Word 郵件合并-文檔資料

1、1Word Word 之郵件合并之郵件合并 在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，處理在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，處理大量日常報(bào)表和信件。這些報(bào)表和信件其主要內(nèi)大量日常報(bào)表和信件。這些報(bào)表和信件其主要內(nèi)容基本相同，只是具體數(shù)據(jù)有變化。為了減少重容基本相同，只是具體數(shù)據(jù)有變化。為了減少重復(fù)工作，提高效率，復(fù)工作，提高效率，WordWord提供了郵件合并功能。提供了郵件合并功能。2郵件合并定義郵件合并定義 所謂郵件合并，是指先把文件中相同的結(jié)構(gòu)和所謂郵件合并，是指先把文件中相同的結(jié)構(gòu)和信息創(chuàng)建為一份文檔，再把不同的信息創(chuàng)建為另信息創(chuàng)建為一份文檔，再把不同的信息創(chuàng)建為另一份文檔，然后將兩份文檔以一

2、定的方式進(jìn)行合一份文檔，然后將兩份文檔以一定的方式進(jìn)行合并，從而得到主體結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某些屬并，從而得到主體結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某些屬性不一致的一系列文檔。性不一致的一系列文檔。3郵件合并相關(guān)概念郵件合并相關(guān)概念主文檔：指的是在合并操作中，對(duì)合并文檔的每個(gè)部分都相同相同的文檔。數(shù)據(jù)源：包含要合并到文檔中的信息的不同的部分。合并文檔：將主文檔和數(shù)據(jù)源合后并得到的結(jié)果性文檔。主文檔（相同部分）數(shù)據(jù)源（不同部分）合并文檔（結(jié)果）4郵件合并通常包含以下四個(gè)步驟郵件合并通常包含以下四個(gè)步驟: :5建立建立數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源主文檔中主文檔中插入插入合并域合并域新建新建打開打開主文檔主文檔數(shù)據(jù)合并數(shù)據(jù)合并到

3、主文檔到主文檔內(nèi)容不變內(nèi)容不變的的共同文本共同文本存放存放可變的數(shù)據(jù)可變的數(shù)據(jù)相當(dāng)于變量名相當(dāng)于變量名,指指示在何處插入何示在何處插入何項(xiàng)數(shù)據(jù)項(xiàng)數(shù)據(jù)6任務(wù)22 宏的使用 宏是一系列計(jì)算機(jī)指令的集合。如果在Word中需要反復(fù)執(zhí)行某任務(wù)，可以使用宏自動(dòng)完成。 7相關(guān)知識(shí)與技能如果在 Microsoft Word 中反復(fù)執(zhí)行某項(xiàng)任務(wù)，可以使用宏自動(dòng)執(zhí)行該任務(wù)。宏是一系列Word 命令和指令，這些命令和指令組合在一起，形成了一個(gè)單獨(dú)的命令，以實(shí)現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行的自動(dòng)化。任務(wù)任務(wù)22 22 宏的使用宏的使用81. 創(chuàng)建宏創(chuàng)建宏 可以使用宏記錄器錄制一系列操作來創(chuàng)建宏，也可以在可以使用宏記錄器錄制一系列操作來創(chuàng)

4、建宏，也可以在 Visual Basic 編輯器中輸入代碼來創(chuàng)建宏。編輯器中輸入代碼來創(chuàng)建宏。 2. 運(yùn)行宏運(yùn)行宏 工具工具宏宏查看宏，選擇宏名，單擊查看宏，選擇宏名，單擊“運(yùn)行運(yùn)行” 定義的快捷鍵定義的快捷鍵視圖視圖宏宏錄制宏錄制宏輸入宏名輸入宏名指定保存位置指定保存位置設(shè)置快捷鍵設(shè)置快捷鍵錄制：錄制：執(zhí)行要包含在執(zhí)行要包含在宏中的操作宏中的操作錄制時(shí)的錄制時(shí)的光標(biāo)形狀光標(biāo)形狀視圖視圖宏宏“停止錄制停止錄制”相關(guān)知識(shí)與技能相關(guān)知識(shí)與技能任務(wù)22 宏的使用9任務(wù)任務(wù)2323 目錄的制作目錄的制作任務(wù)描述 本任務(wù)通過案例介紹自動(dòng)生成目錄和索引的方法。案例：為文檔“普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定.doc

5、”生成目錄。10相關(guān)知識(shí)與技能手動(dòng)為長文檔制作目錄或索引，工作量是相當(dāng)大的，而且弊端很多。例如，更改文檔的標(biāo)題內(nèi)容后，需要再次更改目錄或索引。因此，掌握自動(dòng)生成目錄和索引的方法，是提高長文檔制作效率的有效途徑之一。 任務(wù)任務(wù)2323 目錄的制作目錄的制作11 對(duì)各級(jí)標(biāo)題設(shè)置“標(biāo)題1、2”樣式 確定安放“目錄”的位置（插入點(diǎn)） 插入目錄：“引用”選項(xiàng)卡“目錄”功能組“目錄”列表選擇“插入目錄” “目錄”對(duì)話框“目錄”選項(xiàng)卡按要求設(shè)置“格式”，“確定”后插入目錄。 目錄修改和更新 “更新目錄”對(duì)話框任務(wù)任務(wù)2323 目錄的制作目錄的制作12圖3-65 “目錄”對(duì)話框任務(wù)任務(wù)2323 目錄的制作目錄

6、的制作13圖3-69 “修改樣式”對(duì)話框任務(wù)任務(wù)2323 目錄的制作目錄的制作141.1 1.1 創(chuàng)建與編輯主文檔創(chuàng)建與編輯主文檔（1）建立一個(gè)新文檔或打開一個(gè)現(xiàn)有的文檔(此文此文檔為檔為主文檔主文檔)。（2）輸入文檔中帶有共性的部分，文件保存。（3）選擇“郵件” “郵件與信函”“郵件合并”項(xiàng)（如圖1-1所示）。151.2 1.2 創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源創(chuàng)建或打開數(shù)據(jù)源1、新建立數(shù)據(jù)源16圖1-3 “創(chuàng)建新數(shù)據(jù)源”對(duì)話框 172 2、打開數(shù)據(jù)源、打開數(shù)據(jù)源如果已經(jīng)有數(shù)據(jù)源，則只要選擇一個(gè)含有數(shù)據(jù)源的文件，如Word表格文件、Excel數(shù)據(jù)文件或者Access數(shù)據(jù)文件。183選取數(shù)據(jù)源194 4、編輯

7、郵件合并收件人、編輯郵件合并收件人201.3 1.3 插入合并域插入合并域方法一：在主文檔中，將光標(biāo)移至插入點(diǎn)，再單擊“郵件合并”工具欄的“插入域”按鈕。插入的合并域自動(dòng)用號(hào)括起來（圖1-6所示）。方法二：對(duì)點(diǎn)右邊對(duì)話框中的“其他項(xiàng)目”。213.8.4郵件合并工具欄郵件合并工具欄單擊單擊【視圖視圖】|【工具欄工具欄】|【郵件合并郵件合并】命令，打開命令，打開【郵件合并郵件合并】工具欄工具欄打開數(shù)據(jù)源打開數(shù)據(jù)源插入域插入域查看合并數(shù)據(jù)查看合并數(shù)據(jù)合并到新文檔合并到新文檔221.4 1.4 將數(shù)據(jù)合并到主文檔將數(shù)據(jù)合并到主文檔方法一：點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄的“合并到新文檔”按鈕。方法二：完成合并。23圖1-10 郵件合并結(jié)果（第1頁） 24請(qǐng)大家完成任務(wù)請(qǐng)大家完成任務(wù) 打開主文檔：打開主文檔：邀請(qǐng)函主文檔邀請(qǐng)函主文檔.doc.doc 操作方法：操作方法： 查看文件：查看文件：邀請(qǐng)函的制件過程邀請(qǐng)函的制件過程.doc.docu 樣版文件：樣版文件：邀請(qǐng)函邀請(qǐng)函做好的樣板做好的樣板.doc.doc25252022-3-6修改樣式修改