集團流程文件管理流程

1、流程編號：E-LC-O-2009-002-B流程名稱：華東流程、標準文件管理流程生效日期：2009年7月27日第一部分：流程說明1 目的規(guī)范流程、標準類文件的編寫、修訂、審批、更新和存檔。2 適用范圍適用于華東區(qū)各部門的業(yè)務流程和業(yè)務標準類文件的管理，不包括公司政策類文件（如財務制度、人事制度）及IT部門的技術文件。3 流程規(guī)則3.1 定義：3.1.1 流程、標準類文件包括：流程、規(guī)定、標準、操作指引（細則）等各類對業(yè)務活動進行規(guī)范的文件；規(guī)定、標準和操作指引（細則）統(tǒng)稱標準類文件。3.1.2 流程是對業(yè)務的規(guī)范描述文件，將業(yè)務活動按步驟和對操作過程的管理要求按規(guī)范格式編寫；流程文件所描述的是

2、業(yè)務活動，而不是孤立的事物。3.1.3 規(guī)定是針對業(yè)務工作或事務制訂的規(guī)范性措施或要求。3.1.4 標準是業(yè)務工作或工作成果的衡量準則、規(guī)則或特性要求。3.1.5 操作指引（細則）是針對某項業(yè)務工作或事務制訂的具體操作方法、步驟等引導性文件。3.1.6 流程補充規(guī)定是對已執(zhí)行的流程內容進行擴充和細化的文件。3.1.7 流程修改通知是對已執(zhí)行的流程中的規(guī)則或操作進行修改、更新的文件。3.2 編號規(guī)則：3.2.1 文件編碼規(guī)則：標準類文件編號：華東-部門-年份-流水號流程類文件編號：華東+部門+是否跨部門+年份+流水號+版本號+類型（數(shù)字小寫字母） 如：E XZ O 2009 XXX - A/B

3、版本 流水號 年份 跨部門0（OPEN），部門內I(IN) 部門 區(qū)域（華東）3.2.2 公司各部門規(guī)范簡稱：部門全稱部門簡稱華東BU采購部CG華東BU招商部ZS華東BU財務部CW華東BU大綜超營運部DC華東BU標超營運部BC華東BU人力資源部RL華東BU防損部FS華東BU行政部XZ華東BU物流部WL華東BU預開業(yè)部YKY華東BU業(yè)務發(fā)展部FZ華東BU信息部XX華東流程標準部LC華東Ole事業(yè)部OLE華東質量管理部ZL3.3 流程編寫模版：3.3.1 本流程中文件模版均見附件。3.3.2 文件的編號由流程標準部在文件完成審批后統(tǒng)一編制。3.3.3 流程、標準類文件正文均使用五號宋體，行距為1.

4、25。 4 流程涉及部門職責4.1 華東區(qū)各職能部門:負責流程、標準類文件的編寫、修訂和報批；負責對涉及本部門的文件在部門內的培訓、落實。4.2 流程標準部：負責規(guī)范并解釋流程、標準類文件的模版、文件格式、文案的審核；負責關聯(lián)部門的確定、協(xié)調各部門之間對流程的不同意見，未能協(xié)調成功的問題由流程標準部確定；負責流程、標準文件（含部門內、跨部門）的審核；負責流程、標準文件的整理、存檔、更新管理、掛網(wǎng)；負責組織流程、標準的培訓、推廣、稽核。4.3 華東區(qū)行政部：負責流程、標準類文件的最終發(fā)布。4.4 華東區(qū)總經理：負責需BU總經理審批的流程、標準的審批；負責必要問題的決策；負責批準發(fā)布流程、標準類文

5、件。 第二部分 流程描述1 流程、標準文件編寫：1.1各部門流程管理員結合業(yè)務需要編寫流程、標準類文件，跨部門文件須與文件關聯(lián)部門事先溝通。1.2 各部門使用文件模版撰寫文件。2 流程、標準文件報批：2.1 跨部門文件以撰寫人所在的BU一級部門作為主責任部門，部門內文件以部門內部撰寫部門作為主責任部門。2.2 文件中插入的附件均需打印附在文件后報批。2.3 報批文件須流程標準部審核文件的格式和文案內容，通過后，跨部門文件傳給關聯(lián)部門會簽意見，部門內部文件傳部門第一負責人審核。2.4 如各關聯(lián)部門不能達成一致，由流程標準部確定，重大問題向華東BU總經理請示后確定。2.5 部門內文件由第一負責人審

6、核、跨部門文件各部門會簽后，傳遞給流程標準部審批文件內容。2.6 所有流程、標準類文件均需華東區(qū)總經理批準后方可發(fā)布。3 流程、標準文件的傳達和存盤：3.1 完成審批的文件（包括部門內文件和跨部門文件），由流程標準部集中存檔、編號。3.2 編號后由流程標準部負責統(tǒng)一掛網(wǎng)至“華東區(qū)知識管理系統(tǒng)-華東BU-規(guī)章制度流程與標準”，掛網(wǎng)后發(fā)布郵件通知各關聯(lián)部門，同時附文件傳閱箋。3.3 各部門流程管理員，負責在部門內的通知、傳達和存檔，負責在文件發(fā)布當天將文件傳達給本部門人員閱讀，打印文件傳閱箋傳本部門人員簽字；跨部門重要文件由流程標準部組織培訓，文件發(fā)布一周內完成文件的學習、培訓，并在文件傳閱箋上簽

7、名。3.4 流程文件發(fā)布一周后，各部門將文件傳閱箋傳回流程標準部存檔。4 流程、標準文件的修訂和更新：4.1 一般業(yè)務操作的改變，不立即修改流程、標準文件，以“補充規(guī)定”或“修改通知”的形式報批后掛網(wǎng)，“補充規(guī)定”用于對已執(zhí)行的文件內容進行擴充和細化，“修改通知”用于對原執(zhí)行文件的修改；涉及公司業(yè)務重大調整，由流程標準部組織及時修訂。4.2 流程、標準文件的更新以半年度為單位進行，每年更新時間為6月、12月，更新時將前半年度的補充規(guī)定和修改通知內容在文件內體現(xiàn)，同時由流程標準部更換版本號碼。4.3 部門內文件的更新由部門流程管理員發(fā)起；跨部門文件的修訂，由提出修改部門報需求，文件的主責任部門修改，按審批程序報批。4.4 文件部分內容的修訂，需填寫文件修訂模版，對修訂原因進行說明，附修訂后的文件（需在文件上將修訂內容劃線）；如為整體文件做