我們是如何進行采購審計的

1、我們是如何進行采購審計的？ 采購過程是公司生產經營的起點，是決定產品質量的基礎，原材料的好壞直接影響著公司的經濟效益，目前，隨著市場經濟的發(fā)展，對采購過程進行審計和監(jiān)督，已經越來越引起公司高層的重視，對采購審計的要求和內容也從過去的查錯糾弊轉向了現(xiàn)在的風險管理審計，即在對整個采購過程審計的同時，重點放在預防和控制采購風險上。采購過程包括采購計劃、采購詢價、供應商選擇、采購決策、采購招標、合同評審、訂單處理、驗收入庫、發(fā)料使用九個流程，采購審計就是對這一全過程中各個環(huán)節(jié)所面臨的各種風險進行評估與審計。下面從采購風險的角度，談一下如何對采購過程進行審計。目前，采購中遇到的主要風險，在各種案件資料和

2、發(fā)表的文章中都刊登過，我們經過匯總分析，大致可分為兩類：公司外部運作中存在的風險和公司內部運作中存在的風險。一、外部風險公司在與其之外的市場、企業(yè)、人員交往中存在著市場因素風險、合同詐騙風險、原材料質量風險、不可預料的意外風險。1、采購合同風險。公司在決定接受客戶定單的同時，首先考慮的是有無原材料，是決定定織還是采購，不管哪一種，只要決定了，都要作合同，這就要求我們掌握合同方面的知識，預防合同詐騙。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，很難與正常的合同糾紛相區(qū)別，利用合同詐騙已經成為詐騙人慣用的手法。合同詐騙手法主要包括：（1）以虛假的主體身份與公司訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產權證

3、明作為合同擔保，一旦得手，無從追究。（2）接受合同當事人給付的貨款、預付款（或定金）、擔保財產后逃之夭夭。（3）簽訂空頭合同，將騙來的合同轉手倒賣它方從中謀利，而所需的物資則無法保證。（4）供應商故意設置的合同陷阱，如操作過程中供應商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。2、市場價格風險。（1）供應商操縱市場，相互串通，有意哄抬價格。（2）公司對市場行情摸不準，認為價格合理時批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價。3、原材料質量風險。（1）供應商提供的原材料質量不符合要求，導致公司所生產的產品性能達不到質量標準，給公司帶來嚴重損失，并且可能使公司在該品種所涉及的經濟、技術、人身安全、公司

4、聲譽等方面引起客戶懷疑。（2）如果原材料存在嚴重的質量問題，將會直接影響到公司產品的整體質量和公司經濟效益，影響產品的生產與交貨期，降低公司信譽和產品競爭力，直接威脅到公司的生存與發(fā)展。4、采購過程中遇到意外風險。由于自然、經濟政策等因素所造成的意外風險是我們難以預料的。如交通意外事故，造成不能正常供貨等等。5、技術進步加快帶來的風險。由于社會技術進步引起原有已采購的原材料貶值。因信息技術發(fā)展，所采購的設備已經被淘汰或使用效率低下造成損失，如計算機。二、公司內部自身存在的風險公司自身存在的風險包括計劃不周、管理不嚴等風險，具體如下：1、采購計劃風險。采購部門或人員制定的計劃不科學，導致采購中的

5、計劃風險，即采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃等與目標發(fā)生較大偏離。2、合同中己方過錯引起的風險。己方過錯包括：（1）己方的合同訂立者未嚴格按法律規(guī)定操作，使公司蒙受損失。如情況不明，盲目簽約；違約責任約束簡化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定；鑒證、公證合同比例過低等等。（2）私下有不正當行為。如賣方采取不正當手段，對采購人員行賄，套取公司采購標底；給予虛假優(yōu)惠，或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品。（3）合同日常管理混亂。如合同存在殘、缺現(xiàn)象，履行時找不到合同文本，或只有復印件沒有原件，使公司難以判別對方是否違約；公司自身因合同管理混亂造成違約而被對方追究。3、驗收風險。由于人

6、為因素，原材料在進入倉庫前未按合同及制度要求，進行審核和驗收。如在數(shù)量上缺斤少兩；在質量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同規(guī)定要求；在價格上發(fā)生變形等。4、儲備風險。（1）庫存儲備不能及時供應生產之需要。（2）庫存儲備過多，造成積壓，使公司大量資金沉淀于庫存中。（3）公司“零庫存”策略因無貨或供貨不及時而受到干擾。5、采購責任風險。公司經辦部門或個人存在責任心不強或管理水平不高或者采購人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起糾紛，給公司造成損失。三、如何做好采購審計要想做好采購審計，側重點還是放在制度管理上，只有嚴抓管理才是根本。1、對采購的全過程進行全方位監(jiān)督。全過程的審計

7、是指從計劃、審批詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同，質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的審計監(jiān)督，以防止舞弊行為。全方位的審計是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下，把審計監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質量風險的第二道防線。科學規(guī)范的采購機制，不僅可以降低公司的物資采購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。2、對采購計劃進行審計。審查公司采購部門物料需求；物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學；調查預測是否存在偏離實際的情況；計劃目標與實現(xiàn)目標是否一致；采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃

8、是否有保證措施。3、對合同進行審計監(jiān)督。依法訂立采購合同是避免合同風險，防患于未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎。首先，要對采購經辦部門是否履行職責進行審計。審查采購部門和人員是否對供應商進行調查，包括供貨方的生產狀況、質量保證、供貨能力、公司經營和財務狀況。每年是否對供應商進行一次復審評定，所有供應商都必須滿足ISO9000標準要求，考評主要指標是對每年所執(zhí)行的合同情況，如供貨質量、履行合同次數(shù)、準時交貨率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務等進行評審，是否在全面了解的基礎上，作出選擇合格供應商的正確決策，使合同建立在可行的基礎上。采購招標是否按照規(guī)范的程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其

9、次，要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量、交貨方式與時間、交貨地點、運輸方式、結算方式等各項內容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標準，逐一進行審核。4、對合同臺賬及信息反饋進行審計。當前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此，建立合同臺賬、做好合同匯總，是加強合同管理，控制合同風險的一個重要方面。（1）對于已簽訂合同，檢查是否整理成冊，妥善保管；是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。（2）審查合同管理部門是否對交付合同進行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是否合規(guī)，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。（3）合同履行完

10、畢是否及時建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進行分類匯總，及時提出報告和匯總表，報送單位領導和各有關業(yè)務部門據(jù)此組織生產，規(guī)劃價位，及時接運和按時承付貨款。是否運用先進管理手段，向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息，提高合同管理水平。5、對采購合同執(zhí)行中的審計。（1）審查合同的內容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，是否及時與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進行了妥善保存，以備查詢。（2）審查物資驗收工作執(zhí)行情況，是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收控制。（3）對不合格品控制執(zhí)行情況審計，審查是否對發(fā)現(xiàn)的不合格品及時記錄。（4）還應重視對合同履行違約糾紛處理的審計。（5）審查采取“零庫存”策略的公司，是否保持一定的產成品存貨以規(guī)避缺貨損失；是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產需要；是否建立牢固的