物流管理規(guī)章制度

1、物流管理規(guī)章制度第一章 總則第一條 物流部是公司實現(xiàn)商品、包裝物、宣傳促銷品等實物資源向銷售終端合理配送的功能性、服務性部門。第二條 為保障公司在途、庫存商品的管理，及時了解公司經(jīng)營商品的情況及防范風險，特制定本制度。第三條 公司從事商品經(jīng)營的各業(yè)務部在銷售活動過程中均要嚴格執(zhí)行本制度。 第二章 物流部職能及物流管理范圍第一條 物流部要保障物流體系運作的高效率，與營銷部門緊密協(xié)調(diào)，對前臺網(wǎng)站銷售的客戶訂單進行處理并提供配送服務與監(jiān)控。第二條 保障在途、庫存商品的完整性。使商品從入庫到銷售完畢的過程中，商品質(zhì)量及實質(zhì)形態(tài)無任何改變，盡量確保商品在存儲及運輸過程中無損耗。第三條 科學合理地進行商品

2、的調(diào)配、儲存、運輸，不斷降低運營成本，減少貨損。第四條 組織商品售后逆向物流過程，輔助協(xié)調(diào)售后服務。輔助協(xié)調(diào)營銷部做好退/換貨、物品缺失等異常情況的處理。第五條 物流體系指與商品經(jīng)營相關(guān)的業(yè)務活動流程，包括商品的入庫、儲存、發(fā)貨、配送、訂單查詢等相關(guān)信息的處理。第六條 物流管理包括物流過程管理和公司內(nèi)部物流單據(jù)管理。物流過程管理是指對入庫商品至銷售商品的過程進行全程控制，即對實物的流動過程及其數(shù)量、質(zhì)量進行實時監(jiān)控；內(nèi)部物流單據(jù)管理是對物流單據(jù)的具體要求以及內(nèi)部流轉(zhuǎn)進行規(guī)范。第三章 物流部組織架構(gòu)及崗位描述第一條 物流部組織架構(gòu)圖物流經(jīng)理物流主管倉儲主管物流專員倉庫管理員第二條 崗位職責描述：

3、1、物流經(jīng)理1) 物流管理工作計劃與預算的制定、審批與實施。2) 物流系統(tǒng)的設計、調(diào)整、制度的建立，協(xié)助相關(guān)部門對商品儲存、運輸、調(diào)配等工作進行管理。3) 保障物流部正常運作的同時具產(chǎn)生有高標準、高效率的業(yè)績，對相關(guān)業(yè)務信息及時向營銷部、財務部等接口部門進行反饋與溝通。4) 對物流倉儲工作進行指導和檢查。5) 掌握發(fā)貨與庫存的動態(tài)變化，協(xié)助采購部門做好采購訂貨計劃。6) 負責物流部員工的管理與考核。2、倉儲主管1) 對于公司商品的入庫、存貨、提貨過程進行全面的管理，并負有領(lǐng)導職責。2) 做到出、入庫準確高效，日清日結(jié)，保證商品的安全與記錄的正確、清晰。3) 做好訂單處理的協(xié)調(diào)安排，持續(xù)改進操作

4、流程與方法，不斷提升庫存內(nèi)運營效率與質(zhì)量。4) 與采購部門對接好入庫商品，組織好入庫商品的質(zhì)檢工作，保持與相關(guān)部門的溝通，確保入庫、存庫商品的質(zhì)量。5) 熟悉商品擺放原則，快速、高效完成訂單分揀工作。6) 各項進出庫單據(jù)的保存與留檔。7) 完成上級領(lǐng)導安排的其他臨時工作。3、配送主管1) 了解商品屬性，對打包商品的包裝安全負責，持續(xù)改進包裝過程中的流程和安全質(zhì)量，不斷提升工作效率和標準。2) 按照公司客戶服務標準對客戶涉及物流部門的投訴、建議進行處理與跟蹤。3) 負責第三方物流配送商的開發(fā)工作，對配送商服務質(zhì)量進行考評和篩選。4) 收集客戶投訴及建議，協(xié)助物流部門持續(xù)改進操作模式與客戶服務手段

5、。5) 訂單的分單、合單處理，合理有效的控制物流配送成本。6) 與倉儲協(xié)調(diào)溝通，保證訂單處理及配送的高效率及準確。7) 訂單配送異常的處理流程設計及實施，保證部門工作的順利進行和有序開展。8) 物流配送成本的核算及運費結(jié)算工作，確保財務工作的準確性。9) 與第三方物流公司倉儲代發(fā)貨進行及時的跟蹤，包括商品發(fā)貨、包裝、時效、到貨安全性以及售后服務和倉庫盤點工作，確保訂單及時有效地發(fā)出到客戶手里。10) 完成上級領(lǐng)導安排的其他臨時工作。第三條 物流部門崗位設置原則及考核宗旨1、物流部門組織機構(gòu)按照定崗不定人的原則進行，對主管以下的工作人員采取一人多崗進行分配，如工作量持續(xù)增加，導致該人員工作完全飽

6、和，進行增員，崗位剝離，以增加人員利用效率、降低成本。2、對于人員績效考核指標的設定，只設置崗位操作指標，采取“誰操作、誰負責”的方式對員工進行績效考核。第四章 物流過程管理第一條 商品在入庫前，商品本身粘貼的標簽必須有與采購申請單、銷售網(wǎng)站上同樣的商品名稱、條形碼、保質(zhì)期至等等相關(guān)商品信息。第二條 商品在入庫前，必須經(jīng)過相關(guān)采購人員對質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等商品信息與供貨商進行確認后入庫存儲。對于特殊存儲條件的商品需與采購質(zhì)檢人員做好保存要求記錄，并按要求進行存儲。第三條 商品存入倉庫后，應及時將商品信息輸入到后臺管理系統(tǒng)中，使客服人員快速查詢到商品庫存情況。第四條 商品出庫，客服或者銷售應當出具

7、客戶訂單，物流人員應嚴格按照商品發(fā)貨流程進行操作。 第五章 內(nèi)部物流單據(jù)管理第一條 客服部負責對商品的發(fā)運過程進行監(jiān)督，物流部負責在客戶確認收到商品的當天，將商品派送完畢后的信息輸入后臺數(shù)據(jù)庫中。以便客服部及時了解客戶訂單狀態(tài)。第二條 商品入庫時，采購部質(zhì)檢人員需要填制入庫單，入庫單所陳列內(nèi)容需與采購單相符，由物流部倉儲主管簽字確認。第三條 銷售商品時，由客服部對訂單進行確認，需審核訂單信息是否正確，確認可正常發(fā)貨后提交到物流部，物流部根據(jù)生效的訂單進行商品發(fā)貨和配送，將其中訂貨單與第三方物流交接單存放到一起。第四條 物流部每月需將不同第三方配送完畢的物流發(fā)貨匯總單到財務部。財務部根據(jù)客服部或

8、銷售部提供的客戶訂單和物流發(fā)貨匯總單（代收貨款情況）進行對賬，財務部需監(jiān)控每筆貨單賬款及時到賬。第五條 物流倉庫管理人員定期制作庫存商品明細表，以便客服部、銷售部、財務部對貨物發(fā)票數(shù)量、實際入庫數(shù)量、實際出庫數(shù)量、提單數(shù)量進行查詢，對其差異進行分析使用。 第六章 庫存商品的盤存管理第一條 為確保公司賬面存貨與實際相符，避免公司資產(chǎn)流失，公司對庫存商品實行不定期盤存管理。賬務與倉儲需每月進行一次庫存盤點，將盤點情況上報物流負責人。第二條 盤點當天停止一切商品進出庫操作，直至賬務系統(tǒng)開帳；第三條 盤存管理主要為確定存貨是否存在，倉庫出入庫數(shù)量與公司賬面是否一致，存貨的實際品質(zhì)等。第四條 庫存商品盤

9、存管理由物流部負責人、倉庫管理員、財務部負責。第五條 盤存前，通過財務部取得上月報表日商品帳面數(shù)據(jù)，作為實際盤存基礎(chǔ)。第六條 在實際盤存商品時，要注意觀察存貨的品質(zhì)狀況，要征詢倉庫管理人員、采購人員等意見，以了解和確定存貨中屬于殘次、毀損狀況。第七條 在盤存時，應清點庫存商品實際數(shù)量，應從倉庫取得盤點日前商品的出入庫記錄，并將盤存結(jié)果逐項記錄在庫存盤存情況表中，現(xiàn)場相關(guān)人員簽字確認后留存，通過倒推法計算出上月報表日的存貨數(shù)量。對正常損耗部分應取得相關(guān)單據(jù)并留存。第八條 根據(jù)抽查取得的相關(guān)數(shù)據(jù)，如出現(xiàn)異常情況，物流部應填制存貨異常情況表，對盤點前帳面數(shù)據(jù)、尚未入帳數(shù)、帳面應庫存數(shù)、實際盤點數(shù)、盤

10、點差異、品質(zhì)狀況一一列示，并對盤存情況予以說明。第九條 如賬面數(shù)據(jù)與實際庫存不符，物流部應會同各部門對差異原因進行分析，差異如屬于正常損耗應直接進行賬務處理；如差異系非正常原因形成，應向上級主管匯報，由公司臨時審核小組組織進行清查，按清查結(jié)果進行處理。第七章 物流管理的責任第一條 公司物流過程必須嚴格執(zhí)行本規(guī)定，各部門應承擔相應的責。第二條 物流部沒有擅自將商品進行出入操作權(quán)限，任何出入庫操作必須根據(jù)各相關(guān)部門的申請單辦理出入庫手續(xù)。第三條 物流部負責審核相關(guān)單據(jù)，在授權(quán)范圍內(nèi)進行出庫單、發(fā)運單據(jù)的審批，對審批結(jié)果負責。第四條 財務部負責對物流部提供的單據(jù)進行檢查、對賬，負責監(jiān)控物流部對庫存商

11、品進行實地盤點。第五條 物流部作為公司物流管理的具體負責部門，對公司物流進行協(xié)調(diào)和組織，并負責對公司庫存商品進行實地盤點，并對實地盤點的真實性負責。第六條 公司負責人根據(jù)物流部提供的存貨異常情況表中非正常損耗有最終處理權(quán)。第八章 物流部門工作流程第一條 采購入庫：涉及部門：采購部（QC質(zhì)檢員）物流部、（倉儲、物流專員）、財務部項目流程描述責任部門商品編碼/條形碼由銷售部和采購部提供組合完成后的商品編碼再加商品入庫日期合并為商品統(tǒng)一條形碼。同一類型的商品（如：商品類別、商品名稱、商品規(guī)格、銷售價格、供應商進貨渠道等等一樣的商品）固定為同一組條形碼，任何不一樣類別的商品，其所屬的條形碼也相應的變化

12、；采購部商品編碼每一組條形碼對應一個商品編碼，此編碼為各部門之間的對接依據(jù)。采購部商品名稱按照官網(wǎng)的上統(tǒng)一商品名稱采購進貨商品，要求同一款商品在官網(wǎng)、采購單、商品本身的商品名稱必須一致，避免因為采購貨物的商品名稱和官網(wǎng)上不一致而造成物流部在發(fā)貨時出現(xiàn)發(fā)錯貨現(xiàn)象。采購部保質(zhì)期因有一些采購商品上沒有顯示保質(zhì)期以及生產(chǎn)日期，為有效對商品保質(zhì)期的控制，由質(zhì)檢部負責對采購商品進行管控。采購部采購申請按照采購流程在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購申請單，并通知供應商攜帶采購申請單送貨到采購指定地址，供應商在送貨時與物流部送貨約定送貨時間，采購單上必須注明“超過保質(zhì)期（例如：1年）拒絕入庫”采購部標簽標簽在商品入庫前全部貼在

13、進貨商品上面（標簽內(nèi)容：商品名稱條形碼等詳細內(nèi)容，如商品本身沒有保質(zhì)期的，商品在入庫前必須在標簽注明保質(zhì)期），沒貼標簽的商品物流部有權(quán)拒收。采購部/供應商商品質(zhì)檢供應商按照約定的時間送貨到倉庫后，由質(zhì)檢員對商品進行質(zhì)量檢驗由于物流部人員不能詳細對采購商品的質(zhì)量做到深刻了解，需要采購部質(zhì)檢員在倉庫現(xiàn)場對入庫商品進行質(zhì)檢（包括質(zhì)量、商品真?zhèn)巍⑦M貨渠道、規(guī)格、商品名稱、商品類別、保質(zhì)期、條形碼等等）采購部/質(zhì)檢員數(shù)量核對倉儲專員根據(jù)采購單信息中商品編號與采購商品進行數(shù)量核對，并填寫商品入庫貨位號。物流部/倉儲專員系統(tǒng)錄入賬務專員根據(jù)倉儲專員的收貨信息錄入系統(tǒng)物流部/賬務專員打印確認單入庫確認后打印一

14、式三聯(lián)確認單，由供應商、財務、物流部各自保留物流部/賬務專員第二條 退回供應商：涉及部門：采購部、物流部（賬務、倉儲）項目 流程描述責任人退貨標準商品質(zhì)量有問題的商品；臨近保質(zhì)期限的商品；庫存積壓的商品，向供應商溝通辦理退換貨操作。采購部退貨申請采購部根據(jù)退貨流程在系統(tǒng)中創(chuàng)建退貨申請單，通知供應商按照退貨申請單及時到倉庫辦理退貨采購部退貨查詢賬務專員根據(jù)退貨單信息在系統(tǒng)中查詢貨物貨位號物流部/賬務專員數(shù)量核對倉儲專員與供應商雙方核對退貨信息，并簽字確認物流部/倉儲專員打印確認單出庫確認后打印一式三聯(lián)確認單，由供應商、財務、物流部各自保留物流部/賬務專員第三條 訂單出庫：涉及部門：客服部、物流部

15、（倉儲、賬務、配送）操作項目流程描述負責人確認訂單客服部隨時關(guān)注系統(tǒng)訂單，客戶訂單生成后由客服部確認訂單是否有效（收貨人信息、商品信息等），如遇訂單信息不完整的情況下，由客服部及時與客戶溝通完善訂單信息，以保證物流部訂單及時配送。客服部核對是否收款如有客戶先付款的訂單，財務部及時核對收款信息財務部二次確認訂單配送專員在二次確認客戶訂單，確認訂單信息是否完善，已付款訂單是否到賬，核對無誤后進行二次確認，有異常的訂單及時與相關(guān)部門反饋，并將訂單返回物流部/物流專員打印發(fā)貨單經(jīng)過二次確認的訂單，配送專員打印發(fā)貨單，交由倉儲專員開始分揀物流部/物流專員打印揀貨單經(jīng)過二次確認的訂單，倉儲專員打印揀貨單，

16、開始配貨物流部/倉儲專員配貨、分揀倉儲專員根據(jù)揀貨單和發(fā)貨單開始配貨、分揀操作，分揀完成后將分揀商品和揀貨單與配送專員交接。物流部/倉儲專員確認揀貨信息賬務專員根據(jù)揀貨單在系統(tǒng)中錄入實際配貨信息，確認通過后系統(tǒng)自動生成出庫單編號以及出庫單物流部/物流專員打印出庫單將該批次的生成的出庫確認單打印一式三聯(lián)出庫單由財務部、物流專員、倉儲專員分別保留物流部/賬務專員商品配送配送專員與第三方物流交接商品發(fā)貨清單，由配送專員負責追蹤訂單的配送狀態(tài)，并根據(jù)第三方物流公司反饋的信息及時修改系統(tǒng)中訂單狀態(tài)。物流部/物流專員第四條 退換貨處理流程：涉及部門：客服部、物流部、采購質(zhì)檢，財務部。項目流程描述責任人客戶

17、投訴客服部根據(jù)退換貨原則與客戶溝通，符合退換貨原則的，通知客戶通過郵寄的方式寄到客服部指定地址客服部商品質(zhì)檢質(zhì)量部質(zhì)檢返回商品的品質(zhì)（例如：是否是倉庫發(fā)貨、商品是否破壞等等）是否符合退換貨原則，并將結(jié)果反饋客服部采購部/質(zhì)檢退換貨操作符合退換貨原則的商品根據(jù)客戶的要求辦理退換貨業(yè)務，不符合退換貨的商品與客戶溝通并將商品郵寄回客戶處?？头可唐啡霂靷}儲專員將返回的商品辦理不良品入庫手續(xù)物流部/倉儲專員系統(tǒng)入賬賬務專員根據(jù)訂單做系統(tǒng)退貨入庫。物流部/賬務專員訂單狀態(tài)配送專員根據(jù)訂單修改訂單狀態(tài)。物流部/物流專員第五條 與第三方物流公司倉儲代發(fā)貨流程 操作項目流程描述負責人確認訂單客服部隨時關(guān)注系統(tǒng)訂單，客戶訂單生成后由客服部確認訂單是否有效（收貨人信息、商品信息等），如遇訂單信息不完整的情況下，由客服部及時與客戶溝通完善訂單信息，以保證物流部訂單及時配送