淺談提高公文寫作能力的途徑

1、淺談提高公文寫作能力的途徑 盡快提高公文寫作能力，以更好地適應(yīng)工作的需要，這是眾多基層文秘人員對(duì)自身的迫切希望。筆者在近幾年來應(yīng)邀為一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的有關(guān)工作人員進(jìn)行公文寫作培訓(xùn)時(shí)很強(qiáng)烈地感受到了這一點(diǎn)。這里嘗試談一談提高公文寫作能力的途徑問題，供有志于從事文秘工作的朋友們參考。 據(jù)考察，在提高公文寫作能力方面，一些基層文秘人員往往不同程度地存在幾種認(rèn)識(shí)上的偏頗。試析如下。 唯格式是重。從實(shí)際情況看，很多基層文秘人員極為看重公文格式，甚至把它當(dāng)成公文寫作能力中的根本性因素。誠(chéng)然，準(zhǔn)確掌握公文格式，并在實(shí)際公文運(yùn)作中規(guī)范地體現(xiàn)出來，這確實(shí)是很必要的。但從公文寫作的角度看，達(dá)到這一要求，只是淺

2、層次的能力，并不難做到。因?yàn)楣母袷绞菢O為程式化的規(guī)定，完全屬于記問之學(xué)。如果把格式放在提高公文寫作能力的首要位置上，就勢(shì)必一定程度地忽視公文內(nèi)容方面的深入學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。 通過聽培訓(xùn)課以提高公文寫作能力。筆者在與接受培訓(xùn)的一些文秘人員的交流中感到，他們對(duì)這種培訓(xùn)課十分渴望，并為能參加聽課而格外興奮。應(yīng)當(dāng)肯定，這種積極性是極為可貴的，而且通過聽課也確實(shí)可以開闊視野，更多、更準(zhǔn)確地了解公文寫作的各項(xiàng)要求，從而有效地避免一些不規(guī)范現(xiàn)象的產(chǎn)生。但如果認(rèn)為聽了課即可以使自己的公文寫作能力自然獲得提升，就未免有些不切實(shí)際了。因?yàn)槟芰κ菬o法直接傳授的，而必須通過自身的反復(fù)實(shí)踐才能逐漸形成和鞏固。公文寫作能力亦

3、然。過于依賴聽課而忽視有意識(shí)地進(jìn)行寫作實(shí)踐，就難以使公文寫作能力獲得扎實(shí)的提高。 完全依賴遵循本單位發(fā)文慣例進(jìn)行模仿以提高能力。應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，這樣做對(duì)熟悉公文運(yùn)作實(shí)際，了解一些公文文種模式是有相當(dāng)直接的作用的，因之，它不失為提高自身公文寫作能力的一個(gè)有效方法。但有必要指出，一些基層公文運(yùn)作狀況，往往難以與相關(guān)法規(guī)、規(guī)章的調(diào)整、變化同步，因而出現(xiàn)明顯的滯后性。如國(guó)務(wù)院國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（2000年8月24日發(fā)布、2001年1月1日起施行，以下簡(jiǎn)稱辦法）撤銷了“報(bào)告”中“向上級(jí)機(jī)關(guān)提出意見和建議”的適用內(nèi)容，而由新增加的法定公文文種“意見”（“適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法”辦法）來承擔(dān)這一

4、功能。但有一些行政機(jī)關(guān)向上級(jí)提出建議時(shí)仍使用“報(bào)告”（“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”辦法）。再如一些基層機(jī)關(guān)單位盡管文秘人員幾經(jīng)變動(dòng)，但仍幾十年一 貫制地將轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)“通知”的公文“通知”的標(biāo)題擬成“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知的通知”。這與辦法中關(guān)于“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容”的要求很不相符。又如1994年1月1日起國(guó)務(wù)院辦公廳修訂、施行的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法在“函”中增加了適用于“不相隸屬機(jī)關(guān)之間”的全指限定，從而使行政公文“函”不能再用于上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，辦法保留了這一要求，規(guī)定“函”“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答

5、復(fù)審批事項(xiàng)”。但時(shí)至今日，一些基層行政機(jī)關(guān)和單位仍將“函”用于上下級(jí)之間。凡此種種，都充分說明，不了解相關(guān)法規(guī)、規(guī)章的規(guī)范性要求，完全依賴遵循本單位發(fā)文慣例進(jìn)行公文運(yùn)作，是很容易出現(xiàn)不規(guī)范狀況的。 前已談及，能力是無法直接傳授的。公文寫作能力只有通過自身的不斷實(shí)踐，才能逐漸形成并得以提高。這是根本性因素。公文寫作的實(shí)際練習(xí)，可以考慮從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行。 1.表達(dá)方式的單項(xiàng)及綜合練習(xí) 公文的主要表達(dá)方式，包括敘述、說明和議論。這些表達(dá)方式，與語(yǔ)文教育寫作訓(xùn)練中較普遍存在的偏于文學(xué)化的狀況相比，體現(xiàn)出很強(qiáng)的應(yīng)用性。對(duì)于這一點(diǎn)，進(jìn)行實(shí)際練習(xí)時(shí)應(yīng)有明確的認(rèn)識(shí)，從而力避文學(xué)化。通過寫作實(shí)踐，切實(shí)體會(huì)公

6、文寫作對(duì)表達(dá)方式的基本要求敘述簡(jiǎn)潔莊重，不曲折、不修飾；說明平實(shí)確切，不失真、不渲染；議論精當(dāng)凝練，不繁瑣，不鋪展。如針對(duì)本單位出現(xiàn)的錯(cuò)誤現(xiàn)象，可以有意識(shí)地進(jìn)行屬于公文“通報(bào)”（“適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精種或者情況”辦法）所含內(nèi)容的多個(gè)單項(xiàng)練習(xí)：敘述錯(cuò)誤情況，議論分析原因，說明處理結(jié)果，總結(jié)歸納教訓(xùn)，提出希望要求。進(jìn)行這樣的單項(xiàng)練習(xí)時(shí)力求符合、體現(xiàn)上述對(duì)表達(dá)方式的基本要求。嗣后即可以進(jìn)行綜合，從而形成一篇段落清晰的完整公文。這樣的寫作實(shí)踐，可以說完全擺脫了粗放式，而是進(jìn)入了集約化。堅(jiān)持這樣的集約化練習(xí)，對(duì)公文寫作能力的形成與提高，無疑有事半功倍之效。 2.錘煉反復(fù)修改的寫作習(xí)慣 好

7、文章是改出來的，公文寫作亦不例外。盡管許多文秘高手寫作一般規(guī)模的公文常常可以一揮而就，但這是有多年文章修改經(jīng)驗(yàn)積淀在其中的，而且是迅速打腹稿的體現(xiàn)。袖手于前，方能疾書于后。應(yīng)當(dāng)坦率指出，在各層次的語(yǔ)文教育中，“修改”這一極為重要的寫作訓(xùn)練環(huán)節(jié)常被嚴(yán)重忽視，以致為數(shù)不少的文秘人員在剛走上工作崗位時(shí)，并沒有形成善于修改所擬文稿的良好習(xí)慣 ，往往是寫成后即送審，這自然很不成熟，也難以順利通過。這里有一個(gè)很能說明問題的例子，筆者在為某機(jī)關(guān)文秘人員進(jìn)行公文寫作培訓(xùn)時(shí)，曾布置了一道針對(duì)某鎮(zhèn)政府文教辦主任××為慶賀其父八十壽誕大擺酒席、廣收禮金問題寫作批評(píng)性“通報(bào)”的練習(xí)題。多數(shù)練習(xí)者寫

8、作時(shí)將“大擺酒席、廣收禮金問題”作為內(nèi)容的重點(diǎn)，詳盡鋪敘，諸如宴會(huì)時(shí)盛況、酒席規(guī)格、會(huì)后安排的一些活動(dòng)等，悉數(shù)寫入，讀后使人如身臨其境，可謂具體生動(dòng)。但由于忽視了批評(píng)性“通報(bào)”必須體現(xiàn)“剖析根源，歸納教訓(xùn)”的核心之點(diǎn)，因而削弱了“通報(bào)”應(yīng)有的教育意義和警示作用。筆者在強(qiáng)調(diào)了“通報(bào)”的有關(guān)寫作要求后，布置練習(xí)者有針對(duì)性地進(jìn)行修改。最后基本達(dá)到了目的。由此，參加培訓(xùn)的人員切實(shí)認(rèn)識(shí)到公文寫作反復(fù)修改的必要性。這一例子告訴我們，進(jìn)行公文文稿的修改，最主要的，除檢查是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定外，就是按所用文種的內(nèi)容要求來檢查文稿，其前提是必須明確各文種在內(nèi)容上的要求。這樣修改起來才有依據(jù)和針

9、對(duì)性，而不致盲目進(jìn)行。這里不妨再舉一例，××縣教育局向其上級(jí)××縣人民政府匯報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)中小學(xué)校舍普查情況，并提出核撥校舍維修專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)求，以“報(bào)告”行文。該公文被××縣人民政府辦公室退回，要求重新制發(fā)。有關(guān)文秘人員按“報(bào)告”的寫作要求來檢查這一公文，才發(fā)現(xiàn)“報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)”（辦法），于是刪去了原公文中“請(qǐng)求核撥校舍維修專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”的內(nèi)容，改為單純地匯報(bào)情況，而另以“請(qǐng)示”（“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”辦法）行文呈請(qǐng)核撥有關(guān)經(jīng)費(fèi)。試想，如果該文件的起草者熟悉“報(bào)告”的內(nèi)容要求，并在文稿形成后再檢查、修改，這樣不規(guī)范的情況就不會(huì)出

10、現(xiàn)了。教訓(xùn)不可謂不深刻。至于公文語(yǔ)言上的修改，將在下面與語(yǔ)感的培養(yǎng)一并談及。 3.努力培養(yǎng)對(duì)事務(wù)語(yǔ)體的感悟及運(yùn)用能力 公文所用語(yǔ)言，基本屬于書面語(yǔ)體中的“事務(wù)語(yǔ)體”（又稱“公文語(yǔ)體”），也兼及“政論語(yǔ)體”和“科報(bào)語(yǔ)體”，而一般不用“文藝語(yǔ)體”。但十幾年的語(yǔ)文教育中，受教育者打下烙印最深的，往往是文藝語(yǔ)體，以致語(yǔ)言運(yùn)用偏于文學(xué)化，語(yǔ)感畸形化，很難適應(yīng)社會(huì)對(duì)實(shí)用性語(yǔ)言能力的需求。這一點(diǎn)，已為眾多有識(shí)之士所詬病。因之，培養(yǎng)對(duì)事務(wù)語(yǔ)體的感悟能力，恰當(dāng)、得體地運(yùn)用公文語(yǔ)言，就成為公文寫作能力的重要組成部分。這種能力，并不是了解了事務(wù)語(yǔ)體的特點(diǎn)和要求后就能自然形成的，同樣需要在寫作實(shí)踐中反復(fù)鍛煉才能逐漸

11、具備。進(jìn)行這種實(shí)際鍛煉，可以說與上面談到的表達(dá)方式的單項(xiàng)練習(xí)及寫作后的反復(fù)修改緊密相連，相輔相成。如講述某單位未按財(cái)務(wù)要求逐月上交有關(guān)款項(xiàng)時(shí)用“有關(guān)款項(xiàng)迄今猶未繳足”這樣的語(yǔ)句，說明下發(fā)有關(guān)文件的目的時(shí)用“為迅速落實(shí)會(huì)議精神，特作如下要求”這樣的語(yǔ)句，議論發(fā)文件的緣起時(shí)用“傳銷活動(dòng)嚴(yán)重?fù)p害了人民群眾的合法權(quán)益，擾亂了正常的經(jīng)濟(jì)秩序，并引發(fā)了一系列社會(huì)問題，成為社會(huì)治安的巨大隱患”這樣的語(yǔ)句。凡此種種事務(wù)性語(yǔ)體特點(diǎn)明顯的公文語(yǔ)言，都只有在反復(fù)的寫作實(shí)踐中才能對(duì)其形成感悟能力并進(jìn)而熟練運(yùn)用。練習(xí)使用公文語(yǔ)言時(shí)，還應(yīng)注意按辦法的要求“直述不曲”，即不能使用曲筆。如有的文秘人員在起草向上級(jí)請(qǐng)求為本單位

12、增加人員編制的“請(qǐng)示”時(shí)寫道：“懇請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)體恤我單位人員極為緊張之情?！边@就是不適宜地在公文中使用了“曲筆”，有委婉批評(píng)上級(jí)存在官僚主義之嫌，后經(jīng)修改，將這一違反“直述不曲”要求的語(yǔ)句予以刪除。語(yǔ)言運(yùn)用上同時(shí)要注意避免口語(yǔ)化和文學(xué)性。如某鄉(xiāng)政府向所在縣財(cái)政局請(qǐng)求增撥校舍修建經(jīng)費(fèi)時(shí)發(fā)“請(qǐng)示”（該鄉(xiāng)政府與縣財(cái)政局是不相隸屬的平級(jí)關(guān)系，所以不應(yīng)使用“請(qǐng)示”而應(yīng)用“函”行文。但為數(shù)不少的基層機(jī)關(guān)單位在向無隸屬關(guān)系的職能部門請(qǐng)求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)時(shí)常用“請(qǐng)示”而棄用“函”，意在表示對(duì)收文者的“尊重”，避免引起誤解和反感，這是很不規(guī)范的文種誤用。這里附帶論及，同時(shí)也再次強(qiáng)調(diào)依循本單位發(fā)文慣例來進(jìn)行公文運(yùn)作容易

13、出現(xiàn)的偏差。）中說：“這次山洪將在建的鄉(xiāng)中學(xué)一側(cè)圍墻及相鄰的廁所和建材倉(cāng)庫(kù)沖倒，造成約15萬元的經(jīng)濟(jì)損失，原已下?lián)艿目铐?xiàng)不夠用了。由于受災(zāi)，我鄉(xiāng)財(cái)政捉襟見肘，雪上加霜?！边@段文字語(yǔ)體明顯失當(dāng)。“不夠用了”是口語(yǔ)，應(yīng)改為“不敷使用”；“捉襟見肘，雪上加霜”是文學(xué)性的描述語(yǔ)句，應(yīng)改為“十分緊張”。 公文寫作能力的提高，離不開自身寫作實(shí)踐這一要素。基層文秘人員應(yīng)牢固樹立“寫作實(shí)踐永遠(yuǎn)是第一位的”這一理念，在諸如參加培訓(xùn)、閱讀指導(dǎo)書等輔助條件之下，積極地、有針對(duì)性地進(jìn)行公文寫作實(shí)踐，在不斷的實(shí)踐過程中去體會(huì)各類文種的寫作要求，熟悉運(yùn)用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式，感悟事務(wù)語(yǔ)體的特點(diǎn)，同時(shí)將公文格式、文種適用范圍等易記、易用的程式化規(guī)定融入其中，這樣就能逐漸適應(yīng)工作的需要。提高公文寫作能力的途徑在于自身的反復(fù)實(shí)踐。這一實(shí)踐不應(yīng)是簡(jiǎn)單地循環(huán)往復(fù)的