文員的要求與基礎(chǔ)工作培訓(xùn)ppt課件

1、.231角色認(rèn)知角色認(rèn)知職業(yè)道德職業(yè)道德基礎(chǔ)工作基礎(chǔ)工作目錄目錄4能力要求能力要求.角色認(rèn)知角色認(rèn)知 文員是部門負(fù)責(zé)人的參謀和助手是協(xié)助文員是部門負(fù)責(zé)人的參謀和助手是協(xié)助部門負(fù)責(zé)人綜合情況調(diào)查研究處理文書檔部門負(fù)責(zé)人綜合情況調(diào)查研究處理文書檔案辦理上司交辦的各種事務(wù)的文職工作人員。案辦理上司交辦的各種事務(wù)的文職工作人員。 文員具有熟練的辦公室工作能力不需要文員具有熟練的辦公室工作能力不需要上級敦促即能主動負(fù)責(zé)積極進(jìn)取能在授權(quán)上級敦促即能主動負(fù)責(zé)積極進(jìn)取能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定。范圍內(nèi)作出正確決定。.職業(yè)道德職業(yè)道德 忠于職守忠于職守 ： 愛崗；忠誠；愛崗；忠誠； 吃苦耐勞吃苦耐勞 ：辛苦的工

2、作需苦干、：辛苦的工作需苦干、 實(shí)干的精神實(shí)干的精神 ； 實(shí)事求是實(shí)事求是 ：從實(shí)際情況出發(fā)：從實(shí)際情況出發(fā), ,不夸大不夸大, ,不縮小不縮小, ,正確地對待和處理問題；正確地對待和處理問題； 嚴(yán)守機(jī)密嚴(yán)守機(jī)密 ： 文員必須有極強(qiáng)的保密觀念和保密習(xí)慣。文員必須有極強(qiáng)的保密觀念和保密習(xí)慣。.職業(yè)道德職業(yè)道德 善于合作善于合作 ：文員是上情下達(dá)、：文員是上情下達(dá)、 下情上報(bào)、下情上報(bào)、 溝通左右、溝通左右、 聯(lián)系內(nèi)外的咽喉，聯(lián)系內(nèi)外的咽喉， 領(lǐng)導(dǎo)布置的領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，工作， 很多情況必須有同事們的支持配合，很多情況必須有同事們的支持配合， 否則，可能就會舉步維艱、否則，可能就會舉步維艱、 寸步難

3、行；現(xiàn)寸步難行；現(xiàn)代社會人際交往越來越頻繁，我們每一個(gè)現(xiàn)代社會人際交往越來越頻繁，我們每一個(gè)現(xiàn)代人都必須具備這一素質(zhì)。代人都必須具備這一素質(zhì)。 . 能力能力能力要求能力要求.231會議的組織會議的組織電話的拔打與接聽電話的拔打與接聽文件的管理要求文件的管理要求基礎(chǔ)基礎(chǔ)工作工作4郵件的管理要求郵件的管理要求.會議會議組織組織 會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知。按通知的行為方式分，會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知。按通知的行為方式分，有當(dāng)面通知、電話通知、通知、墻報(bào)通知、廣播通知、等。會議邀請有當(dāng)面通知、電話通知、通知、墻報(bào)通知、廣播通知、等。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。函

4、、請柬也是會議通知的書面形式。.會議會議組織組織 會議文件的準(zhǔn)備是會議召開前準(zhǔn)備工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，需要認(rèn)真、仔細(xì)、周會議文件的準(zhǔn)備是會議召開前準(zhǔn)備工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，需要認(rèn)真、仔細(xì)、周到地加以安排。會議文件的準(zhǔn)備一般包括以下幾方面內(nèi)容：到地加以安排。會議文件的準(zhǔn)備一般包括以下幾方面內(nèi)容： 1 1）做好文件的印制或復(fù)制工作。）做好文件的印制或復(fù)制工作。 如會議的中心文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。如會議的中心文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。 指導(dǎo)性文件。如有關(guān)的法律、法規(guī)、政策等文件。參考性文件。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、指導(dǎo)性文件。如有關(guān)的法律、法規(guī)、政策等文件。參考

5、性文件。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料。技術(shù)資料。.會議會議組織組織2 2）認(rèn)真校對會議文件。）認(rèn)真校對會議文件。 要求杜絕差錯(cuò)，切實(shí)保證文件正文文字準(zhǔn)確。要求杜絕差錯(cuò)，切實(shí)保證文件正文文字準(zhǔn)確。 校對時(shí)還應(yīng)同時(shí)檢查文件結(jié)構(gòu)的各個(gè)組成部分、各種標(biāo)記及文件的格式。校對時(shí)還應(yīng)同時(shí)檢查文件結(jié)構(gòu)的各個(gè)組成部分、各種標(biāo)記及文件的格式。 在校對文件時(shí)要嚴(yán)肅認(rèn)真、耐心細(xì)致，一絲不茍。惟有如此，才能把住會議在校對文件時(shí)要嚴(yán)肅認(rèn)真、耐心細(xì)致，一絲不茍。惟有如此，才能把住會議文件的文字關(guān)，確保文件的質(zhì)量。做好會議文件的分發(fā)工作。文件的文字關(guān)，確保文件的質(zhì)量。做好會議文件的分發(fā)工作。 有些會議文件需要在會議召開之前發(fā)給與會者，

6、有些則在會議召開時(shí)分發(fā)。有些會議文件需要在會議召開之前發(fā)給與會者，有些則在會議召開時(shí)分發(fā)。但無論何時(shí)分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準(zhǔn)備工作。但無論何時(shí)分發(fā)，都應(yīng)盡量提前做好文件分發(fā)的準(zhǔn)備工作。.會議會議組織組織3 3）準(zhǔn)備工作的內(nèi)容與要求）準(zhǔn)備工作的內(nèi)容與要求 按照與會人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并按照與會人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明注明“會議文件會議文件”等字樣。等字樣。 分發(fā)重要文件一般要編號、登記。文件編號通常印在文件首頁的右上角處。字體分發(fā)重要文件一般要編號、登記。文件編號通常印在文件首頁的右上角處。字體字號應(yīng)有別

7、于文件正文。字號應(yīng)有別于文件正文。 具有保密內(nèi)容的文件，還要注明密明。具有保密內(nèi)容的文件，還要注明密明。.會議會議組織組織 會議用品包括除會議文件以外所有會議所需的物品與設(shè)備。會議用品包括除會議文件以外所有會議所需的物品與設(shè)備。1 1）會議的必備用品）會議的必備用品 一般情況下；各種類型會議都需要準(zhǔn)備以下種類的物品：一般情況下；各種類型會議都需要準(zhǔn)備以下種類的物品： 文具用品。如紙、筆、本冊等。文具用品。如紙、筆、本冊等。 桌椅、臺布。桌椅、臺布。 茶具。如暖水瓶、保溫桶、水杯、茶、飲料等。茶具。如暖水瓶、保溫桶、水杯、茶、飲料等。 擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)及空調(diào)設(shè)備等擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)

8、及空調(diào)設(shè)備等.會議會議組織組織2 2）會議的特殊用品）會議的特殊用品 不同類型的會議，由于內(nèi)容要求不同，對用品的要求和使用也不盡相同。不同類型的會議，由于內(nèi)容要求不同，對用品的要求和使用也不盡相同。 選舉性會議需要準(zhǔn)備好投票箱、選票等物品；選舉性會議需要準(zhǔn)備好投票箱、選票等物品； 表彰會需要準(zhǔn)備好獎(jiǎng)品及頒獎(jiǎng)時(shí)的音樂；表彰會需要準(zhǔn)備好獎(jiǎng)品及頒獎(jiǎng)時(shí)的音樂； 接待性會議要準(zhǔn)備好迎送客人的交通工具接待性會議要準(zhǔn)備好迎送客人的交通工具 專業(yè)性會議或咨詢會議應(yīng)準(zhǔn)備好幻燈機(jī)、投影儀、錄音錄像機(jī)等設(shè)備。專業(yè)性會議或咨詢會議應(yīng)準(zhǔn)備好幻燈機(jī)、投影儀、錄音錄像機(jī)等設(shè)備。 根據(jù)會議的要求準(zhǔn)備好會議的橫幅、宣傳標(biāo)語、花

9、卉等物品。根據(jù)會議的要求準(zhǔn)備好會議的橫幅、宣傳標(biāo)語、花卉等物品。 如：會議的中心文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。如：會議的中心文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。 指導(dǎo)性文件。如有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策等文件。指導(dǎo)性文件。如有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策等文件。 參考性文件。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料。參考性文件。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料。.會議會議組織組織3 3）會議用品準(zhǔn)備工作的要求）會議用品準(zhǔn)備工作的要求 制定用品準(zhǔn)備工作的方案。制定用品準(zhǔn)備工作的方案。 在準(zhǔn)備會議用品之前，應(yīng)制定一個(gè)周密的方案或者開列一個(gè)用品準(zhǔn)備清單，在準(zhǔn)備會議用品之前，應(yīng)制定一個(gè)周密的方案或者開列

10、一個(gè)用品準(zhǔn)備清單，將所需物品的名稱數(shù)量詳細(xì)列出。例如，召開選舉性會議，應(yīng)當(dāng)考慮到將所需物品的名稱數(shù)量詳細(xì)列出。例如，召開選舉性會議，應(yīng)當(dāng)考慮到填寫選票的用品；填寫選票的用品； 準(zhǔn)備物品的方案考慮得越周全越好；準(zhǔn)備物品的方案考慮得越周全越好；.會議會議組織組織 簽到是與會人員進(jìn)入會場的第一件事，簽到的目的是保證會議能順利、安全地簽到是與會人員進(jìn)入會場的第一件事，簽到的目的是保證會議能順利、安全地召開，同時(shí)，便于每天統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)。召開，同時(shí)，便于每天統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)。.會議會議組織組織 會議記錄和會議錄音是會議情況的真實(shí)記載，是整理會議簡報(bào)和會議紀(jì)要的重要會議記錄和會議錄音是會議情況的真實(shí)記載，是整理

11、會議簡報(bào)和會議紀(jì)要的重要依據(jù)。會后立卷歸檔，又是重要的文書檔案。錄音設(shè)備要完好無損，有專人負(fù)責(zé)，依據(jù)。會后立卷歸檔，又是重要的文書檔案。錄音設(shè)備要完好無損，有專人負(fù)責(zé)，安放在適當(dāng)?shù)牡胤?，能將發(fā)言清晰地錄下。會議記錄可分大會報(bào)告記錄和小組發(fā)言安放在適當(dāng)?shù)牡胤?，能將發(fā)言清晰地錄下。會議記錄可分大會報(bào)告記錄和小組發(fā)言記錄，一般備有專用的記錄本。記錄，一般備有專用的記錄本。.會議會議組織組織會場服務(wù)工作，如會場的清潔衛(wèi)生、開水供應(yīng)、音響照明等等。會場服務(wù)工作，如會場的清潔衛(wèi)生、開水供應(yīng)、音響照明等等。在會議期間，準(zhǔn)備一些紙、筆記本、鉛筆、圓珠筆，以備與會人在會議期間，準(zhǔn)備一些紙、筆記本、鉛筆、圓珠筆，

12、以備與會人員臨時(shí)使用。員臨時(shí)使用。.會議會議組織組織）會議文件的回收、立卷、歸檔）會議文件的回收、立卷、歸檔會議結(jié)束后，根據(jù)保密的原則，應(yīng)當(dāng)回收的文件、材料，在代表離會前一一清會議結(jié)束后，根據(jù)保密的原則，應(yīng)當(dāng)回收的文件、材料，在代表離會前一一清點(diǎn)回收。點(diǎn)回收。會議的文件、記錄材料等要立即立卷、歸檔。會議的文件、記錄材料等要立即立卷、歸檔。.會議會議組織組織）印發(fā)會議記要）印發(fā)會議記要這是會后一項(xiàng)重要文字工作。這是會后一項(xiàng)重要文字工作。會議紀(jì)要具有通報(bào)情況、指導(dǎo)工作和日后查考的作用。內(nèi)容主要是記述會議概會議紀(jì)要具有通報(bào)情況、指導(dǎo)工作和日后查考的作用。內(nèi)容主要是記述會議概況、指導(dǎo)思想、主要議題、基

13、本經(jīng)驗(yàn)和會議討論、決定的重大問題等。其目的是為況、指導(dǎo)思想、主要議題、基本經(jīng)驗(yàn)和會議討論、決定的重大問題等。其目的是為了完整、準(zhǔn)確地傳達(dá)、貫徹會議精神，使會議決定的事項(xiàng)得以具體落實(shí)。了完整、準(zhǔn)確地傳達(dá)、貫徹會議精神，使會議決定的事項(xiàng)得以具體落實(shí)。會議紀(jì)要的印發(fā)范圍，應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容來確定。會議紀(jì)要的印發(fā)范圍，應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容來確定。.會議會議組織組織）會議文件的匯編）會議文件的匯編有些重要會議，特別是學(xué)術(shù)會議結(jié)束后，需要將會議文件有些重要會議，特別是學(xué)術(shù)會議結(jié)束后，需要將會議文件或?qū)W術(shù)論文匯集整理、編輯成冊。匯編的會議文件，可視實(shí)際情況，或?qū)W術(shù)論文匯集整理、編輯成冊。匯

14、編的會議文件，可視實(shí)際情況，或內(nèi)部發(fā)行，或公開出版?；騼?nèi)部發(fā)行，或公開出版。 .231會議的組織會議的組織電話的接聽與拔打電話的接聽與拔打文件的管理要求文件的管理要求基礎(chǔ)基礎(chǔ)工作工作4郵件的管理要求郵件的管理要求.電話的接聽與拔打電話的接聽與拔打 接電話的方式應(yīng)該做到有條不紊，從容冷靜、禮貌用語。接電話的方式應(yīng)該做到有條不紊，從容冷靜、禮貌用語。 在應(yīng)答電話時(shí)，要作出口頭上的問候，告訴對方你的姓名、公司名稱及所屬部門。在應(yīng)答電話時(shí)，要作出口頭上的問候，告訴對方你的姓名、公司名稱及所屬部門。 如果可能的話，盡量迅速準(zhǔn)確地回答對方的問題。如果可能的話，盡量迅速準(zhǔn)確地回答對方的問題。 做個(gè)記錄，記下

15、所有必要的信息。俗話說：做個(gè)記錄，記下所有必要的信息。俗話說：“好記性不如爛筆頭好記性不如爛筆頭”。 向?qū)Ψ阶C實(shí)一下所有的重要信息，也就是你們正在討論的問題。向?qū)Ψ阶C實(shí)一下所有的重要信息，也就是你們正在討論的問題。 牢記：作為通話的一方要清楚與誰談話。牢記：作為通話的一方要清楚與誰談話。 結(jié)束電話時(shí)再確定一下你的記錄：檢查一下打電話的人問過的所有問題和他們得到的全部信結(jié)束電話時(shí)再確定一下你的記錄：檢查一下打電話的人問過的所有問題和他們得到的全部信息。息。.電話的拔打與接聽電話的拔打與接聽 認(rèn)真準(zhǔn)備好你要說的話，記下你說話的內(nèi)容要點(diǎn)。認(rèn)真準(zhǔn)備好你要說的話，記下你說話的內(nèi)容要點(diǎn)。 身子端坐以避免聲

16、音受壓抑。身子端坐以避免聲音受壓抑。 說話清晰明了，保持平和自然的語調(diào)。說話清晰明了，保持平和自然的語調(diào)。 記住一定要有禮貌，保證你留給對方的是好印象。記住一定要有禮貌，保證你留給對方的是好印象。 仔細(xì)斟酌你的用詞，避免使用模棱兩可的詞語、專業(yè)術(shù)語或是不合適的俗語。仔細(xì)斟酌你的用詞，避免使用模棱兩可的詞語、專業(yè)術(shù)語或是不合適的俗語。.電話的拔打與接聽電話的拔打與接聽 在上班時(shí)間給客戶打電話。大部分人并不喜歡在家里接到談公事的電話。在上班時(shí)間給客戶打電話。大部分人并不喜歡在家里接到談公事的電話。 周詳規(guī)劃電話聯(lián)系事宜。確知你應(yīng)該談話的對象，最好不要在對方正準(zhǔn)備外出或很忙周詳規(guī)劃電話聯(lián)系事宜。確知

17、你應(yīng)該談話的對象，最好不要在對方正準(zhǔn)備外出或很忙時(shí)聯(lián)系，應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間里見機(jī)行事。時(shí)聯(lián)系，應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間里見機(jī)行事。 有禮貌地向通話者問好，并立刻說明自己的身份及打電話的目的。有禮貌地向通話者問好，并立刻說明自己的身份及打電話的目的。 長話短說。每個(gè)人都重視辦公時(shí)間，如果你的電話需花費(fèi)很長的時(shí)間，當(dāng)對方接聽后長話短說。每個(gè)人都重視辦公時(shí)間，如果你的電話需花費(fèi)很長的時(shí)間，當(dāng)對方接聽后應(yīng)立刻請教他是否有時(shí)間討論，如果沒有時(shí)間，先商定時(shí)間再打來。應(yīng)立刻請教他是否有時(shí)間討論，如果沒有時(shí)間，先商定時(shí)間再打來。 假使你打給對方而未聯(lián)絡(luò)上，對方回電你又沒接到，你有責(zé)任再回電。假使你打給對方而未聯(lián)絡(luò)上，對方回

18、電你又沒接到，你有責(zé)任再回電。.231會議的組織會議的組織電話的接聽與拔打電話的接聽與拔打文件的管理要求文件的管理要求基礎(chǔ)基礎(chǔ)工作工作4郵件的郵件的撰寫撰寫.郵件的撰寫郵件的撰寫 收件 人 抄送密送 主題正文附件簽名.郵件的撰寫郵件的撰寫 ：是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予：是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。以回復(fù)響應(yīng)。 ：只是需要知道這回事，抄送的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，：只是需要知道這回事，抄送的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果抄送的人有建議，當(dāng)然可以回當(dāng)然如果抄送的人有建議，當(dāng)然可以回EmailEmail。 ：即收件人和抄送是不知道你發(fā)給了秘

19、送的人了的。這個(gè)可：即收件人和抄送是不知道你發(fā)給了秘送的人了的。這個(gè)可能用在非常的場合。能用在非常的場合。 收件 人 抄送密送 ：是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予：是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。以回復(fù)響應(yīng)。 ：只是需要知道這回事，抄送的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，：只是需要知道這回事，抄送的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果抄送的人有建議，當(dāng)然可以回當(dāng)然如果抄送的人有建議，當(dāng)然可以回EmailEmail。 ：即收件人和抄送是不知道你發(fā)給了秘送的人了的。這個(gè)可：即收件人和抄送是不知道你發(fā)給了秘送的人了的。這個(gè)可能用在非常的場合。能用在非常的場合。 密送

20、 ：是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予：是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。以回復(fù)響應(yīng)。 ：只是需要知道這回事，抄送的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，：只是需要知道這回事，抄送的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果抄送的人有建議，當(dāng)然可以回當(dāng)然如果抄送的人有建議，當(dāng)然可以回EmailEmail。 ：即收件人和抄送是不知道你發(fā)給了秘送的人了的。這個(gè)可：即收件人和抄送是不知道你發(fā)給了秘送的人了的。這個(gè)可能用在非常的場合。能用在非常的場合。 密送.郵件的撰寫郵件的撰寫各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則：比如按部門排列或按職位等級從高到低各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則：比如按

21、部門排列或按職位等級從高到低都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象! ! 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。 收件 人 抄送密送.郵件的撰寫郵件的撰寫1 1一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的； 2 2標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlookoutlook用，才能顯示完你的標(biāo)題；用，才能顯示完你的標(biāo)題； 3. 3. 標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切

22、忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收王先生收”； 4 4一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理；一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理； 5 5可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* * ! !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急緊急”之類的字眼；之類的字眼； 6 6回復(fù)對方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要回復(fù)對方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要“回復(fù)回復(fù)”、“回復(fù)回復(fù)”一大串。一大串。主題主

23、題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。.郵件的撰寫郵件的撰寫 1.1 1.1 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼各位、回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼各位、ALLALL。 1.2 1.2 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，

24、如如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x x經(jīng)理經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x x先生先生”、 “x x小姐小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。稱呼，但要把性別先搞清楚。 1.3 1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)逮誰都用個(gè)“Dear xxxDear xxx”，顯得很熟絡(luò)。，顯得很熟絡(luò)。 最簡單的開頭寫一個(gè)最簡單的開頭寫一個(gè)“HIHI”，中文的寫個(gè)，中文的寫個(gè)”你好你好”；結(jié)尾常見的寫個(gè)；結(jié)

25、尾常見的寫個(gè)Best RegardsBest Regards， 中文的寫個(gè)中文的寫個(gè)”祝您順利祝您順利”之類的也就可以了。之類的也就可以了。 正文.郵件的撰寫郵件的撰寫 Email Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、

26、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！就是深刻的教訓(xùn)！ 正文.郵件的撰寫郵件的撰寫 如果事情復(fù)雜，最好如果事情復(fù)雜，最好1 1、2 2、3 3、4 4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗

27、長，的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚、說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚、說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充補(bǔ)充”或者或者“更正更正”之類的郵件，這會讓人很反感。之類的郵件，這會讓人很反感。 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文EmailEmail，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是

28、否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。 正文.郵件的撰寫郵件的撰寫 不要?jiǎng)硬粍泳陀么髮懽帜?、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提不要?jiǎng)硬粍泳陀么髮懽帜?、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼

29、。收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。 Business Email Business Email 不是你的情書，所以不是你的情書，所以 之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。氛的場合。 正文.郵件的撰寫郵件的撰寫不主動發(fā)起英文郵件；不主動發(fā)起英文郵件； 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你也不要老土的用中文回復(fù)。如果對方發(fā)英文郵件給你也不要老土的用中文回復(fù)。 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新

30、宋體英文就用英文就用Verdana Verdana 或或 Arial Arial 字型，字號用五號或字型，字號用五號或1010號字即可。號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。特別對公務(wù)郵件。 正文.郵件的撰寫郵件的撰寫1. 1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件； 2. 2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外

31、星人才看懂的文件名； 3. 3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)； 4. 4. 附件數(shù)目不宜超過附件數(shù)目不宜超過4 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件； 5. 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6. 6. 如果附件過大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。如果附件過大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。附件.郵件的撰寫郵件的撰寫每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從

32、發(fā)每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。 1. 1.簽名信息不宜過多簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4 4行。行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，

33、自然會與你聯(lián)系。 引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。 簽名.郵件的撰寫郵件的撰寫2. 2.不要只用一個(gè)簽名檔不要只用一個(gè)簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOKOUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，中設(shè)置多個(gè)簽

34、名檔，靈活調(diào)用。靈活調(diào)用。3. 3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。體小一些。 簽名.郵件的撰寫郵件的撰寫例子.231會議的組織會議的組織電話的接聽與拔打電話的接聽與拔打文件的管理文件的管理基礎(chǔ)基礎(chǔ)工作工作4郵件的撰寫郵件的撰寫.文件的管理文件的管理1 1、其它部門發(fā)來的日文一犍要做好簽收手續(xù)在其簽收表上或留底本背面簽名日期、其它部門發(fā)來的日文一犍要做好簽收手續(xù)在其簽收表上或留底本背面簽名日期時(shí)間并在收文右上角簽及日期時(shí)間再在登記本上作好登記后交

35、給上司審閱提時(shí)間并在收文右上角簽及日期時(shí)間再在登記本上作好登記后交給上司審閱提出批示和意見。出批示和意見。2 2送給上司審閱的資料要分類整理分清主次緩急程度。急件放于上面。密件要妥送給上司審閱的資料要分類整理分清主次緩急程度。急件放于上面。密件要妥善擺放。善擺放。3 3簽收文件的文員在時(shí)間允許下可認(rèn)真閱看文件內(nèi)容重要的地方、錯(cuò)誤的地方亦可簽收文件的文員在時(shí)間允許下可認(rèn)真閱看文件內(nèi)容重要的地方、錯(cuò)誤的地方亦可提示上司。提示上司。4 4、各種表格的填寫必須做到準(zhǔn)確無誤工時(shí)表考勤表物料申請（表）單購物單、各種表格的填寫必須做到準(zhǔn)確無誤工時(shí)表考勤表物料申請（表）單購物單等報(bào)表單據(jù)如未填滿而有空格須用筆劃線刪去以錫上司審批后有人補(bǔ)加內(nèi)容。等報(bào)表單據(jù)如未填滿而有空格須用筆劃線刪去以錫上司審批后有人補(bǔ)加內(nèi)容。接收.文件的管理文件的管理1 1、發(fā)出的文件如果需要回收