文秘資料員考試復(fù)習(xí)資料

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上第一章公文寫作公文：處理政務(wù)，事務(wù)按照特定的體式，規(guī)范的格式，依法行使權(quán)利的工具。是國家機構(gòu)及其社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)，實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文書。公文簡稱公務(wù)文書，公文是文書的一種廣義的公文有：收發(fā)文件，電報，表冊，會議文件，調(diào)查材料，圖片，圖紙，錄音帶，錄像帶等。文件：具有固定格式并帶有版頭和發(fā)文字號的正式公文，一帶版頭也可以公文的特點：有法定作者，法定效用，規(guī)范的體式，法定的程序 公文的作用：領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用，溝通聯(lián)系作用，規(guī)范作用，橫向聯(lián)系作用，宣傳教育作用，記載和憑證作用公文的種類：按適用范圍分為：通用公文，專用公文，按秘級程度分為：秘

2、密文件，機密文件，絕密文件，按行文方向分為上行文，平行文，下行文，按內(nèi)容的性質(zhì)分為：規(guī)范性文件，領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，公布性文件，陳述性文件，呈請性文件，商洽性文件，證明性文件，按緊急程度分為：平件，急件，特急件，按文件的來源分為收文，發(fā)文通用文的文種：文種也稱公文名稱國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布從2001年1月1日日的國家行政機關(guān)公文處理辦法第9條規(guī)定，行政機關(guān)的公文種類主要有13種：命令（令），決定，公告，通告，通知，通報，議案，報告，請示，批復(fù)，意見，函，會議紀(jì)要黨委96年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例第七條規(guī)定，黨的機關(guān)公文種類主要有，決議，決定，指示，意見，通知，通

3、報，公報，報告，請示，批復(fù)，條例，規(guī)定，函，會議紀(jì)要，另外事務(wù)性公文文種還有辦法，調(diào)查報告。 行文方式：上行文（請示，報告，議案）平行文（函，通知，函）下行文（命令（令），決定，指示，公告，通告，通知，通報，公報，批復(fù)，條例，規(guī)定，會議紀(jì)要）處理行文關(guān)系的基本原則：必須根據(jù)各自的隸屬關(guān)系與職權(quán)范圍來確定，國家行政機關(guān)一般不越級向上行文請示問題，條條一般不對塊塊公文的格式包括公文的結(jié)構(gòu)，樣式，和各種標(biāo)記公文的格式指公文的文面，外形安排，公文珠用紙和印制的規(guī)范的總和公文的結(jié)構(gòu)：1文首1）文件牌頭，有發(fā)文機關(guān)名稱或規(guī)范簡稱加文件2）發(fā)文字號，發(fā)文機關(guān)代字，年度號，發(fā)文藝順序號，前不加第字，也不加00

4、，3）份號印刷順序號，有秘密等級的用功4）秘級5）緊急程度，6）簽發(fā)人2正文部分：從界欄線開始1）標(biāo)題發(fā)文單位，關(guān)于，事由，文種，可省去發(fā)文機關(guān)2）主送單位，3）正文，開頭，文題，結(jié)尾4）附件，有附件寫，無不寫5）發(fā)文機關(guān)名稱，俗稱落款，6）發(fā)文時間7）印章3文尾部分1）主題詞2）抄報，抄送3）附注普發(fā)公文：上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的指示，通知等下行文，需要下屬機關(guān)了解執(zhí)行，同時主送多個機關(guān)專發(fā)公文：根據(jù)公文的具體內(nèi)容，只需主送一個機關(guān)的公文正文是公文的主體，請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事，以免有礙處理發(fā)文機關(guān)，是公文的作者，又稱下款或落款發(fā)文字號是公文結(jié)構(gòu)不可缺少的組成部分，主要作用是1便

5、于發(fā)文數(shù)量的統(tǒng)計和公文的整理2便于公文的查找和引用3便于公文的清退和整理公文的標(biāo)記主要有1秘密等級，絕密，機密，秘密2緊急程度，特急，急件3份號，主要針對重要文件4閱讀范圍5主題詞，反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，也可用少量的動名詞，主題詞最后一個詞是一個文種，一般三到五個，不超過七個 公文的稿本分為草稿，定稿，正本公文的格式：用紙一般用A4紙長297，寬210左側(cè)裝訂，正文字體的大小要適宜，鉛印字體一般用三號仿宋體或三號正楷，天頭37，地腳35左邊28右邊26決定的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題，正文，制發(fā)機關(guān)和制發(fā)時間組成標(biāo)題由制發(fā)機關(guān)的名稱，事由和主種構(gòu)成正文；三個層次1根據(jù)和事由2決定的事項3對

6、決定事項的評價及執(zhí)行的希望和要求決定通常有三種：單一結(jié)構(gòu)法，條例法，板塊結(jié)構(gòu)法通知是一種指示性和部署性文件通知的特點1使用范圍廣2使用效率高3種類比較多最常見的通知有會議通知，任免通知，一般性通知，指示性通知，批示性通知批示性通知有三種形式1轉(zhuǎn)發(fā)通知，2批轉(zhuǎn)通知3發(fā)布的通知常用通知的結(jié)構(gòu)1首部，發(fā)文字號，黨政機關(guān)用-發(fā)，業(yè)務(wù)機關(guān)用-字，標(biāo)題有兩種形式：完全型標(biāo)題，二是由事由和文種構(gòu)成會議通知：召開會議的目的和決定，時間安排，參會要求和其他事項等四部分任免通知：兩部分一是任免根據(jù)，某機關(guān)的決定，有的還寫明由什么會議的決定，或者說明做出決定所依照的法律，法規(guī)，二是具體任免內(nèi)容，即人員姓名，機關(guān)名稱

7、及職務(wù)通報：有表揚性通報，批評性通報，傳達(dá)情況的通報通告：是行政機關(guān)，企事業(yè)單位使用的具有知照性的公布性公文，主要用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項通告的特點：有極強的周知性，有一定的規(guī)定性請示的概念和用途：1對上級有關(guān)方針政策，指示或法令，法規(guī)不夠明確或有不同理解，需要上級機關(guān)作出明確解釋和答復(fù)，2在工作中出現(xiàn)了新情況，新問題需要處理而又無章可循，無法可依，需要量上級機關(guān)干部作出明確指示3工作中出現(xiàn)一些涉及面廣而職能部門部門無法獨立解決的困難和問題請示的寫法及注意事項標(biāo)題（由發(fā)文機關(guān)，事由，和文種構(gòu)成，不能把文種請示誤為請示報告，報告或者申請）。主送機關(guān)，（只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其

8、它機關(guān)應(yīng)用抄報的形式，請示不要直送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送下級機關(guān)）正文（請示原因，請示事項，語法結(jié)語） 請示事項：是文章重點，是請求上級機關(guān)給予指示，批復(fù)，答復(fù)的具體事項要具體，語氣要得體，請示結(jié)語：用妥否，請批復(fù)，特此請示，請予批示，請批準(zhǔn)，請指示寫請示時必須注意事項以下：1內(nèi)容力求單一，應(yīng)一文一事，2注意與報告的區(qū)別3正式印送上級時，應(yīng)在文頭注明答發(fā)人姓名 批復(fù)：是用于答復(fù)下級機關(guān)，單位請示事項的一種下行文 批復(fù)的特點：針對性，權(quán)威性，鮮明性，批復(fù)的寫法：標(biāo)題，主送機關(guān)，正文（包括批復(fù)對象，批復(fù)事項和批復(fù)結(jié)語第四章公文處理公文處理是公文的創(chuàng)制，處置和管理公文處理的基本任務(wù)及時，準(zhǔn)確，有

9、效地創(chuàng)制，加工，傳遞，保管，處置公文，為公務(wù)活動提供適用的信息公文處理的內(nèi)容：1創(chuàng)制公文2傳遞公文3辦理公文4處置辦畢公文5管理公文檔案主要由公文轉(zhuǎn)化而成，今天的公文就是明天的檔案公文的基本原則1法制原則2實事求是原則3全面質(zhì)量原則通過4時效原則5集中統(tǒng)一原則6黨政統(tǒng)一原則7保密原則8簡化原則 收文處理的過程1公文的收受與分流分6步簽收，外收文登記，啟封，內(nèi)收文登記，分辦，摘編2辦理收文分4步擬辦，批辦，承辦，注辦3組織傳閱與催辦查辦分三步組織傳閱，催辦，查辦4處置辦畢公文，立卷歸檔，清退，暫存，銷毀第五章檔案管理機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)：1收集，整理，立卷和歸檔2集中統(tǒng)一管理3對檔案工作進(jìn)行監(jiān)

10、督和指導(dǎo)4向檔案館移交5輸領(lǐng)導(dǎo)交辦的檔案業(yè)務(wù)檔案的作用：1查考依據(jù)2參考資料3記載作用4科研資料檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理原則，完整安全原則便于利用原則檔案的收集概念：就是要求把分散在各機關(guān)，各單位和個人手中的檔案，以及散失在國外的歷史檔案檔案收集工作的內(nèi)容；1機關(guān)需要歸檔2現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的歸檔；把處理完畢的文件材料，以由文書處理部門或文書處理人員整理立卷，定期移交給檔案室集中保存。檔案館的檔案主要來自四個方面：1接收現(xiàn)行機關(guān)的2接收撤銷機關(guān)的，3收集歷史檔案4檔案館之間交換的檔案的整理：把零散的進(jìn)行基本的分類，組合，排列和編目，內(nèi)容包括；整理，編目，裝訂，排列，目錄

11、的編制全宗：是一個獨立的機關(guān)或著名人物在社會活動中形成的全部檔案的總稱。檔案的分類：1年度分類2組織機構(gòu)分類3問題分類檔案立卷的內(nèi)容包括；1組卷2卷內(nèi)文件的排列和編號3填寫卷內(nèi)目錄與備考表4案卷裝訂檔案鑒定方法：1直接地，具體地審閱檔案2全面地估計和預(yù)測3研究檔案利用規(guī)律檔案保管期限表；依法，專門的，同系統(tǒng)的，同類型的，機關(guān)的 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)：順序號，條款，保管期限，附注以及總的說明檔案的提供利用基本內(nèi)容：1準(zhǔn)備檢索手段2通過各種方式提供利用檔案提供利用的方式有以下幾種：1設(shè)立閱覽室2檔案外借使用3公布檔案4用檔案復(fù)制本代替原件提供利用5檔案證明6組織檔案展覽。檔案管理工作的任務(wù)晝處長檔

12、案壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。第六章機要保密保密工作具有明顯的政治性，現(xiàn)實性，秘密性，群眾性，相對性等特點文秘資料員保密工作的任務(wù)及內(nèi)容：1會議保密2文書工作保密3經(jīng)濟(jì)保密4涉外保密文秘資料員的保密制度；1進(jìn)行保密教育，規(guī)定保密紀(jì)律2涉及國家秘密的不準(zhǔn)用任何方式向外宣傳3凡傳達(dá)秘密文件，控制傳達(dá)范圍4嚴(yán)禁無關(guān)人中進(jìn)入會場5規(guī)定不準(zhǔn)記錄的內(nèi)容不得記錄文秘資料員的保密制度：1按規(guī)定確定密級，保密期限和作出標(biāo)志，規(guī)定發(fā)放范圍2不得多印3草稿和修改稿應(yīng)及時銷毀，清除4未經(jīng)原發(fā)文機關(guān)同意，不行翻印，復(fù)印和選編，匯編5發(fā)放文件一般只發(fā)組織6方件收發(fā)管理嚴(yán)格履行規(guī)章制度7秘密文件不準(zhǔn)通過普通郵政和傳真機傳遞

13、8秘密文件必須放在有保密保障的地方9秘密文件應(yīng)由專職人員管理10交換文件時，一準(zhǔn)辦理與交換文件無關(guān)的事項11對文件交換時，履行簽字手續(xù)12不行攜帶秘密文件，需攜帶時經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)13移交時，要造冊，清點，核對，并輸簽字手續(xù)。14秘密文件要認(rèn)真執(zhí)行清查清退制度15銷毀文件，資料，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，登記造冊，并派人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀文秘資料員保密工作守則：不該說的不說，不該問的不問，不該看的不看，不該記錄的不記錄，不在非保密本上記錄秘密事項，不在街心公園通信中涉及秘密問題，不在公開場所和家屬，子女，親友面前談?wù)撁孛?不在不利于保密的地方存放秘密文件，資料 印章使用的具體要求：1機關(guān)，單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)用印的簽字2

14、審閱詳細(xì)記載用印情況3用印必須登記4蓋印5整理留存材料6通常不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證第七章會議工作會議是商議事情的集會,商議并處理事務(wù)的機構(gòu).會議是各級領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù),貫徹政策,調(diào)查情況統(tǒng)籌協(xié)調(diào),進(jìn)行決策,推動工作的基本方法之一.會議的作用:1分析信息,2方案選擇3決策和下達(dá)決策4反潰 會議工作的原則:明確會議指導(dǎo)思想,了解和掌握會議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況,當(dāng)好參謀助手,協(xié)助決策,精心安排周到服務(wù)會議工作對文秘資料員的要求:有高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實的工作作風(fēng),較高的文字綜合能力,遵章守紀(jì),嚴(yán)守機密,掌握各部門的領(lǐng)導(dǎo)分工情況,領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖.會前準(zhǔn)備工作：確定會議議題，安排會議議程，擬定參會人員范圍及名

15、單，辦理會議報批手續(xù)，發(fā)會議通知，準(zhǔn)備會議材料和文件，選擇和布置會場排列座次，重要大型會議做好新聞發(fā)布和宣傳工作，辦妥后勤保障事宜，進(jìn)行會前準(zhǔn)備工作檢查會議期間秘書工作的中心任務(wù)是：掌握會議動態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮與控制會議進(jìn)程，并通過精心組織和良好的服務(wù)，使會議按既定的議程進(jìn)行會議期間的方法：搞好簽到與接待，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進(jìn)程，擔(dān)任會議記錄，編寫會議簡報，搞好會場服務(wù)，需保密的會議，還要搞好保密工作，搞好通訊和后勤保障，做好議程規(guī)定的其他事宜。會后完善工作主要包括：會議文件的清退，文件匯編，立卷歸檔，完善會務(wù)工作，整理編印會議紀(jì)要或決議案安排布置貫徹會議或搞好會議的總結(jié)工作。第八章信息

16、調(diào)研信息的含義：信息是客觀事物的特征和變化的直接和間接的表述 信息的特征：客觀性傳遞性，時效性，系統(tǒng)性，開發(fā)性信息的作用：為正確決策提供服務(wù)，提供反饋信息，為修正和完善決策信息是實現(xiàn)正確指揮，協(xié)調(diào)，控制的重要基礎(chǔ)，也是判斷，檢驗決策是否正確的主要尺度。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎(chǔ)。信息收集的內(nèi)容；上級信息，內(nèi)部信息，社會信息，平行信息，歷史信息，國際信息，信息懼方法的種類：傳統(tǒng)式，開拓式信息處理：信息篩選，信息加工，編寫信息的處理是對收集到的大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上經(jīng)予表現(xiàn)，使之便于傳遞，利用和儲存的過程，信息的處理是整個信息工作的核心。信息

17、篩選是挑選出有價值的信息信息加工是將篩選出來的信息進(jìn)行提煉信息加工分兩個層次：初步加工，2分析和調(diào)查研究信息加工的方法；充實內(nèi)容，綜合分析，提出意見，信息的編寫：是用局面形式對信息進(jìn)行有序化處理，是信息整理的最后步驟，又是信息傳遞的前提信息的書面形式，叫信息文稿信息工作的全部意義在于充分利用信息信息內(nèi)刊的特征：保密性，先導(dǎo)性，機關(guān)性，層次性，信息內(nèi)刊的作用：上情下達(dá)，下情上達(dá)，橫向交流信息，濃縮優(yōu)化信息，存儲信息信息內(nèi)刊的編寫及要求：注意選題角度，觀點新聞，短小精悍，表現(xiàn)方式多種多樣，表述準(zhǔn)確，要素完整調(diào)查研究是我們掌握情況的基本手段，是制定決策的基礎(chǔ)工作 調(diào)查研究是獲取信息的有效途徑調(diào)查研究的特點：全面性，實用性，時效性，求實性，超前性， 調(diào)查研究的一般方法：觀察法，典型調(diào)查法，統(tǒng)計調(diào)查法，問卷法，訪問法整理資料是利用科學(xué)的方法，將調(diào)查來的原始資料按照調(diào)查大綱的要求，分門別類的加以歸納，分類，和匯總，變成系統(tǒng)的，清晰的，能夠說明問題的資料。整理資料有編校，分類，匯總?cè)齻€主要程序。調(diào)研報告的寫法：確定主題，導(dǎo)言，調(diào)查概況，資料理論分析，總結(jié)提出設(shè)想或建議。第九章辦公自動化辦公自動化就是把先進(jìn)的科學(xué)引入辦公室，代替人的一部分工作，從而大大提高辦公效率和辦公質(zhì)量。辦公自動化的作用：辦公自動化的最顯著的作用是提高辦公效率和質(zhì)量信息工作的內(nèi)容包括：信息的收集，傳遞，加工，存貯 信息工作自