某集團備用金管理制度

1、某某集團備用金管理制度 一、 制定目的： 為加強某某集團備用金的管理，規(guī)范備用金使用流程，提高資金使用 效率，有效控制資金占用，特制定本制度。 二、 適用范圍： 本規(guī)定適用于某某集團各地分公司。 三、 職責說明 1 1、 備用金申請人 備用金申請人對備用金的使用及所持發(fā)票的真實性、 有效性、合 法性負責，建立備用金臺賬，登記備用金的接收、使用、核銷情況， 定期與財務(wù)部核對。日常行政費用、團隊建設(shè)費以及市場推廣費為各 地各部門指定負責人，差旅費申請人為即將出差的員工。目前分公司 備用申請人由各地分公司人事行政擔任，如進行變動，另行申請。 備 用金由分公司人事行政從公司財務(wù)部借支，并負責管理。出現(xiàn)

2、現(xiàn)金短 款的情況時，人事行政須承擔補償短款部分外， 還須接受相應(yīng)的行政 處罰。 2 2、 財務(wù)部備用金接口對接人 財務(wù)部備用金借口對接人對各申請人提交的備用金申請、 核銷進 行審核，以確保申請及核銷事項符合公司規(guī)定， 并審核原始單據(jù)的完 整性、真實性和一致性，審核審批流程是否規(guī)范，并定期與各地各部 門的備用金申請人核對金額。 四、 備用金使用原則 備用金實行?？顚Ｓ?，不得用于與申請事項不符的事由。 超申請范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，否則財務(wù)人員有權(quán)拒核 銷。 五、 備用金使用范圍 備用金用于無法直接向供應(yīng)商支付的業(yè)務(wù)，包括日常行政費用、 市場推廣活動，以及申請預(yù)支團隊建設(shè)費用、差旅費用等。

3、1 1、 用于日常行政費用、市場推廣活動：日常經(jīng)營活動中，提供 服務(wù)方或供貨方未與公司簽訂相關(guān)合同，或確系無法提供對公賬戶及 發(fā)票的費用，可使用備用金付款。此項借款每月至少核銷一次。備用 金不得用于固定資產(chǎn)采購（單價 20002000 元以上物品）。 2 2、 用于團隊建設(shè)費：為加強團隊協(xié)作，維護員工關(guān)系，以公司、 城市、部門或者團隊為單位進行的團隊活動，經(jīng)由領(lǐng)導審批后，可申 請備用金，備用金應(yīng)在活動結(jié)束當月核銷款項。上次未核銷，下次不 可申請。 3 3、 用于差旅費核銷：此借款僅限于員工差旅費用，差旅費發(fā)生 地為員工關(guān)系所在地的異地差旅費，并應(yīng)在返回駐地 5 5 個工作日內(nèi)辦 理核銷還款手續(xù)

4、。 六、備用金申請條件 備用金申請人為該部門該城市的唯一備用金負責人； 考慮到備用 金從支出結(jié)算再郵寄到總公司結(jié)算需一段時間的過程， 為滿足各地區(qū) 經(jīng)營需要，不影響業(yè)務(wù)開展，特制定備用金庫存限額為：沖銷后備用 金余額小于 1010， 000.00000.00 元， 即當?shù)馗鞯貐^(qū)備用金賬戶大于以上金額 時， 不借備用金，不足以上金額，續(xù)借后，不超過以上金額；團隊建 設(shè)、差旅備用金前不清后不借。 七、 備用金申請流程 1 1、 日常行政費用及市場推廣活動的備用金申請流程： 填寫備用金申請表T提交審批人審批T審批后根據(jù)費用項目提 交至相關(guān)人員審批人審批T財務(wù)備用金負責人核實申請人備用金余 額T滿足申

5、請條件方可由出納付款 2 2、 差旅費備用金申請流程： 填寫備用金申請表-提交至審批人審批-財務(wù)部付款 3 3、 團隊建設(shè)備用金申請流程 填寫備用金申請表及某某集團公司簽呈-提交審批人審批-財 務(wù)部付款 注：以上申請需要相關(guān)審批人簽字或者郵件批復， 不接受不簽字 或郵件批復或者口頭批復的申請。 八、 備用金支付 使用人填寫備用金申請單，注明備用金的種類、日期、申請 部門、使用人、金額、用途，然后由分公司領(lǐng)導負責簽字確認。 財務(wù) 中心出納采用銀行轉(zhuǎn)款的方式支付至備用金負責人賬戶。 款項借支必須嚴格按照公司所規(guī)定的流程進行，并執(zhí)行前款不 清后款不借的原則，如有特殊情況，則由分公司經(jīng)理簽字確定前款的

6、 報銷時間后方與借支。 九、備用金核銷 1 1、核銷審批流程：合格的備用金報銷單 填寫費用報銷單，費用報銷手續(xù)參照借款報銷制度，后附 備注金申請單報銷單上應(yīng)由申請人、審批人簽字，如為郵件審批， 應(yīng)將完整的審批郵件與報銷單粘貼在一起。 根據(jù)備用金的用途不同，需由不同審批人審批。： 日常行政費用-批復順序為：分公司行政- -分公司負責人- -總部 行政- -銷售中心負責人- -董事長- -財務(wù)負責人 附加文件：費用簽呈 市場推廣活動一批復順序為：市場主管-分公司負責人- -總部行 政- -銷售中心負責人- -董事長- -財務(wù)負責人 附加文件：市場活動簽呈 須附加文件：由公司下發(fā)的活動通知或者活動簽

7、呈。 團隊建設(shè)費一批復順利為：分公司負責人- -總部行政- -銷售中心負 責人- -董事長- -財務(wù)負責人 附加文件：團隊建設(shè)簽呈。 差旅費-公司行政- -分公司負責人- -總部行政- -銷售中心負責人- - 董事長- -財務(wù)負責人 備用金報銷規(guī)定為每月底一次，人事行政將所有報銷單據(jù)提交到 財務(wù)部進行報銷，取得報銷金額的備用金。所有備用金應(yīng)當在當月內(nèi) 清帳，不得無故拖延，如當月借款清不完，不發(fā)放當月工資。 2 2、 票據(jù)種類 發(fā)票金額應(yīng)與報銷單金額相符，如有不能開具發(fā)票的情況，應(yīng)提 供相應(yīng)單據(jù)： （1 1） 收據(jù)：用備用金支付押金的，將押金收據(jù)復印后連同當月 備用金報銷單提交至財務(wù)，三個月以內(nèi)

8、原件自行存檔保管，不能丟失， 作為后續(xù)退回押金使用。 （2 2） 發(fā)票：除押金以及政府行政事業(yè)部門收費、銀行收費的收 據(jù)外，其余項目必須提供發(fā)票。 3 3、 票據(jù)要求： （1 1） 發(fā)票付款單位名稱：上海某某或上海襄本。原則是根據(jù)受 益部門所屬公司開具發(fā)票抬頭 （2 2） 單位為個人或者空白不予報銷 （3 3） 發(fā)票項目應(yīng)與出票單位經(jīng)營范圍對應(yīng)，如超市開具發(fā)票項 目為餐費，超出該店的經(jīng)營范圍，為不合格發(fā)票。 不可以開具“禮品”發(fā)票：辦公用品單張發(fā)票金額在 10001000 元以 上，需要同時提供供貨明細（辦公用品）并加蓋收款單位印章；郵寄 快遞費應(yīng)向快遞公司索取正規(guī)的發(fā)票， 并有快遞公司的蓋章

9、，快遞單 不可作為發(fā)票報銷。 （4 4）任何發(fā)票必須蓋有收款單位發(fā)票專用章且清晰可辨，無章 發(fā)票或發(fā)票章無法辨認的為違規(guī)發(fā)票，不予報銷 （5 5） 任何發(fā)票不可有任何涂改。 （6 6） 銀行費用應(yīng)提供銀行回單：工商、稅務(wù)、政府、事業(yè)單位 收費若無發(fā)票應(yīng)提供正規(guī)收費收據(jù)。 （7 7） 報銷發(fā)票有效期為開票日起 3 3 個月之內(nèi)，超出時間范圍為 不合格發(fā)票，不予報銷。 （8 8） 報銷時需注明受益部門。 （9 9） 對于業(yè)務(wù)獎勵部分票據(jù)要求， 可報銷票據(jù)包含： 差旅費 （車 票，機票），交通費（出租車發(fā)票不得連號，總量不得過多），住宿 費（需提供本市以外發(fā)票），辦公用品（單張金額不得超過 1 1

10、萬元， 附明細清單且不得包含固定資產(chǎn)類辦公用品，如打印機, ,復印機, ,掃描 儀, ,電腦等），通訊費（發(fā)票抬頭為公司名稱或定額發(fā)票），咨詢服 務(wù)顧問費（如單筆金額 1 1 萬元以上，附雙方蓋章的相關(guān)合同）, ,策劃費， 會議費，場地費（需提供場地租賃合同），汽車租賃發(fā)票（需提供租 賃合同），油費（需提供汽車租賃發(fā)票）。其他票據(jù)如業(yè)務(wù)招待費，禮 品, ,食品，勞保，廣告費等一律不予報銷。 4 4、 發(fā)票金額與報銷金額不符的，財務(wù)實報或核銷金額取發(fā)票金 額和報銷單上審批金額較低者予以報銷或核銷。 5 5、 票據(jù)粘貼辦法： （1 1）票據(jù)分類。對于集中較多的票據(jù)按照內(nèi)容進行分類，如辦 公用品、電

11、話費、差旅費、室內(nèi)交通費等等，按照類別、業(yè)務(wù)發(fā)生所 在地區(qū)分別粘貼。 （2 2） 準備粘貼單。到財務(wù)部領(lǐng)取原始憑證粘貼單。 （3 3） 將票據(jù)整理整齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面，自左至 右沿上邊依次均勻排開橫向粘貼，且應(yīng)避免將票據(jù)貼出粘貼單外，不 得將票據(jù)集中在粘貼單中間，以免造成中間厚，四周薄。 （4 4） 禁止將發(fā)票粘貼在其他發(fā)票上或者使用訂書釘，以免損壞 檔案裝訂設(shè)備。 （5 5） 發(fā)票粘貼后必須能顯示發(fā)票號，發(fā)票代碼、發(fā)票金額、稅 務(wù)章。 （6 6） 如票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼單上按照先大后小 的順序粘貼。 （7 7） 備用金報銷單據(jù)上，必須注明所在地區(qū)分公司的具體名稱。 （8 8） 備用金發(fā)票必須注明真實用途，不得存在虛假票據(jù)，票據(jù) 標準參考費用報銷管理制度。 十、備用金賬戶負責人變更的相關(guān)規(guī)定 備用金賬戶負責人變更：該負責人在獲悉崗位更換或離職時，需 事先通知財務(wù)，由財務(wù)與原備用金負責人進行賬務(wù)核對， 全部賬目核 對完畢財務(wù)簽字確認后，方能繼續(xù)辦理調(diào)動或者離職手續(xù)。核對清楚 后通知相關(guān)人員，此時備用金新負責人方可接受。 員工離職時應(yīng)先沖銷所有借支款項，全部賬目結(jié)清之后方給予辦 理離職手續(xù) 卜一、備用金的其他規(guī)定 備用金由分公司人事行政從公司財務(wù)部借支，并負責管理。出現(xiàn) 現(xiàn)金短款的情況時，人事行政須承擔補