測繪成果資料檔案管理制度

1、測繪成果資料檔案管理制度為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果、資料檔案的安全，促進(jìn)測繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)， 根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國測繪成果管理?xiàng)l 例并結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定制定本制度。第一章測繪成果資料歸檔制度第一條測繪成果及資料檔案根據(jù)國家要求，制定歸檔范圍及保管限期表（見附錄一）。第二條測繪成果及資料檔案必須按要求 及一定的編號原則進(jìn)行編號歸檔；歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標(biāo)題簡明確切，案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。 第三條不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。第四條對歸檔的成果資料應(yīng)做好完整的登記

2、表登記，并錄入計(jì)算機(jī)中以便查閱，同時(shí)對將登記表進(jìn)行統(tǒng)一管理保存（登記表見附錄二）。第五條長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。第六條 成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴(yán)格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)并填寫 移交（接收）登記簿（見附錄三）。第七條 數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于 5%讀取檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更換載體或恢復(fù)搶救。 第八條 接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、 歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸 檔工作。第九條所有檔案必須登記，詳細(xì)到文件級，盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表格進(jìn)行登記。第十條 保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案

3、保管狀況，對破損、變質(zhì)檔案資料 及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。第十一條各部門必須設(shè)專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責(zé)分明，并應(yīng)設(shè)置資料室和鐵柜，存放測繪資料。第十三條 將測繪成果資料檔案工作列入總經(jīng)辦工作日程，并由總經(jīng)辦或其指派人員對檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。第十四條歸檔流程見附錄四第二章測繪成果資料檔案借閱制度第一條為了開發(fā)檔案信息資源和企業(yè)的發(fā)展，更好地為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)， 根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法，結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定，制定本制度。第二條 檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作的需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯 檔案文件匯編和各種檔

4、案參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司服務(wù)。第三條檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬于開放利用范圍。對外提供利用 須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條 對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實(shí)說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱； 借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。第六條 利用者借閱檔案，須辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表（見附錄五）和檔案利用效果登記。 借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng) 主管經(jīng)理

5、及 保密責(zé)任人簽署意見， 報(bào) 總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可借閱（見附錄六） 。第七條 利用檔案一般在檔案室查閱， 確需外借利用者，須經(jīng)檔案公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會(huì)計(jì) 檔案借閱，不得拆散原卷冊，并按期歸還。第八條 利用者必須注意保護(hù)檔案， 不得拆散案卷，不得折疊文件，不得在文件上圈點(diǎn)、 勾劃或作其它標(biāo)記，不得污染文件。未經(jīng)許可，不得轉(zhuǎn)借他人和隨意復(fù)制、摘抄檔案。第九條 科技檔案項(xiàng)目的臘底圖、計(jì)算單、概、預(yù)、決算檔案，概不外借；確需復(fù)制件 的，須經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后需將復(fù)制件交回檔案室處理。第十條 未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 且

6、只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。第十一條 測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、 遺失、拆散 或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、 圈劃、污損等， 未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。第十二條 借閱國家密級測繪成果，不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)國家密 級測繪成果提供部門批準(zhǔn)，并按原密級進(jìn)行管理。第十三條 查閱者應(yīng)按規(guī)定及時(shí)清退檔案，清退檔案時(shí)，檔案人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核 對，如發(fā)現(xiàn)與原卷冊不符，須酌情處理。第十四條 查閱者必須保守檔案機(jī)密，凡損壞檔案和私自泄露檔案內(nèi)容，給國家、公司（集體）、

7、個(gè)人造成損失和惡劣影響的，應(yīng)按檔案法和檔案法實(shí)施辦法的有關(guān)規(guī)定 辦理，情節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。第十五條檔案室應(yīng)注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結(jié)開發(fā)利用檔案的經(jīng)驗(yàn)， 進(jìn)一步做好檔案開發(fā)利用工作。第十六條借閱流程見附錄七第三章檔案室管理制度第一條為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，使檔案更好地為社會(huì)和公司服務(wù)，特制定本制度。第二條 保管檔案必須有專用庫房， 并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施， 保證檔案安全。第三條檔案室是保管檔案專用區(qū)域，任何人不得在檔案室內(nèi)存放與檔案管理無關(guān)的物 品。第四條 檔案柜（架）排列應(yīng)與窗戶垂直，柜（架）與柜（架） 、柜（架）背與墻壁保

8、 持一定的距離。第五條 檔案案卷按檔案門類和載體進(jìn)行各項(xiàng)目錄編制規(guī)定（總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄等）科學(xué)分類、排列、編號入柜（架），有序管理，不得任意挪動(dòng)案卷的位置。案卷調(diào)出利用或加工整理， 返還時(shí)必須及時(shí)歸回原處。第六條 檔案進(jìn)出庫房，要建立嚴(yán)格的登記制度， 包括檔案收進(jìn)入庫， 庫存檔案調(diào)出室 外及日常的調(diào)閱、歸還。第七條對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處 理后方可入庫。第八條 檔案室內(nèi)應(yīng)備有溫濕度計(jì)和記錄本 （簿），堅(jiān)持每日觀察記錄， 做好溫濕度調(diào) 控工作，維持良好的保管環(huán)境并 不斷改善保管條件，檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì)。 環(huán)境的 溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定，庫房

9、的溫度應(yīng)控制在 14-24 C之間，相對濕度應(yīng)控制在 40-60%之間。第九條光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放。第十條檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等八防”的設(shè)備和措施，宣傳貫徹上級有關(guān)安全防火的規(guī)章制度，樹立防火意識(shí)。第十一條 檔案室管理人員每年春末在檔案柜（架）內(nèi)置放防蟲藥品，并定期進(jìn)行檢查， 發(fā)現(xiàn)情況及時(shí)處理。第十二條 檔案室應(yīng)安裝防火防盜裝置， 置放滅火器材，加強(qiáng)防火、防盜工作。檔案室周圍要滅絕火源，下班時(shí)要關(guān)閉電閘。室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品帶入檔案室。第十三條 要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便采取有效措施，防患于未然

10、。第十四條定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置，管理人員要了解其性能并能熟練使用。第十五條檔案室管理人員必須保持檔案室的安保性能，不得損壞任何安全設(shè)施。檔案室內(nèi)的白熾燈不得任意更換成日光燈，不得自行任意變動(dòng)照明線路。第十六條 不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備，嚴(yán)禁亂接、亂搭臨時(shí)線。第十七條 檔案室照明不采用自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不得隨意拉開。第十八條檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內(nèi)清潔衛(wèi)生工作。第十九條 檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進(jìn)行，其他人未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)出檔案室。第四章檔案工作人員要求第一條認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法及保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌

11、握檔案管理工作的基本技能。第二條檔案管理人員簽署保密協(xié)議。第三條忠于職守，負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)具體工作。第四條積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)。第五條負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。第六條負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好 八防”工作，確保檔案的完整與安全。第七條熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動(dòng)熱情為用戶提供服務(wù)。第八條積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。第九條加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作制度。第十條嚴(yán)格遵守保密制度，做好公司秘保證公司的機(jī)密安全。第五章檔案鑒定銷毀

12、工作規(guī)定第一條為了優(yōu)化檔案室藏檔案，加強(qiáng)檔案的保管和有效利用，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對己超過保管期限的檔案，應(yīng)本著“審查從細(xì)、留存從寬”的原則，及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀工作。第二條檔案鑒定銷毀工作必須在本公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能負(fù)責(zé)人及檔案室人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔 案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共同進(jìn)行。第三條測繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的檔案保管期限表進(jìn)行。第四條鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對檔案的內(nèi)容、名稱、來源、完整準(zhǔn)確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進(jìn)行審查鑒定。對重新考證、修訂的應(yīng)在案卷備考表中說明。對鑒定結(jié)果要寫書面報(bào)告。需延

13、長保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明第五條銷毀檔案必須從嚴(yán)掌握。慎重從事。鑒定結(jié)束后，對確無保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室審查后簽字蓋章， 報(bào)公司審批或備案，再銷毀。第六條銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點(diǎn)銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。第七條對保管期滿但屬國家重大工程項(xiàng)目的測繪檔案，要根據(jù)需要適當(dāng)延長保管期限。第八條應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。第九條銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經(jīng)省測繪行政管理部門批準(zhǔn)。第十條被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤，為防止遺失

14、和泄密，嚴(yán)禁將檔案賣給廢舊物資收購部門或收購人員。檔案被銷毀后，監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。第十一條 鑒定報(bào)告、銷毀清冊及審批文件，應(yīng)存檔保存。第六章資料檔案復(fù)制制度第一條 為了保守資料檔案機(jī)密， 維護(hù)黨、國家和公司的利益，做好檔案復(fù)制利用工作， 發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。第二條檔案復(fù)制由專人嚴(yán)格按照復(fù)制制度執(zhí)行。第三條檔案復(fù)制工作人員必須遵守檔案保密守則，維護(hù)檔案的絕對安全。復(fù)制一般檔案，需經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能辦理復(fù)制登記手續(xù)和復(fù)制。并確保復(fù)制質(zhì)量。非檔案工作人員謝絕參觀。第四條檔案室一般不向借閱者提供機(jī)密和科技檔案的概、預(yù)、決算檔案的復(fù)制件；確需要復(fù)制件

15、的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后需將復(fù)制件交回檔案室處理。第五條 借閱者需要復(fù)制檔案時(shí)， 必須說明利用的目的和范圍，不得要求復(fù)制與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。第六條檔案復(fù)制工作人員必須遵守復(fù)制機(jī)械的操作、保養(yǎng)規(guī)程，時(shí)刻關(guān)注復(fù)制機(jī)械運(yùn)作狀態(tài)，注意保養(yǎng)。第七章檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定第一條 檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情 況的統(tǒng)計(jì)，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。第二條各類檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，檔案統(tǒng)計(jì)工作的匯總表，由單 位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)填報(bào)。第三條 要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性和及時(shí)性，做到完整、連續(xù)、報(bào)

16、送及時(shí)。第四條對于上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，由本單位主管負(fù)責(zé)人和統(tǒng)計(jì)人員簽字并對統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第五條 定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次、卷數(shù)，總結(jié)檔案 利用效果。第六條各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表，均要保留一份存檔備查。第八章檔案保密制度第一條 為了保守檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國家、人民和企業(yè)的利益，嚴(yán)格執(zhí)行保密法、檔案法，確保檔案的完整與安全。第二條 檔案文件密級的界定、變更、解密，必須嚴(yán)格按照國家規(guī)定執(zhí)行。第三條 檔案密保存的檔案不屬于開放利用的范圍，只限于公司職工利用， 不對外提供利用。外單位需要查閱、利用者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條 查閱、利用檔案，必須嚴(yán)格履行登記

17、手續(xù)。利用者須持本公司介紹信（查閱科 技檔案須經(jīng)本公司總工程師批準(zhǔn)），跨單位或部門查閱檔案。 須同時(shí)經(jīng)歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)的同意， 借閱機(jī)密檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條 利用者借閱檔案必須說明利用的目的和范圍，不得要求查閱與利用目的、 范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。第六條利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全，不得在個(gè)人存儲(chǔ)設(shè)備或其他記錄工具等私人 用品上記錄檔案機(jī)密。不得擴(kuò)散檔案機(jī)密。第七條 檔案案卷只限于在閱覽室閱讀，未經(jīng)許可不得抄錄檔案內(nèi)容。確需借出檔案， 必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出檔案須按時(shí)歸還。第八條非檔案工作人員，嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫房。第九條 非檔案人員必須注意檔案庫房門窗的關(guān)閉情況和防火工作。尤其是在重

18、大節(jié)假日，檔案人員更應(yīng)做好安全保密工作。第十條 任何人不得攜帶檔案文件外出參觀、游覽、探親訪友、辦私事。第十一條檔案室一般不向利用者提供機(jī)密檔案的復(fù)制件；確需復(fù)制件的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后須將復(fù)制件交回檔案室部門處理。第十二條 凡需銷毀的檔案，必須登記造冊，報(bào)經(jīng)檔案鑒定小組審查、 批準(zhǔn)并進(jìn)行監(jiān)銷。第十三條檔案工作人員不得以任何理由為借口對外泄露檔案機(jī)密，對泄露檔案機(jī)密 者，要根據(jù)情節(jié)輕重，依法處理。第十四條 測繪成果及資料檔案管理制度適用于廣州博誠測繪儀器有限公司，請各部門、員工遵照執(zhí)行。第十五條本制度最終解釋權(quán)歸廣州博誠測繪儀器有限公司所有。附錄測繪資料歸檔范圍、份數(shù)、保管期限表序

19、 號測繪資料名稱份數(shù)保管期限（一）天文測量1儀器檢驗(yàn)及常數(shù)測定手簿全份永久2表差及經(jīng)度測定手簿3緯度及方位角測定手簿4科學(xué)時(shí)號收錄及計(jì)算手簿5天文墩測站點(diǎn)歸心兀素測定記錄、測站點(diǎn)照準(zhǔn)點(diǎn)歸心投影用紙及人差測定資料6計(jì)時(shí)紙條（二）長度測量1長度測量手簿全份永久2基線尺、補(bǔ)尺、野外比尺手簿及儀器檢定資 料（包括物理測距）3軸桿頭水準(zhǔn)測量手簿及基線端點(diǎn)水準(zhǔn)聯(lián)測 手簿4折形基線角度測量手簿和歸心投影用紙（三）三角測量1點(diǎn)之記（點(diǎn)位說明）2份永久2標(biāo)志占地同意書和委托保管書1分3覘標(biāo)類型圖、標(biāo)石類型圖、重埋標(biāo)石投影用 紙和文字依據(jù)4水平角及水平方向觀測手簿（包括方位點(diǎn)聯(lián) 測手簿）全份一、二等永久，三、四等

20、及按舊細(xì) 則測的二等五年5記?。òy立平差）永久6歸心投影用紙一、二等永久，三、四等五年7天頂距觀測手簿8儀器檢定手簿9與其他單位聯(lián)測手簿（四）水準(zhǔn)測量1點(diǎn)之記（點(diǎn)位說明）2份永久2路線圖3標(biāo)志占地志愿書和委托保管書1份4水準(zhǔn)儀及標(biāo)尺檢定資料全份5水準(zhǔn)觀測手簿一、二等永久，三、四等五年續(xù)表1序 號測繪資料名稱份數(shù)保管期限（五）天文大地內(nèi)業(yè)計(jì)算1天文及長度測量計(jì)算資料全份永久2三角、水準(zhǔn)資用成果計(jì)算資料五年3水準(zhǔn)及三角高程計(jì)算資料一、二等永久，三、四等五年4全國天文大地網(wǎng)平差計(jì)算資料永久5局部地區(qū)平差計(jì)算資料至重新平差后五年6外業(yè)技術(shù)總結(jié)2份永久7局部地區(qū)平差后最后平差后編制的成果表 及技術(shù)總結(jié)（六）七7測量1重力觀測及計(jì)算手簿全份A、I、n級點(diǎn)永久，加密點(diǎn)至全國 天文大地網(wǎng)平差后為止2重力點(diǎn)坐標(biāo)測量及計(jì)算手簿3重力點(diǎn)高程測量及計(jì)算手簿4儀器檢定及計(jì)算成果5重力點(diǎn)精度估算成果本6重力異常精度成果本7重力成果來源說明8重力點(diǎn)點(diǎn)之記2份A、I、n級點(diǎn)永久，加密點(diǎn)至重測 后有新的可以代替時(shí)為止9委托保管書1份A、I、n級點(diǎn)永久，加密點(diǎn)至重測 后有新的可以代替時(shí)為止10重力異常成果及異常圖2份永久11天文重力水準(zhǔn)計(jì)算全份12皮術(shù)總結(jié)2份（七）航空攝影1航空攝影底片（包括測圖