物業(yè)項(xiàng)目檔案、資料管理的內(nèi)容

1、物業(yè)項(xiàng)目檔案、資料管理的內(nèi)容 物業(yè)項(xiàng)目檔案、資料管理的內(nèi)容 1、資料的收集 資料的收集堅(jiān)持"來源多、內(nèi)容廣"的原則。從物業(yè)管理的實(shí)際工作動(dòng)身，擴(kuò)大信息資料的來源，從建筑規(guī)劃到工程竣工；從建筑物本體維護(hù)到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。 2、檔案資料的分類 所收集的檔案資料，依據(jù)其來源、內(nèi)容、形式，進(jìn)行集中整理和科學(xué)分類，做到條理清楚、分類合理，便于使用、查找、檢索。 移交資料 項(xiàng)目資料名稱 規(guī)劃資料 1項(xiàng)目批準(zhǔn)文件 2用地批準(zhǔn)文件 3投資許可證、建筑許可證、開工許可證 4拆遷安置資料 5房地產(chǎn)平面圖 工程技術(shù)資料 1竣工圖、總平面圖，建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及隱藏工

2、程的全套圖紙 2地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件 3工程合同及竣工報(bào)告 4工程預(yù)決算 5圖紙會(huì)審記錄 6工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄） 7隱藏工程驗(yàn)收簽證 8沉降觀看記錄 9竣工驗(yàn)收證明書 10鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書 11新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書 12水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書 13砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告 14供水、供氣、空調(diào)的試壓報(bào)告 15園林綠化圖紙和清樣 16設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用留意事項(xiàng)、說明，質(zhì)保書和保修單 17工程監(jiān)理報(bào)告 日常物業(yè)管理檔案、信息資料 項(xiàng)目資料名稱 物業(yè)資料-物業(yè)基本資料、分區(qū)資料、商

3、業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、消遣設(shè)施資料等 業(yè)主資料-業(yè)主須知、業(yè)主基本資料、租賃合同、物品出入登記等 裝修資料-裝修申請(qǐng)表、報(bào)建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責(zé)任書、裝修施工人員出入證、施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、裝修巡查記錄、裝修驗(yàn)收記錄等 修理資料-維護(hù)計(jì)劃與方案、修理申報(bào)表、修理服務(wù)派工單、修理回訪記錄、公共設(shè)施修理記錄等 綠化養(yǎng)護(hù)資料-綠化檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、禮儀擺花協(xié)議等 清潔、保潔資料-清潔服務(wù)整改通知單、保潔日檢記錄等 消防管理資料-消防巡察記錄、消防設(shè)施檢查記錄、動(dòng)火作業(yè)審批表、消防設(shè)施運(yùn)行記錄、火災(zāi)隱患整改通知等 治安交通管理資料-日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、緊急

4、事件處理記錄、車輛管理記錄、保安巡邏簽到表、安全隱患整改通知等 設(shè)備管理資料-設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備修理保養(yǎng)計(jì)劃與申請(qǐng)報(bào)告、設(shè)備修理保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備修理分包協(xié)議、設(shè)備檢查記錄等 社區(qū)文化活動(dòng)資料-活動(dòng)實(shí)施方案、活動(dòng)宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報(bào)導(dǎo)、總結(jié)報(bào)告等 員工管理資料-員工個(gè)人資料、聘用表、員工培訓(xùn)計(jì)劃、員工培訓(xùn)記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工內(nèi)務(wù)管理記錄等 服務(wù)質(zhì)量反饋資料-服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、展戶、參展人員意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主人員投訴及處理記錄等 行政文件資料-政府相關(guān)文件、法規(guī)、法律；房地產(chǎn)公司有關(guān)文件、通知、函件；物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件；物業(yè)榮譽(yù)檔案；物業(yè)接待、參觀記錄

5、等 3、檔案資料管理的要點(diǎn) 、重要的檔案資料（如竣工資料）的交接必需經(jīng)過雙方負(fù)責(zé)人或其指定責(zé)任人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。 、檔案資料實(shí)行專人專職管理。 、檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時(shí)，必需經(jīng)過審核檢查，如有稍微破損應(yīng)馬上修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱狀況，以便準(zhǔn)時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。 、檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必需由主要負(fù)責(zé)人或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出打算。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者準(zhǔn)時(shí)找到有效文件。 、檔案資料的管理必需

6、做到"七防"，即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必需配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料管理環(huán)境條件符合要求。 4、檔案資料管理制度 、管理處檔案資料員負(fù)責(zé)整理收集各類檔案資料。 、管理處工作人員日常工作中必需完成工作范圍內(nèi)的各類文件、記錄，以便檔案員收集。 、管理處資料室收檔、存檔的文件、批文必需是原始記錄，其他資料確沒有原始記錄，也可存復(fù)印件。 、檔案員負(fù)責(zé)做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。 、管理處檔案資料分類：用戶檔案資料、裝修審批資料、修理保養(yǎng)資料、工程竣工資料及管

7、理處相關(guān)資料。 、已歸檔的資料，每月進(jìn)行抽查，每季進(jìn)行全面檢查，年度進(jìn)行清理、檢查，對(duì)超期或已無保存價(jià)值的檔案，嚴(yán)格按銷毀規(guī)程進(jìn)行。 、對(duì)外借閱 用戶借閱或其他人有關(guān)檔案資料，須向管理處提出書面申請(qǐng)，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后，交檔案員備案查找。全部借閱檔案資料不得帶出檔案室，如遇特別狀況需復(fù)印的，應(yīng)交納一定的保證金。 、對(duì)內(nèi)借閱 管理處內(nèi)部工作人員查閱檔案資料時(shí)，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后，交檔案室檔案員查找，但不得隨便復(fù)印。 5、檔案資料管理體系 檔案資料管理系統(tǒng)（略） 6、檔案資料銷毀規(guī)程 、每年年底由檔案資料員對(duì)檔案資料作一次全面專心檢查、整理，并提出超過期限或已無保存價(jià)值的檔案。 、依據(jù)各類檔案資料的保管期限，在確定