工程信息管理制度

1、工程信息管理制度制度編號：ZNZD-GC-ZD08版號：V2018.0生效日期：2018年7月7工程信息管理制度編 制：運營管理中心工程部 日期：2018年6月審核：日期：2018年6月批準：日期：版本修訂記錄序號修訂日期修訂內(nèi)容修訂人 版本 備注工程信息管理制度制度編號：ZNZD-GC-ZD08版號：V2018.0生效日期：2018年7月1. 目的1.1. 為了適應(yīng)項目管理的需要，明確集團工程信息管理內(nèi)容與要求，促進工程項目管理水平的提升。1.2. 規(guī)范工程信息資料管理，做好工程各類信息的收集與整理工作，真實反映與記錄工程管理的全過程，達到及時匯報、信息共享、資源共享，并為項目管理提供真實詳

2、細的現(xiàn)場資料。2. 適用范圍適用于集團所屬項目（含工程由中南置地管理的合作項目）的工程信息管理工作。3. 術(shù)語及定義3.1. 工程信息：涵蓋工程施工（竣工）檔案、工程內(nèi)部管理信息、工程項目月度信息、項目重大事項、 知識信息。3.2. 工程內(nèi)部管理信息：反映項目工程部內(nèi)部管理行為，且與項目有關(guān)的重要職能活動、具有利用價值的信息。4. 職責與權(quán)限4.1. 運營管理中心工程部：4.1.1. 負責制定并修改集團工程信息管理制度：4.2. 戰(zhàn)區(qū)工程管理部：4.2.1. 負責上報項目建設(shè)周期內(nèi)發(fā)生的各類重大緊急事項；4.2.2. 負責對工程信息管理工作進行定期檢查，并跟蹤落實整改：4.3. 項目工程部：4

3、.3.1. 負責工程施工（竣工）檔案的收集、維護、管理、驗收與移交：4.3.2. 負責工程內(nèi)部管理信息的編制、收集、維護、管理與移交：433.負責工程月度信息的編制、收集、上報：4.3.4. 負責知識信息的管理。5. 信息管理內(nèi)容：5.3. 工程信息管理總則5.1.1. 項目工程部需設(shè)專職工程信息（資料）管理員。5.1.2. 對于所有的項目工程信息資料均需按項目文件編碼體系進行編碼。編碼原則參見工程項目部內(nèi)業(yè) 資料管理作業(yè)指引5.1.3. 項目工程部應(yīng)建立一套高效簡潔的文件流轉(zhuǎn)程序，對于所有接收與發(fā)放的文件，建立嚴格的登記 制度。5.1.4. 工程信息應(yīng)及時收集，并將信息準確、完整及時地傳遞給

4、使用單位和人員。5.1.5. 工程信息收集應(yīng)隨工程的進展進行，保證真實、準確、時效性，經(jīng)有關(guān)負責人審核簽字，及時歸檔。5.2. 工程信息管理流程5.2.1. 工程信息收集工程信息管理制度制度編號：ZNZD-GC-ZD08版號：V2018.0生效日期：2018年7月（1）收集范圍：凡是反映與工程有關(guān)的重要職能活動，且具有利用價值的各種載體的信息。<2）收集時間：應(yīng)按信息形成的先后順序或工程完成情況及時收集。5.2.2. 工程信息處理<1）工程信息接收對于接收到的信息，由工程信息（資料）管理員負責接收確認，并根據(jù)文件類別填寫”來文登記表、；登記后的文件呈交相關(guān)責任人審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。信

5、息在進行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性，如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料存在有效性問題，應(yīng)立 即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，確保信息的有效性。文件信息均以復(fù)印件形式傳遞分發(fā)各相關(guān)部門，原件歸檔保存。必要時抄報運營管理中心工程部。如 文件信息必須以原件形式分發(fā)傳遞，需留有一份復(fù)印件歸檔保存。（2）工程信息回執(zhí)（回復(fù)）各部門或相關(guān)責任人應(yīng)按照職責要求，及時準確地對接收到的工程信息進行處理與反饋。工程信息管理員負責工程信息回執(zhí)工作的跟蹤與追溯。（3）工程信息發(fā)送發(fā)往外部的所有文件、信函、傳真、會議紀要等均應(yīng)使用統(tǒng)一文件格式與文件編碼。經(jīng)發(fā)件部門負責人、 項目負責人簽字批準，由工程信息管理員登記后統(tǒng)一發(fā)送、存檔。

6、5.2.3. 工程信息存儲（1）基本要求項目工程部在開工前需對信息管理職責進行劃分。確保工程信息資料的原始性與真實性，各施工單位、監(jiān)理單位以及各部門都必須指定專人負責收 集與整理。 項目工程信息的整理應(yīng)按相關(guān)檔案規(guī)定要求以及集團業(yè)內(nèi)資料管理規(guī)定要求進行，確保分類科學(xué)、組 卷合理。（2）工程信息的歸檔歸檔文件必須完整、成套、系統(tǒng)：必須記述和反映工程項目建設(shè)的全過程；必須真實記錄和準確反映項目建 設(shè)過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。各單位以及部門完成本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的資料收集、整理，移交工程信息管理員進行分類、編號、整理、 立卷、編目，經(jīng)項目負責人審核后，由工程信息管理員負

7、責存檔。對于電子文件，文件的形成部門（單位）應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向工程信息管理 員移交，并將其存儲到符合期限要求的脫機載體上?？⒐べY料的編制整理必須符合相關(guān)管理規(guī)定。5.2.4. 工程信息保管與借閱（1）所有文件資料原則上應(yīng)由資料員統(tǒng)一存檔保管，確有必要分散保管時，需制定分散管理辦法，并工程信息管理制度制度編號：ZNZD-GC-ZD08版號：V2018.0生效日期：2018年7月明確保管范圍和責任人。<2）資料員對所保管的全部資料，每季度進行一次核對清點，發(fā)現(xiàn)破損檔案應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。存放檔案排列整齊，保持檔案柜內(nèi)外清潔衛(wèi)生。（3）本項目部人員可查閱檔案資料，但檔案資料

8、一律不外借，因工作需要復(fù)制檔案或圖紙，須經(jīng)項目經(jīng)理批準同意。5.2.5. 工程信息保密根據(jù)集團相關(guān)保密的規(guī)定與要求，與項目有關(guān)的技術(shù)、商務(wù)、招標等文件以及重要信息嚴禁對外泄露 與傳播。5.3. 工程信息內(nèi)容及管理要求5.3.1. 工程信息包括項目管理過程中形成的各類文字、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、影像資料等。5.3.2. 工程信息的分類<1）工程內(nèi)部管理信息（2）工程施工過程以及竣工資料（3）工程項目月度上報信息（4）知識信息5.4. 工程內(nèi)部管理信息管理要求5.4.1. 具體內(nèi)容及管理要求詳見工程項目部內(nèi)業(yè)資料管理作業(yè)指引5.4.2. 項目竣工后，工程信息管理員負責將完整的項目內(nèi)部管理檔案資料

9、移交項目工程部。5.5. 工程施工過程以及竣工資料管理要求5.5.1. 施工過程（竣工）資料應(yīng)嚴格執(zhí)行資料雙份制，資料管理根據(jù)國家、地方建筑工程資料及檔案管理 有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.5.2. 單位工程竣工驗收后，工程部資料員負責將完整的工程竣工檔案一份移交至城建檔案館，一份移交至 項目工程部檔案室。5.6. 施工圖及工程設(shè)計變更依據(jù)類文件管理要求5.6.1. 戰(zhàn)區(qū)項目工程部留存的各專業(yè)施工圖數(shù)量不得少于2套，其中1套用于項目工程部存檔，1套用于 現(xiàn)場日常工作需要。562.各類設(shè)計變更依據(jù)類文件數(shù)量不得少于4份，其中1份用于項目工程存檔，1份用于現(xiàn)場日常工作 需要，其余2套分別發(fā)放給監(jiān)理單位與施工單

10、位。5.6.3. 施工圖及設(shè)計變更依據(jù)類文件管理要求：（1）建立施工圖以及設(shè)計變更依據(jù)類文件收發(fā)記錄臺賬。（2）落實具體責任人負責臺賬管理與記錄。（3）收到施工圖/設(shè)計變更依據(jù)類文件后，應(yīng)在24小時內(nèi)予以登記。（4）臺賬記錄應(yīng)包括內(nèi)容：文件名稱（圖紙名稱）；文件數(shù)量；接收、發(fā)放時間；接收（發(fā)放人）簽字。工程信息管理制度制度編號：ZNZD-GC-ZD08版號：V2018.0生效日期：2018年7月5.6.4.被替代作廢的施工怪，應(yīng)做出明顯標識，并以書而形式通知各相關(guān)單位明確告知已作廢施工圖的版本圖號。5.7. 上報工程信息管理要求5.7.1. 工程月報（1）上報時限：當月的28日之前。（2）審核

11、方式：項目工程部的工程月報通過企業(yè)郵箱發(fā)送至戰(zhàn)區(qū)工程管理部：戰(zhàn)區(qū)工程管理部整理匯 總后，發(fā)送工程月報（戰(zhàn)區(qū)版）至運營管理中心工程部郵箱。（3）工程月報和工程月報（戰(zhàn)區(qū)版）上報格式以及評分標準，具體要求詳見附件。5.7.2. 工程案例（1）所有在建項目，每季度上報工程案例不得少于1篇（2）上報時限：當季最后一月的28日之前通過公司的263郵箱將電子檔發(fā)送至集團工程管理部部門助 理處。5.7.3. 運營管理中心工程部要求回復(fù)及上報的各類文件5.7.4. 重大事項上報管理要求（1）需上報的重大事項范疇：在項目建設(shè)周期內(nèi)，發(fā)生的各項可能對中南的日常經(jīng)營活動、品牌美譽 度造成負面影響的事件。（2）具體重大事項內(nèi)容： 進度嚴重滯后，已無趕工可能，強行趕工交房會造成工程質(zhì)量重大風(fēng)險：發(fā)生質(zhì)量、安全事故；被政府部門責令停工；供應(yīng)商或小業(yè)主發(fā)起的群訪、群訴事件：其他可能影響項目正常工作程序、進度、質(zhì)量、安全的緊急重大情況。<3）上報時限：重大事項發(fā)生后一小時內(nèi)，戰(zhàn)區(qū)工程管理部總監(jiān)先行以口頭形式報告戰(zhàn)區(qū)總經(jīng)理，并在24小時內(nèi)以書面報告形式上報運營管理中心工程部。5.8. 知識信息管理要求5.8.1. 項目工程部負責配置齊全各類法律、法規(guī)以及相應(yīng)施工、驗收規(guī)范，并建立法律、法規(guī)、規(guī)范類文件 目錄，并指定專