會議室使用管理制度

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流會議室使用管理制度.精品文檔.會議室使用管理制度第1章 總 則為了規(guī)范公司的會議管理，加強會議室的合理利用并對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設(shè)施的完好，提高會議管理工作效率、會議質(zhì)量，確保公司各項目會議的順利召開，特制定本管理辦法。第2章 適用范圍第一條 會議室僅限于本公司用于舉行各類會議、開展各部門培訓(xùn)及重要來賓接待等工作使用。第二條 本管理辦法適用于公司各級、各類會議的組織和管理。第3章 會議的類型及使用原則第3條 公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓(xùn)會議和臨時會議等。第4條 會議室使用原則：

2、1、 會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用，但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況；2、 會議組織部門根據(jù)會議類型、參會人員級別和參會人數(shù)提前到前臺填寫會議室預(yù)約登記表預(yù)約會議室；涉及接待重要來賓或?qū)ｎ}會議等重大會議時，應(yīng)填寫會議接待需求表；3、 如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責(zé)人，根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)會議室使用，事后補辦有關(guān)登記；4、 部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權(quán)由行政部另作安排；5、 如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢，若后

3、續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。第4章 會議準備第5條 會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議類型、與會人員級別等內(nèi)容，提前到行政部指定人員進行登記預(yù)約，涉及重大會議時，應(yīng)填寫會議接待需求表，經(jīng)行政部審批。 第6條 所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準備工作，以便會議高效、有序進行。第7條 會議組織方或人員的會議前需要準備以下內(nèi)容：1、 明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀要；2、 涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會議，需要提前與行政部確認該貴

4、賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費用等事項；3、 會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。第8條 行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求，需要準備以下內(nèi)容：1、 應(yīng)于會議前10分鐘，準備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；2、 涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預(yù)定等。第5章 會中服務(wù)和會議要求第9條 會場服務(wù)會場服務(wù)主要由行政部負責(zé)。1、 引導(dǎo)座位：會議組織方或人力行政人員應(yīng)于會前準備好座位名牌，可引導(dǎo)與會人員 盡快就座，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置；2、

5、 茶水服務(wù)：會議開始后，人力行政人員應(yīng)指定前臺工作人員，每隔15-20分鐘添加茶水，根據(jù)與會人員飲水情況，自行調(diào)整添加茶水間隔時間；3、 維護會場秩序：保證會場內(nèi)外安靜，注意會場周圍無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會場內(nèi)，影響會議正常進行；4、 內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作，包括會議進行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。第10條 會議要求1、 請與會人員嚴格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；2、 會議主持人應(yīng)把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告知與會人員；3、 會中，與會人員應(yīng)及時關(guān)閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發(fā)言；急需接聽電話，須到場外接聽

6、。第6章 會后工作第11條 會議結(jié)束后，各部門應(yīng)做好收尾工作。1、 會場清理：各部門使用后要及時關(guān)閉投影儀，視頻等設(shè)備，椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點會場設(shè)備，保證會場內(nèi)設(shè)備完好。會議室使用完畢后，隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施、設(shè)備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作；2、 會議紀要：由會議組織部門指定人員做好會議紀要，并成文由與會人員簽字確認；3、 貴賓接待工作：涉及會后接待用餐或接待用車，由責(zé)任部門陪同，行政部協(xié)助安排用餐及行程用車，直至接待工作結(jié)束。第7章 會議室的管理第12條 會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內(nèi)設(shè)備。會議室內(nèi)的設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意，任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。第13條 會議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。為保持公司形象，公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。第14條 如遇下班或節(jié)假日，會議室管理人員應(yīng)做到門窗關(guān)閉、電源關(guān)閉，遙控器等小件物品應(yīng)及時收納，做好防火、防盜安