某企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)剖析

1、word某企業(yè)銷售管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)系統(tǒng)規(guī)劃階段1、工程背景某企業(yè)是一家內(nèi)局部工簡單，業(yè)務(wù)流程短促的中小型貿(mào)易企業(yè)。長期以來專營副食品如各種名牌的巧克力、奶糖等的銷售和供給。隨著企業(yè)的不斷開展，不僅經(jīng)營國內(nèi)品牌產(chǎn)品的銷售，而且為國際上知名品牌代理其產(chǎn)品的銷售。企業(yè)經(jīng)過近幾年的奮斗，在副食品專營方面已具有較大規(guī)模，業(yè)務(wù)的范圍已突破原有的地域范圍，形成以總部所在地為中心的省際輻射，業(yè)務(wù)量和顧客數(shù)都擴(kuò)大到以前的數(shù)倍。企業(yè)在快速成長的同時(shí)，對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃、各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和應(yīng)用提出了新的要求，舊有的模式已不能再適應(yīng)企業(yè)迅速開展的需要。隨著業(yè)務(wù)的開展和市場競爭的加劇，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)也

2、意識(shí)到企業(yè)內(nèi)部管理存在一些問題，信息技術(shù)的開展和普及應(yīng)用給管理者帶來了希望。他們希望通過信息化的建設(shè)改變企業(yè)的現(xiàn)狀，能對(duì)市場機(jī)遇做出快速反響，給企業(yè)帶來更多的利潤。管理信息系統(tǒng)成功應(yīng)用的案例使得管理者有信心通過管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和利用改變企業(yè)的管理現(xiàn)狀，使企業(yè)得到更好的開展。2、企業(yè)現(xiàn)狀根據(jù)初步調(diào)查，目前企業(yè)擁有少量計(jì)算機(jī)，大多數(shù)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作知識(shí)知之甚少，企業(yè)沒有采用任何管理信息系統(tǒng)，根本工作大多由人工完成，計(jì)算機(jī)僅僅進(jìn)行文字錄入、處理，導(dǎo)致工作繁瑣、重復(fù)性大，企業(yè)開展滯后。計(jì)算機(jī)在企業(yè)的主要功能停留在核算統(tǒng)計(jì)方面，無法應(yīng)用到各個(gè)管理部門，即無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中各個(gè)環(huán)

3、節(jié)幾乎都是手工操作方式，數(shù)據(jù)量大，使得工作人員工作量大，并且容易出現(xiàn)過失，效率低下。另外，企業(yè)是憑借單據(jù)實(shí)現(xiàn)部門間的作業(yè)順序、業(yè)務(wù)關(guān)系，單據(jù)一般由顧客傳遞，使得顧客要在各個(gè)部門間奔波，客戶滿意度較差。企業(yè)現(xiàn)在的財(cái)務(wù)部與結(jié)算科的職能邊界不清晰，容易造成權(quán)責(zé)不明確，在銷售分析和核算上容易出現(xiàn)過失。由于整個(gè)業(yè)務(wù)流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及時(shí)的傳給高層管理者，造成信息滯后，不利于決策者進(jìn)行準(zhǔn)確的市場判斷決策，無法適應(yīng)市場的瞬息萬變。信息是非常重要的，舉個(gè)大家都熟悉的例子，長虹電器，在綿陽，四川長虹股份曾經(jīng)是非常風(fēng)光的一家上市公式，2000年以前的銷售成績非常好，每6個(gè)中國家庭中就有1個(gè)家

4、庭擁有長虹彩電。從它的會(huì)計(jì)報(bào)表上看，長虹公司自上市以來每年都在盈利。1997年，長虹的凈利潤更是到達(dá)了26億的頂峰。但從第二年開始，長虹的盈利表現(xiàn)卻開始掉頭向下、節(jié)節(jié)下滑：1998年驟跌到20億，1999年更是跳水式暴跌到了5億元，到2000年，長虹的凈利潤已經(jīng)滑落到不到3億元的水平了。當(dāng)然長虹盈利狀況惡化的原因很多，但是最主要的一個(gè)原因就是對(duì)市場環(huán)境變換的判斷問題信息不夠，決策者的判斷出了問題。在城市家電市場，大家電的家庭擁有率已經(jīng)飽和，幾乎所有的家電企業(yè)的增長空間都已經(jīng)非常有限了，除非出現(xiàn)某種突破。比方說開拓城市高端市場、農(nóng)村市場或者海外市場，但是長虹卻遲遲不動(dòng)，使得其他家企業(yè)占了先機(jī)。L

5、G電子的負(fù)責(zé)人曾經(jīng)接受記者采訪的時(shí)候，說過這樣一段話：“過去，彩電行業(yè)主要以低端產(chǎn)品為主，市場上流行的大多是低價(jià)位的產(chǎn)品，但LG電子認(rèn)為彩電行業(yè)開展的出路應(yīng)該是走高端路線所以LG電子于2001年7月在中國市場率先推出等離子彩電，在當(dāng)時(shí)看來推出這種高價(jià)產(chǎn)品是冒了一定風(fēng)險(xiǎn)的。不過，后來的事實(shí)證明，LG電子的這種選擇和眼光是正確的，LG電子的等離子電視產(chǎn)品一經(jīng)推出就受到了中國市場的歡送。3、開發(fā)原因基于上面的企業(yè)現(xiàn)狀可知：企業(yè)的主要問題是手工操作致使工作效率低下，經(jīng)濟(jì)效益不高。許多繁瑣、經(jīng)常性、重復(fù)性的工作本可以用計(jì)算機(jī)解決的問題卻困擾著工作人員，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企

6、業(yè)業(yè)務(wù)逐漸增多，各個(gè)部門的工作人員工作量就會(huì)加大。該企業(yè)銷售完產(chǎn)品后，沒有提供相應(yīng)的售后效勞，由于數(shù)據(jù)處理都由人手工操作，資金方面沒有合理方案，拖欠款的情況沒有能得到即使有效的控制，影響資金周轉(zhuǎn)。這樣企業(yè)進(jìn)一步開展和企業(yè)目前管理存在的問題的矛盾就會(huì)更加激化，企業(yè)的開展迫切需要一套管理信息系統(tǒng)幫他解決目前的主要問題以及企業(yè)未來開展。在對(duì)該公司原系統(tǒng)的運(yùn)行、實(shí)踐進(jìn)行初步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)原系統(tǒng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只是收集、存儲(chǔ)了不少銷售、倉儲(chǔ)等信息，但都是以WORD文檔的形式存儲(chǔ)的，其功能僅停留在查詢、統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表等一般功能，而沒有充分利用其豐富的信息資源為企業(yè)效勞。在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，為加強(qiáng)企業(yè)營銷管理，開發(fā)

7、一個(gè)對(duì)企業(yè)銷售情況進(jìn)行全面管理的管理信息系統(tǒng)已勢在必行了。目前，企業(yè)還存在這一些管理信息系統(tǒng)開發(fā)的有利因素。如企業(yè)內(nèi)部有少數(shù)精通計(jì)算機(jī)硬件的高端人才，為信息系統(tǒng)的管理應(yīng)用提供了前提；企業(yè)還擁有幾十臺(tái)計(jì)算機(jī)以及系統(tǒng)安裝的硬件資源，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和大多數(shù)員工的配合支持；系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用潛力很大；系統(tǒng)的應(yīng)用還可以使工作人員從繁重的工作中解脫出來，改善了企業(yè)內(nèi)部組織管理，使企業(yè)內(nèi)部信息流和物流暢通無阻，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，促使企業(yè)進(jìn)一步開展。4、系統(tǒng)目標(biāo)銷售管理信息系統(tǒng)是為了適應(yīng)企業(yè)綜合管理的需求，改變企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，加速企業(yè)管理的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，而建立的一個(gè)整體性的銷售操作系統(tǒng)。它可以為各管理

8、層提供可靠的信息，為提高企業(yè)各方面的效益效勞。系統(tǒng)的總目標(biāo)是：用信息來支持企業(yè)的決策和企業(yè)的業(yè)務(wù)操作，用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化代替原有手工管理方式，提高業(yè)務(wù)處理效率。具體如下：1改變過去手工操作，建立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作，更加快捷，做到高效率。公司市場、開票、結(jié)算、財(cái)務(wù)、倉儲(chǔ)等部門全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。2公司在本系統(tǒng)的支持下，能夠到達(dá)合理進(jìn)貨、及時(shí)銷售、庫存量小、減少積壓的目的，尤其是商品存儲(chǔ)這一塊，能夠大大降低公司運(yùn)作本錢，取得最正確效益。3運(yùn)用分布式的微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，防止以往信箋傳遞時(shí)所耗的時(shí)間，提高工作的時(shí)效和針對(duì)性，有助于提高領(lǐng)導(dǎo)的決策，減少失誤。4能夠及時(shí)了解庫存情況和銷售情況。5通過對(duì)市場銷售和

9、市場需求分析，制訂和調(diào)整公司銷售方案。 說明：我們教材在為大家介紹的管理信息系統(tǒng)的開發(fā)過程，是以比擬全面的方法和工具給大家介紹的系統(tǒng)的開發(fā)過程，但是在實(shí)際的應(yīng)用中，特別是由于企業(yè)規(guī)模的大小區(qū)別，還有功能多少的區(qū)別，開發(fā)過程就會(huì)有所差異，就是有些步驟是不需要的，通常來說，對(duì)于大型企業(yè)，由于部門眾多，管理功能復(fù)雜，需要開發(fā)多套信息系統(tǒng)來輔助管理，系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)的例子，第一期7個(gè)子系統(tǒng)康佳、TCL：研發(fā)部、生產(chǎn)部、銷售部、人力資源部子系統(tǒng)的劃分我們就要運(yùn)用U/C矩陣來得到比擬合理的科學(xué)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，但是對(duì)于一些中小型企業(yè)，規(guī)模小功能少，可能一套系統(tǒng)就足夠了幾個(gè)辦公室，或者幾個(gè)窗口，十幾個(gè)人，這個(gè)例子只是搞

10、銷售的，不需要?jiǎng)澐肿酉到y(tǒng)。修大學(xué)校園，要修的樓那么多，教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、學(xué)生寢室、辦公大樓、食堂、圖書館、教師宿舍、體育場等等，需要做非常詳細(xì)的規(guī)劃，這么大一片地，不可能挨著挨著修，你需要根據(jù)地形、根據(jù)面積、根據(jù)學(xué)生人數(shù)、根據(jù)大學(xué)校園的設(shè)施需求來做總的規(guī)劃，但是要是我只修一棟樓或者兩間平房，需不需要做規(guī)劃，就不太需要，至少工作量沒有那么大，可能就只需要看看地方，看看周圍的環(huán)境就可以開工了所以對(duì)于中小型的企業(yè)的管理信息系統(tǒng)的開發(fā)也是一樣的道理，在規(guī)劃階段，工作量要小得多，我們只需要對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用背景作一定的調(diào)查了解，就是前面的工作，工程背景、企業(yè)現(xiàn)狀、開發(fā)原因，在這些初步調(diào)查的根底上根據(jù)用戶的需求提

11、出未來系統(tǒng)的大致的目標(biāo)。用戶所希望的未來系統(tǒng)的樣子。系統(tǒng)分析階段一現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查1、組織結(jié)構(gòu)調(diào)查通過對(duì)企業(yè)現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查，了解到該企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置為：經(jīng)理下設(shè)有票務(wù)部、結(jié)算部、財(cái)務(wù)部、倉庫保管部4個(gè)部門。組織結(jié)構(gòu)如圖：經(jīng)理票務(wù)部倉庫保管部結(jié)算部財(cái)務(wù)部各部門的主要功能：1經(jīng)理：主要負(fù)責(zé)銷售方案的制定和方案的落實(shí)。他需要經(jīng)常了解和掌握銷售情況，為他指導(dǎo)銷售工作和制定新的銷售方案提供依據(jù)。2票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開票。顧客購置產(chǎn)品首先到票務(wù)部去開票，開票人員根據(jù)顧客所有的購貨單包括商品名稱、規(guī)格及數(shù)量等開票，所開票據(jù)包括發(fā)票和提貨單。根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，票務(wù)部還有負(fù)責(zé)退貨的處理，即開具相應(yīng)的紅字發(fā)票。票務(wù)部

12、需將發(fā)票的存根交財(cái)務(wù)部處理。3結(jié)算部：為了加強(qiáng)管理，保證開票、結(jié)算分開。開票之后，顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算方式有：現(xiàn)金結(jié)算、匯票結(jié)算、支票結(jié)算等。顧客付款之后，結(jié)算人員在提貨單上蓋上“已結(jié)算印章，說明結(jié)算手續(xù)已辦。結(jié)算人員每天都將結(jié)算的單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。4財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)部根據(jù)開票及結(jié)算情況負(fù)責(zé)銷售核算及制作核算報(bào)表。銷售報(bào)表主要包括產(chǎn)品銷售明細(xì)日報(bào)表、銷售回款明細(xì)日報(bào)表、銷售回款匯總?cè)請?bào)表、顧客欠款表及銷售方案完成情況分析表等。由于手工操作效率低，財(cái)務(wù)人員隔34天向經(jīng)理報(bào)一次日報(bào)表。各種日報(bào)表都包含有月累計(jì)情況。因此月末的日報(bào)表就是該月的月報(bào)表。5倉庫保管部：倉庫保管部主要

13、負(fù)責(zé)產(chǎn)成品的入庫、出庫和采購。顧客辦理完結(jié)算手續(xù)后，持提貨單到倉庫取貨。此時(shí)，倉庫管理人員檢查提貨單和發(fā)票無誤后，便給予提貨，即出庫。出庫之后登記入帳。當(dāng)用戶退貨時(shí)，通知票務(wù)部開出紅字發(fā)票到結(jié)算部，結(jié)算部退款。當(dāng)缺貨時(shí)向供給商采購產(chǎn)品并入庫。2、管理功能調(diào)查通過對(duì)企業(yè)的調(diào)查，了解了企業(yè)的根本組織結(jié)構(gòu)，這些部門的存在是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的銷售目標(biāo)，企業(yè)的各個(gè)部門都是為了完成一定的管理功能而設(shè)立的，通過調(diào)查，我們了解到現(xiàn)行系統(tǒng)各部門的管理功能如圖：銷售管理財(cái)務(wù)管理票務(wù)管理倉庫管理結(jié)算管理銷售發(fā)票管理退貨發(fā)票管理銷售分析管理銷售統(tǒng)計(jì)管理單據(jù)管理付款管理入庫管理出庫管理采購管理 3、業(yè)務(wù)流程調(diào)查該公司是貿(mào)易

14、型公司，主要業(yè)務(wù)就是圍繞產(chǎn)品所進(jìn)行的采購和銷售。企業(yè)的業(yè)務(wù)過程較簡單，現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理過程是：顧客為購置產(chǎn)品先到票務(wù)部填寫購貨單包括商品名稱、種類、數(shù)量等，開票人員根據(jù)購貨單，首先查閱庫存帳，如有貨，開出發(fā)票，如庫存缺乏，發(fā)出補(bǔ)貨通知給倉庫。開票人員還要根據(jù)倉庫的退貨通知，開出紅字發(fā)票。顧客持發(fā)票到結(jié)算部付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付款后，結(jié)算人員蓋上印章，說明已辦理結(jié)算手續(xù)。倉庫根據(jù)顧客的訂貨單和結(jié)算完的發(fā)票進(jìn)行出庫處理，并根據(jù)庫存情況決定是否訂貨。根據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存帳。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售方案編制各種銷售報(bào)表和銷售分析。并將各種報(bào)表上

15、交經(jīng)理，由經(jīng)理制定下一季度或年度的銷售方案書。顧客 訂貨單補(bǔ)貨通知單票務(wù)部紅字發(fā)票發(fā)票、訂貨單退貨通知財(cái)務(wù)部單據(jù)匯總結(jié)算部顧客銷售分析報(bào)表銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算后的發(fā)票蓋章的提貨單銷售方案表經(jīng)理庫存帳倉管員退貨單出庫單采購單顧客提貨通知單供給商二現(xiàn)行系統(tǒng)的分析隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，其原有的手工操作和業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能滿足其業(yè)務(wù)流量的需求，成為嚴(yán)重影響企業(yè)繼續(xù)提高效益的因素。其存在的問題主要有以下幾點(diǎn)：效勞方面：企業(yè)的顧客從同一地區(qū)擴(kuò)大到省際之間，原有的手工銷售系統(tǒng)需要顧客較多的配合，給顧客造成了很大的不便。在“顧客就是上帝的今天，這顯然是不適宜宜的。效率方面：原有系統(tǒng)流程僅僅注意銷售的業(yè)務(wù)處理，對(duì)起

16、輔助作業(yè)的庫存處理的管理力度不夠。在倉管部門中，職工職權(quán)分配不明確，工作效率不高，沒有對(duì)倉庫的存儲(chǔ)空間進(jìn)行有效利用。倉庫中如果有貨物損壞、被偷的現(xiàn)象發(fā)生，那就要追究倉庫管理員的責(zé)任，他怎么沒能管理好貨物，如果有缺貨的現(xiàn)象發(fā)生，那就要追究采購員的責(zé)任，你怎么沒有隨時(shí)掌控庫存信息，缺貨了就應(yīng)該去訂貨，那如果倉庫里有貨，客戶卻一直拿不到貨，那就要追究發(fā)貨員的責(zé)任了。而且，采購貨物的不及時(shí)減少了企業(yè)的訂單數(shù)量。顧客都要來買了你才去查看倉庫里有沒有貨，要是當(dāng)時(shí)沒貨，可能顧客就要去別家買了倉庫部門的低效率明顯落后于整個(gè)銷售系統(tǒng)，造成了人員及企業(yè)資源的浪費(fèi)。決策方面：手工報(bào)表制作費(fèi)時(shí)，降低了時(shí)效性，而且在繁

17、多的登記賬本和分析統(tǒng)計(jì)中，極容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤，在賬本中查詢企業(yè)所需要的信息的時(shí)間過長。人工對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析的難度較大，而且準(zhǔn)確率不高。分工方面：各部門的分工不均衡，財(cái)務(wù)部要花很多時(shí)間在銷售分析上，企業(yè)只有財(cái)務(wù)部和經(jīng)理了解企業(yè)的銷售情況，而與銷售直接有關(guān)的部門對(duì)銷售方案和銷售分析并不是很了解。票務(wù)部由于他的不了解，他的積極性就不高，也感覺不到壓力市場方面：面對(duì)越來越大的市場，過去在家等客戶上門的銷售模式受到了沖擊，對(duì)于貿(mào)易型的企業(yè)，銷售更是它的生命，企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上要做相應(yīng)的調(diào)整。三新系統(tǒng)的邏輯方案1、新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)根據(jù)系統(tǒng)的目標(biāo)和對(duì)企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的分析，對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了重新的設(shè)計(jì)和定

18、位，由于企業(yè)是個(gè)貿(mào)易公司，銷售是企業(yè)的生命線，原有系統(tǒng)雖然一直是圍繞著銷售進(jìn)行工作的，但對(duì)銷售的管理沒有專業(yè)化和集中化。所以，在現(xiàn)有結(jié)構(gòu)的根底上增加了市場部門，使得銷售工作更便于開展。也使得部門分工較為明確。以前票務(wù)部又要承當(dāng)開票的工作又要接待顧客，他們詢問價(jià)格、商品等情況原有系統(tǒng)的各部門工作量上存在嚴(yán)重的不平衡結(jié)算部和財(cái)務(wù)部，因此，對(duì)原有各部門的職能做了一些調(diào)整，并加強(qiáng)了薄弱環(huán)節(jié)的管理，比方加強(qiáng)倉庫管理的職能。新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)圖如下：經(jīng)理票務(wù)部結(jié)算部財(cái)務(wù)部市場部倉庫保管部發(fā)貨員采購員倉庫管理員經(jīng)過改變后的新系統(tǒng)各部門的主要職責(zé)如下：1市場部：主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品定價(jià)和客戶訂貨效勞 定價(jià)：價(jià)格是市場銷

19、售組合中重要的變動(dòng)因素，價(jià)格確實(shí)定對(duì)企業(yè)的銷售額和利潤有很大的影響。定價(jià)是必須考慮的因素，包括：本錢、需求量、競爭、政府的影響和干預(yù)。目標(biāo)是：爭取最高利潤，獲取較高的市場份額，排除競爭的企業(yè)入市場，防止不利于政府的行為。主要的定價(jià)方法有：本錢定價(jià)法和需求定價(jià)法。房價(jià) 客戶效勞：現(xiàn)代企業(yè)的競爭表現(xiàn)在能否贏得客戶，客戶效勞已成為企業(yè)營銷的重要任務(wù)。具體包括：顧客檔案管理、顧客分析、顧客關(guān)系管理等。會(huì)員、生日禮物2票務(wù)部：主要負(fù)責(zé)開銷售發(fā)票和退貨發(fā)票。3結(jié)算部：負(fù)責(zé)各種結(jié)算，并匯總各種結(jié)算單據(jù)，編寫銷售報(bào)表。4財(cái)務(wù)部：根據(jù)銷售報(bào)表進(jìn)行銷售分析找出規(guī)律，哪個(gè)季節(jié)哪種糖果賣得最好，哪些產(chǎn)品今年的銷售量急

20、劇下降，客戶已經(jīng)不喜歡了，要退出市場了，哪些客戶經(jīng)常欠費(fèi)，哪些顧客的潛在消費(fèi)需求比擬大等，就要為經(jīng)理提供決策的依據(jù)5倉管部：倉庫在控制產(chǎn)品本錢上占有很大的一塊。嚴(yán)格進(jìn)行倉庫管理可以有效地降低產(chǎn)品本錢、提供利潤。根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)倉庫的管理，使得倉庫各管理人員職責(zé)明晰：倉庫管理員：負(fù)責(zé)入庫管理，庫存物資保管、養(yǎng)護(hù)，庫存統(tǒng)計(jì)、分析，庫存控制采購員：保證日常庫存量滿足顧客需求，以應(yīng)付某些意外情況，及時(shí)補(bǔ)貨，進(jìn)行貨物入庫時(shí)的一些處理。發(fā)貨員：根據(jù)發(fā)貨單，進(jìn)行貨物出庫處理。新系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)對(duì)哪些局部進(jìn)行了改動(dòng)優(yōu)化？增加了市場部；結(jié)算部和財(cái)務(wù)部的分工有了調(diào)整，倉庫保管部做了職能分工。2、新系統(tǒng)的管理功能銷

21、售管理結(jié)算管理票務(wù)管理銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表結(jié)算單據(jù)處理退貨發(fā)票管理理銷售發(fā)票管理 報(bào)表分析管理倉庫管理市場管理 顧客效勞管理顧客訂貨管理 銷售分析報(bào)表倉庫管理采購處理發(fā)貨處理由于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，相應(yīng)的管理功能也發(fā)生了變化，根據(jù)新的組織結(jié)構(gòu)圖和實(shí)際的要求，我們對(duì)新系統(tǒng)的管理功能做了相應(yīng)的改變。新系統(tǒng)各部門的管理功能如下：1倉庫管理充分利用分布式的網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各分銷點(diǎn)的貨物的出庫、入庫的統(tǒng)計(jì)，管理貨物的盤點(diǎn)，以形成日出入庫報(bào)表匯總，提高庫存的利用率。其次，通過對(duì)供給商以及所供給貨物進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在倉庫部門初步形成供給商企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，建立企業(yè)與供給商的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，從而了解企業(yè)的需求供給商那邊了解和市場的

22、供給市場的需求，及時(shí)調(diào)整庫存和庫存的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)市場的適應(yīng)能力。2市場管理通過市場部的銷售活動(dòng)，將原系統(tǒng)中顧客傳遞單據(jù)的活動(dòng)置于企業(yè)的內(nèi)部，實(shí)行“一票到底的效勞方式，提高顧客的滿意度，樹立良好的企業(yè)形象。一個(gè)比擬大的改變，就是改由市場部查詢庫存帳。其次，通過銷售部門的活動(dòng)，初步建立企業(yè)顧客的數(shù)據(jù)庫，建立企業(yè)和顧客的信息聯(lián)系和數(shù)據(jù)聯(lián)系，充分了解市場的需求和消費(fèi)者的愛好，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出長遠(yuǎn)決策提供依據(jù)。3報(bào)表分析管理根據(jù)市場部和倉管部提供的報(bào)表和匯總表，對(duì)顧客、供給商、貨物、訂單等各種統(tǒng)計(jì)資料，及時(shí)準(zhǔn)確的上報(bào)，以輔助決策。3、新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 市場部銷售合同顧客訂貨通知報(bào)價(jià)單 補(bǔ)貨通知單票務(wù)部

23、發(fā)票存根紅字發(fā)票發(fā)票、提貨單退貨通知財(cái)務(wù)部單據(jù)匯總結(jié)算部結(jié)算后發(fā)票銷售分析報(bào)表銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表蓋章的提貨單顧客銷售方案表經(jīng)理庫存帳采購員補(bǔ)貨通知單倉管員入庫單發(fā)貨通知單退貨單顧客發(fā)貨員采購單供給商提貨通知單出庫單由于組織結(jié)構(gòu)的變化和管理功能的調(diào)整，新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程也發(fā)生了相應(yīng)的變化。新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程為：顧客根據(jù)銷售部提供的報(bào)價(jià)單確定是否購置產(chǎn)品，如有購置意向與銷售部簽訂銷售合同，市場部查閱庫存帳，如有貨，銷售部根據(jù)銷售合同發(fā)出銷貨通知給票務(wù)部，如庫存缺乏，發(fā)出補(bǔ)貨通知給采購員。票務(wù)部開出發(fā)票與提貨單給結(jié)算部，票務(wù)部還要根據(jù)倉庫的退貨通知，開出紅字發(fā)票。結(jié)算部根據(jù)發(fā)票要求顧客付款，并辦理結(jié)算手續(xù)。付

24、款后，結(jié)算人員蓋上印章，說明已辦理結(jié)算手續(xù)，并把發(fā)票交還顧客，將蓋章后的提貨單給倉管員，倉管員查閱庫存帳，如有貨開出發(fā)貨通知單給發(fā)貨員辦理發(fā)貨手續(xù)，如沒有貨那么須填寫補(bǔ)貨通知單給采購員。另外，倉管員還要根據(jù)庫存情況開出補(bǔ)貨通知單給采購員，采購員根據(jù)補(bǔ)貨通知單填寫采購單給供給商進(jìn)行采購，當(dāng)貨到時(shí)，供給商給出提貨通知單給采購員，采購員填寫入庫單辦理入庫手續(xù)。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填寫出庫單，出庫單一份給倉管員登記入帳，一份給顧客。倉管員根據(jù)出貨情況和采購情況更新庫存帳。結(jié)算人員將每天的結(jié)算單據(jù)及現(xiàn)金交給財(cái)務(wù)部，并編寫銷售報(bào)表給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部根據(jù)單據(jù)、發(fā)票和銷售報(bào)表編制銷售分析給經(jīng)理，經(jīng)理根據(jù)

25、銷售分析表編制銷售方案，并把方案下達(dá)給市場部。4 、新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)分析得出的新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖分層繪制出新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖。經(jīng)理 銷售方案表 銷售分析表 供給商銷售管理系統(tǒng)顧客 訂貨單/退貨單 提貨單 合同、發(fā)票、 采購單出庫單 經(jīng)理P4銷售分析 銷售方案表 銷售分析表D3 銷售統(tǒng)計(jì)表P2開票處理 P3結(jié)算處理 發(fā)票/紅字 訂貨單 合同P1市場管理 訂貨單 訂貨單D1 顧客檔案顧客 顧客信息 報(bào)價(jià)單 D2 庫存帳 缺貨 通知單供給商P5倉儲(chǔ)管理 提貨單 退貨通知 已蓋章的提貨單 采購單 出庫單 已結(jié)算的發(fā)票 已結(jié)算發(fā)票經(jīng)理P4銷售分析 銷售方案表D1 顧客檔案 銷售分析表P12顧客信息

26、處理 合同D3 銷售統(tǒng)計(jì)表P2開票處理 P3結(jié)算處理 P11訂貨處理 顧客 訂貨單 訂貨單 發(fā)票/紅字 訂貨單 報(bào)價(jià)單 已蓋章 提貨單D2 庫存帳P53出庫處理 補(bǔ)貨 出庫單 通知 退貨單供給商P52入庫處理 P51采購處理 提貨單 出庫單P54發(fā)貨處理 采購單 入庫單 退貨單 出庫單5、數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典是數(shù)據(jù)流程圖的補(bǔ)充，由于工程較多，這里只寫幾個(gè)范例。1數(shù)據(jù)項(xiàng)描述數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I01數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：顧客號(hào)別名：顧客代碼簡述：某一顧客的代碼類型及寬度：字符型，4位取值范圍：00019999數(shù)據(jù)項(xiàng)編號(hào)：I05數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：銀行帳號(hào)別名：銀行帳號(hào)簡述：用于公司與顧客進(jìn)行非現(xiàn)金結(jié)算時(shí)，提供的代表本公司在

27、銀行收支情況的號(hào)碼。類型及寬度：字符型，18位取值范圍：454920045492002數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS02數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：顧客訂貨單簡述： 顧客所填顧客信息及訂貨要求等信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：訂貨單標(biāo)志用戶情況商品情況數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)編號(hào)：DS10數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)名稱：采購單簡述： 所需采購商品及相關(guān)信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成：商品代碼商品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額3數(shù)據(jù)流定義數(shù)據(jù)流編號(hào)：F02數(shù)據(jù)流名稱：入庫單簡述: 采購員把購置來的商品入庫時(shí)所填寫的單據(jù)數(shù)據(jù)流來源：采購處理數(shù)據(jù)流去向：入庫處理數(shù)據(jù)流組成：入庫單編號(hào)商品代碼商品名稱商品單價(jià)入庫數(shù)量入庫日期數(shù)據(jù)流量：約10次/月頂峰流量：約15次/月4處理邏輯定義

28、處理邏輯編號(hào)：P3處理邏輯名稱：結(jié)算處理簡述： 結(jié)算銷售金額，并出提貨單輸入的數(shù)據(jù)流：發(fā)票，訂貨單處理描述： 根據(jù)發(fā)票和訂貨單，結(jié)算銷售金額，并開出提貨單用于出庫處理；并登記銷售數(shù)據(jù)。輸出的數(shù)據(jù)流：提貨單，銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表處理頻率：50次/日5數(shù)據(jù)存儲(chǔ)定義數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào)：F03數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱：庫存帳簡述： 記錄商品出入庫數(shù)據(jù)的明細(xì)賬數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成：日期商品代碼商品名稱入庫數(shù)量銷售數(shù)量庫存數(shù)量6外部實(shí)體定義外部實(shí)體編號(hào)：S01外部實(shí)體名稱：供給商簡述： 企業(yè)所銷售商品的供給者輸入的數(shù)據(jù)流：采購單輸出的數(shù)據(jù)流：提貨單6、系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖和數(shù)據(jù)流程圖的分析，可以把整個(gè)系統(tǒng)分為5個(gè)模塊。根據(jù)數(shù)據(jù)流程

29、圖的頂層和第一層，我們可以得到系統(tǒng)的大的邏輯結(jié)構(gòu)。根據(jù)比擬底層的數(shù)據(jù)流程圖，我們可以得到細(xì)化后的功能模塊結(jié)構(gòu)。變換中心、事務(wù)中心銷售管理信息系統(tǒng) 倉儲(chǔ)管理模塊報(bào)表分析模塊結(jié)算管理模塊票務(wù)管理模塊市場管理模塊 系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段1、總體設(shè)計(jì)1硬件配置：8臺(tái)臺(tái)式計(jì)算機(jī)，要求CPU：P4，主頻2.0GHz；內(nèi)存：256MB；硬盤：40GMB；顯示器及顯示卡：彩色VGA，分辨率不低于1024×768，64位PCI接口，緩存1MB以上；軟驅(qū)：1.44MB；CD-ROM光盤啟動(dòng)器：40倍以上。另外，需配置打印機(jī)4臺(tái)；條碼閱讀器1臺(tái)。這些根本配置公司現(xiàn)已具有。2軟件配置：系統(tǒng)采用Microsoft企業(yè)的

30、Windows 2000 Server和Windows 2000 Professional。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)采用微軟企業(yè)的SQL Server 2000.開發(fā)語言采用Delphi6.0。3網(wǎng)絡(luò)配置：構(gòu)建局域網(wǎng)，采用星型網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。4系統(tǒng)模式：采用基于客戶端和效勞器端的C/S結(jié)構(gòu)。2、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)1E-R模型入庫倉庫商品 M N 1保管 M供給 N購置 M倉庫管理員 N N發(fā)貨供給商 M 付款結(jié)算 M結(jié)算員顧客 N M供給商表供給商號(hào)，供給商名稱，聯(lián)系 ，地址，帳號(hào)顧客表顧客號(hào)，顧客名，聯(lián)系 ，地址商品表商品號(hào)，商品名，單價(jià)，數(shù)量，計(jì)量單位職工表職工號(hào)，職工名，性別，年齡，工資，職務(wù)倉庫表倉庫號(hào)，

31、倉庫名，地址， 購置信息表/銷售合同合同號(hào)，顧客號(hào)，商品號(hào)，單價(jià)，數(shù)量，金額，訂購日期供給信息表供給商號(hào)，商品號(hào)，單價(jià)，數(shù)量，采購日期入庫信息表入庫號(hào)，倉庫號(hào)，商品號(hào)，日期，數(shù)量發(fā)貨信息表發(fā)貨號(hào)，職工號(hào)，顧客號(hào)，合同號(hào)，日期付款結(jié)算表結(jié)算編號(hào)，職工號(hào)，顧客號(hào)，合同號(hào)，發(fā)票編號(hào)，數(shù)量，金額3、代碼設(shè)計(jì)代碼設(shè)計(jì)的目的：在管理信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中，為了方便計(jì)算機(jī)的處理，對(duì)系統(tǒng)涉及的對(duì)象用英文字母、數(shù)字來代替，使系統(tǒng)對(duì)象簡單化，也使系統(tǒng)的處理更簡便。該系統(tǒng)中代碼設(shè)計(jì)的對(duì)象主要是企業(yè)的顧客、供給商、商品。根據(jù)對(duì)象的性質(zhì)，采用區(qū)間碼和順序碼結(jié)合。1顧客代碼設(shè)計(jì)顧客代碼的含義如下表135010012顧客某省某市顧客編號(hào)校驗(yàn)碼例：某顧客代碼135010012的說明：原代碼：1 3 5 0 1 0 0 1 權(quán)因子：1 2 3 4 5 6 7 8算術(shù)級(jí)數(shù)法乘積之和：16150500835模： 11 35/11=32校驗(yàn)位： 2因此代碼為：1350100122供給商代碼設(shè)計(jì)235010013供給商某省某市供給商編號(hào)校驗(yàn)碼3商品代碼設(shè)計(jì)0010018供給商代碼商品類別編號(hào)商品品種編號(hào)校驗(yàn)碼4、新系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)該功能分為5個(gè)功能模塊，根據(jù)底層數(shù)據(jù)流程圖對(duì)圖中的每個(gè)功能模塊要進(jìn)行分解。銷