商務英語電子郵件

1、商務英語電子郵件ContentsContents1 商務英語電子郵件的格式2 商務英語電子郵件的寫作要求3 商務英語電子郵件寫作注意事項4 商務英語電子郵件常用句式1 格式商務英語電子郵件由5部分組成Address-收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址；Subject-主題；Salutation-稱呼、Opening-開頭、Body-正文、Ending-結尾句；Complimentary Close-禮貌結束語；Writers Full Name-寫信人全名、Writer Title and Department-寫信人的職務及所屬部門、Address-地址

2、、Tel-電話號碼、Fax傳真A Addressddress-地址地址收信人Email地址 To:抄送收信人Email地址 Cc:密送收信人Email地址 Bcc:ToCc:Carbon CopyBcc:Blind Carbon CopyTo:12qq、comCc:456qq、comBcc:789qq、com多個收信人地址用半角的逗號或者分號隔開。Subject-Subject-主題1.主題框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個單詞，如greeting；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整的句子，但一般不超過35個字母。如Supplier training2.主題框內的內容切忌含糊不清

3、。YES:Tomorrows meeting canceledNO:News about meeting3.視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI(For Your Information)4.一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的大寫的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES: New E-mail Address Notification Detailed calculationNO: detailed calculationSalutation-Salutation-稱呼 根據(jù)發(fā)言人的具體情況

4、以及發(fā)言人與收件人之間的關系而定。1. 在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。 Tom Hanks Dear/Hi Tom, Dear Mr HanksJennifer Aniston Miss/Mrs/Ms Aniston2.收件人的名字千萬不要寫錯。3、收件人是多個男性用Messrs;多個女性用Medames,Mmes,或Mses;有男有女，弄清楚每個人的稱呼。Messrs,Smith,Wyatt,andFuryMses.Dicaprio,Lionel,and GreenMr.Harold Wright and Miss Margaret Wright4

5、.有榮譽學位多不喜歡用一般的頭銜。Dr./Prof./General/Senator Wright5. 老外的名字有時有Jr或Sr,l羅馬數(shù)字，等Martin Luther King,JrGeorge Bush SrGeorge VElizabeth 6. 如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：Dear Committee Member: Dear Colleage:Dear Meeting Planner: Dear Madam or sir:Dear Purchasing Agent: Dear Customers:To Whom It May Concern: To All Sale

6、s Reps:Ladies or Gentlemen:Opening-Opening-開頭澄清你的意圖 在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內容。感謝讀者是郵件開場白的好辦法。特別是對你有事相求的情況下會很有幫助。 記得要注意語法、拼寫和標點符號，保持句子簡短明了且句意前后一致。1. 如果你主動給別人寫郵件，表明意圖； I am writing to.2如果回復客服的咨詢，向他們對公司的興趣表示感謝；Thank you for your prompt reply.Thank you for contacting us.3. 如果對方已經回復過你的一封郵件了，感謝回復

7、； Thank you for prompt reply. Thanks for getting back to me.4. 如果你咨詢一些信息，對方花了點時間才發(fā)信息； Thank you for provding the requested infomation.5. 如果有人給了你特別的幫助； Thank you for all your assistance. I truly appreciate.6. 某個客戶或經理寫對你的工作提出了一定質疑； Thank you for your feedback.Body-Body-正文 正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個主

8、題一小段，每段一般只有一兩句話。正文有兩三個或三四個簡短的段落構成。 正文書寫格式一般采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行左邊開始。 稱呼和開頭之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行。Ending-Ending-結尾在郵件結束之前，應再次感謝收信人。 Thank you for your patience and cooperation./Thank you for your consideration. If you have any question or concers, dont hesitate to let me know./I look forward to hea

9、ring from you.Complimentary Close-Complimentary Close-禮貌結束語 結尾致意要留意，弄清大家的關系才能選擇用詞。1. Very Formal非常正規(guī)的，如給政府 Respectfully yours,yours respectfully,2. Formal 正規(guī)的，如給客戶之間公司 Very trully yours,yours very trully,yours trully,3. Less formal 如給客戶； Sincerely yours,yours sincerely,Sincerely,Cordially yours,Your

10、s cordially,Cordially,4. Informal 如給朋友，同事之間； Regards,Warm regard,With kindest regards,My best等Signature-簽名 郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個人信息。如姓名，職務，公司，電話，傳真，地址等信息，但一般不超過4行。 Local Organizing Committe Phone :+7-3822-491-776 Fax：+7-3822-492-410 E-mail:.2 寫作要求商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則 商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則，即Correctness、Con

11、ciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。 準確原則 由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關系，其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。 簡潔原則 簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。 在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結構簡單明了，有大量省略句和不

12、完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。 例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France. 例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC. 例3 Hope you can accept it. 例1中的兩個單句具有明顯的因果關系，但寫并不使用表達因果關系的連接詞如since、because，這種舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務英語電子郵件寫作中十分常

13、見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。 完整原則 商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how。清楚原則 商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現(xiàn)在： 例1 We will deliver your goods soon. 例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模

14、糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。禮貌原則 商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。 例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies eve

15、n at that price. 例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces. 例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。3 Some tips-注意事項(文法)1.切忌主客不分或模糊；2.句子不要零碎；3.結構對稱；4.單復數(shù)前后一致；5.動詞和主語要呼應；6.時態(tài)和語態(tài)不要轉變太多；7.選詞要正確；8.標點要正確；9.拼寫要正確；10.大小寫要注意；11.地址上的

16、數(shù)字直接用阿拉伯數(shù)字，除了One;Some tips-注意事項(文體)1.可讀性-多用短句；2. 注意段落的開頭；一般來說，重要或強調的事情都放在信件或段落的開頭。3.輕重有分；4.轉接詞要留神；5.修飾詞的位置要留心；6.句子開頭不要含糊不清的代詞；7.用語要肯定準確，切忌含糊不清；8.立場觀點一致，少用被動句；Some tips-注意事項(格調)1.式樣和句子長度不要太單調；2.弱軟的詞可以加強一些；3.口語化比較受歡迎；4.英語電子郵件常用句式 Greeting message 1. Hope you have a good trip back. 2. How are you？ 3. H

17、ow is you project going on？ Initiate a meeting 1. I Want to talk to you over the phone regarding issues about report deveopment and the xxx project. 2. I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A. 3. wed like to have the meeting on Oct 30.same tim

18、e. 4. Lets make a meeting next Monday at 5:30 PM. Sekeing for more information1. Shall we have any problem accessing the folders，please let me know.2. Look forward to your feedbacks and suggestions soon.3. Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.4. What is yo

19、ur opinion on the schedule and next steps we proposed?5. What do you think about this？6. Any question，please dont hesitate to let me know.7. Any question,please let me know.8. Plese contact me if you have any questions.9. Please let me know,if you have any question on this.10. Please let me know wha

20、t you think.11. Your comments and suggestions are welcome.12.Feel free to give your comments.13. Do you have any idea about this?14.If would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior. Give feedback1.please see comments below.2 .My answers are in blue below.3.I add som

21、e comments to the document for your reference. Attachment1.I enclose the evaluation report for your reference.2.Plese find enclosed a copy for our price list.3. Plese find the attached report you will need for tomorrows meeting.4.Attached is the design document,please review it.5. Attached please fi

22、nd todays meeting notes.6.For other known issues related to individual features,please see attached release notes. Point listing1.Today we would like to finish following tasks by the end of today:1.2.2. Some known issues in this release:1.2.3.Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1.2.4.Here are some more questions/issues for your team:1.2.5.The current status is