郵件禮儀及寫作方式

1、電子郵件使用規(guī)范2018.4.20一、電子郵件的重要性二、電子郵件的書寫格式三、郵件正文的撰寫規(guī)則四、電子郵件使用注意事項大綱大綱（一）為什么要使用電子郵件并規(guī)范電子郵件禮儀（二）什么樣的情形下需要發(fā)送郵件為什么為什么電子電子郵件很重要？郵件很重要？（一）電子郵件是一種正式、便捷的溝通方式溝通方式（二）電子郵件是最好的工作記錄工作記錄（三）電子郵件是最好的文件中轉(zhuǎn)站文件中轉(zhuǎn)站（四）電子郵件是展示組織形象的窗口組織形象的窗口什么情況下需要發(fā)郵件？什么情況下需要發(fā)郵件？1、正式的工作報告2、工作相關(guān)各方需要留下書面資料的往來信息3、公告、通知4、知識推薦和信息傳遞5、沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容

2、6、復(fù)雜事項，難以簡單說明的事項一、電子郵件的重要性二、電子郵件的書寫格式三、郵件正文的撰寫規(guī)則四、電子郵件使用注意事項大綱大綱主題的書寫方法主題的書寫方法格式：郵件內(nèi)容+（時間）主題要明確，主題中加入郵件的緊急、重要程度。如果特別著急，可以在郵件主題上加上英文：【URGENT】稱呼的書寫格式稱呼的書寫格式 稱呼頂格寫在第一行，加上冒號/逗號，表示有話要說。問候的書寫格式問候的書寫格式 問候語寫在稱呼的下面并空一行正文的書寫正文的書寫格式格式 正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分。每個部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆。祝福語和署名的書寫格式祝福語和署名的書寫格式 寫完郵件的正文空一行，在

3、正文的左下角寫下祝福語和發(fā)件人的姓名一、電子郵件的重要性二、電子郵件的書寫格式三、郵件正文的撰寫規(guī)則四、電子郵件使用注意事項大綱大綱1. 倒金字塔的敘事方法2. 多用點，少用面3. 對于關(guān)鍵內(nèi)容的強調(diào)4. 附件處理要科學(xué)5. 郵件的撰寫順序倒金字塔的敘事方法倒金字塔的敘事方法 在郵件的開頭，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚“四個 W 和一個 H”。誰（WHO）什么（WHAT）何時（WHEN）為什么（WHY）怎么樣（HOW）唯一的任唯一的任務(wù)所屬人務(wù)所屬人需求或者需求或者要求要求需求的時需求的時限限事件的事件的重重要性要性具體操作具體操作指示指示請找出下文的請找出下文的四個四個 W W 和一

4、個和一個 H H四個四個 W W 和一個和一個 H H多用點，少用面多用點，少用面分點敘述，清晰明了。正文書寫要求分點敘述，盡量做到言簡意賅。點與點之間沒有重復(fù)，邏輯清楚。如果事情復(fù)雜，最好列幾個段落進行清晰明確的說明，并且保持每個段落簡短不冗長。 規(guī)范提示方法：規(guī)范提示方法：合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。 突出重點：突出重點：通過背景色，粗體，字體顏色的改變突出重點對于關(guān)鍵內(nèi)容的強調(diào)對于關(guān)鍵內(nèi)容的強調(diào)1）若郵件帶有附件，應(yīng)在正文內(nèi)提示收件人查看附件；2）正文應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件；附件

5、處理要科學(xué)附件處理要科學(xué)附件處理要科學(xué)附件處理要科學(xué)3）附件文件應(yīng)按有意義的名字命名；如：項目名稱；文件是什么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的縮寫名字，如：衛(wèi)生健康_村醫(yī)培訓(xùn)_7月18日_OYH。4）能夠貼在正文里面的附件，盡量都貼出來。讓收件人可以一目了然。 寫新郵件的最佳順序應(yīng)該是：附件、正文、標(biāo)題、收件人。附件1 1容易忘記，先把附件貼進郵件正文2 2依照要求，正確書寫標(biāo)題3 3檢 查 郵 件的疏漏收件人4 4明確收件人郵件的撰寫順序郵件的撰寫順序一、電子郵件的重要性二、電子郵件的書寫格式三、郵件正文的撰寫規(guī)則四、電子郵件使用注意事項大綱大綱1、正確使用發(fā)送，抄送與密送2、收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則3、回復(fù)郵件時的注意事項4、關(guān)于Email的五個習(xí)慣正確使用發(fā)送、抄送與密送正確使用發(fā)送、抄送與密送 將抄送人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和“垃圾”。收件人( To List)需要回復(fù)或采取行動的人，不要把僅需了解此郵件事項的人放入“收件人”抄送( CC List)需要了解此郵件事項相關(guān)的人人名人名的排列應(yīng)遵循規(guī)則的排列應(yīng)遵循規(guī)則 人名的排序按職務(wù)級別從高到低避免郵件標(biāo)題過長避免郵件標(biāo)題過長3 3、如果如果RERE過多，請刪除重復(fù)的，避免郵件標(biāo)題過多，請刪除重復(fù)的，