第六章公務文書的寫作

1、第六章 公務文書的寫作上篇 黨政公文寫作第一章 黨政公文概說為了適應黨政機關實施領導、管理和處理公務的需要，實現(xiàn)公文處理工作的科學化、制度化、規(guī)范化，中共中央辦公廳于1996年5月3日發(fā)布了中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例（簡稱條例），國務院辦公廳于2000年8月24日對其1993年11月21日發(fā)布、1994年1月1日實施的國家行政機關公文處理辦法（簡稱辦法）進行修訂并發(fā)布實施（從2001年1月1日起）。同時，國務院辦公廳秘書局于2000年11月編發(fā)了國家行政機關公文格式（GB/T9704-1999），國務院辦公廳于2001年1月1日還專門發(fā)了一個文件國務院辦公廳關于實施國家行政機關公文處理辦法涉及

2、的幾個具體問題的處理意見（國辦函20011號），對我國黨政機關公文的行文、體例以及格式、處理等標準化、規(guī)范化作了新的具體的說明和規(guī)定。本課程關于黨政公文的一切內(nèi)容及所有表述均以上面這幾個文件為依據(jù)。第一節(jié) 黨政公文的定義、特點和作用一、黨政公文的定義條例對黨的機關公文的定義是這樣的：“黨的機關公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。”這樣表述既準確又科學，它概括了黨的機關公文的本質(zhì)和特征，突出了黨的機關公文實施領導的地位和作用。辦法對國家行政機關的公文的定義是這樣表述的：“行政

3、機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具?！边@樣表述也突出了行政機關的公文“行政管理”的職能及其“法定效力”。條例和辦法都規(guī)定了黨政公文具有“規(guī)范格式”或“規(guī)范體式”，也即在寫作格式或體式上沒有本質(zhì)區(qū)別。此外，這兩個文件都規(guī)定了黨政公文具有“處理公務”的職能，而文中說“是傳達貫徹的工具”，則是把黨政公文的職能具體化。歸納起來，黨政公文的定義可表述為：所謂黨政公文，就是黨政機關和及其所屬組織實施領導、依法管理和處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的文書。二、黨政公文的特點所謂黨政公文的特點，是指黨政公文同其他文章

4、或文體相比較而具有的特殊性。這種特殊性概括起來主要有如下幾點：1具有實施領導、管理和處理黨政公務的職能。劉勰文心雕龍·章表：“章表奏議，經(jīng)國之樞機。”章、表、奏、議是古代行政公文，劉勰認為它們是治理國家極為關鍵和重要的工具。古代公文如此，現(xiàn)代黨政公文更是如此。（具體說明見下文）2具有特定的作者和讀者。黨政公文是代表發(fā)文機關和組織意志的，它的作者只是該公文的發(fā)文機關和組織，其他任何機關和個人都不能替代。公文的讀者也是特定的，發(fā)給誰誰才可以讀，發(fā)給哪一級哪一級才可以讀。當然，也有些公文如公報、公告、通告、通報、通知等是公開發(fā)布的，讀者沒有特定的限制。3具有規(guī)范的格式。不論是古代還是現(xiàn)代的

5、公文，國內(nèi)還是國外的公文，機關還是其他社會組織的公文，通常都有一個大家習慣的、公認的、比較固定的寫作格式。惟其這樣，黨政機關公文才體現(xiàn)出莊重性、嚴肅性、有效性，更好地發(fā)揮其治理國家、管理社會的職能。4具有法定的權威性和約束力。公文的法定的權威性一般取決于三個因素：作者的法定地位；內(nèi)容的法理依據(jù)（合法性）；制發(fā)的法定程序。黨的機關公文體現(xiàn)著執(zhí)政黨的權威。中央和地方各級權力機關的公文同樣具有很高的權威性，特別是法規(guī)性公文，更具有法律權威。中央和地方各級人民政府的公文，代表著各級人民政府的意志和愿望，同樣具有很高的權威性和行政約束力。而各群眾組織和企事業(yè)單位，也都是依法經(jīng)批準成立的，它們的公文在其管

6、轄的范圍內(nèi)也有權威性和約束力。三、黨政公文的作用公文自古以來就是治理國家、管理社會的重要工具。具體而言，黨政公文的作用可概括為如下幾方面：1領導管理和依法行政作用。條例第一章第二條第一句話就是：“黨的機關的公文，是實施領導的文書”。辦法第一章第二條第一句話就是：“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關依法行政和進行公務活動的重要工具?！?。可見，領導和管理作用，是公文最根本、最重要的作用。2規(guī)范準繩作用。黨政公文中有些屬于法律、法規(guī)和規(guī)章等規(guī)范性公文，如各種法律、條例、規(guī)定、辦法、規(guī)則、章程等，都具有規(guī)范行為、判別是非的作用。3溝通交流情況的作用。黨政公文中有些文種具有溝通和交流情況的作用

7、，如公告、報告、通告、通報、通知、函等，都具有上下左右互相溝通信息、交流情況、商洽工作的作用。4宣傳教育作用。黨政公文中有不少公文都具有不同程度的宣傳教育作用，如通告、通報、通知等。這些公文在實施領導和管理以及指導和布置工作的過程中，一般都會講明情況、說明道理、交代政策等，因而具有一定的宣傳教育作用。5依據(jù)憑證作用。黨政公文無論是上行文、下行文，還是平行文、泛行文，一般都具有依據(jù)和憑證作用，特別是條例、規(guī)定、決定、決議、會議紀要等，這種作用更為明顯。6歷史文獻作用。公文在失去現(xiàn)時效用之后，作為一種歷史文獻，具有永久性的保存、查閱和參考價值。上從甲骨文、尚書，下到十一屆三中全會以來的重要公文，都

8、是非常寶貴的歷史文獻。現(xiàn)代黨政公文由于其在國家現(xiàn)代化過程中起著重要作用，因而更具有歷史文獻價值。第二節(jié) 黨政公文的種類一、黨政公文的分類黨政公文的分類，按照不同的標準有不同的分法。1按特點和作用分，可分為五類：規(guī)范性公文：指發(fā)文機關用于制定某項法規(guī)和規(guī)章制度的文件，包括條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、實施細則等。指揮性公文：指發(fā)文機關用于指揮和領導工作的文件，包括命令（令）、決議、決定、指示、批復等。告知性公文：指發(fā)文機關用于通知和報告事項、聯(lián)系工作的文件，包括公報、公告、通告、通報、通知、函等。報請性公文：指發(fā)文機關向其上級機關匯報和請求批準的文件，包括報告、請示、議案等。記錄性公文：指發(fā)文機關將會

9、議內(nèi)容擇要記錄下來的文件，包括會議紀要等。2按行文方向分，可分為四類：上行文：指下級機關向上級機關的行文，包括報告、請示、意見等。下行文：指上級機關向下級機關的行文，包括命令（令）、決議、決定、指示、批復、意見（意見的行文比較特殊，既可上行，也可下行）、通知等。平行文：指沒有隸屬關系的機關、單位之間的相互行文，包括函等。泛行文：指面向大眾的普發(fā)性行文，如條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文和公報、公告、通告、通報等知照性公文。3按秘密等級分，可分為四類：絕密公文：指那些具有最為重要的黨和國家的秘密，泄露會使黨和國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的公文。絕密公文的保密程度最高。機密公文：指那些具有重要的黨

10、和國家的秘密，泄露會使黨和國家遭受嚴重損害的公文。秘密公文：指那些具有一般的黨和國家的秘密，泄露會使黨和國家遭受特別一定損害的公文。普通公文：指那些不需保密，即使泄露也不會使黨和國家遭受損害的公文。按照黨政公文的有關規(guī)定，黨和國家機關的公文的保密程度可依據(jù)其涉及的黨和國家的安全和利益的程度來劃分；黨和國家機關以外的團體、組織的公文，其保密程度可根據(jù)自己的具體情況來劃定。4按緊急程度分，可分為三類：特急公文：要求隨到隨辦，最遲不超過24小時。加急公文：要求在三日內(nèi)處理完畢。緊急電報：電報式公文，分為特提、特急、加急、平急四種。緊急公文（包括電報）均應在首頁上方注明。5按適用范圍分，可分為兩大類：

11、黨的機關公文：黨的機關和團體所使用的公文。行政機關公文：行政機關和團體所使用的公文。二、黨的機關公文種類黨的機關公文主要有14種：1.決議：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。2.決定：用于對重要事項作出決策和安排。3.指示：用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。4.意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。5.通知：用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉(zhuǎn)下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或周知的事項。6.通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。7.公報：用于公開發(fā)布重要決定或重大事件。8.報告：用于

12、向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問9.請示：用于向上級機關請求指示、批準。10.批復：用于答復下級機關的請示。11.條例：用于黨的中央組織制定規(guī)范黨的組織工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。12.規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。13.函：用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題、向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。14.會議紀要：用于記載會議主要精神和議定事項。以上14種中，有5種公文是行政機關公文中所沒有的，這5種是：決議、指示、公報、條例、規(guī)定。三、國家行政機關公文種類國家行政機關的公文主要有13種：1命令（令）：適用于依照有關法律公布行政法規(guī)

13、和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。2決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。3公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。4通告：適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。5通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 6通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。7議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。8報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢

14、問。9請示：適用于向上級機關請求指示、批準。10批復：適用于答復下級機關請示事項。11意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12函：適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。13會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。以上13種中，有4種公文是黨的機關公文中所沒有的，這4種是：命令（令）、議案、公告、通告。辦法第九章附則第54條說：“行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規(guī)定處理?！倍鴹l例、規(guī)定、法規(guī)、辦法、細則等，屬于行政法規(guī)和規(guī)章，它們的法定作者是國務院和省、自治區(qū)、直轄市、部分經(jīng)濟特區(qū)及市、縣人大及其常委會

15、，所以辦法未將它們列入行政機關公文。第三節(jié) 黨政公文的文面格式條例第三章公文格式規(guī)定：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。”辦法第三章公文格式規(guī)定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成?！蓖ㄟ^比較可知，黨的公文比行政公文的規(guī)定多了“版頭”、“份號”、“發(fā)文機關署名”、“印發(fā)傳達范圍”四部分，少了“附注”一項，并將行政公文的“

16、印發(fā)機關和印發(fā)日期”改為“印制版記”。特別應注意的是，辦法把這些格式內(nèi)容通過兩條“界欄線”分為三大部分：文頭部分、行文部分、文尾部分。而最新修訂的辦法則通過兩條“紅色反線”將之改為：眉首部分、主體部分、版記部分。一、眉首部分（文頭部分）眉首，又稱公文的“紅頭”部分，其位置是相對固定的，它相當于公文的“頭”。內(nèi)容包括：1公文份數(shù)序號即公文印制份數(shù)的順序號，具體指為同一定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼。其主要作用是便于公文的分發(fā)、清退和查找，有助于明確公文管理人員的責任。但一般情況下只適用于絕密、機密公文或需要清退的公文。要求用阿拉伯數(shù)字頂格標注在公文版心左上角第一行。通常根據(jù)印制數(shù)量來確定

17、編制幾位數(shù)的序號，如需印199份之間的，從“01”開始編寫；需印100999份之間的，從“001”開始編寫。2秘密等級和保密期限秘密等級也簡稱“密級”，凡涉及國家秘密的公文都應當標明公文的秘密等級和保密期限，目的是便于公文管理、確保公文安全。密級分秘密、機密和絕密，頂格標注于版心右上角第一行，密級與保密期限之間用“”隔開，如“機密一年”。3緊急程度即時限，是公文送達和辦理的時間要求。緊急公文應根據(jù)其緊急程度分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標注緊急程度的作用在于提醒處理時限，為催辦公文提供依據(jù)，避免辦文、辦事延誤。公文的緊急程度，頂格標注于版

18、心右上角第一行（如需同時標注秘密等級，則為第二行）。4發(fā)文機關標識即俗稱“紅頭文件”的紅頭部分。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字或加括號標明文種組成，如“深圳大學文件”，用套紅大字居中印在公文首頁上部，使用小標宋體字，字號以醒目美觀為原則，一般應小于22mm×15mm。單一行文時，發(fā)文機關名稱一字排開；聯(lián)合行文，版頭可用主辦機關名稱，也可并用聯(lián)署機關名稱，將主辦機關排在前面，協(xié)辦機關排在后面，如涉及的是黨政軍機關，則按黨、政、軍、群的順序排列。5發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度（辦法稱為“年份”）和發(fā)文序號組成。在發(fā)文機關標識下空2行居中標識。機關代字的編寫原則是：以哪個單位

19、的名義發(fā)文，就編哪個單位的代字，如“國發(fā)”表示國務院的發(fā)文；“國辦發(fā)”即表示國務院辦公廳的發(fā)文。編寫發(fā)文字號要維護公文的嚴肅性。發(fā)文年度（即年份）要用四位阿拉伯數(shù)字準確表達，并用六角號“”括起，不得用兩位數(shù)簡寫。發(fā)文序號是按公文的發(fā)文順序統(tǒng)一編制的流水號，每年年初從“1”開始，不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號應直接表達為××發(fā)×××××號，如“國發(fā)198920號”。同一發(fā)文機關依次編寫，不同發(fā)文機關不得接續(xù)編號。單一行文，發(fā)文字號“一”字排開；聯(lián)合行文，一般只標明主辦機關的發(fā)文字號。6簽發(fā)人簽發(fā)人是發(fā)文機

20、關最后核查并批準公文向外發(fā)出的領導人姓名。其作用是在于對公文的制發(fā)和內(nèi)容負責。簽發(fā)人一般只用于上報公文，在發(fā)文字號右側(cè)平行空一個漢字標注簽發(fā)人，簽發(fā)人后加全角冒號。其中，“請示”應當在“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名位于第一行，協(xié)辦單位簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關順序依次排列，其發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處于同一行。以上六部分為眉首部分，眉首部分與主體部分之間有一條紅色分隔線，過去叫“界欄線”，現(xiàn)稱“紅色反線”。黨的公文在紅色反線中間印有一個紅色五角星“”；行政公文只是一條紅線。二、主體部分（行文部分）主體是公文的重心部分，其位置經(jīng)常變動，以公文內(nèi)容長短而定。它相

21、當于公文的“身體”，內(nèi)容包括：1標題條例規(guī)定：“標題由發(fā)文機關名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。”辦法規(guī)定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號?！薄肮闹黝}”、“主要內(nèi)容”也稱“事由”。公文標題通常有四種寫法：完全式：發(fā)文機關+事由+文種。如廣東省人民政府關于加快山區(qū)公路建設的指示省略式一：發(fā)文機關+文種。如中華人民共和國主席令、國務院公告省略式二：事由+文種。如關于增強黨的團結(jié)的決議、向全國進軍的命令省略式三：文種如公告、通告、通知等。這類公文一般通過報紙、電臺、電視、張貼等方式發(fā)布

22、，標題上不寫發(fā)文機關，但落款時要署名。公文標題的制作應注意以下幾點：第一，明確制文意圖。只有充分領會制文意圖，才能在標題中用最能表現(xiàn)公文主題、最準確、最簡練的詞語概括公文的主要內(nèi)容。第二，明確公文主題。在明確制文意圖的基礎上，要明確公文主題，突出公文的主要內(nèi)容，并使公文標題正確體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容，才能保持標題與主題的一致性，使公文產(chǎn)生應有的效力。第三，正確選用文種。要正確選用文種，首先要明確各種文種不同的適用范圍，明確什么內(nèi)容用什么文種，什么文種適合什么內(nèi)容。還要明確什么文適合什么樣的行文關系，什么行文關系用什么文種。如同樣是請求批準，向上級機關請求批準要用“請示”，而向有關主管部門請求批準要

23、用“函”。第四，要盡可能使標題貼切、簡潔、醒目。能用省略式標題的就盡可能用；能減少文字的盡可能減少；能不用關聯(lián)詞“關于”和助詞“的”，就不用。除批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)法規(guī)性公文之外，標題一般不使用標點符號。標題的字數(shù)一般不超過50字。標題應在紅色反線下空2行標識，居中排布。2主送機關條例指出：主送機關是“主要受理公文的機關。主送機關名稱應當用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機關的統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印?！睏l例還規(guī)定：“向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需要其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關?！?/p>

24、“受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復其請示事項?！庇忠?guī)定：“除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應直接送領導者個人?！鞭k法也有類似的規(guī)定：“主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。”根據(jù)這些規(guī)定，確定主送機關應符合以下幾個原則：根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定主送機關。黨的機關只能向的機關行文，行政機關只能向行政機關行文，并且不可越級行文。主送機關是受理或答復公文的機關。需要閱知而非受理或答復公文的機關，只能用抄送（即作為抄送機關，抄送機關有知悉權，無答復權）。主送機關是機關而不是領導者個人，故公文除特殊

25、情況外，一般不直接送領導者個人。上行文只主送一個上級機關，其他上級機關可抄送。請示尤應如此。主送機關名稱應當寫全稱（如“深圳市人民政府”）或規(guī)范化簡稱（如“中共中央”、“國務院”）或同類機關的統(tǒng)稱（如“部屬各高等院?！保?。泛行公文如規(guī)范性公文、知照性公文及某些決議、決定等一般不寫主送機關。主送機關的位置在標題下空1行頂格標明，其后加全角冒號。3正文條例指出：正文是“公文的主體，用來表達公文的內(nèi)容，位于標題或者主送機關下方?！闭氖枪牡闹黧w，一般分為導語、正文主體、結(jié)語三個部分。具體內(nèi)容見第五節(jié)詳述。 導語 （開頭發(fā)文依據(jù)、緣由、目的等） 正文 主體 （中間處理事項、內(nèi)容、建議等） 結(jié)語 （結(jié)

26、尾執(zhí)行要求、希望、結(jié)束語等）4附件附件，指附屬于公文正件的其它公文、圖表、名單等材料。公文附件也是公文正文內(nèi)容的組成部分，其作用在于補充和完善公文正件的內(nèi)容，與正文具有同等效力。條例指出：“公文附件，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后，發(fā)文機關署名之前注明附件的名稱?！鞭k法也指出：“公文如有附件，應當注明附件順序和名稱?！币蜣k法未規(guī)定“發(fā)文機關署名”一項，故將附件置于“成文日期”之前?！白⒚鞲郊樞蚝兔Q”是以二個或二個以上附件而言的。公文附件一般應與正文一起裝訂，以便查閱。5發(fā)文機關署名發(fā)文機關即該公文的制作者。條例指出：發(fā)文機關署名“應當用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方

27、?！保ù蠹s在正文下三四行的右下方）。辦法將“發(fā)文機關署名”一項省略。有人認為省略這一項似欠妥，為體現(xiàn)公文的嚴肅性，以發(fā)文機關署名為好。按國家行政機關公文格式（GB/T9704-1999）的解釋：“單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關的名稱，只標識成文時間?！币话阏f來，在行政公文中，單一制發(fā)的下行公文不署發(fā)文機關，但上行公文則要署名。如是幾個機關聯(lián)合發(fā)文，應將主辦機關排列在前。6成文時間成文時間即公文的成文日期，它表示公文的生效時間。條例規(guī)定：成文日期“一般署會議通過或者領導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發(fā)文機關署名右

28、下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置?！鞭k法規(guī)定：“成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。”擬寫成文時間，要用漢字標全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遺漏，不得以頓號或小圓點間隔，大寫的“零”一律寫為“”，不能用阿拉伯數(shù)字“0”。成文時間的位置根據(jù)印章的位置而定。 7公文生效標識公文生效標識，指發(fā)文機關加蓋印章或簽署人簽名。條例規(guī)定：“除會議紀要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應當加蓋發(fā)文機關印章?！鞭k法還規(guī)定：“公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)

29、合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章?！眹倚姓C關公文格式規(guī)定：“加蓋印章應上距正文2mm-4mm,端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。”“當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采用調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識此頁無正文的方法解決?！?附注附注指對公文內(nèi)容或有關事項、要求的注釋與說明，如公文的閱讀范圍、使用方法、請示等上行公文的“聯(lián)系人”和“聯(lián)系電話”等。附注的作用是方便公文的閱讀、理解，以及

30、文書處理部門對公文的分發(fā)處理，保證公文的安全。附注的位置在成文時間和印章之下空1行、靠左空2字之處，加圓括號標識。條例只規(guī)定了“印發(fā)傳達范圍”：印發(fā)傳達范圍“加括號標注于成文日期左下方。”其它附注內(nèi)容未作規(guī)定；而新修訂后的辦法則將原來“印發(fā)傳達范圍”擴大為“附注”，內(nèi)容不限于“印發(fā)傳達范圍”，并規(guī)定：“公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。”三、版記部分（文尾部分）版記部分指置于公文末頁的部分，相當于公文的“腳”，包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間、印發(fā)份數(shù)、頁碼等。1主題詞主題詞是指用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。標注主題詞有助于文書部門依據(jù)公文主題及時。快捷地處

31、理公文，同時便于按主題查找、檢索公文。條例規(guī)定：公文的主題詞必須“按上級機關的要求和公文主題詞表標注，位于抄送機關上方?！鞭k法也有類似的規(guī)定：“公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞?！睘榱艘?guī)范和便于標注主題詞，國務院公文主題詞表應運而生。該表共由15類1000個主題詞組成。詞表分為三個層次：第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經(jīng)濟”、“財政”、“金融”等類。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”、“郵電”等。第三層是類屬詞。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。而主題詞中表示公文種類的詞叫類型詞。主題詞的標引方法是

32、：一份文件的標引，除類別詞和類型詞外一般標注35個，最多不超過7個。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格書寫，后標全角冒號，詞目之間空1字，最末一詞無標點。標引順序是先標類別詞，再標類屬詞，最后標類型詞。如國務院關于加強水土保持工作的通知，先標類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標類屬詞“水土保持”，最后標類型詞“通知”。如類屬詞不止一個，一般按概念大小從小到大的順序排列，如教育部關于中小學教材訂購的通知：“教育 教材 訂購 通知”。一份文件如有兩個以上的主要內(nèi)容，可按其順序進行標引。如會議紀要聽取全國財政工作會議和全國打擊走私工作會議準備情況的匯報紀要，先標反映第一個主要內(nèi)容和類別詞“財政”，再標類屬詞“稅務”；

33、然后再標反映第二個主要內(nèi)容的類別詞“公安”，再標類屬詞“緝私”；最后標“會議紀要”。根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。如國務院關于加強農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價格及其主要品種實行最高限價的通知，可標“農(nóng)業(yè)、物資、物價、管理、通知”?！拔飪r”本屬“商業(yè)”類的，這里根據(jù)需要被組配到“農(nóng)業(yè)”類中。如公文主題詞表中無所需的主題詞（通常多為類屬詞）時，可選用相關或相鄰近的詞進行組配，組配不合適或不能組配時，可選用最直接的上位詞。2抄送機關條例規(guī)定：抄送機關是“指除主送機關以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級或不相隸屬機關。抄送機關名稱標注在印制版記上方。”辦法規(guī)定：抄送機關是“指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉

34、公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱?！背蜋C關標在第二條紅色反線之下，后用全角冒號，抄送機關之間用頓號隔開，回行后與冒號后的抄送機關對齊，結(jié)尾用句號。抄送機關的使用應注意如下幾種情況：向上級機關行文，只主送一個上級機關，其他需要閱知公文內(nèi)容的上級機關，可以抄送。因特殊情況向上級機關越級行文時，要同時抄送被越過的上級機關。受雙重領導的機關向上級機關行文，要寫明一個主送機關，一個抄送機關。向下級機關的重要行文，要同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。向上級機關的“請示”，不準抄送下級機關。公文的抄送機關不得再次將公文轉(zhuǎn)抄轉(zhuǎn)送其它機關，凡與公文辦理無關的機關則不予抄送。3印發(fā)機關、印發(fā)時間、

35、印發(fā)份數(shù)公文的最后一頁要注明印制版記，包括印發(fā)機關、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)。這些印制版記用于標識公文承制部門名稱、實發(fā)日期、印刷份數(shù)、聯(lián)系人等，是對公文制發(fā)情況的介紹和解說。這樣做的目的是使受文者了解公文制發(fā)過程，為受文者與制發(fā)者的聯(lián)系提供便利。這些印發(fā)機關和印發(fā)時間的位置位于抄送機關下一行，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，印發(fā)時間以公文付印日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。印發(fā)份數(shù)位于公文末頁的最后一行，用圓括弧括起，如“（共印××份）”。 4頁碼頁碼指一份公文的頁數(shù)編碼。如果一份公文不止一頁，一般應按公文排列的邏輯順序依次對公文編制順序號即頁碼，以確保公文不散頁。頁碼用阿拉伯

36、數(shù)字標識，在版心下邊緣之下一行，頁碼左右各放一條4號一字線，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮募垙埐粯俗R頁碼。應注意的是，以上各部分的內(nèi)容在實際寫作中有的是必備的，有的是可以靈活使用的，如眉首部分的序號、密級、緊急程度等，可根據(jù)需要來選用，不需要時也可不用；主體部分的標題、主送機關、正文、成文時間、文件生效標志等是公文必備的項目；附件和附注，則可根據(jù)內(nèi)容需要而選用；版記部分的主題詞、印發(fā)機關、印發(fā)時間和印發(fā)份數(shù)也是必備的，而抄送機關和頁碼可根據(jù)需要選用。公文格式簡表：順序號 密級×年 緊急程度 發(fā) 文 機 關 標 識 發(fā)文字號 簽發(fā)人 標 題主送機關正 文 附

37、件發(fā)文機關成文時間印 章附 注主題詞 抄送機關 印發(fā)機關 ××年×月×日印發(fā) （共印×份） 行政機關三種特殊格式：1.命令格式：000001 機密1年 特 急×××××命令（令）第×號 ×××××××××××××××××××××××××&#

38、215;×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××&#

39、215;××××××××××××××。 ××省長 ×××（簽發(fā)人職務）（簽發(fā)人簽章）×××年××月××日 2.信函格式： ×××部司局函件 ××20046號××部財務司關于××××的函 ×××財務處：

40、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

41、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 (公章) ××年××月××日3.會議紀要： ×

42、××會議紀要（第×號）××× 2004年×月×日 關于××××的會議紀要 ××××××××××××××××××××××××××××××××××

43、;××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

44、;××××××。 主題詞：×××××× 抄 送：××××××××× ×××××× 2004年×月×日印發(fā) 第四節(jié) 黨政公文的行文規(guī)則行文規(guī)則，是指黨政公文運行時應遵守的各項規(guī)定。條例第四章和辦法第四章，分別規(guī)定了黨的機關公文和行政機關公文的行文規(guī)則。歸納這兩個文件的有關規(guī)定，公文的行文規(guī)則大致有講求實效、分清

45、職權、逐級行文、協(xié)商一致、同級聯(lián)名、確定主次、一文一事、不另行文等方面，具體說明如下：1.行文應確有需要、注重實效、堅持少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。2.根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定行文關系。無特殊情況，不得越級向上級機關行文。向下級機關或本系統(tǒng)的重要行文，應同時抄送直接上級機關。部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文；

46、沒有隸屬關系的企業(yè)、事業(yè)及各種團體等組織之間均可聯(lián)合行文。凡聯(lián)合行文的單位都為同級單位。屬于部門職權范圍內(nèi)的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。不相隸屬機關之間一般用函行文。堅持黨政分開行文的原則，盡量減少黨政聯(lián)合行文。3.上行公文應避免“多頭主送”，也即受雙重或多重領導的機關向上級機關行文時，應當寫明一個主送機關，其他則作為抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。4.“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其

47、下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。5.對不符合行文規(guī)則的公文，上級可退回。6.經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的公文，應視為正式公文，不另行文。第五節(jié) 黨政公文的行文方式行文方式，是指公文傳遞運行的方式。為了保證公文迅捷、準確、安全地運行并發(fā)揮效用，防止公文在機關之間進行無用的“旅行”，必須恰當?shù)剡x擇行文方式。黨政公文的行文方式通常有如下幾種：1逐級行文即按組織結(jié)構(gòu)層次逐級上傳下達公文。為了維護系統(tǒng)的合理結(jié)構(gòu)，維護組織整體的管理效能，同一系統(tǒng)的機關之間行文應以逐級行文為主。同一系統(tǒng)中的上行文、下行文都以此

48、為主要的行文方式。如南山區(qū)人民政府應向深圳市人民政府請示匯報工作，向其下屬各街道辦事處布置工作。2多級行文即將公文同時發(fā)送給上幾級或下幾級機關，甚至直達基層與人民群眾直接見面。這種行文方式可迅速傳遞公文，減少逐級翻印、轉(zhuǎn)發(fā)的時間耗費和信息內(nèi)容的失真誤差。但此種方式多用于部分不容許作任何變通和發(fā)揮的下行文。如國務院為了將有關公文的精神迅速傳遞到各級政府，便可同時向省級政府、各地區(qū)行政公署和縣級政府行文。3越級行文即越過自己的直接上一級或直接下一級機關直接向其它上級或下級機關行文。這種方式多在特殊情況下使用，一般情況下不得使用，因為會打亂組織結(jié)構(gòu)的合理層次，打亂正常的領導關系和分工，造成高層次機關

49、工作過重，中下層機關陷于被動。越級行文的條件如下：情況特殊緊急，逐級上報下達會延誤時機造成損失；經(jīng)多次請示直接上級，問題長期未得到解決；上級交辦并指定越級上報某些事項；檢舉控告直接上級；直接上下級之間存在有異議且無法解決的問題；需要直接詢問、答復、聯(lián)系的個別一般性事項；反映或處理不涉及直接上下級職權范圍的個別隨機偶發(fā)事件或問題等。4聯(lián)合行文即處于同等地位的兩個或兩個以上的機關共同發(fā)布公文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文

50、；沒有隸屬關系的企業(yè)、事業(yè)及各種團體等組織之間均可聯(lián)合行文。凡聯(lián)合行文的組織必須是“同級”組織。聯(lián)合行文時，下列項目要使用恰當：發(fā)文機關標識：可署主辦機關，也可聯(lián)署；發(fā)文字號：署主辦機關的代字即可；公文標題：一般多寫聯(lián)名標題；簽發(fā)人：均應簽發(fā)，主辦在前，其它依次排列；發(fā)文機關署名：均應署名，主辦在前，協(xié)辦在后；印章：均應蓋章，主辦在前，協(xié)辦在后。5對口行文即上、下級業(yè)務部門之間相互直接傳遞公文的方式。也即下級業(yè)務主管部門不要把由上級業(yè)務主管部門職能范圍內(nèi)應解決或決定的事項報請本級政府，由本級政府向上級政府請示，再通過上級政府轉(zhuǎn)交其所屬的業(yè)務主管部門負責辦理，上級業(yè)務主管部門也不要以這種工作流程

51、來對下級業(yè)務部門指導工作，否則，會增加公文在兩級政府之間的傳遞周轉(zhuǎn)時間，而相對地縮短有效辦文時間。如國家教育部與北京市教育局之間關于教育科研方面的問題，就沒必要通過兩級政府來周轉(zhuǎn)，雙方應就業(yè)務活動直接傳遞公文。6直接行文即平級或不相隸屬機關之間直接傳遞公文的方式。屬于同一組織系統(tǒng)的平級組織之間，采用直接行文可以避免按組織系統(tǒng)先上報到共同的上級組織再由其下發(fā)的傳遞方式，減少公文傳遞的層次手續(xù)和在各單位周轉(zhuǎn)的時間，提高了辦事效率。如北京市財政局與北京市教育局之間要商洽某種事宜，不必由北京市政府中轉(zhuǎn)，可直接以“函”的形式行文。而不相隸屬機關之間行文，由于雙方不在同一組織系統(tǒng)，故可不考慮組織機構(gòu)的級別

52、關系，直接以“函”的形式行文。如××大學與××街道辦或城管辦。7公開行文即通過報紙、電臺、電視、網(wǎng)絡等各種媒體公開向社會發(fā)布公文的方式。凡是經(jīng)批準在報刊等媒體公開發(fā)布的公文應視為正式公文，與公文相關的單位或人員應認真執(zhí)行，發(fā)文單位不再另外行文，只是印制少量文本以供存檔備查。公開行文可以增加公文的透明度，加大“依法行政”、“依法管理”的力度，也是頗受群眾歡迎的行文方式。第六節(jié) 黨政公文的寫作程序和要求黨政公文起草，是公文處理全過程中最關鍵、最重要、最繁重的一項工作。尤其是起草重要的公文，更是一項極其繁重的工作。首先要進行大量的深入細致的調(diào)查研究，掌握大量的

53、現(xiàn)實材料和書面材料，并對材料進行整理、鑒別、選擇、分析、研究，提煉出正確、深刻、集中、符合時代精神的公文主題。然后再圍繞公文主題對公文的結(jié)構(gòu)、表達方式、材料使用、語言風格等，進行周密、深思熟慮的構(gòu)思，才能動筆。動筆之后，還要全神貫注地進行寫作，要條條認真，段段謹慎，句斟字酌，不可有一絲馬虎。最后，還要每個觀點、每條政策、每個材料、逐字逐句地反復推敲，認真修改，才能使稿子趨于完善。這是一個復雜的腦力勞動過程。為敘述清楚，我們可把這一過程劃分為四個階段：準備階段、起草階段、修改階段、審核定稿階段。一、準備階段這個階段要抓好四個環(huán)節(jié)：1明確寫作意圖。公文寫作與其他文章寫作不同。一般文章、文學作品的寫

54、作，起始于作者自身的創(chuàng)作沖動或需要，是主動寫作。公文寫作則起始于制文機關領導交授寫作任務和起草人員接受寫作任務，要按照領導意圖行事。領導交授任務。領導交授公文寫作意圖和寫作任務，是給公文定基調(diào)、決定公文水平高低的首要環(huán)節(jié)，也是中央規(guī)定的領導干部的重要職責。中共中央關于各級領導干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示指出：“領導干部必須親自動手準備自己的重要講話、報告，親自指導、主持自己領導范圍內(nèi)的重要文件起草，否則他對自己所領導的主要工作就不能擔負政治責任?！薄八^親自動手，主要是指領導者開動腦筋，提出文件的基本思想，包括主要的觀點、意見、辦法?！币虼耍箢I導在交授任務之前，自己必須先把公文的寫作目的、政策依據(jù)、基本思想、主要觀點和意見、辦法等思考清楚，然后向公文起草人員一一交代清楚。不能自己什么都沒想好，就簡單地向起草人員交授寫作任務。公文起草人員接受任務。