集團公司會議管理制度

1、澤遠集團會議管理制度目 錄第一章總則1第二章會議形式1第三章會議組織2第四章會議效率管理4第五章會議室管理6第六章附則6附錄：會議記錄簿7第一章 總則第一條 為使?jié)蛇h集團公司（以下簡稱“公司”）的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議的效率，特制定本辦法。第二條 會議本著精減、有效、節(jié)儉原則運行。第二章 會議形式第三條 董事長辦公會（一） 出席人員：董事長、副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、業(yè)務總監(jiān)、財務總監(jiān)、行政經(jīng)理、人資經(jīng)理、財務經(jīng)理、總助、總經(jīng)理秘書、各分公司總經(jīng)理等常設成員。（二） 周期：根據(jù)需要隨時召開；（三） 會議內(nèi)容：公司經(jīng)營計劃事項，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項，人事管理事項，公司合理化

2、建議管理事項，公司其他重大經(jīng)營決策和管理問題等。（四） 主持人：董事長第四條 董事長質(zhì)詢會（一） 出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財務總監(jiān)、人力資源部部長、財務部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經(jīng)理等常設成員；（二） 周期：每周一次；（三） 會議內(nèi)容：上周業(yè)務工作總結、下周業(yè)務工作安排、公司情況傳達；（四） 主持人：總裁或執(zhí)行總裁第五條 全體員工會議（一） 出席人員：公司全體員工；（二） 周期：每半年或一年、或不定期；（三） 會議內(nèi)容：公司經(jīng)營、管理情況通報，討論職工關心的切身利益問題、與公司發(fā)展相關的合理化建議；（四） 主持人：總裁。第六條 每周晨會（一） 內(nèi)容

3、：對本周重大工作事項進行統(tǒng)一安排，協(xié)調(diào)跨部門工作；（二） 出席人員：總裁、執(zhí)行總裁、各相應總監(jiān)、各職能部門部長、各事業(yè)部總經(jīng)理、公司內(nèi)其他的重要人員等；（三） 主持人：總裁；（四） 周期：每周周初第七條 工作匯報會（一） 內(nèi)容：下級向上級匯報指定內(nèi)容；（二） 出席人員：上下級或有關責任人；（三） 主持人：上級主管；（四） 周期：定期或不定期。第八條 專題會議（一） 內(nèi)容：某一問題討論和商定；（二） 出席人員：有關人員；（三） 主持人：相關主管；（四） 周期：不定期或定期。第九條 各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開，（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外）應堅持小會服

4、從大會，局部服從整體的原則。第三章 會議組織第十條 會議程序一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟：（一） 確立會議議題；（二） 安排會議議程；（三） 發(fā)出會議通知；（四） 會務準備；（五） 做會議記錄和攝像、錄音；（六） 整理會議紀要、決議；（七） 相關領導閱改、簽批；（八） 印發(fā)有關部門、人員，并歸檔。第十一條 確立會議議題會議的議題可能有以下的來源：公司領導提出和各部門提出，總裁辦收集等。經(jīng)主管領導同意，即可召開會議。第十二條 對定期的常規(guī)會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：1、會議名稱；2、會議主旨和目標；

5、3、會議議項；4、會議時間；5、會議議程；6、會議主持人；7、出席人員（名單）；8、會議財務（支出收入）預算；9、現(xiàn)有籌備情況及進展；10、籌劃備時間進度等。該報告批準后方執(zhí)行。第十三條 提前發(fā)出會議通知（一） 通知內(nèi)容包括：時間、地點、出席人、議題、議程、編組等；（二） 方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會召開的確認；（三） 出席會議的重要或主要人員，應通過電話等方式確認是否能如期出席，并做出相應安排。（四） 通知時間：根據(jù)會議要項擬訂會議通知，并提前發(fā)送。第十四條 會務準備會務準備包括以下內(nèi)容：會議場所布置座次布局、會議需用設備的準備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、資

6、料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、麥克風和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點心，投影儀、幻燈片和白板或黑板等。根據(jù)會議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進行相應的準備。第十五條 各部門召開本部門會議，由本部門指定負責會議紀要的起草人。幾個部門召開聯(lián)席會議，由幾個部門協(xié)商指定一個部門負責起草會議紀要，且在會議室使用時間登記表上登記會議的召集人或主持人。一個部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負責會議紀要的起草工作。第十六條 各部門起草會議紀要的內(nèi)容要求：（一） 必須全面記錄會議的內(nèi)容；（二） 必須準確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的

7、觀點；（三） 會議紀要必須做到全而精，要詳略得當，重點突出；（四） 起草會議紀要應采用打印體（其正文部分字體要求是宋體小四號）；時間緊急的情況也可采用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫，同時要保持紙面清潔；（五） 會議紀要應在會后的三天之內(nèi)提交總裁辦存檔；（六） 會議紀要一般要由總裁或執(zhí)行總裁簽發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參會人員閱讀簽字后存檔。第四章 會議效率管理第十七條 判斷會議效率的高低有以下的標準：（一） 會議是否按預期進行（二） 目的及議題是否清晰，是否徹底討論（三） 會場準備是否完善（四） 資料是否齊全（五） 會議日程是否有計劃性（六） 參加者是否預先了解主題（七） 討論離題是否嚴重（

8、八） 會議氣氛是否熱烈（九） 建設性發(fā)言數(shù)量（十） 是否得出結論或?qū)Σ叩谑藯l 提高會議效率的要領（一） 要嚴格遵守會議的開始時間；（二） 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；（三） 要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者；（四） 在會議進行中要注意如下事項：1. 發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?2. 發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害?3. 是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?4. 發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結論推進?（五） 應當引導在預定時間內(nèi)做出結論；（六） 在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間；（七） 應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認；（八） 應當把決議付諸實行的程序理出，加以

9、確認。第十九條 會議禁忌事項（一） 發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕；（二） 不可取用不正確的資料；（三） 不可打斷他人的發(fā)言；（四） 不要中途離席。第二十條 會議管理技巧（一） 控制出席人數(shù)，與會無關者不參加；（二） 每次會議須明確主題；（三） 對重大或有分歧的議題，在會議上爭執(zhí)不下時，主持人應及時制止且擱置該問題，會后再議；（四） 會議發(fā)言應言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時間；（五） 對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發(fā)言時間做出小結，及時做出決定。第五章 會議室管理第二十一條 會議室使用登記手續(xù)（一） 凡需用會議室的部門及人員須提前做預約登記手續(xù)；（二） 會議室預約登記手續(xù)由總裁辦辦理；（三） 會議結束后將會議紀要送總裁辦備案。第二十二條 會議室必備的物品、用品和環(huán)境（一） 會議室備有會議桌、椅；（二） 會議室備有飲水機；（三） 會務準備有特殊要求的，請與總裁辦協(xié)商；（四） 會議室保潔。第二十三條 會議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求（一） 注意保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生；（二） 嚴禁在會議室吃東西；（三） 嚴禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關的設施；（四） 嚴禁在會議室處理與工作無關的事情。第二十四條 會議室維護費用由總裁辦編制預算并執(zhí)行。第六章 附則第二十五條 本辦法的擬定或者修改由總裁辦負責，報總裁批準后執(zhí)行。