文書管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上文書管理制度（一）公司文書管理規(guī)定第一章 總則 第一條 本規(guī)定的目的，在于確保文書事務(wù)正常且順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率。 第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、契約書、專利許可證書、電報(bào)、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書類與公文。 第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。 第四條 必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。 第五條 文書按下列要點(diǎn)處置或辦理： （一）凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。 （二）即使在緊急狀況下，

2、以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下來。 第六條 文書的主管原則規(guī)定如下： （一）文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部庶務(wù)科負(fù)責(zé)。 （二）分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書主管，另有文書管理細(xì)則作出規(guī)定。第二章 文書的收發(fā) 第七條 到達(dá)文書全部由文書主管科室接收，并按下列要點(diǎn)處置。 （一）一般文書予以啟封，分送各部門、科室。 （二）私人文書不必開啟，直送收信人。 （三）分送各部門、科室的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回庶務(wù)科。第八條 節(jié)假日等制度工作時(shí)間外到達(dá)的文書，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交庶務(wù)科。第三章文書的處理 第九條 文書按機(jī)密程度可分為以下幾類。 （一）絕密。指極為重要并且不得向公

3、司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。 （二）秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書。 （三）外密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。 （四）普通。指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。 （五）傳閱。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達(dá)的文書。 第十條 普通文書的處理原則如下： （一）由科長(zhǎng)以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、照會(huì)以及其他必要的處理；或者指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。 （二）如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。 （三）如果與各部門、科室有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須經(jīng)與各部門、科室的合議后方能予以處置。 第十一條 機(jī)密文書

4、的處理原則如下： （一）機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。 （二）指名或親啟文書的寄發(fā)，原則上在封面上注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。 （三）到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。 第十二條 文書的閱覽原則如下： （一）某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字劃押，表示已經(jīng)閱覽完畢。有必要的情況下，在文書的空白處填寫閱覽后的意見，轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。 （二）有必要在各部門、科室傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按傳閱登記簿規(guī)定攔目填寫，并最終交還文書主管。第十三條 與各部門、科室

5、有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。第四章請(qǐng)示審批 第十四條 請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)，都必須經(jīng)請(qǐng)示，獲得董事會(huì)、總裁、專務(wù)董事和常務(wù)董事審查、裁決和下文批復(fù)之后，方能實(shí)行或行事。 第十五條 須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下： （一）向社會(huì)發(fā)布的公告、企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況等信息職務(wù)及重要人事安排； （二）各種制度性規(guī)定的變更； （三）重要契約的締結(jié)、解除與變更； （四）訴訟行為； （五）與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)求回執(zhí)、申請(qǐng)等等； （六）土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購(gòu)買與轉(zhuǎn)讓； （七）大額饋贈(zèng)、謝禮

6、、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支； （八）分支機(jī)構(gòu)的增變與升格； （九）預(yù)算與決算事宜； （十）借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更； （十一）重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價(jià)出售； （十二）定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂； （十三）有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃； （十四）其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。 第十六條 請(qǐng)示審批者為分公司主管、分店主管，以及以此基準(zhǔn)確定的主管領(lǐng)導(dǎo)。 第十七條 請(qǐng)示審批的提案文書，必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能順利地予以實(shí)施。 第十八條 請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請(qǐng)示，但事后必須盡

7、快撰寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)。 第十九條 請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容和順序，包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、出版部門、總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等等。 第二十條 請(qǐng)示提案文書必須編號(hào)，并注明起草或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門、科室，以及簽名蓋章。 第二十一條 請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并作出決定，則以請(qǐng)示提案書（副本）替代批復(fù)返回請(qǐng)示部門執(zhí)行。第二十二條 請(qǐng)示提案原本由總務(wù)部庶務(wù)科保管。第五章文書的制作 第二十三條 文書制作要領(lǐng)如下： （一）文書必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議。語(yǔ)言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。 （二）起草文書的理由必須作出交代，包括起因以及中間交涉過程必須寫明。必要情況下附上

8、有關(guān)資料與文件。 （三）必須明確起草文書的責(zé)任者，署上請(qǐng)示審批提案者姓名。 （四）對(duì)請(qǐng)示提案文書進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。 第二十四條 文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。文書起草只是一個(gè)“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。 第二十五條 重要文書或契約書案，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成之日前，必須掌握且附上具有價(jià)值的證據(jù)或證明文件。 第二十六條 文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行。 （一）公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名即可；如果只是單純的上報(bào)文書，或者不涉及各部門、科室，且內(nèi)容并不重要的文書，只需部門、科室署名即可；如果是

9、重要文書，按責(zé)任范圍署名總裁、副總裁、專務(wù)董事、常務(wù)董事、或者有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。 （二）對(duì)外文書，如契約書、責(zé)任狀、官方許可申請(qǐng)書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署名總裁職務(wù)與姓名。如果總裁委托事項(xiàng)，可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署名分公司或分支機(jī)構(gòu)主管職務(wù)與姓名。文書發(fā)出前應(yīng)由法務(wù)部門審核其風(fēng)險(xiǎn)性。 第二十七條 文書的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行： （一）在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門、科室印章。 （二）如果文書署名者不在的情況下，加蓋職務(wù)替代或代理者印章，且加蓋具體執(zhí)行者印章。在這種情況下，文書存檔前加蓋署名者印章。 （三）以部門或公司名義起草的文書

10、，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。 第二十八條 總裁與公司印章按下列原則使用： （一）在有必要加蓋總裁或公司印章時(shí)，必須填寫委托申請(qǐng)書，經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可、并且加蓋印章之后，向總部總務(wù)部門提出。 （二）總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請(qǐng)。如果有必要?jiǎng)t需請(qǐng)示總裁。在事情緊急情況下，可以口頭申請(qǐng)與批準(zhǔn)，但事后必須補(bǔ)填申請(qǐng)書。 （三）在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。 （四）經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。 （五）一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的其他印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請(qǐng)加蓋。第六章文書的送發(fā) 第二十九條 一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點(diǎn)進(jìn)行，必要時(shí)給文秘處以

11、回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。 （一）文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位與地址，收件人姓名。并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”、或“轉(zhuǎn)交”。 （二）公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。 笫三十條 各部門、科室的郵寄文書，必須在發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上作好登記與填寫。第七章 電報(bào)的處理 第三十一條 一切電報(bào)都由庶務(wù)科受理。 第三十二條 有關(guān)責(zé)任者在接到電報(bào)并閱讀后，把電報(bào)要點(diǎn)記下，送相關(guān)部門、科室傳閱，如果不涉及各部門、科室，只是一般查詢、確認(rèn)或聯(lián)絡(luò)性電報(bào)，主管科室或部門全權(quán)負(fù)責(zé)予以處理。 第三十三條 向外部發(fā)電報(bào)時(shí)，必須用郵電部門的電報(bào)用紙起草電文，呈主管上司或領(lǐng)導(dǎo)審核。 （

12、一）盡量使電文簡(jiǎn)明扼要，采用標(biāo)準(zhǔn)的郵政省略符號(hào)與簡(jiǎn)稱。 （二）注明發(fā)電者姓名、日期以及具體指示，特殊情況下如何處置的辦法與手段。 第三十四條 電報(bào)發(fā)出后必須給庶務(wù)科以回執(zhí)；并告訴庶務(wù)科有無(wú)必要催促對(duì)方回電。第三十五條 與調(diào)查、詢問、聯(lián)系等無(wú)關(guān)的電報(bào)，或者一些無(wú)關(guān)緊要的電報(bào)，由庶務(wù)科全權(quán)處置。第八章文書的整理與保存 第三十六條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理，并區(qū)分兩類文書分別保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的文書。 第三十七條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、科室，文件機(jī)密程度，整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上作好登記，歸檔保存。 第三十八條 制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、契約

13、書、往來公文與特許專利文書等特別重要的文書，由總務(wù)部庶務(wù)科填寫“重要文書目錄”后，予以保存。 第三十九條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書，分為兩類，一類特別重要文書，直接歸主管領(lǐng)導(dǎo)保存，另一類一般文書，留存各部門或科室保管。 第四十條 文書的保存年限如下：（本條規(guī)定以外的文書保存年限，依法律或部門主管指示） （一）永久保存文書，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書，股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的官方許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 （二）保存十年文書，包括請(qǐng)示審批提案文書，人事任命文書，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上的帳簿、傳票與位計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書。 （三）保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。 （四）保存一年文書，指無(wú)關(guān)緊要的，或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。 第四十一條 全部重要的機(jī)密文書，一律存放在保險(xiǎn)金庫(kù)或帶鎖的文件柜之中。 第四十二條 保存期屆滿的文書，以及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，填寫登記廢除理由和日期之后，可以予以銷毀。機(jī)要文書一律以火焚的方式銷毀