采購業(yè)務(wù)內(nèi)控漏洞識(shí)別及應(yīng)對(duì)【最新】

1、采購業(yè)務(wù)內(nèi)控漏洞識(shí)別及應(yīng)對(duì)根據(jù)企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用指引，采購業(yè)務(wù)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險(xiǎn) :（一）采購計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫存 短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科 學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受 欺詐。（三）采購驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金 損失或信用受損。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況， 全面梳理采購業(yè)務(wù)流程， 完善采購業(yè)務(wù) 相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，明確請(qǐng)購、審批、購買、驗(yàn)收、 付款、采購后評(píng)估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限， 按照規(guī)定的審批權(quán)限和 程序辦理采購業(yè)務(wù)， 建立

2、價(jià)格監(jiān)督機(jī)制， 定期檢查和評(píng)價(jià)采購過程中 的薄弱環(huán)節(jié)， 采取有效控制措施， 確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需采購業(yè)務(wù)典型內(nèi)控漏洞及識(shí)別由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈導(dǎo)致賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變， 使得采購環(huán)節(jié) 成為舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)， 其中商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重， 而且采購對(duì)企業(yè)成 本影響重大。因此，采購業(yè)務(wù)通常都是各個(gè)企業(yè)管控重點(diǎn)所在。典型漏洞一 :采購方式不明確或多頭采購企業(yè)需采購的物資或服務(wù)往往有很多類型， 企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際 情況，選擇不同方式 :例如公司層面招標(biāo)采購、采購部門 （集團(tuán)公司 ） 統(tǒng)一集中采購、 各部門分散主導(dǎo)采購等。 采購方式內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式 通常有 :未明確采購權(quán)限， 各部門可自行采購 ;重要

3、物資分散采購 ;采購 導(dǎo)致效率低下、成本失控 ;針對(duì)不重要采購事項(xiàng)過度控制 （如不管金額 大小，都采用招標(biāo)方式 ）。例如:某家公司電腦采購權(quán)限不明確，發(fā)現(xiàn)辦公室、信息技術(shù)部、 資產(chǎn)管理部都有權(quán)限采購電腦， 辦公室認(rèn)為電腦屬于辦公用品， 而公 司辦公用品是由辦公室負(fù)責(zé)采購的 ;信息技術(shù)部認(rèn)為電腦是 IT 資產(chǎn)， 公司 IT 資產(chǎn)和服務(wù)是由信息技術(shù)部牽頭采購的 ;資產(chǎn)管理部則認(rèn)為電 腦是一種固定資產(chǎn)，公司的固定資產(chǎn)是由資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)的。因此，公司應(yīng)明確采購職責(zé)分工，對(duì)不同種類物資、不同金額的 采購明確采購方式。 此外，對(duì)于大型集團(tuán)公司， 對(duì)于重要物資或服務(wù)，如果由集團(tuán)總部建立統(tǒng)一采購平臺(tái)， 無疑可

4、以提升采購專業(yè)性， 降低 采購成本。采購方式內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有:加大采購成本;個(gè)別部門或員工利用采購權(quán)限進(jìn)行不當(dāng)行為 ;降低采購效率等等?！景咐磕充X業(yè)推行的集中采購的一個(gè)特點(diǎn)是采用“年度合同、 季度定價(jià)、月度定量”模式。季度定價(jià)時(shí)，把大量分散的重復(fù)勞動(dòng)集 中在一起，通過向供應(yīng)商詢價(jià)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、匯總、對(duì)供應(yīng)商提供商 品的質(zhì)量、價(jià)格，服務(wù)、保障度、美譽(yù)度、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力等方 面做出評(píng)價(jià)， 結(jié)合總部和各分公司所作的市場(chǎng)調(diào)研， 作出季度采購草 案，提交集中采購領(lǐng)導(dǎo)小組討論通過， 整個(gè)過程主要依靠電話和傳真 交流溝通，日程安排緊湊，占用時(shí)間較短，能夠大大降低交易費(fèi)用。 由于集中采購遵

5、循了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的規(guī)律， 具有招標(biāo)采購的部分特點(diǎn)。 一 方面，能夠在供應(yīng)商之間挑起“背靠背”競(jìng)價(jià)，各供應(yīng)商為了達(dá)到其 競(jìng)爭(zhēng)目標(biāo)，存在競(jìng)相以優(yōu)惠的價(jià)格出賣產(chǎn)品的客觀事實(shí)。另一方面， 由于集中采購的規(guī)則由買方制定， 買方可以更加方便地采用有利于己 方的方案確定交易， 實(shí)現(xiàn)最佳資源配置的目標(biāo)， 而且還可大大節(jié)約采 購費(fèi)用。當(dāng)年，某鋁業(yè)全年集中采購的金額近 10 億元人民幣，共節(jié) 約采購成本 5000 多萬元，集中采購能使采購成本降低 5%左右。漏洞識(shí)別 :查閱公司采購相關(guān)管理制度規(guī)定 ;了解公司采購組織架 構(gòu)和職責(zé)分配 ;了解不同物資采購方式 ;抽查公司物資采購執(zhí)行情況 ; 綜合判斷公司采購方式是否合理

6、，哪些物資采購方式存在漏洞。典型漏洞二 :未編制采購計(jì)劃或計(jì)劃編制不合理采購計(jì)劃是管理人員在了解市場(chǎng)供求情況， 認(rèn)識(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活 動(dòng)過程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物料采購管理活 動(dòng)所做的預(yù)見性的安排和部署 ;采購計(jì)劃是整個(gè)計(jì)劃管理中的一環(huán)， 一般根據(jù)生產(chǎn)部門或其他使用部門的需求計(jì)劃制定， 采購計(jì)劃包括采 購物料、采購數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。采購計(jì)劃內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有 :未編制采購計(jì)劃，采購時(shí)一 事一議 ;采購計(jì)劃質(zhì)量粗糙，實(shí)施是嚴(yán)重脫離實(shí)際 ;采購計(jì)劃未得到嚴(yán) 格執(zhí)行，對(duì)業(yè)務(wù)及采購部門不構(gòu)成實(shí)質(zhì)性約束， 不按計(jì)劃采購或大量 超計(jì)劃采購。采購計(jì)劃內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有 :

7、所需物資短缺，導(dǎo) 致無法及時(shí)滿足客戶需求 ;物資積壓，庫存大量增加，導(dǎo)致資源浪費(fèi)， 資金使用效率低下 ;財(cái)務(wù)部門面對(duì)突發(fā)性的采購用款需求，不能及時(shí) 安排資金，資金管理困難 ;物流、質(zhì)檢等采購配合部門工作計(jì)劃性受 到直接影響 ;員工可能為了個(gè)人利益而采購一些不必要的物品，導(dǎo)致 浪費(fèi)公司資源等等。為此， 企業(yè)在應(yīng)完善采購計(jì)劃編制流程，采購計(jì) 劃管理與企業(yè)預(yù)算管理、 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)充分融合， 提高采購計(jì)劃的指導(dǎo)性?！景咐可钲谀吵胁少徑?jīng)理因收受了廠商大量的“好處費(fèi)”， 大額采購某廠商的商品并壓縮其他同商品的采購量， 被供應(yīng)商揭露而 引致該高層的盤底調(diào)查， 最后東窗事發(fā)。 該采購權(quán)的歸口管理權(quán)由該 采購經(jīng)

8、理來全權(quán)執(zhí)掌。 如果上面看出了品類結(jié)構(gòu)或庫存積壓苗頭不對(duì) 勁，他就會(huì)找很多理由來搪塞 :說這個(gè)時(shí)期市場(chǎng)情況有變，競(jìng)爭(zhēng)的原 因等等。未出現(xiàn)特別重大的事故， 上層是不會(huì)對(duì)采購經(jīng)理進(jìn)行盤底調(diào) 查的，公司在制度上并沒有這個(gè)規(guī)矩， 上層也不想多耗精力在這一塊 上興師動(dòng)眾地勞民傷財(cái)， 這就給采購造成黑洞。 該案例暴露出公司采 購環(huán)節(jié)存在諸多缺陷， 但可以看出， 公司在采購過程中并無明確的計(jì) 劃安排，而是采購經(jīng)理可以隨意決定采購數(shù)量和進(jìn)度， 從而導(dǎo)致通過 不合理的采購安排進(jìn)行舞弊。漏洞識(shí)別 :檢查公司是否編制書面的采購計(jì)劃 ;檢查采購計(jì)劃編制 過程和依據(jù)，判斷采購計(jì)劃編制合理性 ;通過抽查已執(zhí)行采購，檢查

9、是否按照采購計(jì)劃執(zhí)行，實(shí)際采購是否與計(jì)劃存在重大偏離。典型漏洞三 :采購流程不相容職責(zé)未有效分離采購部門有很多不相容職責(zé)，如 :招投標(biāo)過程中，采購部如果負(fù) 責(zé)供應(yīng)商錄入， 就不應(yīng)該有最終的決標(biāo)權(quán)， 以防止采購部違規(guī)選擇自 己推薦的供應(yīng)商 ;貨物的采購人不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作，以防 止采購人員收受客戶賄賂購買偽質(zhì)材料， 影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù);貨物的采購、儲(chǔ)存保管人不能擔(dān)任賬務(wù)記錄工作，防止繞過驗(yàn)單，以減少 誤記貨物數(shù)量金額的可能 ;付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離 ; 記錄應(yīng)付賬款人不能同時(shí)擔(dān)任付款職務(wù)?！景咐?某動(dòng)漫制作公司內(nèi)審人員在審計(jì)過程中， 動(dòng)漫制作人員 抱怨公司電腦經(jīng)常死機(jī)、質(zhì)量差，內(nèi)審人員詢問公司采購流程，發(fā)現(xiàn) 公司并未專設(shè)采購部， 所有電腦都由行政部采購， 行政部根據(jù)員工需 求進(jìn)行采購，供應(yīng)商送貨到行政部，行政部通知員工領(lǐng)用。根據(jù)員工 反映情況， 內(nèi)審人員打開部分電腦機(jī)箱抽檢，