檔案管理工作情況調研報告

1、檔案管理工作情況調研報告區(qū)檔案信息在推動我區(qū)經濟社會各項事業(yè)快速發(fā)展、保障 社會和諧穩(wěn)定等方面發(fā)揮著不可替代的重要作用，是圍繞中 心、服務大局工作的重要組成部分，是實現(xiàn)“發(fā)展三大經濟，構建和諧#"奮斗目標中必不可少的重要工作。加快推進檔 案管理工作，是我區(qū)處在城市化快速推進、經濟社會加速發(fā) 展重要歷史時期的必然要求，也是建設服務型政府的重要工 作內容。日前，根據區(qū)人大常委會工作安排，區(qū)人大教科文 衛(wèi)工委在區(qū)人大常委會#副主任的帶領下，就我區(qū) 06年以 來檔案管理工作情況進行了調研。此次調研走訪了鄉(xiāng)鎮(zhèn)街 道、部門及重點工程項目等共計16家，分別與政府相關部門及鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道分管領導、相關工作

2、人員、村干部、部分企業(yè) 事業(yè)單位相關人員進行了座談，廣泛聽取了各方面的情況介 紹和建議、意見?，F(xiàn)將調研情況匯報如下：一、 基本評價06年以來，區(qū)政府能夠認真貫徹 中華人民共和國檔案 法和浙江省實施辦法，努力完善檔案機構建設，推進 檔案軟硬件條件改善，做好檔案管理日常工作，取得了一定 成效。具體體現(xiàn)在以下幾方面：1、建立檔案管理機構和工作網絡。區(qū)檔案局于06年4 月正式桂牌成立，新增對本區(qū)域內機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作的監(jiān)督指導職能；區(qū)、鎮(zhèn)街、各部門建檔單位成立檔案協(xié)會，并劃分協(xié)作小組，定期開展活動；各鎮(zhèn)、街道及部分職能部門成立了檔案管理領導小組，有些 單位還將檔案管理責任明確到

3、具體科室及個人；部分政府職能部門和街道實現(xiàn)了將檔案管理網絡向下延伸，如區(qū)勞動保 障局已將檔案管理網絡延伸至村勞動保障室一級，區(qū)教育局 也建立了局、校二級管理網絡，檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化；55個城市社區(qū)檔案管理基本達到四有標準。2、檔案管理工作逐步規(guī)范。一是建立了各項制度。區(qū)、 鎮(zhèn)兩級政府及職能部門都相應建立了有關檔案保管、利用、 歸檔、保密等一系列工作制度，進一步明確了檔案管理的基 本工作要求，確保了檔案管理的規(guī)范化和制度化。二是規(guī)范 檔案管理職責。區(qū)各相關單位都制定相應的檔案人員崗位責 任制度，部分還納入了機關崗位責任制考核。區(qū)內各檔案館 室的檔案人員基本都能認真做好檔案的日常收集、整理、管 理

4、工作，大多數建檔單位能做好檔案借閱和利用情況的登 記。三是加強考核創(chuàng)建。區(qū)政府把檔案工作納入全區(qū)年度目 標管理考核范圍，每年通過單位自查、組內互查、檔案局抽 查等方式開展檔案年檢；部分單位還在系統(tǒng)內部開展檔案工 作自查和考核，通過職能部門各科室檔案工作考核評比，提 高檔案管理整體水平；指導建檔單位創(chuàng)建達標，目前全區(qū)檔案工作達省級標準的有 25家單位，達市級標準的有 35家單 位。3、檔案利用工作有所推進。一是檔案利用率有所提高，06年以來檔案利用人次增加約40%共接待查檔利用 1600余人次，提供案卷 20XX余卷、件。二是信息化建設有所推 進。區(qū)檔案館建立了文件級檔案檢索系統(tǒng)，館藏中重要全宗

5、及查找利用率高的檔案已錄入電腦，開放檔案案卷目錄在#區(qū)檔案館網站上公布；06年區(qū)檔案局開展專題培訓，在全區(qū) 推廣新型檔案管理軟件即檔案檢索系統(tǒng)；部分涉及民生檔案的職能部門信息化工作走在前列，已經建立了較為完善的查 詢系統(tǒng)和電子化檔案管理系統(tǒng)，如區(qū)城管辦的數字城管管理 系統(tǒng)，區(qū)人才交流服務中心的xx檔案管理系統(tǒng)，區(qū)婚姻登記服務中心的婚登檔案管理系統(tǒng)等，進一步開發(fā)了檔案信息 資源，提高了檔案的社會利用率，較好地服務了群眾。二、存在困難和問題檔案作為特殊的信息載體，有著原始性、真實性、完整 性、嚴肅性和長期性的特點，檔案的收集又涉及到各項工作 的全領域和全過程，具有很強的程序性、規(guī)范化和權威性要 求

6、。雖然我區(qū)的檔案管理工作已經取得了一定的成績，但與 我區(qū)當前完成區(qū)劃調整、重大工程項目推進，社會體制改革 力度加大、基層組織民主自治水平提升，社會穩(wěn)定要求提高 的特殊時期檔案管理現(xiàn)實要求還存在相當的差距。1、檔案管理意識不夠強一是部分領導干部對檔案管理工作缺乏應有的重視和 關注。對本職范圍內檔案工作職責不明確，較少過問檔案工 作，對有關檔案的法律法規(guī)和業(yè)務知識了解不深，導致許多 單位的檔案管理問題得不到解決，人、財、物保障不足。二 是部分單位之間檔案管理工作不平衡。目前，我區(qū)的各類檔 案管理工作主要是根據業(yè)務線上的臺帳要求來開展，各級各 部門的檔案管理標準不統(tǒng)一，除業(yè)務線上較重視的公文、財 務

7、、執(zhí)法檔案相對規(guī)范外，如科技類、文化類及經濟活動檔 案在現(xiàn)階段發(fā)揮重要作用的檔案管理問題較多。各級各部門 檔案管理水平高低不均，差距較大，并且有相當一部分領導 和單位還沒有意識到差距存在，沒有及時落實措施加以改 進，導致全區(qū)檔案管理工作發(fā)展不平衡。三是檔案工作宣傳 方法較少。檔案管理是一項默默無聞的工作，是功在當代、 利在千秋的工作，很難在短期內體現(xiàn)由業(yè)績和作用。由于宣 傳的活動和載體不多，相關知識和新聞很少由現(xiàn)在各類媒 體、簡報上，宣傳力度不強、氛圍不濃。機關干部欠缺檔案 概念，自覺管理、依法收集的意識比較淡薄，全員參與和支 持檔案管理的良好氛圍尚未形成。2、檔案管理體系不夠完善。一是檔案管

8、理組織網絡不夠健全。據了解，區(qū)檔案局尚 未完全擔負起對全區(qū)檔案工作實施監(jiān)督指導的職能，與基層聯(lián)系不多，有些部門甚至不知道檔案館已經變成檔案局；部分單位的檔案管理網絡沒有建立到具體科室和工作崗位，部分村還未落實兼職檔案管理人員，組織網絡未能到底到邊；各級各部門的檔案管理的指導協(xié)調職責還不明確，管理職能 難以落實。二是檔案管理隊伍缺乏應有的專業(yè)知識和精力。檔案管理作為一項具有專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，從業(yè)人員必 須具備強烈的工作責任心，相應的專業(yè)知識，花費大量的工 作精力。但目前，檔案員隊伍不穩(wěn)定，變動頻繁，有些單位 一兩年一換；檔案員兼職過多，精力不足；檔案員的業(yè)務素質 和專業(yè)化水平總體不高，在調研

9、單位中除一兩個鎮(zhèn)街外，其 他單位的檔案員都未經過專業(yè)培訓后持檔案管理證件上崗， 檔案業(yè)務知識培訓很少，近兩年來絕大部分檔案管理員參加 的業(yè)務培訓不超過一次，特別是針對基層村檔案管理人員的 培訓指導幾乎沒有。三是檔案收集、管理規(guī)范和標準不夠明 細。一方面，區(qū)級層面缺少有針對性和可操作性的檔案分類 方法和歸檔范圍標準，各級各部門雖然有歸檔的意識，但對 哪些要歸檔、如何歸檔沒有具體的標準。另一方面，省、市制訂的許多專業(yè)檔案管理規(guī)范、標準未能得到貫徹落實，鎮(zhèn)、街道和村領導、檔案管理人員不知道規(guī)范存在，或是沒有完 全按照這些規(guī)范開展工作。更重要的，特殊時期、臨時機構 和重大建設項目的檔案管理缺乏指導性意

10、見。當前我區(qū)正處 在完成重大行政區(qū)劃調整，城市化建設開發(fā)大幅推進的重要 時期，這個時期機構變動大、人員流動頻繁、臨時機構多、 資料依據性強、工作要求高，本身就存在著許多不利于檔案 收集管理的困難問題，同時，這些特殊時期和重大項目檔案 與政府、群眾利益密切相關、具有非常重要的現(xiàn)實意義和保 存要求，但目前，政府對這些檔案管理還缺少明確的管理規(guī) 范標準方面的要求，已經由現(xiàn)有的重要資料遺失，有的重要 資料收集不全，有的交接制度不明確，有的檔案資料收集程 序缺失等種種問題，工作隱患嚴重。如，有的重大工程項目 由于缺少必要的檔案資料接收程序，致使建設檔案中部分承 包單位的資料不齊全，且補充完善的難度較大，

11、直接影響了 工程后期權證的辦理等。3、檔案管理硬件建設還難以適應工作需要。隨著檔案庫存量的急劇增加，館室緊張、建設簡陋的問 題在全區(qū)各個職能部門都普遍存在，這已經成為影響和制約 全區(qū)檔案管理工作發(fā)展的突生問題，具體表現(xiàn)在：一是庫房 容量不足。目前區(qū)檔案館庫存檔案已經飽和，收集工作受到 影響，如行政區(qū)劃調整后原轉塘、龍塢、周浦、袁浦等鄉(xiāng)鎮(zhèn) 街道的檔案按規(guī)定應當收入區(qū)檔案館，但現(xiàn)階段只能留在原 單位，其他單位和職能部門也普遍存在庫房緊張的問題。二 是檔案館室建設不規(guī)范。有的檔案室建設不標準、不規(guī)范， 三室不分，基礎條件很差，如區(qū)人才交流服務中心9個平方 的檔案室內存放了四千余份人才檔案，地方小、通

12、風差，八 防措施無法落實，存檔、閱檔、整理、辦公同室，完全不符 合人事檔案管理標準；有些單位因辦公條件限制，無法落實 專用檔案庫室，有些部門檔案分散在各職能科室，如區(qū)人事 局各類工作檔案與全區(qū)工資統(tǒng)發(fā)系統(tǒng)計算機中心機房、復印 室及其他雜物同室，既不符合檔案管理要求，也不符合統(tǒng)發(fā) 工資中心機房安全管理要求。三是村檔案室建設滯后。隨著 城市化推進和體制的調整，村經濟活動越來越多、村務公開 要求越來越高，與股民、村民利益密切相關的檔案資料也越 來越多，村檔案已經成為維護基層社會穩(wěn)定的重要依據。但 目前，絕大多數行政村和撤村建居社區(qū)的資料保管，多半是 憑著村領導或者會計的個人判斷，或者是遇到實際問題后

13、才 注意收集，基本未實現(xiàn)集中、規(guī)范化管理，檔案分散、不健 全，沒有專門的管理人員和庫室，有些重要資料甚至是由村 書記自己保管的，或是分散在各個崗位或工作人員手中。4、信息化檔案管理工作相對滯后。檔案信息化建設是提高檔案管理效率、整合檔案管理資 源的重要手段，今年政府計劃設立信息公開中心，檔案信息 化建設的任務很重、時間也很緊。但由于檔案信息化管理軟 硬件配置不到位、標準不統(tǒng)一，信息化工作量巨大等原因， 各級各部門的檔案信息化程度不高，發(fā)展較為緩慢。同時， 隨著電子政務的推廣，非紙質檔案也越來越多，如人事、城 管、勞動保障等部門都通過大型數據庫開展工作，部門間通 過oa辦公系統(tǒng)完成公文往來，工程

14、建設、重大活動、文化 藝術類等工作以影像資料形式保存，如何實現(xiàn)這些特殊載體 檔案的長期保存和有序管理，迫切需要探索和加強。三、建議意見為了進一步做好我區(qū)的檔案管理工作，促使檔案工作跟 上我區(qū)經濟和社會發(fā)展的步伐，并為全區(qū)各項事業(yè)實現(xiàn)“走 在前列、爭當示范”作由積極貢獻，提由以下三點建議：1、進一步提高對檔案管理工作的重視和關注程度。一是要切實加強對檔案工作的領導。要將檔案事業(yè)的發(fā) 展和檔案軟硬件建設列入國民經濟和社會發(fā)展計劃，擺入各 級各部門的重要工作議程，從人、財、物方面給予保障。二 是要切實轉變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀 念，加大依法治檔力度，從法律層面提高領導干部對檔案管

15、理工作的重視和關注程度。進一步解放思想，轉變觀念，適應新形勢下的發(fā)展要求，要從單純注重文書檔案管理轉變?yōu)?同時注重其他門類檔案管理，從注重機關內部檔案工作轉變 為同時注重所屬單位檔案工作，從注重檔案實體管理轉變?yōu)?同時注重檔案信息管理，用改革的精神研究新情況，解決新問題，不斷地把檔案事業(yè)推向前進。三是要切實加強對檔案 工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊、 教育基地、學術交流、法律宣傳活動等載體和形式，向廣大 干部群眾普及檔案法律和業(yè)務知識，還要根據不同的環(huán)境、 不同的人群，如領導干部、各業(yè)務部門、具體工作人員、廣 大人民群眾等開展有針對性地宣傳教育，通過多形式、多載 體、多層

16、面的檔案工作宣傳，著力提高全民檔案意識。2、進一步完善檔案管理體系。一是完善檔案管理組織網絡。區(qū)檔案局要加強自身建設，密切與基層單位的聯(lián)系，切實承擔起監(jiān)督指導的重要職 能；將網絡延伸到基層村，明確各村的兼職檔案管理人員， 將他們納入全區(qū)檔案管理網絡體系中，定期組織培訓教育， 提高基層檔案管理水平；完善各鎮(zhèn)、街道和職能部門內部組 織網絡，檔案收集管理職能要明確到具體科室、具體個人， 為檔案工作全員參與營造氛圍，打好基礎。二是盡快完善檔 案管理相關規(guī)范。認真梳理現(xiàn)行各類檔案管理具體規(guī)章制度 和行業(yè)標準規(guī)范，有針對性地組織相關單位、基層機構學習 掌握這些規(guī)范標準，進一步推動檔案管理規(guī)范化；盡快制訂由

17、臺區(qū)級層面的檔案收集管理規(guī)范標準，特別要對鎮(zhèn)、街道 及村、社區(qū)的檔案收集管理范圍標準加以規(guī)范；進一步完善區(qū)檔案局開展檔案管理監(jiān)督、檢查、指導的相關制度，加大考核獎懲力度，調動檔案工作人員積極性；盡快明確在行政區(qū)劃調整、機構變動、人員調整等重點時期、區(qū)內各類臨時 機構、重大建設項目的檔案收集管理、移交機制，確保重要 檔案類目收集齊全、整理規(guī)范。三是加快硬件建設步伐。結 合各單位辦公場所的調整、重建，超前謀劃、提前介入，切實做好各類新建檔案庫室的規(guī)劃建設工作；改善設備、整合資源，有效緩解現(xiàn)存庫室緊張、保管條件差的突生矛盾，對 明顯不符合檔案管理標準的庫室，要及時調整修繕，確保檔 案安全；高度重視基層村、社區(qū)檔案庫室的建設，力爭做到 全區(qū)所有村、社區(qū)檔案庫室全覆蓋。四是切實加強檔案管理 隊伍建設。及早落實檔案局三定方案， 充實檔案局人員力量， 切實擔負起對全區(qū)檔案工作的指導、服務、監(jiān)督職責，保障 檔案工作順利開展；積極采取措施，穩(wěn)定各級各部門檔案管 理人員隊伍，保證兼職檔案管理人員的業(yè)務素質和工作時 間，確保檔案工作的延續(xù)性、嚴肅性及權威性；切實加強對各級各部門檔案管