辦公用品管理制度[001]

1、恒基文化產(chǎn)業(yè)投資發(fā)展辦公用品用具管理制度批準(zhǔn)： 審核： 編制：總經(jīng)理辦公室 辦公用品用具管理規(guī)定第一章 總則第一條 為了規(guī)公司辦公用品用具的計劃、采購、保管、發(fā)放、使用、管理等工作，結(jié)合公司實際制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于本公司編成各部門、單位對辦公用品、用具的使用管理。第三條 本規(guī)定歸口管理部門是總經(jīng)理辦公室，各部門、單位履行分管責(zé)任。第二章 定義第四條 “辦公用品”指用于保障員工日常辦公需要的單價較低、使用壽命較短的易耗品。如中性筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、剪刀、大頭針、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、便簽紙、橡皮擦、筆芯、涂改液、記事本、報表各類、會計賬冊、會計封皮、印泥等價值較低的日常用品

2、。第五條 “辦公用具”指用于保障員工日常辦公需要的單價較高，使用壽命較長的耐用品。如訂書機(jī)、尺子、筆筒、線插板、計算器、機(jī)、電腦、打印機(jī)、文件柜、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、辦公桌椅等不易損耗或價值較高的物品。第六條 “辦公用品標(biāo)準(zhǔn)配置”一、公司對管理人員及新近人員辦公用品發(fā)放執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)配置：軟皮本一本；大頭針一盒；曲別針一盒；中性筆兩支；便簽一本；稿紙一本；鉛筆一只，橡皮一塊，筆筒一個。二、公司對各辦公室用具執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)配置：辦公桌椅每人一套；電腦每人一臺；熱水器一個；煙灰缸一個；垃圾桶兩個； 第三章 辦公用品、用具的計劃、采購與入庫第七條 總經(jīng)理辦公室設(shè)置辦公用品用具倉庫，編配辦公用品、用具管理員（由文

3、員兼，以下簡稱管理員）。管理員在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下具體負(fù)責(zé)辦公用品用具的計劃、保管、發(fā)放和管理工作。第八條 公司各部門應(yīng)在每月的24日前（遇休息日相應(yīng)提前，下同）根據(jù)部門實際需求向總經(jīng)理辦公室提出次月辦公用品用具申領(lǐng)計劃，無辦公用具或?qū)Ｓ棉k公用品需求時，可不提申領(lǐng)計劃。第九條 各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。第十條 公司辦公室應(yīng)在每月25日前，依據(jù)各部門申領(lǐng)計劃，辦公用品月均消耗量和庫存量（辦公用品庫存量除直接外委的印刷品和財務(wù)專用表單外其它以保證一個月的使用為限，辦公用具的庫存量原則上為零）審查、編制物資采購申請表（見采購流程管理制度

4、附件二），報總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十一條 總經(jīng)理辦公室主任依據(jù)批準(zhǔn)后的物資采購申請表，指定采購員合理組織采購，條件具備時應(yīng)實行定點采購。臨時形成的采購需求，由總經(jīng)理辦公室請示總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。第十二條 采購員采購辦公用品用具時應(yīng)按照性價比原則擇優(yōu)采購，并如實向供應(yīng)商索要正規(guī)發(fā)票，采購品種較多時應(yīng)同時索要購物清單，購物清單應(yīng)加蓋供貨單位印章。第十三條 采購員完成采購后應(yīng)到辦公用品倉庫辦理入庫手續(xù)。管理員依據(jù)批準(zhǔn)后的物資采購申請表，購物發(fā)票點驗入庫物品無誤后，填寫物品入庫單一式兩份，一份交入庫經(jīng)辦人（即采購員），一份留存。同時在購物發(fā)票及購物清單上簽字確認(rèn)，并填寫物品入庫登記表，將物品分類入庫。第四章 辦

5、公用品的保管：第十四條 辦公用品用具倉庫應(yīng)設(shè)置辦公用品庫存臺帳及員工辦公用具配備臺帳，分別記錄辦公用品用具的庫存、分布、配置情況。第十五條 物品入庫后管理員應(yīng)及時、準(zhǔn)確填寫辦公用品庫存臺帳和辦公用具配備臺帳。第十六條 入庫物品應(yīng)定位存放、擺置整齊、適時保養(yǎng)、妥善保管。第五章 辦公用品用具的領(lǐng)用、發(fā)放及退庫第十七條 各部門需要領(lǐng)用辦公用品用具時應(yīng)填寫辦公用品用具申領(lǐng)單，報辦公室主任審查批準(zhǔn)后到管理員處領(lǐng)取。第十八條 辦公室主任依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、部門月度申購計劃和部門實際工作需要，按照“保障工作，杜絕浪費”的原則審批各部門的辦公用品用具申領(lǐng)單。第十九條 管理員依據(jù)批準(zhǔn)后的辦公用品用具申領(lǐng)單填寫辦公用品

6、用具領(lǐng)用發(fā)放登記表，經(jīng)領(lǐng)用經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后，據(jù)實發(fā)放相應(yīng)的辦公用品用具。并及時對辦公用品庫存臺帳、員工辦公用具配備臺帳等做相應(yīng)的調(diào)整。第二十條 公司領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)用辦公用品用具時，可由公司辦公室工作人員參照上述規(guī)定代替其辦理相關(guān)手續(xù)。第二十一條 員工調(diào)動、離職等脫離其工作崗位時，其配備的辦公用具應(yīng)如數(shù)退庫。管理員應(yīng)對其員工辦公用具配備臺帳做相應(yīng)調(diào)整。第六章 辦公用品用具工作的管理第二十二條 公司全體員工應(yīng)牢固樹立勤儉節(jié)約、艱苦創(chuàng)業(yè)的意識，杜絕一切浪費行為。第二十三條 管理員應(yīng)在每月25日前點驗統(tǒng)計當(dāng)月（指統(tǒng)計月）辦公用品的消耗量和庫存量，并填制辦公用品發(fā)放、庫存統(tǒng)計表經(jīng)辦公室主任審核無誤后，隨物資采購

7、申請表一并報總經(jīng)理。第二十四條 公司辦公室主任應(yīng)每月一次隨機(jī)檢查辦公用品、用具的庫存保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。第二十五條 公司辦公室每半年（六月、十二月）對全公司辦公用具的使用情況進(jìn)行一次普查、經(jīng)常檢查、了解辦公用品的使用、消耗情況，并將普查、檢查、了解情況和改進(jìn)意見書面報總經(jīng)理。第二十六條 未經(jīng)管理員簽字確認(rèn)的辦公用品用具采購發(fā)票各級管理人員一律不許簽字報銷。第七章 考評標(biāo)準(zhǔn)第二十七條 將辦公用品用具私用，未經(jīng)許可送人或有明顯的浪費行為，每項次扣罰1050元，并承擔(dān)其對公司造成的相應(yīng)損失。第二十八條 造成辦公用具丟失、損壞據(jù)實賠償。第二十九條 未按時填寫、報送相關(guān)臺帳、報表、報告或有明顯失

8、誤，每項次扣510元。第三十條 庫存物品帳、卡、物不符每項次扣510元。第三十一條 在采購過程中謀取私利，按實際謀利額的5倍扣罰當(dāng)事人。第三十二條 未按規(guī)定檢查糾正管理工作中出現(xiàn)的問題每項次扣10元。第三十三條 違反本規(guī)定的其它行為每項次扣520元。第八章 附則第三十四條 本規(guī)定所需表單均由公司辦公室設(shè)計制作（必要時可購買）、保管、發(fā)放。第三十五條 本規(guī)定從 2012年 8月 1日開始執(zhí)行。第三十六條 相關(guān)文件及表單樣稿：A.附件一物資采購申請表B.附件二物資入庫單C.附件三辦公用品庫存臺帳D.附件四員工辦公用具配備臺帳E.附件五辦公用品用具申領(lǐng)單F.附件六辦公用品用具領(lǐng)用發(fā)放登記表G.附件七

9、辦公用品發(fā)放、庫存統(tǒng)計報表附件一：采 購 申 請 表 申請部門： 填報日期： 年 月 日采購類別：設(shè)備 材料 工程 服務(wù) 低值易耗 其他 購置原因：序號名稱規(guī)格型號/工程概況技術(shù)指標(biāo)數(shù)量/工程量估價（總價）交貨期/工期備注12345678備注：編制人： 部門經(jīng)理： 采購主管：財務(wù)主管： 總經(jīng)理： 董事長： 恒基文化投資發(fā)展物資采購入庫單序號貨品名稱規(guī)格型號生產(chǎn)廠家數(shù)量單位單價金額123456合計總額人民幣： 萬 千 元 角 分采購人：庫管人：主管領(lǐng)導(dǎo)：注：該入庫單一式三聯(lián)，采購人，庫管人，財務(wù)各一份。附件二：附件三： 恒基文化產(chǎn)業(yè)投資發(fā)展辦公用品用具庫存臺帳 年 月 日 序號物資名稱入庫數(shù)量計量單位單價供貨廠商聯(lián)系方式采購人入庫時間出庫時間領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用數(shù)量庫存數(shù)量聯(lián)系人聯(lián)系12345678910111213141516171819員工辦公用品配備臺帳序號 部門 崗位耐用辦公用品易耗辦公用品使用人簽名物資名稱數(shù)量物資名稱數(shù)量1234567891011121314151617181920附件四：附件五：辦公用品用具申領(lǐng)單序號 物資名稱數(shù)量計量單位單價金額事由使用人領(lǐng)用人發(fā)放人12345678合計總額人民幣： 萬 千 元 角 分領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人：發(fā)放部門負(fù)責(zé)人恒基文化產(chǎn)業(yè)投資發(fā)展辦公用品用具發(fā)放登記表 年 月 日 序號物