公司文檔資料管理辦法

1、公司檔案管理制度為標(biāo)準(zhǔn)公司文檔資料管理，加強(qiáng)文檔資料的收集、歸檔和使用，有效地保護(hù)和利用文檔資料，為公司各項(xiàng)工作提供便利，提高公司文檔的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本管理方法。公司文檔范圍確定為：文書文檔、電子文檔、聲像文檔技術(shù)部、市場部、辦公室、財(cái)務(wù)室工程負(fù)責(zé)人完成的各種文檔，除個(gè)人備份外，要主動(dòng)交辦公室存檔備份，并填寫文件交割清單，交接人雙方簽字確認(rèn)財(cái)務(wù)室除外，如因不履行文檔交割存檔制度造成的重要文件喪失，公司要實(shí)施問責(zé)。文書文檔分為：根底文檔、技術(shù)文檔、市場文檔、工程開展文檔一、主要存檔范圍：一根底文檔：1.公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；2.公司股東會(huì)、董

2、事會(huì)形成的文件材料；3.公司管理制度、流程；4.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；5.勞開工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；6.教育培訓(xùn)方面的文件材料；7.公司資質(zhì)8.知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)保護(hù)文件9.獎(jiǎng)勵(lì)決定、媒體宣傳文件二技術(shù)文檔：1.設(shè)計(jì)文件；工藝文件；2.技術(shù)研發(fā)資料、調(diào)研資料、技術(shù)圖紙、技術(shù)文檔、技術(shù)合作合同等；3.合作單位資質(zhì)、產(chǎn)品檢測報(bào)告等證明材料；4.產(chǎn)品生產(chǎn)、能源消耗、平安生產(chǎn)方面的文件材料；5.儀器儀表、機(jī)器設(shè)備方面的文件材料；6.施工日志、檢測數(shù)據(jù)、不同施工階段垃圾樣品及照片、工藝視頻資料。7各種總結(jié)報(bào)告；8.對外技術(shù)合作文件三市場文檔1.市場營銷方面的文件材料包含PPT等

3、；2、技術(shù)設(shè)計(jì)效勞方案3.市場信息、調(diào)研情報(bào)方面的材料；4.技術(shù)宣傳方案四工程開展文檔1.區(qū)、市、國家對口單位的工程咨詢、明細(xì)文件2.上報(bào)工程呈文稿件3.工程跟蹤以及立項(xiàng)文件4.各項(xiàng)政策、規(guī)定、法律、法規(guī)等文件。二、文書文檔管理方法：公司辦公室在主管副總的領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)文書文檔管理、協(xié)調(diào)。一負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、匯總、整理、分類、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作，貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格做好文件資料保密工作；二. 協(xié)助做好公司各種宣傳活動(dòng)的開展工作，收集整理展覽會(huì)資料、廣告彩頁、裝訂成冊；三. 公司內(nèi)部產(chǎn)品圖紙、工藝文件、技術(shù)數(shù)據(jù)、質(zhì)量保證體系文件及更改單的正本存檔、建檔、保管；五. 管

4、理公司重要資質(zhì)證件,收集建檔外部文件；六. 管理公司非技術(shù)資料、公司文件、公司制度的歸檔，公司職工人事檔案的保存；七.公司培訓(xùn)、教育文檔，負(fù)責(zé)公司宣傳網(wǎng)站內(nèi)容的定期更新；八. 對其他部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，發(fā)揮文件資料的信息源作用；九對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；十文檔分類：依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成假設(shè)干層次和類別。分類除按大類企業(yè)管理文件、人事、體系文件、技術(shù)類文件、外來標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、國標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。建立的檔案目錄、編號(hào)方法。十一公司存檔文件調(diào)閱權(quán)限由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)掌握

5、，部門需要調(diào)閱文件時(shí)要經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。十二借閱文件資料者應(yīng)保護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意平安保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)設(shè)法補(bǔ)救，超過一天的借閱應(yīng)填寫文件交割清單簽字確認(rèn)。十三公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引、目錄資料；4提供相關(guān)的電子文檔。十四、公司技術(shù)部文檔包括工地施工日志、技術(shù)數(shù)據(jù)記錄、圖紙、工藝文件等相關(guān)文字材料要做到分類清楚、日清日結(jié)，及時(shí)錄入微機(jī)存電子檔。每周主動(dòng)交由辦公室存檔。三、技術(shù)資料歸檔管理方法公司的儀

6、器設(shè)備檔案是公司重要的技術(shù)儲(chǔ)藏，為充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案在工程實(shí)施、科研中的作用，標(biāo)準(zhǔn)公司儀器設(shè)備資料的歸檔管理工作，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。 一、儀器設(shè)備資料歸檔范圍 1、作為公司固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備，凡價(jià)值在500元以上的購置方案、審批文件、購貨合同、隨機(jī)技術(shù)資料等均屬歸檔范圍。 2、價(jià)值在5000元以上的儀器設(shè)備，還應(yīng)包括?儀器設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告?，價(jià)值在10萬元以上的儀器設(shè)備(包括大精設(shè)備和進(jìn)口設(shè)備)，還應(yīng)包括可行性論證報(bào)告。進(jìn)口設(shè)備應(yīng)包括在洽談和引進(jìn)過程中形成的技術(shù)商務(wù)文件。 3、有關(guān)設(shè)備管理文件，未生效的合同、協(xié)議書，儀器設(shè)備廣告宣傳品、說明書等資料。 4、固定資產(chǎn)設(shè)備在運(yùn)行、維修方面應(yīng)

7、予歸檔的資料有： 大精設(shè)備和進(jìn)口設(shè)備的使用記錄； 保養(yǎng)記錄、故障維修記錄；如需要將出具周期檢測證書。 5、儀器設(shè)備報(bào)損、報(bào)失、報(bào)廢的有關(guān)申報(bào)、審批文件。 6、固定資產(chǎn)設(shè)備在異動(dòng)、調(diào)劑、報(bào)損、報(bào)失和報(bào)廢等設(shè)備處置方面應(yīng)予歸檔的資料有： 報(bào)廢、報(bào)損、報(bào)失的儀器設(shè)備，必須將處置申請報(bào)告、?報(bào)廢報(bào)告單?、?資產(chǎn)處置申請表?、資產(chǎn)價(jià)值憑證(固資卡片)歸檔。 調(diào)撥和異動(dòng)的儀器設(shè)備，必須將調(diào)撥報(bào)告、批復(fù)、?設(shè)備異動(dòng)報(bào)告單?歸檔。 二、儀器設(shè)備資料歸檔步驟 1、固定資產(chǎn)到貨后，設(shè)備采購和驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)對隨機(jī)技術(shù)資料進(jìn)行清點(diǎn)，做好驗(yàn)收登記工作。 2、設(shè)備采購責(zé)任人，必須將該設(shè)備的有關(guān)歸檔資料一并移交檔案員簽收登

8、記，移交清楚設(shè)備資料收集、移交手續(xù)。 3、檔案員對收集的設(shè)備資料，應(yīng)按要求分類登記、整理，作好保管或移交工作。 4、價(jià)值10萬元以上的貴重設(shè)備，歸檔資料整理完畢后及時(shí)存檔。 三、儀器設(shè)備資料歸檔要求 1、各設(shè)備接收部門，在辦理設(shè)備出入庫手續(xù)時(shí)，必須首先完備資料歸檔手續(xù)。 2、設(shè)備運(yùn)行、維修、處置資料，應(yīng)在第一時(shí)間歸檔。 3、公司設(shè)備接收部門負(fù)責(zé)儀器設(shè)備資料的收集、整理和歸檔移交工作，設(shè)備占有使用部門，必須將應(yīng)歸檔的設(shè)備資料原始件歸檔。 4、儀器設(shè)備文件材料，必須使用藍(lán)黑墨水書寫，嚴(yán)禁使用圓珠筆或鉛筆。字跡要工整，圖樣要清晰，文面要整潔，不得涂改。 5、對不合歸檔要求的儀器設(shè)備資料，應(yīng)采取措施及時(shí)補(bǔ)齊后，方予辦理出入庫手續(xù)。 6、批量同型號(hào)設(shè)備技術(shù)資料，可只上交其中一套，其余資料隨機(jī)由使用部門保存。 7、設(shè)備技術(shù)檔案存檔交原始件，復(fù)印件由使用部門、負(fù)責(zé)人保存。查閱技術(shù)資料按?公司檔案管理方法?的規(guī)定執(zhí)行。 四、電子、聲像文檔管理方法電子文檔是公司辦公文檔的重要組成局