文件記錄控制程序參考模板

1、1目的規(guī)范公司記錄的管理，為追溯、改進(jìn)和提高產(chǎn)品質(zhì)量提供依據(jù)，證實(shí)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的持續(xù)性、適宜性和有效性，確保其符合標(biāo)準(zhǔn)要求。2范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系所要求的所有記錄的管理和控制。3職責(zé)3.1 行政部負(fù)責(zé)記錄的統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放和管理，建立記錄管理一覽表。3.2 品質(zhì)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄的管理。3.3 各部門負(fù)責(zé)各自相關(guān)聯(lián)記錄的管理。4流程圖見附件5內(nèi)容5.1 記錄的分類 凡是質(zhì)量管理體系運(yùn)行中的記錄、報(bào)告及與產(chǎn)品相關(guān)的質(zhì)量數(shù)據(jù)均屬于記錄范圍。5.1.1 與質(zhì)量管理體系管理有關(guān)的記錄主要有：管理評(píng)審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制記錄、糾正與預(yù)防措施記錄、人力資源管理與培訓(xùn)記錄、設(shè)施管理記錄、產(chǎn)

2、品和過(guò)程監(jiān)視和測(cè)量記錄等等。5.1.2與采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、檢驗(yàn)和交付有關(guān)的記錄主要有：產(chǎn)品要求的評(píng)審記錄、供方評(píng)價(jià)記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄、監(jiān)視和測(cè)量裝置的校準(zhǔn)記錄、統(tǒng)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用記錄、顧客投訴及服務(wù)記錄等等。5.1.3 記錄的形式為書面形式（如：書面的表格形式、報(bào)告文件形式等）、硬拷貝、磁盤等電子媒體等形式。5.2 文件記錄表格的設(shè)計(jì)、審批、印制和領(lǐng)用。5.2.1 各部門設(shè)計(jì)自己所需的記錄表格，并將空白表格交行政部審核后報(bào)管理者代表或其授權(quán)人審批后交行政部印制。5.2.2 印制好的記錄表格由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)保管，各部門根據(jù)需要從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用。5.3 文件記錄的填寫文件記錄由開展該項(xiàng)活動(dòng)的直接責(zé)任人按要求及時(shí)填

3、寫，填寫要求如下：5.3.1 正確：質(zhì)量記錄所記內(nèi)容必須真實(shí)準(zhǔn)確，填寫方法必須符合規(guī)定要求，字跡清晰，不隨意涂改。需更改的部分采取劃改，但需更改人簽字并注明更改時(shí)間。1 / 45.3.2 及時(shí)：按規(guī)定時(shí)間填寫、傳遞，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)立即糾正。5.3.3 完整、齊全：記錄必須按照格式逐項(xiàng)填寫，如遇到不需填寫的內(nèi)容，應(yīng)在該欄內(nèi)畫“/”。不得空項(xiàng)，文件規(guī)定的各種記錄要作到齊全，簽字手續(xù)完備。5.4 文件記錄的管理5.4.1 文件記錄的編號(hào)各種記錄表格也是管理體系文件的一部分，其編號(hào)與對(duì)應(yīng)的體系文件章節(jié)相關(guān)聯(lián)。質(zhì)量記錄的編號(hào)結(jié)構(gòu)如下： 順序號(hào) 體系文件章號(hào) 表格代號(hào) 公司代號(hào)(SME） 版本號(hào) 修改次 編號(hào)

4、含義：1）公司代號(hào): 超眾電器 (SME) 2）體系文件章節(jié)號(hào)：章節(jié)名稱章節(jié)號(hào)管理體系4管理職責(zé)5資源管理6產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)7測(cè)量、分析和改進(jìn)83）表格代號(hào) :（FOR）4）順序號(hào): 為表格序列號(hào)，以數(shù)字編號(hào)，數(shù)字取值范圍是“0199” 5）版本號(hào): 為文件版本號(hào)，以字母編號(hào)，取值范圍是“A、B、C”6）修改次: 為表格修改次數(shù)號(hào),以數(shù)字編號(hào),取值范圍是“0-9”5.4.2記錄的收集、歸檔、儲(chǔ)存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級(jí)管理相結(jié)合的原則進(jìn)行收集、歸檔、儲(chǔ)存和保管，并做到易于查找。行政部負(fù)責(zé)建立公司文件記錄清單。b）負(fù)責(zé)收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對(duì)每種記錄應(yīng)按月裝訂，并加上封面和標(biāo)識(shí)按月編寫目錄，建立臺(tái)帳，以便檢索和查閱。c）記錄的儲(chǔ)存與保管，必須防火、防潮、防霉、防蟲蛀，經(jīng)常檢查，避免丟失。d）各類記錄的保存期根據(jù)使用情況確定，并在文件記錄清單中標(biāo)識(shí)清楚，。5.4.3 文件記錄的查閱、借閱和復(fù)制a）查閱文件記錄，原則上在保管文件記錄的部門進(jìn)行，不得外借，不得涂改、加批和撕頁(yè)，并嚴(yán)格遵守公司保密制度的相關(guān)規(guī)定，如果確實(shí)需要外借，要按文件管理程序辦理相關(guān)手續(xù)。b）其他人員需借閱或復(fù)制質(zhì)量記錄的，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.5 文件記錄的處理過(guò)期的及被代替的