廠基建工程中的單位工程、分部工程和分項工程的劃分，質量驗評表的格式和內容、一般表式的格式和內容，均按電力行業(yè)有關標準執(zhí)行。質量評定表必須使用電力建設施工質量驗收及評價規(guī)程（DL/T 5201.5-2009-2013）的現行表式，不足部分經監(jiān)理單位、建設單位認可后使用。1.1.3 竣工檔案用紙統(tǒng)一為標準A4(210mm×297mm)幅面70克以上白色中性書寫紙；施工技術記錄、表格

3、外框的標準格式白邊上下左右分別為25mm、15mm、25mm、15mm，表格較大時，上邊距和左邊距誤差必須保證3mm以內，下邊距和右邊距誤差可在5mm左右。例1表格中的以下空白施工單位內蒙建筑公司技術部質量部負責人以下空白例2表格中的空白欄用“”1.1.4確認標示中的“”審查后在框內統(tǒng)一打、不使用。1.1.5竣工檔案的書寫要求：正文部分可用激光打印機打印，打印效果應清晰，不可使用復印件，質量評定表上的復(核)查意見，核定等級及簽名、日期必須使用碳素墨水書寫，書寫字跡應清晰易辨認，簽名應是親筆簽全名并帶日期，不能用蓋章或打印代替。 1.1.5竣工檔案不得有涂改，嚴禁出現紅色、純藍墨水、圓珠筆、鉛

4、筆、復寫紙字跡等不耐久字跡。1.1.6案卷技術文件材料小于標準幅面要粘貼在A4規(guī)格復印紙上，大于標準幅面的要折疊成A4規(guī)格。1.1.7竣工檔案均要去除金屬物。1.1.8 頁面設置1）關于文字材料的頁面設置：文件標題字體為小2號宋體，加粗，正文字體為4號宋體。行距為1.5倍行距，文件書寫格式應橫行排列，文章段落、章節(jié)編排，按有關公文編寫要求。頁眉、頁腳均為小5號宋體居中，如字數較多且不是同一內容， 可從左右兩邊均勻布置，頁腳為共幾頁，第幾頁，作業(yè)指導書的結構由封面、簽字頁、目錄頁、正文及附錄五部分組成。 2）關于各類表格的頁面設置：各類表格標題為小2號字宋體，加粗。表內字體為小4號字宋體。內容較

5、多的驗評表表內字體可用小5號宋體。表格內行高不做規(guī)定，可根據表格內需填充的內容多少而定。所有表格外邊框為加黑實線，內邊框為實線。不允許一張紙放兩個以上表格。1.2竣工檔案歸檔范圍及要求竣工檔案是竣工驗收的關鍵，竣工文件材料必須整齊、美觀、標準、一致、齊全、完整。為確保工程順利通過達標投產的目標。參照火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/2412012和北方聯合電力有限責任公司的有關規(guī)定，結合本工程實際情況編制了竣工文件材料的歸檔范圍。應依據合同和現行標準、規(guī)范所列內容歸檔。2 竣工檔案組卷；2.1組卷原則；2.1.1前期文件、施工管理性文件、竣工驗收文件、按問題、時間順序、一事一卷，按文書檔

6、案案卷格式要求編制整理。2.1.2按火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/2412012、檔案6-9大類檔案分類表中840土建；842燃料供應系統(tǒng)、爐化設備管線施工安裝調試文件；845電氣、熱控安裝調試文件的四級類目，進行竣工文件分類；以單位工程、遵循項目施工的自然順序、施工文件的形成規(guī)律。案卷厚度控制在30，保持卷內文件的有機聯系和成套性的原則實施組卷及卷內文件排列。2.1.3 土建、水工施工文件；燃機爐化設備管線施工安裝調試文件；電氣、熱控安裝調試文件中的下列文件按專業(yè)集中組卷：1) 原材料、成品、半成品、設備出廠合格證、試驗報告及材料跟蹤記錄；2) 工程聯系單（編號要求：單位縮寫機組代

7、碼專業(yè)流水編號）例：HNHY1QJGCLX0013）調試文件(按專業(yè)、系統(tǒng))；4） 變更：設計院的設計變更單、業(yè)主方和施工方的變更設計單、材料代用單(組卷時應編制：施工圖卷冊匯總表；設計院設計變更匯總表；業(yè)主方變更設計匯總表；施工方變更設計匯總表；匯總表中應有執(zhí)行情況欄)；2.1.4各專業(yè)按單位工程組卷（2.1.3所列情況可單獨組卷外），為規(guī)范本工程單位工程各類竣工文件的排列，特規(guī)定如下：1）單位工程概況；2）開工、停工、復工報告，圖紙會審、技術要求、技術交底； 3）專業(yè)施工組織設計、施工技術措施、作業(yè)指導書、質量檢驗計劃及工程建設強制性條文實施細則；4）設備、材料及構件出廠質量證明文件；5）

8、材料試驗報告；6）設計變更通知單、材料代用核定審批單、技術核定單、設備缺陷單等；7）施工定位測量、復核記錄；8）施工技術記錄；9）強條執(zhí)行檢查記錄10）工程施工檢測檢驗報告、設備試轉記錄；11）隱蔽工程驗收簽證；12）工程質量檢查驗收記錄、中間交接記錄；13）質量事故處理報告；14）設計修改變更與材料代用單、工程聯系單；15）單位工程竣工驗收報告，竣工交接簽證，工程總結；例如：以主廠房地下結構工程為例：“簽證頁、編制說明、開工報告、圖紙會審記錄、施工組織設計、施工方案、作業(yè)指導書、技術交底記錄、強制性條文、單位工程竣工驗收簽證書、工序交接單”組成一卷。“施工記錄”組成一卷。“質量驗評、質量驗收

9、記錄、隱蔽工程驗收記錄、事故缺陷報告”組成一卷。“原材料試驗報告、材質證明”組成一卷?！霸O計變更匯總表、工程聯系單、核定單、材料代用” 組成一卷。2.1.5工程照片按專業(yè)以單位工程為單元，一個或多個單位工程集中組卷。2.1.6監(jiān)理歸檔文件組卷：監(jiān)理歸檔文件按：綜合管理類；組織協調類；質量控制類；進度控制類；造價控制類；綜合記錄報告類；驗收總結類；監(jiān)理日志等大類組成若干卷。2.1.7一個單位工程分別由兩個或兩個以上的施工單位承包施工，其竣工文件先由各分包單位編制其承建部分的竣工文件，由監(jiān)理單位組織協調，由其中一個工程量較大的施工單位進行匯總。2.2 案卷排列順序：按外封面、簽名頁、編制說明、卷內

10、目錄、文件材料正文、卷內備考表、外底面的順序排列，案卷厚度為30規(guī)格。2.2.1外封面：文字結構由北方聯合電力有限責任公司和林發(fā)電廠工程部檔案室統(tǒng)一提供樣品，各歸檔單位參照執(zhí)行，歸檔單位應提供外封面樣品，經檔案室認可后，才能使用。（詳見附表）2.2.2簽字頁：A4幅面70g白色中性復印紙（每一個單位工程有一個簽字頁，并放在首卷內）（詳見附表）2.2.3編制說明：A4幅面70g白色中性復印紙（每一個單位工程有一個編制說明，并放在首卷內）2.2.4卷內目錄編寫：1）卷內目錄應排列在案卷之首，不編寫頁號。(卷內目錄格式詳見附表)2）文件編號，應填寫文件的文號或編號、圖樣的圖號等。3）責任者，應填寫文

11、件形成單位的全稱或規(guī)范化簡稱。合同文件應填寫主要的責任方；報驗文件宜填寫報驗責任單位。4）文件提名，應填寫文件標題的全稱。對按單位工程整理的，每份文件題名前宜填寫單位工程名稱；對文件標題不明確、不準確、不完整的，應由立卷人根據文件內容重新擬寫或補充。5）日期，應填寫文件流轉結束最終責任人（單位）簽署蓋章的日期。6）頁數（號），應按裝訂形式分別編寫。裝訂成卷的，應填寫每份文件起始頁號，最后一個文件填寫起始頁號；按件裝訂的，應按件填寫每份文件的頁數。7）總頁數，案卷內全部文件的頁數之和。8）備注，應根據實際情況填寫與本條目文件有關需要說明的信息。2.2.5卷內備考表的編制：備考表應填寫案卷內文件的

12、總件數、總頁數、圖紙的張數、以及組卷和案卷使用過程中要說明的問題。報考表排列在卷內文件之后，不編寫頁號。1）互見號：應填寫反映同一內容而載體不同而另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后注明檔案載體形式，并用括號括起。2）立卷人：由立卷的責任者簽名并填寫日期。3）檢查人：由案卷質量檢查人簽名并填寫日期。（詳見附表）2.2.6頁號的編制：案卷內技術文件材料均須在有書寫內容的頁面用頁碼器打頁號，組卷過程中，可用鉛筆整編頁號，案卷審查后用頁碼器打頁號。外封面、簽名頁、編制說明、卷內目錄(原有圖紙目錄除外)、卷內備考表不編頁號。文字資料以一冊為單位，從正文起用阿拉伯數字1開始，卷內目錄頁號與文件材料正文頁

13、號必須保持一致。頁號編寫的位置：單面書寫的文件材料在其右下角；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角，圖紙頁號編寫在標題欄外，所有頁號的編制位置應向文件中心偏移為宜。2.2.7案卷題名的編寫：應簡明、準確的揭示卷內文件的內容。主要包括生產、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代號（字）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。a) 項目名稱應與核準項目名稱保持一致，應由建設單位統(tǒng)一規(guī)定，可填寫全稱，也可填寫簡稱。項目名稱發(fā)生變更時，應由上級主管單位出具項目名稱變更的文件。b）外文歸檔材料的案卷題名應譯成中文。2.2.8編制說明的編寫內容應包括：工程范圍、主要設備及系統(tǒng)特點、承建單位、質量驗評

14、概況、施工措施、單位工程大事記、安裝與設備消缺情況等。2.3 原件與復印件的掌握2.3.1 施工中形成的技術文件、施工記錄、質量驗評等，主辦人親筆簽字即為原件，移交文件材料中必須有一套是原件；2.3.2 驗評表、檢驗報告、簽證等文件材料均應為正本(必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的必須加蓋單位公章)。2.3.3 材質證件、試驗報告、工程聯系單、設備缺陷處理單洽商紀要、索賠文件、材料代用單等，凡簽發(fā)單位均應原件歸檔。文件中如有復印件應由供貨單位或使用單位在復印件上加蓋質檢部門印章并簽字。對于多個單位工程共用的原材料合格證等資料、無法使用原件的單位工程案卷須在復印件上加蓋原件出處章

15、注明原件所在案卷。2.3.4熱敏紙傳真件不得作為原件歸檔，應由接收部門復印后簽字并加蓋部門公章，視同原件。2.3.5 由業(yè)主或監(jiān)理單位簽發(fā)或反饋的工程聯系單位、傳真、會議紀要等如為復印件須加蓋原件出處章，注明原件所在單位。2.4竣工文件案卷裝訂2.4.1各單位竣工文件封面做出樣品須經業(yè)主檔案室會同相關部門審核后方可使用。2.4.2竣工文件材料采用左側裝訂。2.4.3 文件材料中的不同部分之間需要用彩色隔頁紙隔開，正本用粉色隔頁紙，副本用草綠色隔頁紙，隔頁紙的厚度，應比封面彩色紙簿，要求隔頁紙不能書寫任何字跡。在編寫頁號時，隔頁紙上不編頁號。2.4.4 對同一內容、或不能分割的材料，用三孔一線裝

16、訂成冊，要求結實，美觀（必須按接收單位的要求制作）。2.4.5 案卷的裝訂：每一案卷應視文件材料的數量，采用整卷裝訂和按件裝訂兩種方法。1) 整卷裝訂：如案卷厚度超過30mm，本工程建議采用整卷裝訂。2) 按件裝訂：如案卷厚度不超過10mm，（特殊分項、分段工程）可采取按照不同的文件材料名稱以件為單位裝訂。2.4.6 裝訂打孔位置，裝訂位置為距案卷左邊界10mm15 mm的位置，上下打三孔，居中一孔，距上下邊界60mm各一孔。（必須在建設單位檔案室的認可下裝訂）2.4.7 檔號章，以件為單位（單份）文件裝訂的案卷，應在每份文件首頁空白處加蓋檔號章。2.4.7.1 填寫項目及要求：1）檔號：填寫

17、三組代碼（目錄代碼、分類號、案卷號）；2）序號：卷內文件材料的排列順序號（手工編寫無需從0起編號）。2.4.7.2格式格式如下：3515檔 號序 號 101011 單位:mm2.5卷盒脊背2.5.1填寫項目及要求1）保管期限。已劃定的保管期限。2）檔號。目錄代號、分類號、案卷號三組代碼。3）案卷題名。為了一目了然的快速查找檔案實體，可提煉案卷題名的關鍵字填寫在卷盒脊背（因卷盒脊背填寫的局限性等原因，為了便于查找，故可提煉關鍵字）。2.5.2格式卷盒脊背格式如下：保 管 期 限檔 號案 卷 題 名3 建設項目工程檔案驗收與移交3.1竣工檔案的移交審核內容與要求3.1.1技術方面的審校：建設單位、

18、監(jiān)理單位、質監(jiān)部以及施工單位的專工應對竣工檔案進行技術方面的審核，核查施工技術文件的表式是否符合火電施工質量檢驗及評定標準的要求；全部記錄數據的真實性、準確性；圖紙與實物是否相符；檢查移交文件的完整性、系統(tǒng)性以及文件的手續(xù)完備等情況。3.1.2檔案方面的審查：各單位檔案人員應對歸檔文件的齊全；書寫材料的規(guī)范性、耐久性；文件的閉環(huán)；檔案組卷是否合理符合標準；文件的簽字、印章認可手續(xù)的完備程度等檔案管理方面的要求進行審查。施工單位應交全套施工文件，一正一副。3.2竣工檔案的移交審查程序根據國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范第7.9款要求，建設項目(工程)檔案驗收分三個步驟進行：3.2.1第

19、一步：施工單位自檢?？⒐の募淖詸z，一般以單位工程為單元。施工單位在完成竣工檔案編制后，應由各編制單位負責檔案工作的領導組織本單位的檔案人員會同相關技術人員對其編制的竣工文件，嚴格按照國家、行業(yè)以及“達標投產考核標準”等有關規(guī)定和要求，對文件的完整、準確情況和案卷質量進行自檢，并填寫(單位)工程竣工文件驗收記錄表，在檢查人員簽字后，提交監(jiān)理單位、工程部專工和質監(jiān)部門預驗審查。單位工程竣工文件驗收記錄表中所列文件名稱供參考，各土建、安裝、調試單位應依據相關規(guī)范、標準在保證歸檔文件齊全、完整的前提下結合本細則1.2節(jié)歸檔范圍所例編制驗收記錄表中的文件名稱。3.2.2第二步：監(jiān)理單位、工程部專工、質

20、監(jiān)部門和檔案室預驗審查。竣工文件在編制方自檢后，連同(單位)工程竣工文件驗收記錄表依次提交監(jiān)理單位、工程部專工、質量部門，檔案室對文件的完整、準確情況和案卷質量進行預驗審查。若不合格，提出整改意見，退回編制單位限期整改。合格后，在(單位)工程竣工文件驗收記錄表上簽字認可。3.2.3第三步：驗收移交。經施工單位、監(jiān)理單位、工程部專工、質監(jiān)部門、檔案室審查合格后，建設單位和歸檔單位對竣工檔案進行最后確認，并辦理交接手續(xù)。移交時，(單位)工程竣工文件驗收記錄表作為簽證書建設項目竣工檔案驗收表的附件一同移交，建設單位、監(jiān)理單位、施工單位三方責任人必須在檔案驗收簽證上簽署驗收意見，并簽字蓋章。（詳見附表

21、）3.2.4竣工檔案驗收表的填寫。1）驗收表主要欄目內容：工程名稱；合同號；移交檔案種類和數量；項目檔案概況；施工單位自檢意見；監(jiān)理單位驗收意見；建設單位檔案部門驗收意見。2）項目檔案資料情況的填寫：項目檔案編制概況簡介，提交歸檔電子備份相關全部信息(交代相關軟件情況)說明；自檢情況以及自檢中存在的問題和整改情況說明，還有整理過程中其他需要說明的問題等，并附有(單位)工程竣工文件驗收記錄表和移交目錄清冊及案卷目錄，全引目錄。（詳見附表）3）建設項目竣工檔案驗收表一式四份，三方人員核對清冊，責任人簽字各留一份以備查考，接收單位兩份存檔。4）各參建單位移交的竣工文件不符合國標、行標的有關規(guī)定者，檔

22、案室有權拒收。3.2.5 交接簽證1） 項目檔案移交單位應編制歸檔說明，對項目文件收集和檔案整理的基本情況作簡要說明，對其承包范圍內項目檔案形成、整理與歸檔概況作簡要介紹。2）項目檔案應經過施工、調試單位自檢，監(jiān)理單位審查，建設單位核查驗收確認并簽署意見后，辦理移交手續(xù)。項目檔案交接雙方應填寫火電建設項目檔案移交簽證表并編制案卷移交目錄。3）火電建設項目檔案移交簽證表應由交接雙方責任人簽字蓋章，才能生效?；痣娊ㄔO項目檔案移交簽證表一式三份，各交接方均留存一份歸檔。4）總承包、工程管理單位以及分包的施工單位應將分包單位移交的竣工檔案與本單位形成的檔案匯總整理，編制檔案歸檔說明和案卷移交目錄后向建

23、設單位移交，辦理交接簽證手續(xù)。（詳見附表）4 工程建設項目竣工圖編制4.1竣工圖編制要求。4.1.1工程建設項目竣工圖是項目驗收以及電廠生產運行、維護、改建與擴建的重要依據。4.1.2竣工圖應按照電力部電建2006518號文頒發(fā)的火力發(fā)電廠基本建設工程啟動及竣工驗收規(guī)程(2006年版)和電力部電建1996666號文件頒發(fā)的電力工程竣工圖文件編制規(guī)定DL/T 5229-2005編制。4.1.3設計院依據設計變更重新繪制的竣工圖必須按竣工圖標題欄標釋。4.1.4無設計變更的施工圖，設計院應逐張審核，確認與現場相符后加蓋竣工圖章。4.1.5設計院應編制“竣工圖編制說明”(敘述竣工圖編制原則，并包括各

24、專業(yè)的竣工圖卷冊目錄。對每冊修改圖紙宜編制分冊說明(包括修改內容、修改原因、修改資料單位等)。4.1.6根據國電公司建質函19966號文的精神，設計院應出全套的竣工圖。設計院編制的竣工圖應保證真實準確地反映項目竣工時的實際情況，做到圖實相符，技術數據可靠，簽字手續(xù)齊全，符合檔案管理規(guī)范。4.1.7設計院應根據每臺機組的實際情況出竣工圖，不允許二臺機組合在一起編制竣工圖，以保證竣工圖的真實準確。4.1.8設計院受建設單位委托負責本單位設計范圍內竣工圖的編制。并逐張加蓋竣工圖章。4.1.9竣工圖編制工作應及時、正確、完整。設計院各專業(yè)工地代表應及時做好本專業(yè)的設計變更記錄。并將變更情況及時反映在設

25、計藍圖上。對于其它專業(yè)的設計變更，應及時通知相關專業(yè)。4.1.10工程部應在每臺機組整套啟動試運結束后1個月內組織有關單位提交編制竣工圖所需的有關施工、調試等變更資料。設計院收到資料后應及時對本臺機組全部的變更資料進行核對，標識在同一張圖上，并召開各有關方的聯合評審會，對全部變更資料進行審查確認，確認的變更資料應提交設計審理，此資料是設計監(jiān)理審核的依據。設計院應在每臺機組投產后3個月內完成竣工圖的編制工作。4.1.11每期工程竣工驗收前，北方聯合電力有限責任公司和林發(fā)電廠工程部及相關部門應組織、督促、協助各設計、施工、調試等單位對本期工程竣工圖編制工作進行一次檢驗，發(fā)現有不準確或缺項時應及時采

26、取措施以保證本期工程竣工圖的完整、準確、齊全。4.1.12竣工圖的編制任務可在設計合同予以明確，合同中應明確竣工圖的編制要求，規(guī)定每臺機組竣工圖的交付時間、份數(按電建1996666號文為一式三套)、費用等事宜。若原設計合同中，對竣工圖編制工作規(guī)定不明確、有缺漏時應重新對原合同進行修訂補充。4.2竣工圖提資 4.2.1各施工、安裝、調試單位應對設計變更、材料變更的執(zhí)行情況逐條進行核實并編制變更執(zhí)行情況一覽表，同時應在變更單上注已執(zhí)行標識。在變更涉及的施工圖對應處應蓋“此處有變更，見×××號×××單”印章。設計變更、材料變更在竣工文件組

27、卷時已單獨組卷的，則應將施工圖卷冊中涉及到設計變更、材料變更的復印件和變更涉及的施工圖卷冊匯總表插入相應施工圖卷冊中。4.2.2設計監(jiān)理單位應對設計院對全部變更進行修改，發(fā)現有漏缺，應及時用“設計成品確認單”通知設計院，避免用升版圖向設計院提資時出現漏缺。4.2.3各施工、安裝單位應將隱蔽工程驗收簽證復印件放入向設計院提供的提資卷冊圖中。4.2.4各施工、安裝、調試單位對準備用作向設計院編制竣工圖的提資卷冊施工圖需逐張進行“此圖有變更”和“此圖無變更”的明顯標識，同時也需逐張加蓋竣工草圖印章。4.2.5各施工、安裝、調試單位向設計院提供的竣工草圖應由相對應的監(jiān)理單位進行審核，并簽字認可。4.2

28、.6設計院編制的竣工圖由設計監(jiān)理實施審核職責，對竣工圖是否完整、準確、清晰、規(guī)范；是否修改到位；是否真實反映項目竣工驗收時的實際情況，負認可責任，并在每冊竣工圖的首頁設立審核簽字欄，由設計總監(jiān)理師親筆簽全名和年月日，同時加蓋監(jiān)理單位公章。編制單位竣工圖編制人技術負責人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人注：行寬從上到下依次是7mm、12 mm、10 mm、10 mm、10 mm、10 mm列寬從左到右依次是25mm、25 mm、30 mm5 照片檔案5.1照片的收集范圍：5.1.1建設項目開工前舊貌(包括地理、水文、環(huán)境等)記錄；5.1.2建設項目奠基、剪彩、開工、竣工及驗收等儀式和活動記錄；5.1.3

29、省(部)級以上領導視察、著名人物參加、重要外事活動等記錄；5.1.4施工過程中的施工重要階段、重要工序、隱蔽工程、施工工藝等大事記錄；5.1.5施工過程中發(fā)生的重大事件、重大事故(質量、交通、人身傷亡等)現場記錄；5.1.6設備驗收、設備缺陷及處理前后的情況記錄；5.1.7建設項目(工程)形象進度記錄；5.1.8在現場舉辦的各種重要會議、重要活動的記錄；5.1.9其他：如黨、政、工、團組織活動。5.2照片文件根據建設單位(各部門)設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、工程質監(jiān)站、調試單位各自的歸檔范圍，及時收集、整理、歸檔。5.3照片歸檔要求。5.3.1照片檔案的整理應遵循保持照片檔案的有機聯系，有利

30、于保管和提供利用。5.3.2照片應由攝影者編寫說明，并逐張按GB/T 11821的規(guī)定編寫全面反映照片畫面內容和人物等基本信息的文字說明。5.3.3歸檔照片應主題鮮明、影像清晰、畫面完整。照片應按分類、照片號裝冊。冊內應按照片號順序排列，冊與冊之間連號。各參建單位形成的照片檔案應分專業(yè)按單位工程排列裝冊。5.3.4紙質照片一般為7寸圖幅(感光膠片應附底片)；數碼像機拍攝的照片，要求達到200萬像素(并附光盤)。5.4 照片檔案編目5.4.1 照片檔案按張編目，填寫題名、照片號、光盤號（底片號）、參見號、時間、攝影者、文字說明。（詳見附表）1） 題名，應填寫照片的主題內容。同一組照片的題名，應反

31、映是同一事件（活動）或工程進度、質量的主題內容。2） 照片號是固定和反映每張照片的分類和排列順序的數字代碼。3） 底片號，應填寫照片底片編號或光盤內數碼照片編號。照片編號應與光盤上數碼照片編號相一致。4） 參見號，應填寫與照片有對應聯系的其他載體檔案的檔號。5） 時間，是指拍攝的具體時間，應用8位阿拉伯數字表示。6） 攝影者，應填寫拍攝人的姓名。7） 文字說明，應準確、簡明揭示照片畫面的內容。包括人物、時間、地點、事由等要素。 5.4.2 每冊照片檔案應編制冊內目錄和冊內備考表。冊內備考表格式見（詳見附表）。5.5照片的移交檢查與歸檔。5.5.1照片檔案移交歸檔前形成單位(部門)應進行檢查，檢

32、查是否受污染，是否有劃痕，有皺折等情況，對檢查出的問題應采取補救措施。5.5.2照片、聲像檔案移交歸檔應辦理移交歸檔手續(xù)，移交方法與移交其它檔案相同。6 電子文件歸檔與整理6.1 電子文件歸檔6.1.1 電子文件應是在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于光盤、磁盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可以在通信網絡上傳送的文件。6.1.2 建設單位文件形成部門應按歸檔范圍把符合歸檔要求的電子文件按檔案管理歸檔格式存儲到符合保管要求的脫機載體（光盤）上，定期向檔案部門移交。6.1.3 參建單位應按合同約定把符合歸檔要求的電子文件按檔案管理規(guī)定格式存儲到符合保管要求的脫機載體（光盤）上，在工

33、程竣工后與紙質檔案一并移交建設單位檔案部門歸檔。6.1.4 電子文件歸檔，應提供電子文件的技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等相關信息。6.1.5 電子文件歸檔，應將電子文件脫機存儲（復制）至耐久性好的載體（光盤）上。一式三套，一套封存、一套異地保管，一套提供利用。6.1.6 電子文件存儲載體應采用只讀光盤，一次性寫入光盤，不得用可改寫的載體作為歸檔電子文件長期存儲的載體保存。6.2 電子文件整理6.2.1 電子文件應按GB/T 18894規(guī)定整理，按紙質檔案分類或電子文件類別代碼集中組織存儲載體。6.2.2 電子文件存儲載體（光盤）宜按年度載體種類編號，載體種類用

34、“GP”標識。6.2.3 每張電子文件存儲載體（光盤）裝具應貼標簽，標簽上應注明載體編號、類別代碼、密級、保管期限、存入日期等信息。6.3 電子文件登記6.3.1 歸檔電子文件應逐張?zhí)顚戨娮游募怯洷怼ｋ娮游募怯洷矸质醉?、續(xù)頁。6.3.2 歸檔電子文件應以盤為單位填寫電子文件登記表首頁，以件為單位填寫續(xù)頁。歸檔時，應將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附在電子文件登記表后面與存儲載體（光盤）一同保存。6.3.3 電子文件登記表首頁內容包括文件特征、設備環(huán)境特征、文件記錄特征、制表審核。電子文件登記表首頁格式見（詳見附表）。1） 文件特征，應填寫電子文件形成單位及時間、載

35、體類型（光盤、磁盤等）及編號等信息。2） 設備環(huán)境特征，應包括硬件環(huán)境和軟件環(huán)境。a) 硬件環(huán)境，應填寫計算機配置情況；b) 軟件環(huán)境，應填寫操作系統(tǒng)（windows、Linux等）、數據庫系統(tǒng)（mssql、oracle等）、相關軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）。3） 文件記錄特征，包括記錄結構，記錄類型、記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，文件載體。a) 記錄結構，應填寫電子文件存儲方式；b) 記錄類型，應填寫記錄電子文件的總個數和總字節(jié)；c) 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，應填寫電子文件的后綴名稱；d) 文件載體，應填寫刻錄電子文件載體的型號及載體的儲存容量。4） 制表

36、審核，應由填表人、審核人簽字并填寫日期。6.3.4 電子文件登記表續(xù)頁內容應包括電子文件編號、題名、形成時間、文件稿本代碼、文件類別代碼、載體編號、保管期限、備注。電子文件登記表續(xù)頁格式見（詳見附表）。1） 電子文件編號、題名、形成時間、保管期限的填寫應與紙質檔案相同。2） 文件類別代碼，應按電子文件類別代碼填寫。電子文件類別代碼：T文本文件；I圖像文件；G圖形文件；V影像文件；A聲音文件；O超媒體鏈接文件；P程序文件；D數據文件。3） 載體編號，應按10.2.2填寫。6.4 電子文件交接6.4.1 電子文件移交之前，移交單位與接收單位應對歸檔載體（光盤）及其技術環(huán)境，以及電子文件的真實性、完

37、整性和有效性進行檢驗，填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表，合格后方可交接。歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表格式見。6.4.2 電子文件交接應填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表，其內容包括載體外觀檢驗，病毒檢驗，真實性、完整性、有效性檢驗，技術方法與相關軟件說明、登記表等。1） 載體外觀檢驗，應檢查載體有無劃痕，是否清潔。2） 病毒檢驗，應檢測載體有無病毒。3） 真實性、完整性、有效性檢驗，應對歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)進行核實；4） 技術方法與相關軟件說明，應對特殊格式電子文件的相關軟件、版本、操作手冊等是否完整進行核實。5） 核實登記表、軟件、文字說明等是否齊全。

38、6.4.3 交接雙方應按規(guī)定填寫電子文件登記表和歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表，一式兩份，雙方檔案部門各存一份（詳見附表）。 附表 案 卷 封 面 檔 號 案 卷 題 名立卷單位 起止日期 保管期限 密 級 附表 竣工文件審查簽字頁 機組 單位工程竣工文件審查簽字頁施工單位 （專業(yè)技術人員簽字） 年 月 日監(jiān)理單位 （監(jiān)理工程師簽字） 年 月 日建設單位 （專業(yè)技術人員簽字） 年 月 日附表 卷 內 目 錄 檔號：序號文件編號責任者文 件 材 料 題 名日期頁數/頁號備注附表 案 卷 目 錄序號檔 號案 卷 題 名總 頁 數保管期限備 注附表 卷 內 備 考 表 檔號：互見號：說 明： 立卷

39、人： 年 月 日檢查人： 年 月 日 附表 冊 內 照 片 目 錄 照 片 號題 名時 間頁 號底 片 號備 注附表 冊 內 備 考 表互見號：本冊情況說明： 立冊人： 檢查人： 立冊時間： 檔號：附表 電子文件登記表（首頁）文件特征形成部門完成日期載體類型載體編號通訊地址電 話聯系人設備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機、網絡服務器型號、制造廠商等）軟件環(huán)境（型號版本等）操作系統(tǒng)數據庫系統(tǒng)相關軟件（文字處理工作、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）文件記錄特征記錄結構（物理、邏輯）記錄類型定長可變長其他記錄總數總字節(jié)數記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式文件載體型號：數量：備份數：一件一盤 多件一盤一件多盤 多件多盤制表審核填表人（簽名）年 月 日 審核人（簽名）年 月 日 附表 電子文件登記表(續(xù)頁) 第 頁文件編號題名形成時間文件稿本代碼文件類別代碼載體編號保管期限備注附表 歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表檢驗項目單位名稱移交單位接收單位載