測繪成果檔案管理制度

1、測繪成果資料檔案管理制度為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果、資料檔案的安全，促進測繪成果的廣 泛應用和檔案信息化建設(shè)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國測繪成果 管理條例并結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定制定本制度。第一章測繪成果資料歸檔制度第一條測繪成果及資料檔案根據(jù)國家要求，制定歸檔范圍及保管限期表（見附錄一）。第二條測繪成果及資料檔案必須按要求及一定的編號原則進行編號歸檔；歸檔的資料應當 齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標題簡明 確切，案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標準。第三條不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。第四條對歸檔的成果資料應做好完整的登記

2、表登記，并錄入計算機中以便查閱，同時 刈將 登記表進行統(tǒng)一管理保存（登記表見附錄二）。第五條 長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。第六條 成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴格清點和履行簽字手續(xù)并填寫移 交（接收）登記簿（見附錄三）。第七條數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于 5哦取檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時更換載體或恢復搶救。第 八條接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工 作。第九條 所有檔案必須登記，詳細到文件級，盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表格進行登記。第十條保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保

3、管狀況，對破損、變質(zhì)檔案資料及時上報領(lǐng)導并提出處理意見。第十一條各部門必須設(shè)專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責分明，并應設(shè)置資料室和 鐵柜，存放測繪資料。第十三條將測繪成果資料檔案工作列入總經(jīng)辦工作日程，并由總經(jīng)辦或其指派人員對檔案 管理工作進行定期或不定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。第十四條歸檔流程見附錄四第二章測繪成果資料檔案借閱制度第一條為了開發(fā)檔案信息資源和企業(yè)的發(fā)展，更好地為社會主義建設(shè)服務，根據(jù)中 華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法，結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定，制 定本制度。第二條檔案室應當根據(jù)工作的需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種檔案參

4、考資料，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司服務。第三條 檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬于開放利用范圍。對外提供利用須經(jīng)領(lǐng)導批準。第四條 對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和 內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借 出的閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準。第五條 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導或檔案管理部門負責人批準，方可借閱。第六條 利用者借閱檔案，須辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表 （見附錄五） 和 檔案利用效果登記。借閱機密、絕密檔案材料，需經(jīng) 主管經(jīng)

5、理及保密責任人簽署意見， 報總經(jīng)辦批準后方可借閱（見附錄六）。第七條 利用檔案一般在檔案室查閱，確需外借利用者，須經(jīng)檔案公司領(lǐng)導批準。會計檔案借閱，不得拆散原卷冊，并按期歸還。第八條 利用者必須注意保護檔案，不得拆散案卷，不得折疊文件，不得在文件上圈點、勾劃或作其它標記，不得污染文件。未經(jīng)許可，不得轉(zhuǎn)借他人和隨意復制、摘抄檔案。第九條科技檔案項目的臘底圖、計算單、概、預、決算檔案，概不外借；確需復制件的，須經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準并進行登記，用畢后需將復制件交回檔案室處理。第十條未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復制所查檔案內(nèi)容，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復制，要經(jīng)主管領(lǐng)導批準，且只能在檔案閱覽室內(nèi)進

6、行，利用者對涉密內(nèi)容要負責保密。第十一條測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄或復制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容 。第十二條借閱國家密級測繪成果，不得擅自復制。確因工作需要復制的，須經(jīng)國家密級測繪成果提供部門批準，并按原密級進行管理。第十三條查閱者應按規(guī)定及時清退檔案，清退檔案時，檔案人員必須當面嚴格檢查核對，如發(fā)現(xiàn)與原卷冊不符，須酌情處理。第十四條查閱者必須保守檔案機密，凡損壞檔案和私自泄露檔案內(nèi)容，給國家、公司（集體）、個人造成損失和惡劣影響的，應按檔案法和

7、檔案法實施辦法的有關(guān)規(guī)定辦理，情節(jié)嚴重的要追究其法律責任。第十五條檔案室應注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結(jié)開發(fā)利用檔案的經(jīng)驗，進一步做好檔案開發(fā)利用工作。第十六條借閱流程見附錄七第三章檔案室管理制度第一條為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，使檔案更好地為社會和公司服務，特制定本制度。第二條保管檔案必須有專用庫房，并設(shè)專人負責管理。 庫房內(nèi)應采取有效的防護措施，保證檔案安全。第三條檔案室是保管檔案專用區(qū)域，任何人不得在檔案室內(nèi)存放與檔案管理無關(guān)的物品。第四條檔案柜（架）排列應與窗戶垂直，柜（架）與柜（架）、柜（架）背與墻壁保持一定的距離。第五條 檔案案卷按檔案門類和載體進行各

8、項目錄編制規(guī)定（總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄等）科學分類、排列、編號入柜（架），有序管理，不得任意挪動案卷的位置。案卷調(diào)出利用或加工整理， 返還時 必須及時歸回原處。第六條 檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。第七條對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學處理后方可入庫。第八條檔案室內(nèi)應備有溫濕度計和記錄本（簿），堅持每日觀察記錄，做好溫濕度調(diào)控工作， 維持良好的保管環(huán)境并不斷改善保管條件，檔案庫房內(nèi)應當安置溫濕度計。環(huán)境的溫濕度應相對穩(wěn)定， 庫房的溫度應控制在 14-24 之間， 相對濕度應控制在40-60 之間。

9、第九條光盤或磁介質(zhì)檔案應用防磁檔案柜存放。第十條 檔案庫房應設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八 防”的設(shè)備和措施，宣傳貫徹上級有關(guān)安全防火的規(guī)章制度，樹立防火意識。第十一條 檔案室管理人員每年春末在檔案柜（架）內(nèi)置放防蟲藥品，并定期進行檢 查，發(fā)現(xiàn)情況及時處理。第十二條 檔案室應安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強防火、防盜工作。檔案 室周圍要滅絕火源，下班時要關(guān)閉電閘。室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品帶入檔案室。第十三條 要經(jīng)常檢查庫房有無火災隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導報告，以便采取有效 措施，防患于未然。第十四條 定期檢查消防器材并定點放置，管理人員要了解其性能并能

10、熟練使用。第十五條 檔案室管理人員必須保持檔案室的安 保性能，不得損壞任何安全設(shè)施。檔 案室內(nèi)的白熾燈不得任意更換成日光燈，不得自行任意變動照明線路。第十六條 不準擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備，嚴禁亂接、亂搭臨時線。第十七條檔案室照明不采用自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不得隨意拉開。第十八條檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內(nèi)清潔衛(wèi)生工作。第十九條檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進行，其他人 未經(jīng)允許不得隨意 進出檔案室。第四章檔案工作人員要求第一條認真學習、貫徹檔案法及保密制度，嚴格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。第二條檔案管理人員簽署保密協(xié)議

11、。第三條 忠于職守，負責完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等各項具體工作。第四條積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等各項工作服務。第五條負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。第六條負責檔案庫房的管理，做好“八防”工作，確保檔案的完整與安全。第七條熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為用戶提供服務。第八條積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。第九條加強團結(jié)協(xié)作，遵守工作紀律，嚴格執(zhí)行各項工作制度。第十條嚴格遵守保密制度，做好公司秘保證公司的機密安全。第五章檔案鑒定銷毀工作規(guī)定第一條為了優(yōu)化檔案室藏檔案，加強檔案的保管和有

12、效利用，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對己超過保管期限的檔案， 應本著“審查從細、留存從寬”的原則，及時進行鑒定銷 毀工作。第二條檔案鑒定銷毀工作必須在本公司檔案鑒定領(lǐng)導小組的領(lǐng)導下進行，小組成員由 主管檔案工作領(lǐng)導和有關(guān)職能負責人及檔案室人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔 案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共同進行。第三條測繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的檔案保管期限表進行。第四條 鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對檔案的內(nèi)容、名稱、來源、完整 準確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑒定。對重新考證、修訂的應在案卷備考表 中說明。對鑒定結(jié)果要寫書面報告。需延長保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表

13、 中注明第五條 銷毀檔案必須從嚴掌握。慎重從事。鑒定結(jié)束后，對確無保存價值需要銷毀的 檔案，應登記造冊，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管領(lǐng)導和檔案室審查后簽字蓋章， 報公司審批或備案，再銷毀。第六條 銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀 人、監(jiān)銷人、批準人、鑒定小組人員均應在銷毀清冊上簽字，以示負責。第七條 對保管期滿但屬國家重大工程項目的測繪檔案，要根據(jù)需要適當延長保管期 限。第八條 應銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。第九條銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經(jīng)省測繪行政管理部門批準。第十條 被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤，為防止遺失和泄密，嚴禁將檔案賣給廢

14、舊 物資收購部門或收購人員。檔案被銷毀后，監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上簽字確認，以示負責。第十一條 鑒定報告、銷毀清冊及審批文件，應存檔保存。第六章資料檔案復制制度第一條為了保守資料檔案機密，維護黨、國家和公司的利益，做好檔案復制利用工作, 發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，特制定本制度。第二條檔案復制由專人嚴格按照復制制度執(zhí)行。第三條檔案復制工作人員必須遵守檔案保密守則，維護檔案的絕對安全。復制一般檔 案，需經(jīng)檔案室領(lǐng)導批準后，才能辦理復制登記手續(xù)和復制。并確保復制質(zhì)量。非檔案工 作人員謝絕參觀。第四條檔案室一般不向借閱者提供機密和科技檔案的概、預、決算檔案的復制件；確 需要復制件的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準

15、并進行登記，用畢后需將復制件交回檔案室處理。第五條借閱者需要復制檔案時，必須說明利用的目的和范圍，不得要求復制與利用目 的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機密檔案。第六條檔案復制工作人員必須遵守復制機械的操作、保養(yǎng)規(guī)程，時刻關(guān)注復制機械運 作狀態(tài)，注意保養(yǎng)。第七章檔案統(tǒng)計工作規(guī)定第一條 檔案統(tǒng)計包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況 的統(tǒng)計，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進行統(tǒng)計分析。第二條 各類檔案的統(tǒng)計由分管的檔案人員負責統(tǒng)計，檔案統(tǒng)計工作的匯總表，由單位 分管領(lǐng)導指定專人負責填報。第三條 要保證統(tǒng)計資料的準確性，系統(tǒng)性和及時性，做到完整、連續(xù)、報送及時。第四條 對

16、于上報的檔案統(tǒng)計報表，由本單位主管負責人和統(tǒng)計人員簽字并對統(tǒng)計資 料、報表的準確性負責。第五條 定期統(tǒng)計檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計當年檔案借閱人次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利 用效果。第六條各類檔案統(tǒng)計報表及綜合統(tǒng)計表，均要保留一份存檔備查。第八章檔案保密制度第一條為了保守檔案機密，維護黨、國家、人民和企業(yè)的利益，嚴格執(zhí)行保密法、 檔案法，確保檔案的完整與安全。第二條檔案文件密級的界定、變更、解密，必須嚴格按照國家規(guī)定執(zhí)行。第三條檔案密保存的檔案不屬于開放利用的范圍，只限于公司職工利用，不對外提供 利用。外單位需要查閱、利用者，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準。第四條查閱、利用檔案，必須嚴格履行登記手續(xù)。利用者須持本公

17、司介紹信（查閱科 技檔案須經(jīng)本公司總工程師批準），跨單位或部門查閱檔案。須同時經(jīng)歸檔部門領(lǐng)導的同 意，借閱機密檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。第五條利用者借閱檔案必須說明利用的目的和范圍，不得要求查閱與利用目的、范圍 無關(guān)的檔案，尤其是機密檔案。第六條利用者必須維護檔案機密的安全，不得在個人存儲設(shè)備或其他記錄工具等私人 用品上記錄檔案機密。不得擴散檔案機密。第七條檔案案卷只限于在閱覽室閱讀，未經(jīng)許可不得抄錄檔案內(nèi)容。確需借出檔案， 必須經(jīng)領(lǐng)導批準，借出檔案須按時歸還。第八條非檔案工作人員，嚴禁進入檔案庫房。第九條非檔案人員必須注意檔案庫房門窗的關(guān)閉情況和防火工作。尤其是在重大節(jié)假 日，檔案人員更應做好

18、安全保密工作。第十條任何人不得攜帶檔案文件外出參觀、游覽、探親訪友、辦私事。第十一條檔案室一般不向利用者提供機密檔案的復制件；確需復制件的，須經(jīng)領(lǐng)導批 準并進行登記，用畢后須將復制件交回檔案室部門處理。第十二條凡需銷毀的檔案，必須登記造冊，報經(jīng)檔案鑒定小組審查、批準并進行監(jiān)銷。第十三條檔案工作人員不得以任何理由為借口對外泄露檔案機密，對泄露檔案機密者,要根據(jù)情節(jié)輕重，依法處理。第十四條測繪成果及資料檔案管理制度適用于廣州博誠測繪儀器有限公司，請各 部門、員工遵照執(zhí)行。第十五條本制度最終解釋權(quán)歸廣州博誠測繪儀器有限公司所有。附錄一測繪資料歸檔范圍、份數(shù)、保管期限表序 號測繪資料名稱份 數(shù)保管期限

19、（一）天文測量1儀器檢驗及常數(shù)測定手簿全份永久2表差及經(jīng)度測定手簿3緯度及方位角測定手簿4科學時號收錄及計算手簿5天文墩測站點歸心元素測定記錄、測站點照 準點歸心投影用紙及人差測定資料6計時紙條（二）長度測量1長度測量手簿全份永久2基線尺、補尺、野外比尺手簿及儀器檢定資 料（包括物理測距）3軸桿頭水準測量手簿及基線端點水準聯(lián)測 手簿4折形基線角度測量手簿和歸心投影用紙（三）三角測量1點之記（點位說明）2份永久2標志占地同意書和委托保管書1分3覘標類型圖、標石類型圖、重埋標石投影用 紙和文字依據(jù)4水平角及水平方向觀測手簿（包括方位點聯(lián) 測手簿）全份一、二等永久，三、四等及按舊細 則測的二等五年5

20、記薄（包括測站平差）永久6歸心投影用紙一、二等永久，三、四等五年7天頂距觀測手簿8儀器檢定手簿9與其他單位聯(lián)測手簿（四）水準測量1點之記（點位說明）2份永久2路線圖3標志占地志愿書和委托保管書1份4水準儀及標尺檢定資料全份5水準觀測手簿一、二等永久，三、四等五年續(xù)表1序 號測繪資料名稱份 數(shù)保管期限（五）天文大地內(nèi)業(yè)計算1天文及長度測量計算資料全份永久2三角、水準資用成果計算資料五年3水準及三角高程計算資料一、二等永久，三、四等五年4全國天文大地網(wǎng)平差計算資料永久5局部地區(qū)平差計算資料至重新平差后五年6外業(yè)技術(shù)總結(jié)2份永久7局部地區(qū)平差后最后平差后編制的成果表 及技術(shù)總結(jié)（六）重力測量1重力觀測及計算手簿全份A、I、II級點永久，加密點至全國 天文大地網(wǎng)平差后為止2重力點坐標測量及計算手簿3重力點高程測量及計算手簿4儀器檢定及計算成果5重力點精度估算成果本6重力異常精度成果本7重力成果來源說明8重力點點之記2份A、I、II級點永久，加密點至重測 后有新的可以代替時為止9委托保管書1份A、I、II級點永久，加密點至重測 后有新的可以代替時為止10重力異常成果及異常圖2份永久11天文重力水準計算全份12技術(shù)總結(jié)2份（七）航空攝影1航空攝影底片（