會議管理制度1

1、 文件編號： 福建海山重工有限公司會議管理制度日期：2016-11-11會議管理制度一、目 的： 為明確公司主要會議類型和內(nèi)容、規(guī)范會議程序、提高會議的質(zhì)量和效率，確保會議精神和各項決議能得到有效的貫徹和執(zhí)行，特制定本制度。二、會議類型和名稱：1、公司月度總結(jié)會； 2、公司周例會（部門聯(lián)席會議）；3、生產(chǎn)系統(tǒng)例會； 4、早會和部門早會；會議名稱時間/頻次主持人會議目的參會人員主要內(nèi)容公司月度總結(jié)會每月結(jié)束后下月上旬，如在季度末的月份與季度會合并總經(jīng)理月度工作總結(jié)、及時糾偏，重點是財務(wù)經(jīng)營分析和管理改善工作。中高層各部門提交月度總結(jié)，財務(wù)另外需提交當(dāng)月經(jīng)營分析及對策。公司周例會每周六上午10:3

2、0-12:00總經(jīng)理協(xié)調(diào)部門工作、解決重要問題、落實工作責(zé)任、確認(rèn)任務(wù)時限公司高管、部門經(jīng)理、廣州以外的項目部、大客戶部、業(yè)務(wù)部等可通過視頻會議參與根據(jù)各部門的周計劃內(nèi)容、提前確定周會議題（提案）、決定解決方案、落實執(zhí)行人、檢查人等，并對未完成的事項給予批評并要求延遲完成的時間。生產(chǎn)系統(tǒng)周例會每周二上午10:00-11:00生產(chǎn)部經(jīng)理協(xié)調(diào)各工段工作、解決重要問題、落實工作責(zé)任、確認(rèn)任務(wù)時限生產(chǎn)部組長以上人員，質(zhì)量部經(jīng)理參加根據(jù)各部門的周計劃內(nèi)容、生產(chǎn)進度、品質(zhì)問題點、確定解決方案、落實執(zhí)行人、檢查人等早會和部門早會每日上班前10分鐘，各部門可自行決定具體時間部門負(fù)責(zé)人上傳下達(dá)、溝通聯(lián)絡(luò)、工作要

3、點、鼓舞士氣部門和部門全體員工公司、上級指示傳達(dá)，團隊建設(shè)，鼓舞士氣，檢討工作問題三、對會議的一般要求： 1、所有的會議都要做到：目的明確、議而有決、決而有行、行之有果； 2、重要會議會后必須下發(fā)會議紀(jì)要，綜合管理部跟蹤落實決議事項。 3、特別是工作計劃未完成必須說明原因，接受處罰，并制定延遲完成的時間！四、會議相關(guān)人員的職責(zé)：（一）、會議主持人1. 確定會議主題、目的和參加人員，確定會議記錄人；2. 對各項議案所需時間做充分評估，會議時間控制在一個小時內(nèi)為佳，原則上無特殊情況不得超過一個半小時。如議案過多可考慮刪減分成若干會議。3. 會議時間盡量選擇對與會人員工作影響較小時段開始。4.確定會

4、議議程：按順序詳細(xì)列舉會議需要討論的議案（按議案的重要性、緊急性等排列；如某些議案僅需部分與會人員參與的可放置最后討論可減少其余與會人員的會議時間）；5.確保會議不受干擾，主動解決干擾會議行為；平衡發(fā)言，確保與會人員充分發(fā)表意見；6.會議紀(jì)律的監(jiān)督、違規(guī)行為的處理；7.確保會議結(jié)束時所有提出之未完成事項，責(zé)任明晰、完成期限明確具體；8.會議記錄的簽核；9.會議決議或?qū)Σ邔嵤┬Ч欜炞C。（二）、會議通知人1. 發(fā)出會議通知（注：公司固定召開的例會，除臨時變更外，不另行通知）；2. 會議開始前準(zhǔn)備會議資料并分發(fā)到相關(guān)與會人員；3. 異常狀況發(fā)生后5分鐘內(nèi)知會會議主持人；4. 會議因故取消或延遲，

5、須提前一小時通知相關(guān)人員。（三）、會議記錄人1. 提前5分鐘做好會場準(zhǔn)備，落實好會場所需道具如投影儀、白板、水性筆、視頻、音頻等是否準(zhǔn)備好。會議結(jié)束后及時整理會場；2. 組織簽到（列席人員不需簽到），發(fā)放并收回會議簽到表，在會議正式開始前向會議主持人報告會議缺席情況；3. 現(xiàn)場記錄會議內(nèi)容，明確工作事項及完成標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間、監(jiān)督人。會議記錄人在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)整理完成會議紀(jì)要、報主持人審核簽字并發(fā)至各相關(guān)部門/人；4. 會議結(jié)束時公布違規(guī)情況，并做好違規(guī)樂捐記錄。（四）、參會人員1. 會前準(zhǔn)備相關(guān)會議資料和發(fā)言準(zhǔn)備；2. 準(zhǔn)時參加會議，臨時突發(fā)事件導(dǎo)致不能準(zhǔn)時參加或缺席

6、，提前30分鐘跟總經(jīng)理請假后通知會議主持人，但須安排職務(wù)代理人參加會議；3. 按會議決議規(guī)定，進行工作安排、付諸行動、落實會議決議。五、會議紀(jì)律：1. 與會人員應(yīng)提前5分鐘到達(dá)會場完成簽到，做好會議準(zhǔn)備；2. 會議期間將手機關(guān)機或調(diào)為振動；會議期間禁止吸煙；3. 會議期間禁止接聽電話，如遇客戶、總經(jīng)理等緊急來電必須接聽時，應(yīng)先知會主持人同意后離場接聽；4. 與會人員遇突發(fā)事件急需離場處理時，應(yīng)知會主持人同意；5. 需要提問時，首先征得主持人同意方可發(fā)言或在主持人的安排下發(fā)言；會議發(fā)言請說普通話。六、管理辦法（建議討論后確定）：1. 會議遲到者，3分鐘內(nèi)樂捐10元，3-20分鐘樂捐20元，超過2

7、0分鐘按曠會處理，曠會一次樂捐50元；2. 未經(jīng)會議主持人同意私自早退會議的，樂捐50元/次；3. 未按期完成會議決議事項且未提前向總經(jīng)理申請或申請未得到總經(jīng)理同意的，高層每次樂捐100元、中層樂捐50元、基層樂捐30元；4. 會議記錄人未在會后1個工作日內(nèi)完成整理會議記錄、決議并呈報主持人確認(rèn)后分發(fā)至相關(guān)部門的，樂捐20元/次；5. 會議期間手機鈴聲響，樂捐10元/次；6. 在會議上有罵人、拍桌子、扔物品、中途惡意離場及其它嚴(yán)重擾亂會議秩序行為者，視情節(jié)輕重處以100200元樂捐/次；八、附則：1. 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制訂、修改、解釋；2. 本制度自頒布之日起實施生效。九、相關(guān)表單：1. 會議通知單2. 決議事項追蹤表會議通知書主題: