工程、設備類采購管理規(guī)程

1、公司名稱工程、設備類采購管理規(guī)程計劃采購部LTE01-ZD-SMP-002頁碼: 9 / 9工程、設備類采購管理規(guī)程制訂：計劃采購部簽名：日期：審核：分管副總簽名：日期：審核：副總經理簽名：日期：批準：董事長簽名：日期：分發(fā)部門：質量管理部（QA、QC）、生產部（車間、 倉庫）、工程部、計劃采購部、綜合部生效日期：復審日期：1. 目的為規(guī)范管理公司工程、設備類采購工作，細化采購程序，控制采購成本，根據公司實際情況制定本管理規(guī)程。2. 范圍本管理規(guī)程適用于*有限公司工程、設備類相關采購管理工作。3. 定義不適用4. 職責4.1 采購工程師4.1.1 項目期間，根據項目主計劃制定采購主計劃；4.1

2、.2 起草采購策略，完善采購說明書中的商務部分內容；4.1.3 起草、擬定詢價或招標文件，整理、匯總用戶需求說明書、圖紙及其他技術文件作為詢價或招標附件；4.1.4 在規(guī)定的收標時間內，收集匯總報價、投標文件，保證投標文件的完好性與密封性，并在開標前及時轉交投標文件給評標小組成員。4.1.5 依據采購說明書、詢價或招標文件、定標報告，按照合同管理規(guī)程起草、簽訂合同；4.1.6 完成上級交待的其他臨時采購任務；4.2 計劃采購部經理4.2.1 主持計劃采購部全面工作，確保各項采購任務完成；4.2.2 熟悉市場行情，節(jié)約公司成本，監(jiān)督采購工程師的采購進展和價格控制；4.2.3 審核采購工程師提交的

3、采購說明書、供應商登記信息、招標文件、合同及附件；4.2.4 作為評標小組成員，參與評標、定標過程，起草、擬定詢價或招投標過程有關的評標、定標報告，提交相關領導審核、審批。4.2.5 協(xié)助需求部門處理供應商管理事務。4.3 需求部門4.3.1 負責工程、設備類的采購申請，根據采購主計劃的時間進度，及時起草完成采購說明書的技術部分內容，整理、提交詢價或招標所需的所有技術文件；4.3.2 針對于較復雜、關鍵類、技術要求高的、與GMP相關的采購行為，需求部門起草、擬定用戶需求說明書（URS文件）；4.3.3 詢價文件、招標文件、投標報價文件等的技術部分的答疑、審核、澄清、交流及評估；4.3.4 負責

4、到貨驗收，及配合異常采購的原因調查與處理等。4.4 綜合部4.4.1 負責申購標的物及相關預算的審核工作；4.4.2 采購標的物的商務報告審核工作。4.5 評標小組4.5.1 評標小組由計劃采購部負責發(fā)起組建，小組成員由公司內部篩選的技術、管理、商務人員、以及外聘顧問組成；4.5.2 參與招標文件評審，參與開標、評標，能夠認真、公正、誠實、廉潔地履行職責。4.6 領導小組4.6.1 負責采購標的物及相關預算的審核、審批工作；4.6.2 參與最終競爭性報價談判工作（即背靠背談判）；4.6.3 負責采購標的物的商務評標、定標報告審核、審批工作。5. 詳述5.1 采購范圍5.1.1 工程、設備類采購

5、范圍主要為：工程施工服務（包含工程甲供材料、暫定價材料、暫定價工程、暫列金額），生產、公用、質量有關的設備、儀器儀表、成套裝備等供貨、安裝、服務，以及設計、監(jiān)理、咨詢、服務等與項目有關的采購。5.2 采購的基本原則5.2.1 公司各部門制定年度采購預算，預算由綜合部指定專人管理，采購計劃與預算通過公司審批后，按采購程序執(zhí)行采購任務。5.2.2 如單項采購預算10萬，需求部門提交審批的固定資產申購單（附件1），建設期采購須提交采購說明書（附件2，暫定價材料、暫定價工程、暫列金額除外），若標的物符合本規(guī)程第4.3.2條的，還應提交URS文件，并采用詢價方式執(zhí)行；如10萬單項采購預算30萬，需求部門

6、提交審批的采購說明書（暫定價材料、暫定價工程、暫列金額也應提交采購說明書），啟動簡易招標流程；如30萬單項采購預算，提交審批的采購說明書（對于與GMP相關的工程、設備類采購項目，同時還應提交審批的采購策略），啟動公司正式的招投標流程，招標方式主要為邀請招標。5.2.3 對于工程施工、服務類的招投標項目，每次評標時原則上排除最高價投標單位，但中標候選人不得只推薦一家（應當限定在兩到三家）。5.2.4 供應商的收集、篩選、登記按LTE01-ZD-SMP-004供應商管理規(guī)程執(zhí)行，原則上合格的備案供應商不得少于5家，對于金額較少（小于30萬）或技術難度高僅有極少量供應商可完成的子項目，供應商數量可適

7、當減少，但不得少于3家。5.2.5 對于同類型項目的多次招投標，可優(yōu)選前期參與的投標單位3家或以上繼續(xù)參與后續(xù)招投標，另應補充進來1-2家新的合格備選供應商參與投標，投標結果一視同仁。5.3 采購的基本程序5.3.1 詢價方式采購流程5.3.1.1. 采購工程師根據固定資產申購單或采購說明書內容，整理、匯總技術部門提供的技術文件（技術需求說明、圖紙、清單明細），向已篩選、登記的供應商發(fā)出詢價；采購工程師對供應商第一次報價文件進行初審，確認供應商報價物資是否符合詢價技術、商務要求，在此基礎上溝通、商談后供應商進行第二次報價。5.3.1.2. 計劃采購部經理、外聘顧問復核第二次報價并再次進行報價談

8、判，采購工程師匯總、對比各供應商資質、綜合實力及優(yōu)惠報價結果，形成初步評估意見交由領導小組進行最終競爭性報價談判。5.3.1.3. 按采購詢價過程，計劃采購部形成詢價對比、商談報告后交由總助、副總經理、總經理、董事長審批。5.3.2 簡易招投標方式采購流程5.3.2.1. 相比正式招投標方式，簡易招投標方式最主要特征為不收取投標保證金，開標評標過程相對簡化。5.3.2.2. 采購部門根據采購說明書內容，編制簡易邀標文件，邀標文件應通過需求部門、外聘顧問審核。5.3.2.3. 整理、匯總技術部門提供的技術文件（技術需求說明、圖紙、清單明細）作為簡易邀標文件附件，與簡易邀標文件一同向已篩選、登記的

9、供應商發(fā)出邀標報價。5.3.2.4. 投標單位按邀標文件規(guī)定的投標截止日期遞交封標文件，計劃采購部會同需求部門、外聘顧問、領導小組開標，形成開標記錄及初步評標意見。5.3.2.5. 計劃采購部、需求部門、外聘顧問對投標文件進行審核、評標，商務、技術內容經雙方交流、澄清、后，補充、完善商務、技術條款，投標單位進行二次投標報價。5.3.2.6. 計劃采購部會同需求部門、外聘顧問、領導小組組織二次開標，并形成二次開標記錄；計劃采購部經理、外聘顧問復核并進行商務報價談判，采購工程師匯總、對比各供應商資質、綜合實力及優(yōu)惠報價結果，形成初步評估意見，交由領導小組進行最終競爭性報價談判。5.3.2.7. 綜

10、合簡易招標采購過程評標、最終竟爭性報價談判情況，形成詢價對比、商談報告后交由總助、副總經理、總經理、董事長審批。5.3.3 正式招投標方式采購流程5.3.3.1. 采購工程師根據采購策略、采購說明書內容，起草、編制正式招標文件，招標文件應經過需求部門、評標小組評審（評審時間：為3個工作日），未經評審通過的招標文件不得對外發(fā)放。5.3.3.2. 采購工程師整理、匯總技術部門提供的文件（技術需求說明、圖紙、招標工程量清單）作為招標文件附件，在規(guī)定時間內分別向已篩選、登記的供應商發(fā)出招標邀請。5.3.3.3. 對于啟動正式招投標流程、發(fā)放招標文件的子項目，應收取一定金額的投標保證金。投標保證金的數額

11、不高于采購標的物預算價款的1%，最小單位為：千元 計；有小數點時采用四舍五入制，化零為整。5.3.3.4. 招標文件發(fā)放時，有圖紙的另行收取圖紙押金。投標單位應在遞交投標文件的同時，將投標保證金交至綜合部，投標保證金采用網銀匯款方式遞交，遞交時間最遲不得晚于開標時間。對于交納的各類款項，綜合部應開據公司蓋章收據給對方。收繳的圖紙押金、投標保證金在公司賬面余額及相關情況，綜合部應每月定期與采購工程師/商務工程師復核金額，確保準確度。5.3.3.5. 投標單位按招標文件規(guī)定的投標截止日期遞交封標文件，采購工程師收集匯總投標文件，保證投標文件的完好性與密封性；同時計劃采購部對開標時間與評標小組成員進

12、行確認，發(fā)出開標會議通知，開標及評審工作按LTE01-ZD-SOP-001評標操作規(guī)程。5.3.3.6. 在進行最終競爭性談判前，要求各投標單位到項目現場由各投標單位負責人根據確定的投標范圍、標準及要求等當場報出最終優(yōu)惠價，僅告知董事長或董事長委派的專人，由董事長決定中標單位。5.3.3.7. 董事長確定中標單位后，計劃采購部應與中標人簽訂書面正式合同。合同簽定后5個工作日內，應當向未中標的投標人退還投標保證金，同時收據收回，且應有投標單位領取人員簽字確認；中標單位的投標保證金轉為合同履約金，綜合部前期開出的投標保證金收據收回，重新開據合同履約金收據給中標單位。圖紙押金在如數退還圖紙時予以返還

13、，綜合部前期開出的圖紙押金收據收回。5.4 采購過程的管控5.4.1 公司所有人員對于參與投標的供應商名稱與數量負有保密義務，不得外傳；一旦發(fā)現，公司將根據輕重程度給予相應處分。當單項采購標的物大于等于100萬元時，為公司重大采購合同，董事長可親自抽查或委托代表抽查招投標過程中的任意環(huán)節(jié)。5.4.2 當采購過程中出現與采購申購單、采購說明書等原內容不相符時，采購工程師應及時反饋給需求部門，確認清楚后，才可以執(zhí)行采購。5.4.3 在采購的實施過程中，采購工程師應緊密跟蹤采購進展情況,并定期通報需求部門，如遇異常，應及時向使用部門反饋，積極溝通解決。5.4.4 計劃采購部經理應隨時詢問采購標的物的

14、進展情況，掌握采購的進度，并對采購的過程進行督促監(jiān)控，確保采購工作及時、規(guī)范地進行。5.5 采購資料管理5.5.1 采購過程文件及其他相關商業(yè)文件在該采購申請項目全部完成后及時裝訂、歸檔。5.5.2 采購過程收集得到的技術資料及時移交相關專業(yè)部門。6. 附件附件1：固定資產申購單附件2：采購策略附錄3：采購說明書附件1固定資產申購單申請人所屬部門提出日期配置方式外購自制品名到位日期申請類別機器設備運輸設備儀器儀表辦公設施計算機無形資產其他類預算編碼預算科目預算金額建議品牌建議型號數量申購理由及要求申購部門意見部門經理/日期：分管副總意見分管副總/日期：預算管理部門意見預算會計/日期：部門經理/日期：總經理助理簽批總經理助理/日期：總經理簽批總經理/日期：董事長簽批董事長/日期：附件2招投標采購策略文件編號：LTE01CGSMS00技術要求項目名稱采購范圍采購預算里程碑約定采購策略總體思路供應商來源競爭態(tài)勢分析和采購控制點采購計劃(里程碑）審批商務人員簽名/日期審核人簽名/日期審批人簽名/日期附件3商務采購工作說明書文件編號：LTE01CGSMS00評估項描述項目名稱采購標的物*新建一期項目采購預算依據進度計劃要求（簽約時間）商務采購說明建議選擇供應商數