我們是如何進行采購審計的

1、我們是如何進行采購審計的？ 采購過程是公司生產(chǎn)經(jīng)營的起點，是決定產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)，原材料的好壞直接影響著公司的經(jīng)濟效益，目前，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，對采購過程進行審計和監(jiān)督，已經(jīng)越來越引起公司高層的重視，對采購審計的要求和內(nèi)容也從過去的查錯糾弊轉(zhuǎn)向了現(xiàn)在的風(fēng)險管理審計，即在對整個采購過程審計的同時，重點放在預(yù)防和控制采購風(fēng)險上。采購過程包括采購計劃、采購詢價、供應(yīng)商選擇、采購決策、采購招標(biāo)、合同評審、訂單處理、驗收入庫、發(fā)料使用九個流程，采購審計就是對這一全過程中各個環(huán)節(jié)所面臨的各種風(fēng)險進行評估與審計。下面從采購風(fēng)險的角度，談一下如何對采購過程進行審計。目前，采購中遇到的主要風(fēng)險，在各種案件資料和

2、發(fā)表的文章中都刊登過，我們經(jīng)過匯總分析，大致可分為兩類：公司外部運作中存在的風(fēng)險和公司內(nèi)部運作中存在的風(fēng)險。一、外部風(fēng)險公司在與其之外的市場、企業(yè)、人員交往中存在著市場因素風(fēng)險、合同詐騙風(fēng)險、原材料質(zhì)量風(fēng)險、不可預(yù)料的意外風(fēng)險。1、采購合同風(fēng)險。公司在決定接受客戶定單的同時，首先考慮的是有無原材料，是決定定織還是采購，不管哪一種，只要決定了，都要作合同，這就要求我們掌握合同方面的知識，預(yù)防合同詐騙。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，很難與正常的合同糾紛相區(qū)別，利用合同詐騙已經(jīng)成為詐騙人慣用的手法。合同詐騙手法主要包括：（1）以虛假的主體身份與公司訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證

3、明作為合同擔(dān)保，一旦得手，無從追究。（2）接受合同當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款（或定金）、擔(dān)保財產(chǎn)后逃之夭夭。（3）簽訂空頭合同，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣它方從中謀利，而所需的物資則無法保證。（4）供應(yīng)商故意設(shè)置的合同陷阱，如操作過程中供應(yīng)商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。2、市場價格風(fēng)險。（1）供應(yīng)商操縱市場，相互串通，有意哄抬價格。（2）公司對市場行情摸不準(zhǔn)，認為價格合理時批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價。3、原材料質(zhì)量風(fēng)險。（1）供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致公司所生產(chǎn)的產(chǎn)品性能達不到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，給公司帶來嚴(yán)重損失，并且可能使公司在該品種所涉及的經(jīng)濟、技術(shù)、人身安全、公司

4、聲譽等方面引起客戶懷疑。（2）如果原材料存在嚴(yán)重的質(zhì)量問題，將會直接影響到公司產(chǎn)品的整體質(zhì)量和公司經(jīng)濟效益，影響產(chǎn)品的生產(chǎn)與交貨期，降低公司信譽和產(chǎn)品競爭力，直接威脅到公司的生存與發(fā)展。4、采購過程中遇到意外風(fēng)險。由于自然、經(jīng)濟政策等因素所造成的意外風(fēng)險是我們難以預(yù)料的。如交通意外事故，造成不能正常供貨等等。5、技術(shù)進步加快帶來的風(fēng)險。由于社會技術(shù)進步引起原有已采購的原材料貶值。因信息技術(shù)發(fā)展，所采購的設(shè)備已經(jīng)被淘汰或使用效率低下造成損失，如計算機。二、公司內(nèi)部自身存在的風(fēng)險公司自身存在的風(fēng)險包括計劃不周、管理不嚴(yán)等風(fēng)險，具體如下：1、采購計劃風(fēng)險。采購部門或人員制定的計劃不科學(xué)，導(dǎo)致采購中的

5、計劃風(fēng)險，即采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃等與目標(biāo)發(fā)生較大偏離。2、合同中己方過錯引起的風(fēng)險。己方過錯包括：（1）己方的合同訂立者未嚴(yán)格按法律規(guī)定操作，使公司蒙受損失。如情況不明，盲目簽約；違約責(zé)任約束簡化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定；鑒證、公證合同比例過低等等。（2）私下有不正當(dāng)行為。如賣方采取不正當(dāng)手段，對采購人員行賄，套取公司采購標(biāo)底；給予虛假優(yōu)惠，或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品。（3）合同日常管理混亂。如合同存在殘、缺現(xiàn)象，履行時找不到合同文本，或只有復(fù)印件沒有原件，使公司難以判別對方是否違約；公司自身因合同管理混亂造成違約而被對方追究。3、驗收風(fēng)險。由于人

6、為因素，原材料在進入倉庫前未按合同及制度要求，進行審核和驗收。如在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同規(guī)定要求；在價格上發(fā)生變形等。4、儲備風(fēng)險。（1）庫存儲備不能及時供應(yīng)生產(chǎn)之需要。（2）庫存儲備過多，造成積壓，使公司大量資金沉淀于庫存中。（3）公司“零庫存”策略因無貨或供貨不及時而受到干擾。5、采購責(zé)任風(fēng)險。公司經(jīng)辦部門或個人存在責(zé)任心不強或管理水平不高或者采購人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起糾紛，給公司造成損失。三、如何做好采購審計要想做好采購審計，側(cè)重點還是放在制度管理上，只有嚴(yán)抓管理才是根本。1、對采購的全過程進行全方位監(jiān)督。全過程的審計

7、是指從計劃、審批詢價、招標(biāo)、簽約、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同，質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制點的審計監(jiān)督，以防止舞弊行為。全方位的審計是指內(nèi)控審計、財務(wù)審計、制度考核三管齊下，把審計監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質(zhì)量風(fēng)險的第二道防線?？茖W(xué)規(guī)范的采購機制，不僅可以降低公司的物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。2、對采購計劃進行審計。審查公司采購部門物料需求；物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學(xué)；調(diào)查預(yù)測是否存在偏離實際的情況；計劃目標(biāo)與實現(xiàn)目標(biāo)是否一致；采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃

8、是否有保證措施。3、對合同進行審計監(jiān)督。依法訂立采購合同是避免合同風(fēng)險，防患于未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎(chǔ)。首先，要對采購經(jīng)辦部門是否履行職責(zé)進行審計。審查采購部門和人員是否對供應(yīng)商進行調(diào)查，包括供貨方的生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、公司經(jīng)營和財務(wù)狀況。每年是否對供應(yīng)商進行一次復(fù)審評定，所有供應(yīng)商都必須滿足ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求，考評主要指標(biāo)是對每年所執(zhí)行的合同情況，如供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準(zhǔn)時交貨率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)等進行評審，是否在全面了解的基礎(chǔ)上，作出選擇合格供應(yīng)商的正確決策，使合同建立在可行的基礎(chǔ)上。采購招標(biāo)是否按照規(guī)范的程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其

9、次，要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨方式與時間、交貨地點、運輸方式、結(jié)算方式等各項內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標(biāo)準(zhǔn)，逐一進行審核。4、對合同臺賬及信息反饋進行審計。當(dāng)前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時會失去有利的地位而遭受風(fēng)險。因此，建立合同臺賬、做好合同匯總，是加強合同管理，控制合同風(fēng)險的一個重要方面。（1）對于已簽訂合同，檢查是否整理成冊，妥善保管；是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。（2）審查合同管理部門是否對交付合同進行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是否合規(guī)，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。（3）合同履行完

10、畢是否及時建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進行分類匯總，及時提出報告和匯總表，報送單位領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)業(yè)務(wù)部門據(jù)此組織生產(chǎn)，規(guī)劃價位，及時接運和按時承付貨款。是否運用先進管理手段，向相關(guān)部門提供及時準(zhǔn)確、真實的反饋信息，提高合同管理水平。5、對采購合同執(zhí)行中的審計。（1）審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，是否及時與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關(guān)合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進行了妥善保存，以備查詢。（2）審查物資驗收工作執(zhí)行情況，是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收控制。（3）對不合格品控制執(zhí)行情況審計，審查是否對發(fā)現(xiàn)的不合格品及時記錄。（4）還應(yīng)重視對合同履行違約糾紛處理的審計。（5）審查采取“零庫存”策略的公司，是否保持一定的產(chǎn)成品存貨以規(guī)避缺貨損失；是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產(chǎn)需要；是否建立牢固的