行政管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、印章使用管理1.作業(yè)目的為加強(qiáng)公司印章的保管、使用及管理，維護(hù)公司權(quán)威和利益，規(guī)范印章使用行為。2.主管崗位 辦公室主任：負(fù)責(zé)印章的保管和使用監(jiān)督。主辦崗位 行政主管： 配合和支持用印申請(qǐng)的執(zhí)行過(guò)程。3.作業(yè)描述3.1：日常印章使用申請(qǐng)程序3.1.1 用印人根據(jù)用印名稱選擇填寫公司印鑒及證件使用申請(qǐng)單，要求各項(xiàng)內(nèi)容填寫清楚，申請(qǐng)單可在辦公室行政主管處領(lǐng)取。 3.1.2 按照審批程序找相關(guān)負(fù)責(zé)人（部門經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任）審核簽字。3.1.3 審核通過(guò)后再上報(bào)總經(jīng)理審批簽字。3.1.4 審批過(guò)程全部完成后，用印人持公司印鑒及證件使用申請(qǐng)單、需用印材料到辦公室主任處申請(qǐng)蓋章，蓋章時(shí)還需在辦公

2、室按序號(hào)填寫印鑒使用登記簿，同時(shí)申請(qǐng)單交由辦公室留存。3.1.5 辦公室主任負(fù)責(zé)文件用印使用時(shí)的把關(guān)工作。用印完成后，如需留存辦公室處的文件原件要及時(shí)交接到行政主管處。3.1.6 如用印過(guò)程中遇領(lǐng)導(dǎo)外出，需由辦公室經(jīng)辦人、用印申請(qǐng)人共同電話請(qǐng)示總經(jīng)理同意后，才能執(zhí)行蓋章工作。3.1.7 總經(jīng)理回公司后需及時(shí)補(bǔ)齊簽批手續(xù)，申請(qǐng)單及時(shí)交回辦公室主任處留存。3.2：印章外帶使用申請(qǐng)程序3.2.1 用印人根據(jù)用印名稱填寫公司印鑒及證件使用申請(qǐng)單，要求各項(xiàng)填寫清楚。 3.2.2 按照審批程序相關(guān)負(fù)責(zé)人（部門經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任）審核簽字。3.2.3 審核通過(guò)后再上報(bào)總經(jīng)理審批簽字。3.2.4 簽字

3、審批完成后，用印人持公司印鑒及證件使用申請(qǐng)單、需用印材料到辦公室，按規(guī)定印章帶出工作，辦公室必須安排一人員陪同前往，確保印章外出使用的安全。3.2.5印章使用完畢后，用印申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將印章交回辦公室主任，當(dāng)天使用必須當(dāng)天交回。3.2.6如遇緊急情況領(lǐng)導(dǎo)外出，需由辦公室經(jīng)辦人、用印申請(qǐng)人共同電話請(qǐng)示總經(jīng)理同意后，才能執(zhí)行印章帶出作業(yè)。3.2.7 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)回公司后申請(qǐng)人需盡快補(bǔ)齊簽批手續(xù)，申請(qǐng)單及時(shí)交到辦公室主任處留存。附：各名稱印鑒及證件使用申請(qǐng)單城鄉(xiāng)建設(shè)集團(tuán)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)事業(yè)部印鑒使用申請(qǐng)單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說(shuō)明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注 城鄉(xiāng)

4、建設(shè)集團(tuán)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)事業(yè)部印鑒使用申請(qǐng)單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說(shuō)明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注青島恒安投資有限公司印鑒及證件使用申請(qǐng)單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱 用途說(shuō)明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注 青島恒安投資有限公司印鑒及證件使用申請(qǐng)單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說(shuō)明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注北京鼎昌源房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司印鑒及證件使用申請(qǐng)單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說(shuō)明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注 北京鼎昌源房

5、地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司印鑒及證件使用申請(qǐng)單使用人使用日期是否帶出是 否陪同人印鑒及證件名稱用途說(shuō)明次 數(shù)部門經(jīng)理辦公室主任主管副總總經(jīng)理審批備 注會(huì)議 / 活動(dòng)組織管理1.作業(yè)目的為建立良好的溝通議事機(jī)制，規(guī)范公司會(huì)議和活動(dòng)組織流程，提高工作效率，增強(qiáng)組織凝聚力。2.主管崗位 辦公室主任：負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的監(jiān)督和管理。主辦崗位 行政主管： 執(zhí)行具體細(xì)節(jié)工作，及時(shí)向主管崗位匯報(bào)工作完成情況。3.作業(yè)描述3.1：會(huì)議/活動(dòng)組織管理程序3.1.1 根據(jù)公司整體安排，辦公室負(fù)責(zé)提交活動(dòng)策劃方案（關(guān)于組織XX會(huì)議/活動(dòng)的申請(qǐng)）。包括1、活動(dòng)類別；2、初步預(yù)算；3、組織方式 ；3.1.2 活動(dòng)方案待辦公室主任初步審

6、閱后，上報(bào)總經(jīng)理審定。3.1.3 總經(jīng)理審定后，辦公室根據(jù)活動(dòng)方案確定具體活動(dòng)安排計(jì)劃。3.1.4 如果不需要選定活動(dòng)組織單位，辦公室負(fù)責(zé)直接編寫活動(dòng)計(jì)劃，列出活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算說(shuō)明。3.1.5 如果需要選定活動(dòng)組織單位（如旅行社等），要選擇不少于三家的旅行單位，綜合比較后確定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的一家單位負(fù)責(zé)組織該次活動(dòng)，具體過(guò)程要求二人參與洽談。3.1.5 將完整的活動(dòng)計(jì)劃書上報(bào)總經(jīng)理審批。3.1.6 審批完成后，辦公室通過(guò)郵件和張貼公布的形式發(fā)布活動(dòng)詳細(xì)通知。3.1.7 由辦公室負(fù)責(zé)整體活動(dòng)的組織安排工作，確保會(huì)議、活動(dòng)的順利開(kāi)展。行政類采購(gòu)管理1.作業(yè)目的規(guī)范采購(gòu)流程，對(duì)采購(gòu)進(jìn)行中的各環(huán)節(jié)做好監(jiān)督把關(guān)和

7、費(fèi)用控制。2.主管崗位 辦公室主任：負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的審核。主辦崗位 行政主管： 執(zhí)行具體細(xì)節(jié)工作，及時(shí)向主管崗位匯報(bào)工作進(jìn)度。3.作業(yè)描述3.1： 采購(gòu)管理程序3.1.1 根據(jù)采購(gòu)需求，對(duì)需選購(gòu)的商品進(jìn)行詢價(jià)，同時(shí)填報(bào)采購(gòu)比價(jià)表。3.1.2 選擇出三家質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供貨單位。三家供貨單位進(jìn)行比較（包括價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)商實(shí)力等）比價(jià)須由2人以上進(jìn)行。3.1.3 通過(guò)比價(jià)工作，選擇出性價(jià)比較好的商家做為備選。3.1.4 上報(bào)辦公室主任審定，確定采購(gòu)供貨單位。3.1.5 辦公室經(jīng)辦人員填寫固定資產(chǎn)申購(gòu)單，注明申請(qǐng)采購(gòu)理由，對(duì)采購(gòu)物品的配置要求填寫清楚。3.1.5 上報(bào)辦公室主任審核簽字。3.1.6 財(cái)務(wù)部

8、復(fù)核簽字。3.1.7 總經(jīng)理審批。3.1.8 總經(jīng)理審批通過(guò)后，根據(jù)所購(gòu)商品執(zhí)行相應(yīng)管理流程（辦公用品管理流程、固定資產(chǎn)管理流程或其他類）。附：采購(gòu)比價(jià)表、固定資產(chǎn)申購(gòu)單采 購(gòu) 比 價(jià) 表 年 月 日序號(hào)擬購(gòu)置物品名稱供應(yīng)商名稱規(guī)格型號(hào)報(bào)價(jià)聯(lián)系電話聯(lián)系人辦公室意見(jiàn)：經(jīng)辦人：辦公室主任意見(jiàn)：注：提供對(duì)外合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件固定資產(chǎn)申購(gòu)單年 月 日采購(gòu)物品名稱預(yù)計(jì)金額申請(qǐng)采購(gòu)理由：配置要求申請(qǐng)人：部門負(fù)責(zé)人辦公室主任總會(huì)計(jì)師總經(jīng)理固定資產(chǎn)管理1.作業(yè)目的 為規(guī)范公司固定資產(chǎn)管理，保證資產(chǎn)安全、完整、發(fā)揮固定資產(chǎn)的更大效益，做好固定資產(chǎn)的登記、領(lǐng)用、盤點(diǎn)工作。2.主管崗位 行政主管： 負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的

9、監(jiān)管工作。主辦崗位 行政專員： 執(zhí)行固定資產(chǎn)的日常登記、配合財(cái)務(wù)部做好定期盤點(diǎn)作業(yè)，確保固定資產(chǎn)庫(kù)存的準(zhǔn)確。 3.作業(yè)描述3.1： 固定資產(chǎn)管理程序3.1.1 由申請(qǐng)部門填寫固定資產(chǎn)申購(gòu)單。3.1.2 部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任審核。（如申請(qǐng)未通過(guò)的退回申請(qǐng)部門）3.1.3 呈報(bào)總經(jīng)理審批。（如總經(jīng)理審批未通過(guò)的即退回申請(qǐng)部門）3.1.4 辦公室收到固定資產(chǎn)申購(gòu)單后根據(jù)需要與申請(qǐng)部門經(jīng)辦人共同詢價(jià)，確定供貨商家。3.1.5 由辦公室負(fù)責(zé)填寫支票領(lǐng)用申請(qǐng)單，領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理支付手續(xù)；到貨后，辦公室與申請(qǐng)部門共同驗(yàn)貨，填寫固定資產(chǎn)購(gòu)建單辦理入庫(kù)手續(xù)。（與固定資產(chǎn)相關(guān)的說(shuō)明書、保修卡、隨機(jī)光盤等材料做為附

10、件材料列清明細(xì)，并于一周內(nèi)移交辦公室行政專員登記保管。3.1.6 在固定資產(chǎn)使用過(guò)程中，涉及領(lǐng)用、調(diào)撥、退還、維修程序的，按照相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。3.1.7 日常領(lǐng)用：在辦公室固定資產(chǎn)管理員處完成登記。3.1.8 資產(chǎn)調(diào)撥：在辦公室固定資產(chǎn)管理員處填寫固定資產(chǎn)調(diào)撥單，注明調(diào)撥原因，調(diào)出部門、調(diào)入部門、辦公室主任三方簽字確認(rèn)后，辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)調(diào)撥工作，并及時(shí)更改固定資產(chǎn)臺(tái)賬。3.1.9 資產(chǎn)維修：固定資產(chǎn)不能正常使用需要維修時(shí)，要及時(shí)與辦公室行政人員聯(lián)系，說(shuō)明故障情況，辦公室負(fù)責(zé)安排維修設(shè)備。3.1.10 離職退還： 當(dāng)員工調(diào)離本單位時(shí)，在離職申請(qǐng)單上要詳細(xì)標(biāo)注固定資產(chǎn)退還情況，確定資產(chǎn)已歸還公司

11、。附：固定資產(chǎn)購(gòu)建單、固定資產(chǎn)調(diào)撥單固定資產(chǎn)購(gòu)建單單位 年 月 日 第 號(hào)固資編號(hào)財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)編號(hào)固資名稱固資類別規(guī)格型號(hào)建造單位聯(lián)系人及電話固資原值預(yù)計(jì)凈殘值折舊年限購(gòu)建憑證號(hào)附屬設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)計(jì)量單位數(shù)量金額經(jīng)辦人： 使用單位驗(yàn)收人： 財(cái)務(wù)部： 辦公室主任：固定資產(chǎn)調(diào)撥單資產(chǎn)編號(hào)固資名稱資產(chǎn)類別規(guī)格型號(hào)調(diào)出公司/部門調(diào)入公司/部門調(diào)撥原因調(diào)出單位意見(jiàn)調(diào)入單位簽收辦公室意見(jiàn)注：1、此單由辦公室填寫，一式三份，調(diào)出單位、調(diào)入單位和辦公室各一份。檔案管理1.作業(yè)目的 為加強(qiáng)和完善檔案管理工作，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，充分發(fā)揮檔案在日常工作中的重要作用，做好檔案管理工作。2.主管崗位

12、 辦公室主任： 負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案資料提取使用的審核，監(jiān)督檔案管理工作。主辦崗位 行政主管： 執(zhí)行日常檔案借閱、保管、查閱工作的具體流程。3.作業(yè)描述3.1： 檔案管理的具體要求3.1.1 各部門將需要保存的檔案資料移交辦公室進(jìn)行存檔登記。3.1.2 日常移交時(shí)及時(shí)填寫收文本；年度移交時(shí)填寫檔案資料移交登記表。3.1.3 辦公室對(duì)接收文檔資料進(jìn)行登記、整理、歸檔工作。3.1.4 日常復(fù)印件資料借閱，如需加蓋公章，還需執(zhí)行印鑒管理規(guī)定中的相關(guān)要求。但復(fù)印件使用不需歸還。3.1.5 原件資料借閱時(shí)，需填寫檔案資料借閱登記表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可辦理借閱，并且使用完畢后及時(shí)歸還行政主管處登記。3.1.5

13、檔案資料借閱完畢歸還時(shí)，應(yīng)及時(shí)注明歸還時(shí)間。 附：檔案資料借閱登記表檔案資料借閱登記表序號(hào)檔案資料名稱編號(hào)借閱目的借閱經(jīng)辦人借閱日期批準(zhǔn)人是否歸還歸還日期備注辦公用品管理1.作業(yè)目的 為規(guī)范公司辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用及庫(kù)存用品的統(tǒng)計(jì)管理，在保證辦公用品及時(shí)供應(yīng)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)控制成本、高效利用，統(tǒng)一管理的原則。2.主管崗位 行政主管： 監(jiān)督辦公用品的進(jìn)貨、領(lǐng)取及消耗情況。主辦崗位 前臺(tái)人員： 負(fù)責(zé)日常辦公用品的庫(kù)存登記、領(lǐng)用簽字及保管工作。3.作業(yè)描述3.1： 辦公用品管理工作3.1.1 每月5日前前臺(tái)人員向辦公室主任提交本月辦公用品申購(gòu)計(jì)劃，填寫辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表。3.1.2 辦公室主任審核辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表。3.1.3 審核通過(guò)后，前臺(tái)人員根據(jù)實(shí)際庫(kù)存數(shù)，統(tǒng)一申報(bào)辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。3.1.4 辦公室主任審核月度采購(gòu)計(jì)劃單。3.1.5 審核通過(guò)，經(jīng)辦人員與經(jīng)銷商聯(lián)系集中采購(gòu)事宜；如審核未通過(guò)，退回重新申報(bào)。3.1.5 前臺(tái)人員負(fù)責(zé)辦公用