小單位公司采購流程管理制度

1、公司采購流程管理制度* 有限公司為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。一、 確定采購產(chǎn)品前期市場業(yè)務(wù)部人員和客戶溝通洽談后， 將客戶的需求反饋給市場策劃部人員，市場策劃部人員提交策劃方案給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員根據(jù)策劃方案和客戶最終確定采購產(chǎn)品及價位范圍。把采購產(chǎn)品要求給到商貿(mào)部主任。商貿(mào)部主任根據(jù)要求安排采購人員制作產(chǎn)品推薦表（PPT） 。商貿(mào)部主任審核產(chǎn)品推薦表后發(fā)送給市場業(yè)務(wù)部人員。市場業(yè)務(wù)部人員將產(chǎn)品推薦表發(fā)送給客戶確認(rèn)， 客戶根據(jù)產(chǎn)品推薦表選擇將采購的產(chǎn)品。 產(chǎn)品確定后，業(yè)務(wù)人員告知商貿(mào)

2、部主任安排提供樣品，商貿(mào)部將要采購的產(chǎn)品樣品提供給業(yè)務(wù)人員以便和客戶進(jìn)行最終確認(rèn)。二、請購單業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶最終確定采購產(chǎn)品的種類、 規(guī)格尺寸、 數(shù)量、 單位、單價、金額、預(yù)定交期、包裝等其他詳細(xì)信息填寫無整，清淅的申請表給到各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)申批， 格式 （附表！ ） 申批完畢后交商貿(mào)部主任處安排下達(dá)采購計劃。三、比價，議價1. 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最 低，所報價格的綜合條件更加突出；3. 收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo) 或理想中標(biāo)價格；4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)

3、單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5. 每個產(chǎn)品的需找多家廠商（至少10 家以上）進(jìn)行詢價，并做一份比價表（特殊或客人指定廠家/品牌除外）；6. 生產(chǎn)前或有現(xiàn)貨的發(fā)貨前需提供樣品，是否與客人所需的一致；7. 最終選擇 12 家符合條件的廠家列入合格供應(yīng)商名冊。四、 簽訂采購合同確定采購產(chǎn)品的供應(yīng)商后與之簽訂采購合同。 采購合同按照公司統(tǒng)一格式簽訂。采購合同需要雙方經(jīng)理簽字并蓋公章方有效，并要求廠商回簽（以傳真或掃描件形式）采購留底一份，并提供一份給到財務(wù)安排請款。做好相關(guān)采購記錄，以便跟進(jìn)。五、交期跟進(jìn)1 .采購下單后 24 小時內(nèi)需回復(fù)給相關(guān)部門一

4、個準(zhǔn)確交貨期 （生產(chǎn)周期 +物流 /快遞時間） ，并及時跟進(jìn)，生產(chǎn)期間確認(rèn)一次，發(fā)貨前2 天再確認(rèn)一次，以至達(dá)到產(chǎn)品能按期交回。2 . 產(chǎn)品生產(chǎn)完畢并經(jīng)過我司采購人員驗(yàn)收合格后， 安排供應(yīng)商發(fā)貨并提供發(fā)貨照片。發(fā)貨后需要告知我司詳細(xì)的物流公司和運(yùn)單號。發(fā)貨前需要支付款項(xiàng)的，需要提前向財務(wù)申請付款。發(fā)貨后客服人員需要隨時跟蹤貨物的運(yùn)輸情況，如有逾期，提前告知采購人員。六、 驗(yàn)收產(chǎn)品和轉(zhuǎn)運(yùn)供應(yīng)商將產(chǎn)品發(fā)至我司后，采購人員根據(jù)之前提從的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)核對，根據(jù)不同產(chǎn)品及不數(shù)量按比例進(jìn)行抽查，合格填寫入庫單。如有缺貨 或者破損等其它問題及時和供應(yīng)商反饋解決并做好檢驗(yàn)記錄。需要調(diào)換或 者退貨的產(chǎn)品及時處理

5、，客服人員需要填寫退 換貨單。退換貨申請單需要 提交財務(wù)和商務(wù)部主任各一份，商務(wù)部主任安排采購人員聯(lián)系供應(yīng)商退換 貨。退換貨申請單格式（附表?。┤绻浳镄枰D(zhuǎn)運(yùn)至其他轉(zhuǎn)運(yùn)地點(diǎn)，客服人員需要填寫出庫單。轉(zhuǎn)運(yùn) 需要選擇相對正規(guī)的物流公司，例如：申通快遞、圓通快遞等。轉(zhuǎn)出后需 要將快遞單號登記后將留底單交至財務(wù)，快遞單的信息務(wù)必填寫完善無誤。 發(fā)貨時需要隨貨附有發(fā)貨單，貨物到達(dá)各轉(zhuǎn)運(yùn)地后，客服人員需要將客戶 簽收的發(fā)貨單交給采購人員一份。同時，轉(zhuǎn)出貨物后需要及時通知各地市 負(fù)責(zé)人，轉(zhuǎn)運(yùn)期間需要跟蹤貨物的運(yùn)輸情況。七、售后服務(wù)客戶接收貨物后，如果有丟失或者破損的情況，需要及時告知采購人 員。如果客戶需要補(bǔ)貨，客服告知商貿(mào)部主任，商貿(mào)部主任安排采購人員 和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)貨合同，繼續(xù)發(fā)貨。如果客戶需要退貨，客服和客戶落實(shí) 退貨產(chǎn)品和數(shù)量后，填寫退貨申請單交商貿(mào)部主任，經(jīng)商貿(mào)部主任和財務(wù) 審批后安排采購人員和供應(yīng)商退貨、退款。如果客戶需要換貨，客服人