車場管理策劃

1、車場管理策劃文件編號：WDSY/BJ-CG01版本狀態(tài)：A/4項目工作要點工作標準管理控制責任人工作記錄支持文件入口管理1臨時車輛1.由客戶按提示自行取卡。2.吐卡機出現(xiàn)故障，無法取卡時：2.1由車管員手持臨時卡在吐卡機讀卡區(qū)讀卡；2.2工程部維修工檢查修復吐卡機，無法修復的立即通知廠家修復，對維修情況做記錄。3.起落桿出現(xiàn)故障時：3.1使用搖把將桿抬起，按正常流程取卡。3.2工程部維修工檢查修復，無法修復的及時通知廠家修復，對維修情況做記錄。4.吐卡機和人工讀卡均無法使用時：4.1啟動人工手寫票。4.2工程部維修工檢查修復,無法修復的及時通知廠家修復，對維修情況做記錄。5.無車場管理部人員陪

2、同下禁止客戶無車取卡。1.車場主管每日檢查入口崗1.1檢查環(huán)境、人員、記錄及設備運行情況。1.2車場系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，監(jiān)督現(xiàn)場的應急指揮與疏散工作。2.部門經(jīng)理每周檢查入口崗，評定分包方工作質(zhì)量。3.設備出現(xiàn)故障時，分包方應立即通知停車場管理部和工程部維修工，由工程部維修工對故障進行確認及修復。在夜間17：30-次日08：30分之間發(fā)生斷電造成系統(tǒng)癱瘓無法使用時，由當班夜值和工程部維修工對故障進行確認并由工程部維修工修復。4.所有車輛必須取卡進入，不得無卡放行。工程部維修工負責第2-4項人工收費單車場入口異常情況登記表2月租車輛1.客戶刷卡抬桿進入。2.月租卡過期、無效 、忘帶月租卡均須取臨時卡

3、進入。2.1月租車跟車太近導致刷卡后道閘桿無法抬起的，刷臨時卡抬桿后將臨時卡交回車場管理部并登記月租卡號、臨時卡號和原因。2.2月租卡遺忘在樓內(nèi)公司的，外包主管隨同車主到公司取卡到入口刷卡并登記月卡號、車牌號和原因。2.3月租卡過期的，給其取臨時卡進入同時告知車主及時續(xù)費不然出場時將收取臨時停車費，然后立即通知車場管理部辦卡助理與車主聯(lián)系續(xù)費工作。3.系統(tǒng)故障時憑卡放行，立即通知工程部維修，無法修復的及時通知廠家修復。4.無車場管理部人員陪同或同意情況下禁止客戶無車刷卡。1.車場主管每日檢查入口崗1.1檢查環(huán)境、人員、記錄及設備運行情況。1.2 車場系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，監(jiān)督現(xiàn)場的應急指揮與疏散工作

4、。2.部門經(jīng)理每周檢查入口崗，評定分包方工作質(zhì)量。3.設備出現(xiàn)故障時，分包方應立即通知停車場管理部和工程部維修工，由工程部維修工對故障進行確認及修復。在夜間17:30-次日08:30分之間發(fā)生斷電造成系統(tǒng)癱瘓無法使用時，由當班夜值和工程部維修工對故障進行確認并由工程部維修工修復。入口崗車場入口異常情況登記表出口管理1臨時車輛1.主動問好，收取臨時卡。2.讀卡并查看圖像比對車牌：2.1臨時卡在讀卡機上刷卡；2.2人工收費單填寫出場時間和人工計算的收費金額（系統(tǒng)癱瘓時使用）。3.告知收費金額，并將發(fā)票交給顧客。3.1沃爾瑪顧客憑優(yōu)惠券查驗其購物發(fā)票是否超過100元，單次免1小時車費，收費模式選擇沃

5、爾瑪；3.2影城會員憑優(yōu)惠券及會員電影票根，單次免2小時車費，收費模式選擇影城；3.3北儀車輛驗證專用章及車牌號，在北儀專用票上記錄收費金額，刷卡后在免費車類型中選擇北儀放行；3.4軍警車、消防車刷卡后在免費車類型中選擇軍車放行；3.5工程維修車、急救車、郵政車、運鈔車等車身標有特殊標記的行業(yè)慣例免費車輛，刷卡選擇后在免費車類型中選擇未收費放行；3.6持公司免費停車券的車輛，公司免費停車券不再提供停車發(fā)票。3.7當天進場的無卡車輛按車主提供的進場時間，在系統(tǒng)內(nèi)通過圖片對比進行查詢，核實車輛行駛證、駕駛證后計算停車費，并收取臨時卡成本費30元/張，填寫車場出口異常情況登記表。4.收回錢款，點收、

6、驗鈔、找零。5.按收費系統(tǒng)的“開閘”按鈕或手動抬桿放行。6.遇特殊情況下請示車場經(jīng)理后予以車輛放行，但需在車場出口異常情況登記表上注明原因。1.系統(tǒng)正常時，一律刷卡抬桿放行。2.所有優(yōu)惠/免費必須依照流程處理并保留相關票據(jù)供統(tǒng)計、稽核使用，票據(jù)不全的視為違規(guī)。3.車場主管每日檢查出口崗3.1檢查環(huán)境、人員、記錄及設備運行情況。3.2車場系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，監(jiān)督現(xiàn)場的應急指揮與疏散工作。4.部門經(jīng)理每周檢查出口崗。5.違規(guī)收費、抬桿的行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即行處罰。6.收費系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，立即通知車場管理部和工程部維修工，由工程部維修工對故障進行確認及修復。在夜間17：30-次日08：30分之間發(fā)生斷電造成系

7、統(tǒng)癱瘓無法使用時，由當班夜值和工程部維修工對故障進行確認并由工程部維修工修復。在故障期使用人工收費單計費。7.垃圾車出門需登記。收費員車場出口異常情況登記表車輛檢查登記表人工收費單出口管理2月租車輛1.客戶持月租卡刷卡放行。2月租卡過期的車輛交臨時卡計費放行。3.月租卡過期客戶提出事后及時補交月租費的，須報車場主管或經(jīng)理查詢批準后手動抬桿放行，同時在車場出口異常情況登記表上注明原因、月租卡號和批準人。4.忘帶月卡的，須報車場主管或經(jīng)理查詢是否有異常記錄，批準后手動抬桿放行，同時在車場出口異常情況登記表上注明原因、月租卡號和批準人。5.讀卡系統(tǒng)故障時，驗看月租卡放行。6.遇特殊情況下請示車場主管

8、或經(jīng)理后予以車輛放行，但需在車場出口異常情況登記表上記錄。7.對辦卡助理告知的續(xù)費車主要收回其進場取的臨時卡，未續(xù)費的車主收取其臨時停車費。1.車場主管每日檢查出口崗1.1檢查環(huán)境、人員、記錄及設備運行情況。1.2 車場系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，監(jiān)督現(xiàn)場的應急指揮與疏導工作。2.部門經(jīng)理每周檢查出口崗。3.違規(guī)抬桿的行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即行處罰。收費員車場出口異常情況登記表中間收費站臨時車輛1.主動問好，收取臨時卡。2.讀卡并查看圖像比對車牌：2.1臨時卡在讀卡機上刷卡；2.2不受理人工收費單計費。3.告知收費金額，并將發(fā)票交給顧客。3.1沃爾瑪顧客憑優(yōu)惠券查驗其購物發(fā)票是否超過100元，單次免1小時車費，收費

9、模式選擇沃爾瑪；3.2影城會員憑優(yōu)惠券及會員電影票根，單次免2小時車費，收費模式選擇影城；3.3北儀車輛驗證專用章及車牌號，在北儀專用票上記錄收費金額，刷卡后在免費車類型中選擇北儀放行；3.4軍警車、消防車刷卡后在免費車類型中選擇軍車放行；3.5工程維修車、急救車、郵政車、運鈔車等車身標有特殊標記的行業(yè)慣例免費車輛，刷卡選擇后在免費車類型中選擇未收費放行；3.6當天進場的無卡車輛按照車主提供的進場時間核實后計算停車費，非當天進場的參考車輛停放記錄表計算停車費，并收取成本費30元/張。4.告知車主在交費后10分鐘內(nèi)離場不收費，超過10分鐘離場補交超出時間段的費用。5.收回錢款，點收、驗鈔、找零。

10、6.中間收費站人員每日下班后將票款核對清楚后交給夜班人員保管同時雙方在停車場票款交接確認表上簽字確認，次日由夜班人員將票款交給統(tǒng)計員。1. 車場主管每日檢查中間收費站。2. 車場經(jīng)理每周檢查中間收費站。3. 收費系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，立即通知車場管理部和工程部維修工，由工程部維修工對故障的時間進行確認。在夜間17：30-次日22：30分之間發(fā)生斷電造成系統(tǒng)癱瘓無法使用時，由當班夜值和工程部維修工對故障進行確認并由工程部維修工修復。停車場票款交接確認表車場巡視（外包公司負責）1.引導車輛按規(guī)定路線行駛，及時引導至停車位。2.檢查固定車位車號與停車牌是否一致，防止占用固定車位的情況出現(xiàn)。對車位牌缺損、不

11、全、損壞的，及時通知車場管理部。3.如遇搬家的車輛，核實搬家人員的出門條后放行；如未有出門條的通知安管部值班人員。4.檢查是否有在大廈內(nèi)洗車、修車、停車場存放零件/物品的，如有，禮貌禁止。5.檢查進入的車輛是否有刮傷、漏油、門窗未關等情況。6.夜間進入停車場要提醒車主關好車燈、車門，貴重物品隨身攜帶。7.每天晚間23：00點對車場內(nèi)過夜車輛進行登記。8.對在停車場內(nèi)停放三天以上的臨時車輛報車場管理部。9.對無車牌號的車輛登記清楚并報車場管理部。10.對夜間在車場內(nèi)逗留人員或可疑車輛及時詢問，發(fā)現(xiàn)可疑情況的通知安管部值班人員到場處理。11.按照車場管理部通知對超過有效期未續(xù)費的車輛或停止租用車位

12、的車輛，將固定車位牌收回車場管理部。12.如發(fā)現(xiàn)有損的車輛，應及時上報車場主管處理并記錄有損車輛車牌號、損壞情況，聯(lián)系出口車管員告知情況。13.如發(fā)現(xiàn)車場內(nèi)公共設施被車輛損壞的，由肇事車輛賠償受損設施費用或報交警部門處理并做詳細記錄后報車場管理部；未發(fā)現(xiàn)肇事車輛的，做好記錄后報車場管理部。14.如發(fā)現(xiàn)車場內(nèi)地面破損、擋車器損壞、車位標號不清楚或缺失、限高標志牌丟失等情況做好記錄并上報車場主管，每周匯總后統(tǒng)一報至客服中心。 1.巡視人員當班期間不少于2次對車場內(nèi)停放車輛進行檢查并有詳細記錄。2.外包主管每6小時不少于1次對B1、B2、B3消防通道進行巡視檢查，填寫地下停車場消防通道檢查表。3、車

13、場主管每天巡視車場不少于2次；每天巡視B1、B2、B3消防通道，每半月覆蓋一次；每月不少于1次夜間查崗，出入高峰時間應在車場指導、監(jiān)督。3、車場主管每周不少于兩次對車場巡視人員車輛檢查登記表進行檢查核對。4.部門經(jīng)理每周檢查車場情況，每月不少于1次夜間查崗。5.服務中嚴格使用文明規(guī)范用語，禁止與客戶發(fā)生沖突。車場巡視崗、固定崗19項由車場主管負責車輛檢查登記表地下停車場消防通道檢查表特別事件報告車輛擁堵應急處置預案停車場突發(fā)事件處理預案車輛檢查登記規(guī)范15.如發(fā)現(xiàn)車場內(nèi)天花漏水、照明故障、地面衛(wèi)生不佳、異味等情況，及時上報車場主管，由車場主管報至客服中心。16.如車管員發(fā)現(xiàn)商鋪運送垃圾過程中對

14、地面造成大量遺灑污染，應現(xiàn)場提出整改要求，并及時通報服務中心或者底商樓長。17.地庫有客戶頻繁的物品搬出，車管員應馬上通知中控室。18.遇緊急突發(fā)事件、車輛擁堵按緊急預案執(zhí)行。19、對B1、B2、B3消防通道有無堆放雜物、人員集聚、抽煙等情況進行檢查，如有堆放雜物立即聯(lián)系保潔部清理或告知車管部主管，如有吸煙人員勸阻離開，對不聽勸阻或堆放雜物情況拍照反饋。固定卡管理1簽訂協(xié)議1.驗看車主身份證/營業(yè)執(zhí)照及經(jīng)辦人身份證、行駛證、保單原件，并復印作為協(xié)議附件。 2.向租賃客戶出示車庫車位平面圖，由客戶選擇車位。3.簽署地下停車場維護服務協(xié)議，分別針對購買/租賃準確填寫/勾選相關信息。4.給協(xié)議編號，

15、將附件裝訂于協(xié)議后面。5.歸入停車位協(xié)議檔案，并在停車費臺帳上更新合同相關信息。6.每季度整理協(xié)議檔案，過期檔案保存兩年。1.合同中所述的車卡、車位、車牌等信息發(fā)生變化時必須重新簽訂合同。2.合同續(xù)簽時要核實相關信息與原合同一致，在續(xù)簽信息欄填寫期限并請乙方簽字/蓋章。3.購買車位的需查驗購買合同與發(fā)票原件，復印合同并分別存入業(yè)主檔案、交收款員做“應收”。4.購買車位轉租他人的，與承租人簽訂協(xié)議，作為與購買人簽訂的協(xié)議的附件，以原協(xié)議編號為準，在臺帳中記錄承租人信息。5.部門經(jīng)理每周檢查協(xié)議檔案。辦卡助理車位繳費單地下停車場維護服務協(xié)議2減免1.購房/租賃合同規(guī)定減免費用的，需復印規(guī)定減免期限

16、與標準所在頁，編號后歸入減免費用檔案。2.內(nèi)部員工辦理月租卡按內(nèi)部員工月租卡辦理規(guī)定執(zhí)行。3.其他優(yōu)惠/免費卡需通過OA按上報流程逐級審批，審批完成后歸入減免費用檔案。4.在停車費臺帳上記錄減免標準、期限、單號等相關信息。1.所有減免車卡必須建立減免費用檔案。2.合同/審批文件規(guī)定了減免期限的從其規(guī)定，未規(guī)定減免期限的原則上不超過當年底。3、年底由辦卡助理統(tǒng)計匯總次年需減免優(yōu)惠車輛臺賬，上報商管總部備案審批。4、合同到期或新申請減免車輛由申請部門通過OA上報至商管總部主管財務經(jīng)理，抄送車場管理部備案。5. 部門經(jīng)理每月檢查減免檔案。6. 嚴格執(zhí)行卡、車、位一一對應的辦卡原則。辦卡助理停車費臺帳

17、內(nèi)部員工月租卡辦理規(guī)定3辦卡1.填寫車位繳費單，確定繳費標準與期限，協(xié)議期限內(nèi)續(xù)費必須連續(xù)，不得破日/月。2.月租卡丟失，需填寫月租卡掛失/換卡申請單，客戶、辦卡助理及財務收款員簽字確認后將原卡已交費用期限轉至新卡。3.審核車位繳費單和優(yōu)惠手續(xù)，收取費用并在車位繳費單上簽字，保留車位繳費單財務聯(lián)，錄入管理軟件，將車位繳費單車場聯(lián)和發(fā)票交客戶。4.查驗發(fā)票，收取車位繳費單車場聯(lián)。5.按規(guī)定的格式更新停車費臺帳信息，每周五傳遞給車場主管。6. 對經(jīng)常出現(xiàn)一卡多車、逃避繳費的客戶，通知客服部與客戶協(xié)調(diào)處理。1.辦卡最短期限不得少于三個月，不足整月的按天核算。2. 臺帳由辦卡助理管理，其他部門審批通過

18、的車位減免文件應及時傳遞給辦卡助理，供其更新臺帳與錄卡。3. 部門經(jīng)理每月檢查停車費臺帳及優(yōu)惠/免費手續(xù)，并調(diào)用物業(yè)管理軟件相關信息進行核實。4. 嚴格執(zhí)行卡、車、位一一對應的辦卡原則。第3項由收款員完成其他由辦卡助理完成車位繳費單月租卡掛失/換卡申請單停車費臺帳費用減免申請表4錄卡1. 月租卡1.1初次辦卡的在服務器中錄入車主和車輛信息后，持卡到所授權收費工作站進行初始化處理；1.2辦理延期的在服務器上進行延期操作后到所授權收費工作站下載信息。1.3將錄卡完畢的車位繳費單車場聯(lián)保留。2.對車場入口提供過期的月租卡信息當天聯(lián)系并詢問車主是否續(xù)費，如車主續(xù)費了，將續(xù)費情況告知車場出口收回車主進場

19、取的臨時卡；如車主未續(xù)費告知車場出口收取車主的臨時停車費。1.免費卡的有效期錄至審批件規(guī)定的日期，跨年的錄至本年年底。2.其他卡一律與收款員簽字后的車位繳費單交費有效期一致。辦卡助理停車費臺帳車位繳費單5退費1.辦理退費需本人持繳費發(fā)票至車場管理部填寫月租停車費退款申請。2.依據(jù)申請退款期間取消月租卡權限。3.依據(jù)財務審批流程上報。4.審批流程結束后通知客戶退款。1.繳費方式如為刷卡，需提供銀行卡的姓名、開戶行、卡號基本信息辦卡助理收費監(jiān)管1現(xiàn)金與票據(jù)管理1.每班清點本班的現(xiàn)金、各種小票、優(yōu)惠卡及人工收費單，填寫票款交接記錄表。2.南北區(qū)早班及夜班現(xiàn)金、代金票據(jù)、票款交接記錄表統(tǒng)一存放到北區(qū)中

20、控室保險柜中，第二天由統(tǒng)計員與收款員交接。3.各班發(fā)票數(shù)量不足時，由收費員到統(tǒng)計員處領取。1.車場收費員負責當值期間現(xiàn)金、代金票據(jù)、發(fā)票的保管與核對工作，長款上交財務部，票款短少由收費員補交，并根據(jù)情況決定是否追究責任人責任。2.所有交接的現(xiàn)金、代金票據(jù)、發(fā)票需當面點清，并由統(tǒng)計員和收費員雙方簽字確認。第1項由車場收費員負責；第2、3項由統(tǒng)計員負責票款交接記錄表2報表匯總1.統(tǒng)計員每天07：30清點前一天早班和夜班停車費交收款員，并由收款員在票款交接記錄表上簽字確認。2.每天制作并審核停車場臨時停車日收費報表、停車場整本定額發(fā)票存根上交統(tǒng)計表和停車場票款繳納/剩余備用金情況匯總表，上交財務收款

21、員。3.領取蓋章停車發(fā)票。1.發(fā)現(xiàn)各班票款交接記錄表缺少交接雙方簽字手續(xù)的，報部門經(jīng)理處理。2.發(fā)現(xiàn)票款短少情況，由當事人自行補齊。統(tǒng)計員停車場臨時停車日收費報表停車場整本定額發(fā)票存根上交統(tǒng)計表停車場票款繳納/剩余備用金情況匯總表3稽核1.每月隨機調(diào)取系統(tǒng)中的月租卡信息，與天問軟件中記錄的收費信息及停車費臺帳進行審核，要點：1.1系統(tǒng)操作人員的權限是否按規(guī)范要求設置。1.2系統(tǒng)有效期是否與收費有效期一致，有無超收費有效期錄卡。1.3免費卡有效期是否與免費審批文件一致，有無超期錄卡。1.4優(yōu)惠與減免相關文件是否齊全，有無越權免費現(xiàn)象。1.5購買車位的管理費收繳率。2.每月各區(qū)隨機抽查一收費員一班

22、次的臨時收費情況。2.1核對系統(tǒng)中記錄的收費總額與日報中實際收費額的差額，計算差異率；2.2檢查優(yōu)惠與免費的票據(jù)，對應系統(tǒng)的事件記錄檢查其是否按規(guī)定進行處理；3.提交稽核報告。1.錄入系統(tǒng)的車卡信息若與交費/臺帳記錄的不符，經(jīng)過稽核，錄卡人需承擔差額5倍的處罰。2.出現(xiàn)越權審批、相關臺帳記錄資料不全的，相關主管、部門經(jīng)理承擔連帶責任。3.對優(yōu)惠手續(xù)和合同期內(nèi)續(xù)費是否連續(xù)的審核由收款員在每筆收歀時實施，稽核人員可抽查。4.臨時停車費稽核中若發(fā)現(xiàn)差異過大或違規(guī)放行與減免的情況，處罰當班人員，主管、部門經(jīng)理承擔連帶責任。第1、2、4項由財務稽核人員負責第3項由收款員負責稽核報告設備保障系統(tǒng)維護1每周四校對系統(tǒng)時間。2. 備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，必要時清除過期數(shù)據(jù)。3. 及時更新與系統(tǒng)相關的人員的權限與密碼設定。4.及時處理系統(tǒng)故障。1.部門經(jīng)理每月檢查系統(tǒng)的維護情況。2.因系統(tǒng)故障導致人工抬桿、收費的需記錄時間及處理過程。3.因系統(tǒng)維護、測試產(chǎn)生的費用由車場部主管統(tǒng)一錄入指定帳戶內(nèi)并做好臨時卡檢測登記。第1、2項由工程部維修工負責第3項由車場部主管負責值班日志臨時卡檢測登記表停車場軟件系統(tǒng)管理規(guī)范設備維護1. 每月1次對系統(tǒng)所有