Lotus Notes的使用

1、主講人：主講人：Julie ChuJulie ChuLotus Notes 常用功能 MailLotus Notes 企業(yè)級通訊平臺 IBM Lotus Notes & Domino Lotus Notes/DominoLotus Notes/Domino 是一個世界領先的企業(yè)級通訊、協(xié)同工作及是一個世界領先的企業(yè)級通訊、協(xié)同工作及Internet/Intranet Internet/Intranet （互聯(lián)網（互聯(lián)網/ /內聯(lián)網）平臺內聯(lián)網）平臺 具有完善的工作流控制、數據庫復制技術和完善可靠的安全機制具有完善的工作流控制、數據庫復制技術和完善可靠的安全機制 尤其適合于處理各種非結構

2、化與半結構化的文檔數據、建立工作流應用、建立各類基于尤其適合于處理各種非結構化與半結構化的文檔數據、建立工作流應用、建立各類基于WebWeb的應用的應用 它全面實現了對非結構化信息的管理和共享，內含強大的電子郵件功能及工作流軟件開發(fā)它全面實現了對非結構化信息的管理和共享，內含強大的電子郵件功能及工作流軟件開發(fā)環(huán)境，是實現群組協(xié)同工作、辦公自動化的最佳開發(fā)環(huán)境環(huán)境，是實現群組協(xié)同工作、辦公自動化的最佳開發(fā)環(huán)境u Lotus NotesLotus Notes：NotesNotes客戶端，它安裝在用戶個人電腦上，用于訪問電子客戶端，它安裝在用戶個人電腦上，用于訪問電子郵件和郵件和NotesNotes

3、應用。應用。u Domino Domino：Notes/DominoNotes/Domino組合的服務器部分，它可以運行在各種操作系統(tǒng)組合的服務器部分，它可以運行在各種操作系統(tǒng)中。當用戶通過中。當用戶通過NotesNotes客戶端連接服務器備份郵件數據時，用來從用戶郵件客戶端連接服務器備份郵件數據時，用來從用戶郵件數據庫中提取內容的正是數據庫中提取內容的正是DominoDomino服務器。服務器。DominoDomino服務器還負責控制郵件和應服務器還負責控制郵件和應用數據庫的登錄和安全等。用數據庫的登錄和安全等。DominoDomino服務器擁有強大的安全模式，可以控制訪服務器擁有強大的安全

4、模式，可以控制訪問單個問單個NotesNotes文檔級別的安全性。主要通過基于用戶文檔級別的安全性。主要通過基于用戶Notes IDNotes ID登錄系統(tǒng)，以登錄系統(tǒng)，以及數據庫和網絡通信加密技術等來實現。及數據庫和網絡通信加密技術等來實現。Lotus Notes 企業(yè)級通訊平臺 Lotus Notes 主 要 界 面 Lotus Notes 主 要 界 面 設置簽名檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu 創(chuàng)建簽名檔創(chuàng)建簽名檔http:/signature.missionhills.http:/ 插入簽名檔插入簽名檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu 插入簽名檔

5、插入簽名檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mail發(fā)送郵件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail三種類型收件人三種類型收件人u To To 收件人收件人直接發(fā)給某人直接發(fā)給某人u CC CC 抄送抄送carbon copy 知會某人知會某人u BCC BCC 密送密送blind carbon copy blind carbon copy 秘密地知會某人秘密地知會某人 Lotus Notes 常 用 功 能Mailp 會議紀要會議紀要TOTO：不管該來的還是不該來的，只要出席會議，就有權收到會議記錄：不管該來的還是不該來的，只要出席會議，就有權收到會議記錄CCCC：應該知道會議

6、內容的：應該知道會議內容的BOSSBOSS和管理層，及那些應該來開會而沒來的和管理層，及那些應該來開會而沒來的BCCBCC：無特殊情況，不使用：無特殊情況，不使用p 通知、內部通訊通知、內部通訊TOTO：涉及到的相關部門、相關人員：涉及到的相關部門、相關人員CCCC：BOSSBOSS、管理層，部門行政助理，間接關系人或希望其知悉此事的人、管理層，部門行政助理，間接關系人或希望其知悉此事的人BCCBCC：希望其知悉此事，但不想給別人知道其知悉：希望其知悉此事，但不想給別人知道其知悉 Lotus Notes 常 用 功 能Mail發(fā)送郵件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill

7、不要空白郵件標題，使用有意義的標題，讓收信人一下就能明白里面是什么不要空白郵件標題，使用有意義的標題，讓收信人一下就能明白里面是什么l恰當地稱呼收件者，拿捏尺度恰當地稱呼收件者，拿捏尺度 lEmailEmail正文要簡明扼要，行文通順，注意論述語氣正文要簡明扼要，行文通順，注意論述語氣 l選擇便于閱度的字號和字體，盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查選擇便于閱度的字號和字體，盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 l如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件 l溝通重要事情時，優(yōu)先使用郵件溝通溝通重要事情時，優(yōu)先使用郵件溝通l

8、最后填寫收件人，以免不小心發(fā)送空白郵件最后填寫收件人，以免不小心發(fā)送空白郵件l如果郵件發(fā)送多人，請注意收件人之間的排列（職位高的在前、部門領導在前、如果郵件發(fā)送多人，請注意收件人之間的排列（職位高的在前、部門領導在前、同級別按照使用習慣排位）同級別按照使用習慣排位）發(fā)送郵件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill召回郵件召回郵件如郵件發(fā)送錯誤可選擇召回郵件，則收件人郵箱將不再顯示該郵件如郵件發(fā)送錯誤可選擇召回郵件，則收件人郵箱將不再顯示該郵件發(fā)送郵件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill召回郵件召回郵件如郵件發(fā)送錯誤可選擇召回郵件，則收件人郵箱將不再顯

9、示該郵件如郵件發(fā)送錯誤可選擇召回郵件，則收件人郵箱將不再顯示該郵件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail成功召回郵件的反饋報告成功召回郵件的反饋報告召回郵件失敗的反饋報告召回郵件失敗的反饋報告回復郵件、轉發(fā)郵件 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu Reply Reply 回復回復如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復就行了 u Reply ALL Reply ALL 回復所有人回復所有人 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該回復所有人，讓大家都知道（注意收件人排位） u Forward Forward 轉發(fā)轉發(fā) 轉發(fā)原郵件至他人回復郵件 Tips Lotus No

10、tes 常 用 功 能Maill及時回復及時回復Email Email 1. 1.理想的回復時間是理想的回復時間是2 2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。 2. 2.對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過2424小時。小時。 3. 3.如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在收到了，我們正在處理，處理， 一旦有結果就會及時回復，云云一旦有結果就會及時回復，云云”。及時作出響應，哪怕只是確

11、認一下收到了。及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。l慎重使用慎重使用Reply AllReply All 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的當著所有人的面，不停的RERE來來RERE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。郵件歸檔 Lotus Notes 常 用 功 能Maill 歸檔顧名思義就是把郵件數據庫中目前不再使用但是有保留價值

12、的歷歸檔顧名思義就是把郵件數據庫中目前不再使用但是有保留價值的歷史文檔存儲在歸檔數據庫中，以便需要時可以方便的查找到。史文檔存儲在歸檔數據庫中，以便需要時可以方便的查找到。l 可以通過歸檔將舊的或暫時不再使用的服務器數據庫中的文檔存儲到可以通過歸檔將舊的或暫時不再使用的服務器數據庫中的文檔存儲到另一個本地歸檔數據庫中來釋放空間以提高服務器數據庫的性能。另一個本地歸檔數據庫中來釋放空間以提高服務器數據庫的性能。l 與本地復本不同，歸檔時在把服務器數據庫上的文檔存儲到本地的歸與本地復本不同，歸檔時在把服務器數據庫上的文檔存儲到本地的歸檔數據庫后，服務器數據庫上的相應文檔就被刪除；服務器數據庫與歸檔

13、數據庫后，服務器數據庫上的相應文檔就被刪除；服務器數據庫與歸檔數據庫不是完全的數據同步關系檔數據庫不是完全的數據同步關系 本地復本本地復本是在工作站本地創(chuàng)建的一個與服務器上的郵件數據庫一模一樣是在工作站本地創(chuàng)建的一個與服務器上的郵件數據庫一模一樣的本地數據庫。主要作用：可以在無法訪問服務器或網絡時訪問郵件；的本地數據庫。主要作用：可以在無法訪問服務器或網絡時訪問郵件；提高訪問郵件時性能；降低了對網絡和服務器的壓力負荷等。提高訪問郵件時性能；降低了對網絡和服務器的壓力負荷等。郵件歸檔 Step1： 操作歸檔設置 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Step2： 歸檔設置頁面

14、基本本地 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Step3： 條件創(chuàng)建編輯歸檔條件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Step4： 高級 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Step5： 日程安排 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu先單擊選定第一個文件，然后按住先單擊選定第一個文件，然后按住ShiftShift鍵的同時，單擊最鍵的同時，單擊最后一個文件，起止單擊范圍內的文件被選定。后一個文件，起止單擊范圍內的文件被選定。 u按住按住CtrlCtrl鍵，單擊一個文件，

15、把這個文件加入到已經選定的鍵，單擊一個文件，把這個文件加入到已經選定的組內，繼續(xù)操作，就可以把若干個不連續(xù)排列的文件選定。組內，繼續(xù)操作，就可以把若干個不連續(xù)排列的文件選定。 郵件歸檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu郵件成功歸檔郵件成功歸檔并保存在本地并保存在本地u郵箱上已刪除，郵箱上已刪除，不會占用郵箱容不會占用郵箱容量量外出通知u如遇休假或長時間外出，可使用如遇休假或長時間外出，可使用“離開辦公室離開辦公室”通知自動向外來信息發(fā)送應答通知自動向外來信息發(fā)送應答 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu啟用后，你收到的郵啟用后，你收到的郵件將自動回復件將自動回復“X

16、XXX已離已離開辦公室開辦公室”通知至發(fā)件通知至發(fā)件人人u通知郵件只能發(fā)給同通知郵件只能發(fā)給同一個收件人一次，如果一個收件人一次，如果同一個人在你外出期間同一個人在你外出期間多次發(fā)郵件給你，其也多次發(fā)郵件給你，其也只會收到一封通知只會收到一封通知外出通知 Lotus Notes 常 用 功 能Mail日歷基本功能u從從HomeHome主頁或主頁或OpenOpen列表中打開日歷列表中打開日歷CalendarCalendar Lotus Notes 其 它 功 能日歷uMeetingMeeting會議會議和他人安排一個會議，和他人安排一個會議，然后用郵件將會議邀請發(fā)給受邀者然后用郵件將會議邀請發(fā)給

17、受邀者uAppointmentAppointment約會約會確定會議開始和確定會議開始和會議結束的時間，但不發(fā)郵件給受邀者會議結束的時間，但不發(fā)郵件給受邀者uAll Day EventAll Day Event全天事件全天事件安排或鎖安排或鎖定整個一天，如外出考察、休假定整個一天，如外出考察、休假uAnniversaryAnniversary紀念日紀念日安排每年循環(huán)安排每年循環(huán)事項，如生日事項，如生日uEvent announcementEvent announcement事件通知事件通知與會與會議類似，但受邀者不能回復議類似，但受邀者不能回復 Lotus Notes 其 它 功 能日歷u 日歷主要界面 Lotus Notes 其 它 功 能日歷u M