招商會策劃各工作組工作流程

1、精品文檔招商會策劃各工作組工作流程招商會策劃各工作組工作流程提要：在滿負(fù)荷工作的前 提下確保各組員工的合理休息，每組根據(jù)自身情況制定合理 的休息安排，如：登記組和會務(wù)組的工作主要集中在來賓登 記、用餐、休息、返程的時(shí)間，其它時(shí)間則不是很忙 資料來自招商會策劃各工作組工作流程招商會策劃登記組的工作流程1 、根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。2 、登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物 品。3 、與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住 信息，確保客人的入住安排。4 、提前向前臺領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復(fù)雜的登記 過程。5 、一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺，不 是不相信，而是防

2、患以未然，同時(shí)也使客戶愛惜客房物品， 因?yàn)槌闊煚C洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有 押金最終公司要承擔(dān)。6 、來賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢問并新自填寫登記表， 字跡填寫工整，便于確認(rèn)。7 、來賓填寫完登記表后發(fā)放整套資料，說明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看會議須知，不明處查詢會務(wù)組，并告知會務(wù)組所在；由專人負(fù)責(zé)將來賓送入客房，主動 幫助來賓提行李，如客房內(nèi)已有客人要主動做介紹。8 、提醒客人將貴重物品妥善保管。9 、客房安排盡量一次到位，避免對來賓進(jìn)行調(diào)房，如 有特殊情況必須安排的，應(yīng)向調(diào)動雙方做好解釋工作。10 、本地的來賓要對其進(jìn)行指引，告知會務(wù)組、會場、 衛(wèi)生間的具體位置。11

3、、輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的 情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。三、招商會策劃接站組的工作流程（需要配合完成）1 、詳細(xì)檢查接站所用物品： 接站牌、接站人員一覽表 等。2 、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對象，并有其移動聯(lián)系 方式。3 、如由現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無接任務(wù)時(shí)注意自行安 排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠(yuǎn)。4 、接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，并合理安排行車路線，禁止 由現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象。5 、接到來賓應(yīng)熱情主動的協(xié)助其提行李，并將其送上 車，如還需等其它來賓則向其說明。6 、如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)向會務(wù)組反映情況。7 、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會務(wù)

4、組。8 、若客人要求外由游玩必須請示會務(wù)組，得到同意后 方可由行。四、招商會策劃會場組的工作流程1 、與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2 、在會議開始前一小時(shí)進(jìn)入會場，檢測會場設(shè)備：麥 克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、 空調(diào)等。3 、選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動對攝像效 果的影響。4 、由12人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機(jī) 關(guān)閉或調(diào)到無聲，或向其由示警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿喧嘩和走動” 等警示語。5 、引導(dǎo)來賓從前向后坐，如來賓中有熟人，可將其穿 插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會議氣氛， 如：帶頭豉掌

5、, 向授課人點(diǎn)頭示意等。6 、來賓入席后由會場服務(wù)員提供茶水，但是僅僅限于 會前和中間休息的時(shí)候，中間倒水一是影響授課人的情緒， 同時(shí)客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。7 、在授課期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞 上紙條，請其注意會場秩序，如有來賓打盹，可為其提供風(fēng)油精或清涼油提神。8 、為保證授課人的思路來受干擾，授課期間會場內(nèi)除 攝像人員可以來回走動外，其他人員盡量減少走動。9 、注意各個來賓的神態(tài)和聽課的認(rèn)真程度，這個對后 期談判都起到很好的作用，在一次招商會上，有個客戶很刁 蠻和苛刻，有很多人認(rèn)為他不能成為客戶，但是會場組人員 給我講了一個細(xì)節(jié)，這個人的會議記錄最全

6、，一直在聚精會 神的聽課，他至少也是一個身價(jià)千萬的老板，能這樣來參加 招商會，我想是肯定要做的，刁蠻和苛刻不過是在談條件， 因?yàn)橛羞@個心理準(zhǔn)備，那么我在闡述“越是苛刻的客戶越是 將來有可能合作的客戶”觀點(diǎn)的時(shí)候，切入服務(wù)和受益的解 釋，在不違反公司原則的情況下盡一起努力來協(xié)調(diào)，同時(shí)強(qiáng) 調(diào)如果原則可以打折，是不是允許服務(wù)可以打折， 如果可以, 我們馬上簽，結(jié)果雙方都笑了，合同自然也成交了。五、招商會策劃主持人的工作流程1 、主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等。2 、會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項(xiàng)進(jìn) 行公布。3 、擬定每位授課人的經(jīng)歷與職務(wù)簡介，當(dāng)授課人上臺 前進(jìn)行介紹。4 、授

7、課后用簡單的總結(jié)發(fā)動來賓為授講者豉掌。5 、事先準(zhǔn)備好活躍課間的話題、活動。6 、主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關(guān)。六、招商會策劃業(yè)務(wù)組的工作流程1 、在登記組將到會名單提供后，在第一時(shí)間內(nèi)將名單 進(jìn)行分組。分組原則是將關(guān)系好的來賓分在一起，并在每桌 安排一個我方工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可 在其旁邊安排和我方關(guān)系較好的來賓或朋友去調(diào)查其動機(jī) 和促進(jìn)。2 、了解來賓的住宿房間位置，對目標(biāo)人進(jìn)行初步的交 流，探訪。3 、準(zhǔn)備VI手冊，運(yùn)營手冊，各種合同資料的準(zhǔn)備。七、招商會策劃授課人的工作流程1 、會前十五天準(zhǔn)備好授課內(nèi)容，并提供給相關(guān)對口副 總處審核。2 、提前五天將授課內(nèi)容做成

8、，交于會場組播放人員， 或交組公司文稿，由公司人員協(xié)助制作。3 、有條件的情況下提前三招商會策劃各工作組工作流程提要：在滿負(fù)荷工作 的前提下確保各組員工的合理休息，每組根據(jù)自身情況制定 合理的休息安排，如：登記組和會務(wù)組的工作主要集中在來 賓登記、用餐、休息、返程的時(shí)間，其它時(shí)間則不是很忙 資料來自天做演練，確保授課無誤。4 、授課前充分休息，調(diào)整狀態(tài)，保證最佳授課狀態(tài)。八、招商會策劃后勤組的工作流程（需要配合完成）1 、做好各項(xiàng)開支的費(fèi)用預(yù)算，協(xié)助購買并保管所需物 資，保障有力。2 、提前與訂票公司聯(lián)系，并了解始發(fā)車次及航班次， 爭取為來賓提供經(jīng)濟(jì)快捷的返程路線。3 、和會務(wù)組進(jìn)行溝通，提前

9、取得各個客人返程的時(shí)間 和要求，集中購買，以免耽誤時(shí)間。4 、后勤組也是機(jī)動組，隨時(shí)聽從總指揮的安排。九、招商會策劃溝通組的工作流程1 、會前將有意向來賓的情況進(jìn)行充分了解，如果有可 能最好事前先溝通。2 、溝通時(shí)要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先 傾聽，后判斷，再行動。3 、對準(zhǔn)備簽約的來賓先重點(diǎn)突破，促其形成帶頭作用。4 、談判時(shí)可利用“銷售緊迫感”對來賓開展心理暗示。十、招商會策劃公司留守人員的注意事項(xiàng)1 、留守期間詳細(xì)接聽電話，并詳細(xì)記錄。2 、如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應(yīng)熱情接待， 并說明招商會情況，如有需要通知會務(wù)組派車將客人接至?xí)?場。3 、留守期間注意防盜、防電等安

10、全，嚴(yán)禁脫崗。4 、用餐時(shí)可輪換，或叫餐上門。十一、招商會策劃用餐時(shí)注意事項(xiàng)1 、會議用餐前一小時(shí)與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量， 并做好預(yù)備量。2 、用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓，引導(dǎo) 來賓就坐。3 、如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來賓應(yīng)提前安排。4 、對餐廳前臺人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會 務(wù)組專人進(jìn)行安排，客人如自行安排會務(wù)組概不負(fù)責(zé)。5 、待來賓全部入座后員工填補(bǔ)到每桌的間隙，盡量不 要由現(xiàn)員工扎堆用餐。6 、會務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準(zhǔn)備些牛奶或 點(diǎn)心充饑，確保工作人員充沛體力。7 、如果是自助餐，那么結(jié)算的時(shí)候一定要按照實(shí)際發(fā) 生數(shù)量來計(jì)算，要注意一個細(xì)節(jié)，比如提前領(lǐng)

11、取餐票，加蓋 我方的公章，不要直接發(fā)到來賓的手里，尤其是早餐，有一 次開會的時(shí)候，我們算的是1000元，結(jié)果對方說是1200元， 為什么，是因?yàn)楹芏嗫腿嗽绮蜎]有去，結(jié)果把票留在房間， 客戶可能認(rèn)為無所謂，但是服務(wù)員有時(shí)候收拾就有可能有不 同的結(jié)果，好的餐廳也可能告訴你，不是 1000元，而是900 元，因?yàn)槿擞械臎]有來，這樣的情況比較少，所以我們?nèi)藛T 提前在餐廳門口等候，逐個數(shù)完然后計(jì)數(shù)。十二、招商會策劃員工的合理休息在滿負(fù)荷工作的前提下確保各組員工的合理休息，每組 根據(jù)自身情況制定合理的休息安排，如：登記組和會務(wù)組的 工作主要集中在來賓登記、用餐、休息、返程的時(shí)間，其它 時(shí)間則不是很忙，所以

12、可安排適當(dāng)?shù)妮啌Q休息；會場組的工 作主要集中在授課期間，剩余時(shí)間應(yīng)協(xié)助其它組工作或輪換 休息；業(yè)務(wù)組與溝通組的主要工作時(shí)間是在來賓休息時(shí)與來 賓溝通，所以在來賓授課時(shí)可安排與其它組配合或輪換休 息。十三、招商會策劃突發(fā)事件及客戶投訴的處理1 、如遇來賓酒后失態(tài)，來賓貴重物品丟失等突發(fā)事件， 應(yīng)及時(shí)尋找有關(guān)部門配合解決，盡量低調(diào)處理，不引起其它 來賓的注意。2 、如在工作中遇到來賓投訴，無論對錯，先賠禮道歉， 然后彌補(bǔ)，會后再追究過失問題。 公司內(nèi)部的問題內(nèi)部解決， 尤其是在會議結(jié)束以后。3 、公司自己員工之間無論發(fā)生什么事情都不能當(dāng)著客 戶的面互相拆臺，雖然不是故意的，但是起到了這個效果。以上的流程和分工中間有很多交叉，在會議的進(jìn)行過程 當(dāng)中，可能用不了這么多的部門，有可能一個組負(fù)責(zé)幾個組 的職責(zé)，開招商會是一個蘿卜三個坑甚至都不夠，在具體的 操作中，可以進(jìn)行調(diào)整，部門可以調(diào)整，但是內(nèi)容不能減少,開次招商會，就會掉層皮，這句話是真的，我們在 2000年8 月份在河北的一次全國招商