第二章利用Word2010高效創(chuàng)建電子文檔

1、計算機等級考試二級MS Office高級應(yīng)用第二章 利用 Word2010高效創(chuàng)建電子文檔 在Office Word 2010中，提供了功能更為全面的文本和圖形編輯工具，并同時采用了以結(jié)果為導(dǎo)向的全新用戶界面，以此來幫助用戶創(chuàng)建、共享更具專業(yè)水準(zhǔn)的文檔。第二章 利用 Word2010高效創(chuàng)建電子文檔掌握以下功能：u創(chuàng)建并編輯文檔u美化文檔外觀u長文檔的編輯與管理u文檔的修訂與共享u使用郵件合并技術(shù)批量處理文檔第二章 利用 Word2010高效創(chuàng)建電子文檔一、功能區(qū)與選項卡 傳統(tǒng)的菜單和工具欄已被功能區(qū)所代替。 功能區(qū)是一種全新的設(shè)計，它以選項卡的方式對命令進行分組和顯示。同時，功能區(qū)上的選項卡

2、在排列方式上與用戶所要完成任務(wù)的順序相一致，并且選項卡中命令的組合方式更加直觀，大大提升應(yīng)用程序的可操作性。第一節(jié) 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面第一節(jié) 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面 功能區(qū)顯示的內(nèi)容并不是一成不變的，Office 2010會根據(jù)應(yīng)用程序窗口的寬度自動調(diào)整在功能區(qū)中顯示的內(nèi)容。在當(dāng)功能區(qū)較窄時，一些圖標(biāo)會相對縮小以節(jié)省空間，如果功能區(qū)進一步變窄，則某些命令分組就會只顯示圖標(biāo)。第一節(jié) 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面二、上下文選項卡 有些選項卡只有在編輯、處理某些特定對象的時候才會在功能區(qū)中顯示出來，以供用戶使用三、實時預(yù)覽 當(dāng)用戶將鼠標(biāo)指針移動到相關(guān)的選項后，實時預(yù)覽功能就會將指針?biāo)傅倪x項應(yīng)用到當(dāng)前

3、所編輯的文檔中來。第一節(jié) 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面四、增強的屏幕提示 Microsoft Office 2010提供了比以往版本顯示面積更大、容納信息更多的屏幕提示。這些屏幕提示還可以直接從某個命令的顯示位置快速訪問其相關(guān)幫助信息。第一節(jié) 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面第一節(jié) 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面五、快速訪問工具欄六、后臺視圖 Office 后臺視圖是用于對文檔或應(yīng)用程序執(zhí)行操作的命令集。 在Office 2010應(yīng)用程序中單擊“文件”選項卡，即可查看Office后臺視圖。在后臺視圖中可以管理文檔和有關(guān)文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)第一節(jié) 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面七、自定義Office功能區(qū)第一節(jié) 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界

4、面一、使用模板快捷創(chuàng)建文檔1、創(chuàng)建空白文檔2、利用模板才創(chuàng)建新文檔 使用模板可以快速創(chuàng)建出外觀精美、格式專業(yè)的文檔， Word 2010提供了多種模板，用戶可以根據(jù)具體的應(yīng)用需要選用不同的模板。 Office 2010已將Microsoft Office Online上的模板嵌入到了應(yīng)用程序中，以使用戶可以在新建文檔時快速瀏覽并選擇適用的模板使用。第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔二、輸入文本 創(chuàng)建了新文檔后，在文本編輯區(qū)域中將會出現(xiàn)一個閃爍的光標(biāo)，它表明了目前文檔的輸入位置，用戶可由此開始輸入文檔內(nèi)容。 只要安裝了語言支持的功能，就可以在文檔中輸入各種語言的文本。在Word程序中輸

5、入文本時，不同內(nèi)容的文本輸入方法會有所不同，而針對普通文本（例如漢字、英文、阿拉伯?dāng)?shù)字等）通過鍵盤就可以直接輸入。第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔u使用“微軟拼音“輸入u使用shift按鍵實現(xiàn)中英文的切換u輸入過程中可以通過回車鍵實現(xiàn)換行操作第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔三、選擇并編輯文本u拖動鼠標(biāo)選擇文本u選擇一行u選擇一個段落u選擇不相鄰的多段文本u選擇垂直文本u選擇整片文檔u選擇較大塊文本u使用鍵盤選擇文本第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔選擇操作右側(cè)的一個字符按【Shift】+向右方向鍵。左側(cè)的一個字符按【Shift】+向左方向鍵。一個單詞（從開頭到結(jié)尾） 將插入點放在單詞開頭，再按【Ctrl】+【Shift】+向

6、右方向鍵。一個單詞（從結(jié)尾到開頭） 將指針移動到單詞結(jié)尾，再按【Ctrl】+【Shift】+向左方向鍵。一行（從開頭到結(jié)尾）按【Home】鍵，然后按【Shift】+【End】組合鍵。一行（從結(jié)尾到開頭）按【End】鍵，然后按【Shift】+【Home】組合鍵。下一行按【End】鍵，然后按【Shift】+向下方向鍵。上一行按【Home】鍵，然后按【Shift】+向上方向鍵。一段（從開頭到結(jié)尾）將指針移動到段落開頭，再按【Ctrl】+【Shift】+向下方向鍵。一段（從結(jié)尾到開頭）將指針移動到段落結(jié)尾，再按【Ctrl】+【Shift】+向上方向鍵。選擇操作一個文檔（從結(jié)尾到開頭）將指針移動到文檔結(jié)

7、尾，再按【Ctrl】+【Shift】+【Home】組合鍵。一個文檔（從開頭到結(jié)尾）將指針移動到文檔開頭，再按【Ctrl】+【Shift】+【End】組合鍵。從窗口的開頭到結(jié)尾將指針移動到窗口開頭，再按【Alt】+【Ctrl】+【Shift】+【Page Down】組合鍵。整篇文檔按【Ctrl】+【A】組合鍵。垂直文本塊按【Ctrl】+【Shift】+【F8】組合鍵，然后使用箭頭鍵。按【Esc】鍵可關(guān)閉選擇模式。最近的字符按【F8】鍵打開選擇模式，再按向左方向鍵或向右方向鍵；按【Esc】可關(guān)閉選擇模式。單詞、句子、段落或文檔按【F8】鍵打開選擇模式，再按一次【F8】鍵選擇單詞、按兩次選擇句子、按

8、三次選擇段落，或者按四次選擇文檔。按【Esc】鍵可關(guān)閉選擇模式。四、復(fù)制與粘貼文本1、通過鍵盤復(fù)制文本u【Ctrl】+【C】u【Ctrl】+【V】2、通過命令操作復(fù)制文本第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔3、格式復(fù)制 格式復(fù)制就是將文本的字體、字號、段落設(shè)置等重新應(yīng)用到目標(biāo)文本4、選擇性粘貼 選擇性粘貼提供了更多的粘貼選項，該功能在跨文檔之間進行粘貼時非常實用第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔五、刪除與移動文本 用戶在編輯文檔的過程中，可能發(fā)現(xiàn)某段已輸入的文字放在其他位置會更合適，這時就需要使用移動文本功能。uBackSpace按鍵uDelete按鍵第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔六、查找宇替換文本1、查

9、找文本 查找文本功能可以幫助用戶快速找到指定的文本以及這個文本所在的位置，同時也能幫助核對該文本是否存在。第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔2、替換文本 使用“查找”功能，可以迅速找到特定文本或格式的位置。而若要將查找到的目標(biāo)進行替換，就要使用“替換”命令。第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔七、檢查問的那個中文字的拼寫和語法 在編輯文檔時，用戶經(jīng)常會因為疏忽而造成一些錯誤，很難保證輸入文本的拼寫和語法都完全正確。Word 2010的拼寫和語法功能開啟后，將自動在它認為有錯誤的字句下面加上波浪線，從而提醒用戶。如果出現(xiàn)拼寫錯誤，則用紅色波浪線進行標(biāo)記；如果出現(xiàn)語法錯誤，則用綠色波浪線進行標(biāo)記。第二

10、節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔八、保存文檔1、手動保存新文檔2、自動保存文檔 “自動保存”是指Word會在一定時間內(nèi)自動保存一次文檔。這樣的設(shè)計可以有效地防止用戶在進行了大量工作之后，因沒有保存而又發(fā)生意外（停電、死機等）而導(dǎo)致的文檔內(nèi)容大量丟失。雖然仍有可能因為一些意外情況而引起文檔內(nèi)容丟失，但損失可以降到最小。第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔九、打印文檔 打印文檔在日常辦公中是一項很常見而且很重要的工作。在打印Word文檔之前，可以通過打印預(yù)覽功能查看一下整篇文檔的排版效果，確認無誤后再打印。u打印u打印預(yù)覽第二節(jié) 創(chuàng)建并編輯文檔一、設(shè)置文本格式1、設(shè)置字體和字號2、設(shè)置字形3、設(shè)置字體顏

11、色、文字效果4、設(shè)置字符間距第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀二、設(shè)置段落格式 段落是指以特定符號作為結(jié)束標(biāo)記的一段文本，用于標(biāo)記段落的符號是不可打印的字符。在編排整篇文檔時，合理的段落格式設(shè)置，可以使內(nèi)容層次有致、結(jié)構(gòu)鮮明，從而便于用戶閱讀。Word 2010的段落排版命令總是適用于整個段落的，因此要對一個段落進行排版，可以將光標(biāo)移到該段落的任何地方，但如果要對多個段落進行排版，則需要將這幾個段落同時選中。第三節(jié) 美化文檔外觀1、段落對齊 Word 2010一共提供了5種段落對齊方式：文本左對齊、居中、文本右對齊、兩端對齊和分散對齊2、段落縮進 文本的輸入范圍是整個頁面除去頁邊距以外的

12、部分。但有時為了美觀，文本還要再向內(nèi)縮進一段距離，這就是段落縮進。增加或減少縮進量時，改變的是文本和頁邊距之間的距離。默認狀態(tài)下，段落左、右縮進量都是零。第三節(jié) 美化文檔外觀所謂首行縮進就是每一個段落中第一行第一個字符的縮進空格位。中文段落普遍采用首行縮進兩個字符。懸掛縮進是指段落的首行起始位置不變，其余各行一律縮進一定距離。這種縮進方式常用于如詞匯表、項目列表等文檔。左縮進是指整個段落都向右縮進一定距離，而右縮進一般是向左拖動，使段落的右端均向左移動一定距離。第三節(jié) 美化文檔外觀3、行距和段落間距u行距決定了段落中各行文字之間的垂直距離u段落間距是指段落與段落之間的距離第三節(jié) 美化文檔外觀三

13、、調(diào)整頁面設(shè)置 Word 2010所提供的頁面設(shè)置工具可以幫助用戶輕松完成對“頁邊距”、“紙張大小”、“紙張方向”、“文字排列”等諸多選項的設(shè)置工作u設(shè)置頁面邊距u設(shè)置紙張方向u設(shè)置紙張大小u設(shè)置頁面顏色和背景第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀四、在文檔中使用文本框 Word 2010中提供了特別的文本框編輯操作，它是一種可移動位置、可調(diào)整大小的文字或圖形容器。使用文本框，可以在一頁上放置多個文字塊內(nèi)容，或使文字按照與文檔中其他文字不同的方式排布。第三節(jié) 美化文檔外觀五、在文檔中使用表格1、使用即時預(yù)覽創(chuàng)建表格第三節(jié) 美化文檔外觀2、使用“插入表格”命令創(chuàng)建表格第三節(jié) 美化文檔外觀3、手

14、動繪制表格 如果要創(chuàng)建不規(guī)則的復(fù)雜表格，則可以采用手動繪制表格的方法。此方法使創(chuàng)建表格操作更具靈活性第三節(jié) 美化文檔外觀4、使用快速表格 快速表格是作為構(gòu)建基塊存儲在庫中的表格，可以隨時被訪問和重用。Word 2010提供了一個“快速表格庫”，其中包含一組預(yù)先設(shè)計好格式的表格，用戶可以從中選擇以迅速創(chuàng)建表格。這樣大大節(jié)省了用戶創(chuàng)建表格的時間，同時減少了用戶的工作量，使插入表格操作變得十分輕松。第三節(jié) 美化文檔外觀5、將文本轉(zhuǎn)換成表格第三節(jié) 美化文檔外觀6、管理表格中的單元格、行、列u添加單元格、行、列u刪除單元格、行、列第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀7、合并或拆分表格中的單元格第三節(jié)

15、 美化文檔外觀8、設(shè)置標(biāo)題行跨頁重復(fù) 在文檔中內(nèi)容較多的表格，難免會跨越2頁或更多頁面。此時，如果希望表格的標(biāo)題可以自動地出現(xiàn)在每個頁面的表格上方第三節(jié) 美化文檔外觀六、文檔中的圖片處理技術(shù) 在實際文檔處理過程中，用戶往往需要在文檔中插入一些圖片或剪貼畫來裝飾文檔。Word 2010提供了圖片效果的極大控制力，全新的圖片效果，將使圖片更加靚麗奪目，同時，用戶還可以根據(jù)需要對文檔中的圖片進行裁剪和修飾。1、在文檔中插入圖片第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀2、設(shè)置圖片與文字環(huán)繞方式第三節(jié) 美化文檔外觀 環(huán)繞有兩種基本形式：嵌入（在文字層中）和浮動（在圖形層中）。浮動意味著可將圖片拖動到文檔

16、的任何位置，而不像嵌入到文檔文字層中的圖片那樣受到一些限制。表2.2描述了不同環(huán)繞方式在文檔中的布局效果。第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀環(huán)繞設(shè)置在文檔中的效果嵌入型插入到文字層。可以拖動圖形，但只能從一個段落標(biāo)記移動到另一個段落標(biāo)記中。通常用在簡單文檔和正式報告中。四周型環(huán)繞文本中放置圖形的位置會出現(xiàn)一個方形的“洞”，文字會環(huán)繞在圖形周圍，使文字和圖形之間產(chǎn)生間隙，可將圖形拖到文檔中的任意位置。通常用在帶有大片空白的新聞稿和傳單中。緊密型環(huán)繞實際上在文本中放置圖形的地方創(chuàng)建了一個形狀與圖形輪廓相同的“洞”，使文字環(huán)繞在圖形周圍?？梢酝ㄟ^環(huán)繞頂點改變文字環(huán)繞的“洞”的形狀，可將圖形拖到

17、文檔中的任何位置。通常用在紙張空間很寶貴且可以接受不規(guī)則形狀（甚至希望使用不規(guī)則形狀）的出版物中。第三節(jié) 美化文檔外觀環(huán)繞設(shè)置在文檔中的效果襯于文字下方嵌入在文檔底部或下方的繪制層，可將圖形拖動到文檔的任何位置。通常用作水印或頁面背景圖片，文字位于圖形上方。浮于文字上方嵌入在文檔上方的繪制層，可將圖形拖動到文檔的任何位置，文字位于圖形下方。通常用在有意用某種方式來遮蓋文字來實現(xiàn)某種特殊效果。穿越型環(huán)繞文字圍繞著圖形的環(huán)繞頂點（環(huán)繞頂點可以調(diào)整），這種環(huán)繞樣式產(chǎn)生的效果和表現(xiàn)出的行為與“緊密型”環(huán)繞相同。上下型環(huán)繞實際上創(chuàng)建了一個與頁邊距等寬的矩形，文字位于圖形的上方或下方，但不會在圖形旁邊，可

18、將圖形拖動到文檔的任何位置。當(dāng)圖形是文檔中最重要的地方時通常會使用這種環(huán)繞樣式。第三節(jié) 美化文檔外觀3、設(shè)置圖片在頁面上的位置u 對象隨文字移動：該設(shè)置將圖片與特定的段落關(guān)聯(lián)起來，使段落始終保持與圖片顯示在同一頁面上。該設(shè)置只影響頁面上的垂直位置。u鎖定標(biāo)記：該設(shè)置鎖定圖片在頁面上的當(dāng)前位置。u允許重疊：該設(shè)置允許圖形對象相互覆蓋。u表格單元格中的版式：該設(shè)置允許使用表格在頁面上安排圖片的位置。第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀4、在文檔中插入剪貼畫 Microsoft Office為用戶提供了大量的剪貼畫，并將其存儲在剪輯管理器中。剪輯管理器中包含剪貼畫、照片、影片、聲音和其他媒體文件

19、，統(tǒng)稱為剪輯，用戶可將它們插入到文檔中，以便于演示或發(fā)布。并且，當(dāng)用戶連接Internet時，還可以快速搜索在Microsoft Office Online站點上免費提供的更多資源。第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀5、截取屏幕圖片第三節(jié) 美化文檔外觀6、刪除圖片背景與裁剪圖片第三節(jié) 美化文檔外觀7、使用繪圖畫布 Word中的繪圖是指一個或一組圖形對象（包括形狀、圖表、流程圖、線條和藝術(shù)字等），用戶可以使用顏色、邊框或其他效果對其進行設(shè)置。向Word文檔插入圖形對象時，可以將圖形對象放置在繪圖畫布中。 繪圖畫布在繪圖和文檔的其他部分之間提供了一條框架式的邊界。在默認情況下，繪圖畫布沒有背

20、景或邊框，但是如同處理圖形對象一樣，可以對繪圖畫布進行格式設(shè)置。第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀七、使用智能圖形展開觀點 單純的文字總是令人難以記憶，如果能夠?qū)⑽臋n中的某些理念以圖形方式展現(xiàn)出來，就能夠大大促進閱讀者對該理念的理解與記憶。在Microsoft Office 2010中，SmartArt圖形功能可以使單調(diào)乏味的文字以美輪美奐的效果呈現(xiàn)在用戶面前，從而使用戶在腦海里留下深刻的印象。第三節(jié) 美化文檔外觀第三節(jié) 美化文檔外觀八、使用主題快速調(diào)整文檔外觀 以往，要設(shè)置協(xié)調(diào)一致、美觀專業(yè)的Office文檔格式很費時間，因為用戶必須分別為表格、圖表、形狀和圖示選擇顏色或樣式等選項，而

21、在Office 2010中，主題功能簡化了這一系列設(shè)置的過程。 文檔主題是一套具有統(tǒng)一設(shè)計元素的格式選項，包括一組主題顏色（配色方案的集合）、一組主題字體（包括標(biāo)題字體和正文字體）和一組主題效果（包括線條和填充效果）。通過應(yīng)用文檔主題，用戶可以快速而輕松地設(shè)置整個文檔的格式，賦予它專業(yè)和時尚的外觀。九、插入文檔封面 專業(yè)的文檔要配以漂亮的封面才會更加完美，在Word 2010中，用戶將不會再為設(shè)計漂亮的封面而大費周折，內(nèi)置的“封面庫”為用戶提供了充足的選擇空間。第三節(jié) 美化文檔外觀 制作專業(yè)的文檔除了使用常規(guī)的頁面內(nèi)容和美化操作外，還需要注重文檔的結(jié)構(gòu)以及排版方式。Word 2010提供了諸多

22、簡便的功能，使長文檔的編輯、排版、閱讀和管理更加輕松自如。第四節(jié) 長文檔的編輯與管理一、定義并使用樣式 樣式是指一組已經(jīng)命名的字符和段落格式。它規(guī)定了文檔中標(biāo)題、正文，以及要點等各個文本元素的格式。用戶可以將一種樣式應(yīng)用于某個選定的段落或字符，以使所選定的段落或字符具有這種樣式所定義的格式。 使用樣式有諸多便利之處，它可以幫助用戶輕松統(tǒng)一文檔的格式；輔助構(gòu)建文檔大綱以使內(nèi)容更有條理；簡化格式的編輯和修改操作。此外，樣式還可以用來生成文檔目錄。第四節(jié) 長文檔的編輯與管理1、在文檔中應(yīng)用樣式第四節(jié) 長文檔的編輯與管理2、創(chuàng)建樣式u對已有樣式進行保存u重新創(chuàng)建新的樣式第四節(jié) 長文檔的編輯與管理3、復(fù)

23、制并管理樣式 在編輯文檔的過程中，如果需要使用其他模板或文檔的樣式，可以將其復(fù)制到當(dāng)前的活動文檔或模板中，而不必重復(fù)創(chuàng)建相同的樣式。第四節(jié) 長文檔的編輯與管理第四節(jié) 長文檔的編輯與管理二、文檔分頁與分節(jié) 如果只是為了排版布局需要，單純地將文檔中的內(nèi)容劃分為上下兩頁，則在文檔中插入分頁符即可。u插入分頁符u插入分節(jié)符默認方式下，Word將整個文檔視為一節(jié)，所有對文檔的設(shè)置都是應(yīng)用于整篇文檔的。當(dāng)插入“分節(jié)符”將文檔分成幾“節(jié)”后，可以根據(jù)需要設(shè)置每“節(jié)”的格式。第四節(jié) 長文檔的編輯與管理第四節(jié) 長文檔的編輯與管理三、文檔內(nèi)容的分欄處理第四節(jié) 長文檔的編輯與管理四、設(shè)置文檔的頁眉與頁腳 頁眉和頁腳

24、是文檔中每個頁面的頂部、底部和兩側(cè)頁邊距中的區(qū)域，用戶可以在頁眉和頁腳中插入文本或圖形，例如頁碼、時間和日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者姓名等。1、在文檔中插入預(yù)設(shè)的頁眉或頁腳2、創(chuàng)建首頁不同的頁眉和頁腳3、為奇偶頁創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳4、為文檔各節(jié)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳5、刪除頁眉或頁腳五、使用項目符號 項目符號是放在文本前以強調(diào)效果的點或其他符號。用戶可以在輸入文本時自動創(chuàng)建項目符號列表，也可以快速給現(xiàn)有文本添加項目符號。1、自動創(chuàng)建項目符號列表2、為原有文本添加項目符號第四節(jié) 長文檔的編輯與管理六、使用編號列表 在文本前添加編號有助于增強文本的層次感和邏輯性。創(chuàng)建編號列表與創(chuàng)建項目符

25、號列表的操作過程相仿，用戶同樣可以在輸入文本時自動創(chuàng)建編號列表，或者快速給現(xiàn)有文本添加編號。第四節(jié) 長文檔的編輯與管理七、在文檔中添加引用內(nèi)容 在長文檔的編輯過程中，文檔內(nèi)容的索引和腳注非常重要，這可以使文檔的引用內(nèi)容和關(guān)鍵內(nèi)容得到有效的組織。第四節(jié) 長文檔的編輯與管理1. 插入腳注和尾注 腳注和尾注一般用于在文檔和書籍中顯示引用資料的來源，或者用于輸入說明性或補充性的信息?！澳_注”位于當(dāng)前頁面的底部或指定文字的下方，而“尾注”則位于文檔的結(jié)尾處或者指定節(jié)的結(jié)尾。腳注和尾注都是用一條短橫線與正文分開的。而且，二者都用于包含注釋文本，該注釋文本位于頁面的結(jié)尾處或者文檔的結(jié)尾處，二者的注釋文本都比

26、正文文本的字號小一些。第四節(jié) 長文檔的編輯與管理2. 插入題注 題注是一種可以為文檔中的圖表、表格、公式或其他對象添加的編號標(biāo)簽，如果在文檔的編輯過程中對題注執(zhí)行了添加、刪除或移動操作，則可以一次性更新所有題注編號，而不需要再進行單獨調(diào)整。第四節(jié) 長文檔的編輯與管理第四節(jié) 長文檔的編輯與管理3. 標(biāo)記并創(chuàng)建索引項 索引用于列出一篇文檔中討論的術(shù)語和主題，以及它們出現(xiàn)的頁碼。要創(chuàng)建索引，可以通過提供文檔中主索引項的名稱和交叉引用來標(biāo)記索引項，然后生成索引。u標(biāo)記主索引項、次索引項、第三級索引項u創(chuàng)建索引目錄第四節(jié) 長文檔的編輯與管理第四節(jié) 長文檔的編輯與管理4、創(chuàng)建文檔目錄u使用“目錄庫”創(chuàng)建目

27、錄u使用“自定義樣式”創(chuàng)建目錄第四節(jié) 長文檔的編輯與管理第四節(jié) 長文檔的編輯與管理 在與他人一同處理文檔的過程中，審閱、跟蹤文檔的修訂狀況將成為最重要的環(huán)節(jié)之一，用戶需要及時了解其他用戶更改了文檔的哪些內(nèi)容，以及為何要進行這些更改。一、審閱與修訂文檔 Word 2010提供了多種方式來協(xié)助用戶完成文檔審閱的相關(guān)操作，同時用戶還可以通過全新的審閱窗格來快速對比、查看、合并同一文檔的多個修訂版本。第五節(jié) 文檔的修訂與共享1、修訂文檔第五節(jié) 文檔的修訂與共享2、為文檔添加批注 在多人審閱文檔時，可能需要彼此之間對文檔內(nèi)容的變更狀況作一個解釋，或者向文檔作者詢問一些問題，這時就可以在文檔中插入“批注”

28、信息。“批注”與“修訂”的不同之處在于，“批注”并不在原文的基礎(chǔ)上進行修改，而是在文檔頁面的空白處添加相關(guān)的注釋信息，并用有顏色的方框括起來。第五節(jié) 文檔的修訂與共享第五節(jié) 文檔的修訂與共享第五節(jié) 文檔的修訂與共享3、審閱修訂和批注 文檔內(nèi)容修訂完成以后，用戶還需要對文檔的修訂和批注狀況進行最終審閱，并確定出最終的文檔版本。當(dāng)審閱修訂和批注時，可以按照如下步驟來接受或拒絕文檔內(nèi)容的每一項更改。第五節(jié) 文檔的修訂與共享二、快速比較文檔 文檔經(jīng)過最終審閱以后，用戶多半希望能夠通過對比的方式查看修訂前后兩個文檔版本的變化情況，Word 2010提供了“精確比較”的功能，可以幫助用戶顯示兩個文檔的差異

29、。第五節(jié) 文檔的修訂與共享三、刪除文檔中的個人信息 文檔的最終版本確定以后，如果希望將Microsoft Office文檔的電子副本共享給其他用戶，最好先檢查一下該文檔是否包含隱藏數(shù)據(jù)或個人信息，這些信息可能存儲在文檔本身或文檔屬性中，而且有可能會透露一些隱私信息，因此有必要在共享文檔副本之前刪除這些隱藏信息。第五節(jié) 文檔的修訂與共享第五節(jié) 文檔的修訂與共享四、標(biāo)記文檔的最終狀態(tài) 如果文檔已經(jīng)確定修改完成，用戶可以為文檔標(biāo)記最終狀態(tài)來標(biāo)記文檔的最終版本，此操作可以將文檔設(shè)置為只讀，并禁用相關(guān)的內(nèi)容編輯命令。第五節(jié) 文檔的修訂與共享第五節(jié) 文檔的修訂與共享五、構(gòu)建并使用文檔部件 文檔部件實際上就是對某一段指定文檔內(nèi)容（文本、圖片、表格、段落等文檔對象）的封裝手段，也可以單純地將其理解為對這段文檔內(nèi)容的保存和重復(fù)使用，這為在文檔中共享已有的設(shè)計或內(nèi)容提供了高效手段。第五節(jié) 文檔的修訂與共享第五節(jié) 文檔的修訂與共享六、與他人共享文檔 Word文檔除了可以打印出來供他人審閱外，也可以根據(jù)不同的需求通過多種電子化的方式完成共享目的。1、通過電子郵件共享文檔2、轉(zhuǎn)換成PDF文檔格式第五節(jié) 文檔的修訂與共享第五節(jié) 文檔的修訂與共