采購付款中的風險防范

1、研發(fā)績效管理實務采購付款中的風險防范由于市場競爭日益激烈導致大量產(chǎn)品從賣方市場向買方市場轉變、市場上的產(chǎn)品質(zhì)量差異巨大、多種 不同性質(zhì)的經(jīng)濟體并存以及社會誠信體制的不健全等等原因，導致企業(yè)采購一一付款業(yè)務變成了舞弊風險 的高發(fā)區(qū)。另外，在采購一一付款業(yè)務舞弊風險中，商業(yè)賄賂尤為嚴重。作為企業(yè)管理者必須對此有充分 的認識。而企業(yè)采購與付款循環(huán)從實踐的角度看，主要可以分成五個環(huán)節(jié)，分別是：采購申請、合同建立、 貨物和服務的驗收、處理發(fā)票、支付貨款。這五個環(huán)節(jié)中每個都有其關鍵控制點。針對于此，筆者將結合 各個環(huán)節(jié)中存在的舞弊風險談一談付款業(yè)務預防的措施和方法。預防環(huán)節(jié)一：采購申請企業(yè)采購事項主要包括

2、：生產(chǎn)原材料采購、外協(xié)加工產(chǎn)品采購、設備采購、備品備件采購、工程 材料采購、各種服務如保險、水電氣、軟件、甚至外包項目。所有的采購申請都應當詳細地記錄備查，在 購買之前獲得相應管理層的批準。采購申請應當由申請批準人和采購執(zhí)行人之外的人提出。采購申請應當 包括必要的信息：采購內(nèi)容（如實物采購，需說明規(guī)格和數(shù)量等）、估計可接受的價格、采購原因、要求到貨日期等。如為特殊類型采購也應事先規(guī)定相應的審批鏈，例如項目性采購需項目組批準、危險品采購需 專業(yè)小組批準等。風險點1:可能進行未經(jīng)授權的、欺詐性的或不必要的采購?？刂拼胧菏孪纫?guī)定相應的審批權限，對特殊采購的范圍和審批人進行明確定義?？梢酝ㄟ^電子 審

3、批系統(tǒng)進行審批流程設定。如為手工審批，則應保留申請審批的原件，用于在采購和付款環(huán)節(jié)進行控制。風險點2:以緊急為由先采購后申請?？刂拼胧褐贫ňo急采購流程，減少事后采購。規(guī)定事后采購必須提交說明并經(jīng)過更高級別的審 批。將事后采購的比例作為對部門的考核項目之一，事后采購項目過多說明部門工作計劃未做好，也可能 是采購申請流程、采購流程過于拖沓。如果為后者，則應限制采購審批流程的審批時間，提高審批效率。風險點3:如果公司審批權限依據(jù)預計采購金額設定，則可能存在將同一事項分開申請以降低采購申請的審批級別的問題?？刂拼胧哼@種情況無有效的措施完全規(guī)避，但可以在制度中規(guī)定同一事項不得分開申請，可以 將違背該

4、事項納入員工誠信正直條款處理。采購處理環(huán)節(jié)對多個申請建立一個合同的情況進行控制。付款 審核環(huán)節(jié)對發(fā)票聯(lián)號情況進行控制。風險點4:超過審批金額的購買，或同一審批結果重復使用?？刂拼胧焊犊顚徍藭r需審驗采購申請單原件。如為同一申請分次采購，則有以下幾種方法：（1）可規(guī)定原件單獨保存，每次采購后在原件中注銷；（2）可規(guī)定采購申請單使用一次后即不可再用，剩余金額留在下次重新申請；（3）可以由申請人和采購員之外的人員對申請使用情況用表格進行跟蹤，付款審核 人員隨時可得到最新的剩余金額信息。第三種方法會帶來另外的風險，即如果付款審核由多個人員同時進 行，有可能發(fā)生某個付款審核人未及時更新申請金額使用信息，

5、使另外的審核人據(jù)以審核的信息非最新信 息。這種情況可以通過網(wǎng)上傳遞信息或規(guī)定嚴格的處罰措施來降低風險。預防環(huán)節(jié)二：合同建立采購部門應當根據(jù)批準的申請內(nèi)容，在滿足公司在質(zhì)量、價格、技術和服務方面的要求的前提， 通過公正和合乎道德規(guī)范的方式識別合適且最有效的供貨商，建立合同或協(xié)議等。采購程序應由申請采購、 付款處理之外的人員進行，目的是將價格的談判和貨物的驗收及發(fā)票的驗收職責分離。風險點1:可能發(fā)生未經(jīng)授權的采購。控制措施：規(guī)定可以不需經(jīng)采購部門尋價而直接采購報銷的事項，例如差旅費、政府性收費項目 等，清單之外的采購需求必須通過采購尋價流程。如部門建議不通過采購尋價流程則需要經(jīng)采購、財務和 公司管

6、理層的聯(lián)合批準。付款審核部門在審核付款時，對于應經(jīng)采購尋價的項目，應當審核發(fā)票是否與采頁腳內(nèi)容1研發(fā)績效管理實務 購批準的價格、數(shù)量相符；對于不需經(jīng)采購尋價的項目，應審核是否經(jīng)過批準。風險點2:申請部門限定品牌或單一供應商，致使公司不能夠獲得最優(yōu)產(chǎn)品或最優(yōu)價格。控制措施：對限定品牌或供應商的情況規(guī)定需書面說明并經(jīng)過更高級別的審批。限定品牌和供應 商只能由非采購人員進行。風險點3:采購人員未進行充分比價，可能得不到要求質(zhì)量的最優(yōu)惠價格。假如獲得了不正確的材 料或服務或得不到完善的技術，則可能產(chǎn)生額外的費用。由于不正確的材料或材料缺乏可用性，挑選的供 貨商可能不能在必要時交付材料或服務，導致日程中

7、斷或停工。控制措施：對采購報價輪次、比價方法、價格批準權限進行嚴格規(guī)定，如未按規(guī)定進行比價應提 交書面說明并由更高級別的采購經(jīng)理進行審批。風險點4:采購人員通過選擇業(yè)務能力差別較大的供應商等方法，使得比價結果或產(chǎn)品試驗結果只有一家供應商符合要求?？刂拼胧阂?guī)定如果結果只有一家供應商符合要求，應重新選擇供應商或應進行書面說明和特別 審批。風險點5:采購員和供應商之間的利益合謀?？刂拼胧簩Σ少?、財務等部門通過填寫利益沖突問卷、廉潔培訓、誠信正直承諾等形式進行道 德風險防范，并對員工違背誠信正直、職業(yè)道德的情況給予嚴格處理。預防環(huán)節(jié)三：貨物和服務的驗收控制的關鍵是將貨物和服務的驗收、發(fā)票的驗收與合

8、同建立職責分離，保證貨物按照合同要求驗 收。應當規(guī)定驗收人和驗收審批權限，一般是由使用部門來驗收。對于驗收合格的貨物或服務才可以安排 付款。風險點1:部門未按照合同要求驗收貨物?？刂拼胧阂?guī)定收貨需要的流程，提供由工程師等專業(yè)人員提供的驗收報告等，驗收報告應由高 級別的他人或獨立的他人審核批準。規(guī)定驗收規(guī)范，例如需先了解合同規(guī)定，根據(jù)合同的數(shù)量、質(zhì)量要求 驗收等。風險點2:驗收不及時或驗收信息未及時傳遞到發(fā)票處理部門。控制措施：可以通過 ERP系統(tǒng)來記錄驗收情況，避免重復驗收和重復付款。如不通過系統(tǒng)，可以 根據(jù)經(jīng)批準的驗收報告來付款。如供應商發(fā)票尚未開具而貨物或服務已接收，也應根據(jù)接收情況估價

9、入賬。風險點3:對質(zhì)保金收貨的控制。控制措施：對于工程或服務類合同經(jīng)常會規(guī)定質(zhì)保金條款，約定保留一定的工程尾款，一定期限 內(nèi)無質(zhì)量問題再支付尾款。對于尾款之外的款項，應當由使用部門按照合同要求驗收并出具驗收報告后安 排支付。如為固定資產(chǎn)，在主體驗收合格后，還應該按照合同金額進行預提，對質(zhì)保金單獨設立應付賬款 明細科目反映。質(zhì)保期到，驗收部門出具報告，通知財務支付質(zhì)保金（如質(zhì)保期內(nèi)無質(zhì)量問題）或不支付 （如有質(zhì)量問題）。財務應對每筆質(zhì)保金進行跟蹤，到期提醒使用部門提交報告。如確定不需支付質(zhì)保金， 還應調(diào)整固定資產(chǎn)的原值，相應重新計算折舊。預防環(huán)節(jié)四：處理發(fā)票 所有因采購貨物和勞務而收到的發(fā)票（包

10、括相關收貨單）都要及時和正確地處理。這些發(fā)票要由有關人員記入恰當?shù)臅嬁颇亢驼_的會計期間。因采購貨物和勞務而收到的發(fā)票應附有完整的支持文件/單據(jù)來證明貨物已經(jīng)收到、服務已經(jīng)提供和付款已經(jīng)批準。支持文件包括：已批準的采購定單、服務提供確認單（確認提供服務所用的時間和/或完成的工作內(nèi)容）、詳細記錄了收到的貨物/服務的內(nèi)容和數(shù)量的收貨單或者電子版記錄、詳細記錄了貨物 /服務驗收結果的文件。公司主管部門應負責審核付款申請中所列示的無采購定單、收貨單、原始發(fā)票或無相關憑證的支出的合理性。注：審批付款的人員不應負責實際付款操作。完整的支持文件（例如，收貨報告/服務確認單，頁腳內(nèi)容2研發(fā)績效管理實務采購定

11、單等）應附在履行付款的發(fā)票后，或者與發(fā)票相匹配。在批準付款前，要審核這些支持文件。這里 應注意：負責審核原始憑證的人員不應負責收貨、批準付款和進行付款。風險點1:在尚未收到貨物/服務時就借記應付賬款，可能發(fā)生未經(jīng)批準的付款?？刂拼胧喊l(fā)票應附有經(jīng)批準的貨物或服務驗收證明才可以入賬和安排付款。應付賬款部門必須 和其它部門員工如采購、生產(chǎn)物流控制、工程、市場、人事等建立良好的溝通渠道以便及時解決問題。風險點2:發(fā)票未及時、正確地入賬，可能導致付款不及時，應付賬款或其它負責科目余額、相關 費用科目、存貨等的資產(chǎn)類科目余額不準確。不按期付款可能影響公司的信用等級評定，也會導致無法享 受供應商提供的現(xiàn)金

12、折扣。由于超過了發(fā)票的付款期，也可能會支付大額的費用和利息。控制措施：負責對賬的人員不應同時涉及編制會計分錄或者資金付款。應及時調(diào)查和解決供應商 就關于發(fā)票未付款和貨物或服務數(shù)量差異提出的疑問。及時審閱、調(diào)查和解決超期的、對應關系不恰當?shù)陌l(fā)票、采購定單和收貨記錄。收貨應同采購定單的明細或發(fā)票人工地或者自動地對應。要適時地對長期的未達收貨確認單、采 購定單或發(fā)票進行調(diào)查。應注意對收貨、采購定單和發(fā)票的核對、未決事項的跟蹤進行職責分工。每月進行應付賬款賬齡分析，對超過正常付款期限未支付的款項進行調(diào)查。還應及時和供應商對 賬查找未達賬項原因。風險點3:發(fā)票傳遞丟失，可能造成不能夠及時付款。增值稅發(fā)票

13、的超過法律規(guī)定期限還會造成進 項稅不能夠抵扣給公司帶來損失?？刂拼胧旱怯洸⑶邑撠熓栈貍鬟f出的用于審批的發(fā)票。最好由應付賬款部門統(tǒng)一接受供應商的發(fā)票并且登記后分發(fā)給相關部門審批。當供應商把發(fā)票直接寄給了其它部門審批時，收到發(fā)票的部門應負 責告知應付賬款部門及時記錄發(fā)票的業(yè)務。建立發(fā)票簽收流程，對于收到的發(fā)票應有回執(zhí)反饋供應商，便 于分清公司和供應商的責任。風險點4:發(fā)票重復錄入，導致虛計應付賬款重復付款。控制措施：比較好的方法是通過系統(tǒng)控制對于每個訂單只能進行一次操作。如為手工處理，對于 已經(jīng)處理的發(fā)票應該作標記，防止重復錄入發(fā)票。預防環(huán)節(jié)五：款項支付如果發(fā)票先計入應付賬款，應當根據(jù)合同約定安

14、排按時付款。如不需采購尋價而直接憑發(fā)票報銷 的事項，則應審核發(fā)票是否經(jīng)過批準。風險點1:重復付款。控制措施：對貨物和服務的所有付款，都必須附有收貨單、服務提供確認單或付款批準單。規(guī)定 發(fā)票批準、收貨單都必須是原件，則可有效防止重復付款。應注意，負責付款審核的人員不應同時負責收 貨、批準付款和付款。如果收貨單位和供應商串通可能性大，則可規(guī)定通過獨立的財務或采購部門對訂單 執(zhí)行情況進行控制來防范，還可以通過事后盤點、對賬等查出。如根據(jù)合同需要預付款項時，要審閱供應商對賬單中有無超額付款和異常付款。另外，還應該對應付賬款的負數(shù)余額進行分析。風險點2:付款金額錯誤。控制措施：在付款前，審核發(fā)票、貨物/

15、服務的驗收和采購定單，確保付款已獲得批準、貨物 /服務已收到、價格和數(shù)量準確無誤、在限額內(nèi)支出以及使用的會計科目正確無誤。付款前要保證原始憑證的完整無缺，沒有價格和數(shù)量上的差異。當發(fā)票超出了事先建立的采購定單的限額或超出其它標準時，要在付 款前上報和審查。在手工簽發(fā)支票或銀行轉賬付款前，付款批準人在批準付款以前，審核發(fā)票的完整性、明晰性和 準確性。應注意，負責簽字批準的人員不應同時負責收貨、單據(jù)核對、付款審計和資金付款。如果出現(xiàn)已經(jīng)退貨或索賠卻未及時入賬的情況，那么應付賬款就會虛增，同樣相關費用、存貨和 資產(chǎn)賬也會虛增?？梢酝ㄟ^從生產(chǎn)管理部門及時獲取退貨或索賠報表形式，在付款前將退貨或索賠均入

16、帳。 特別對于不再繼續(xù)提供服務的供應商，應在停止服務前嚴格審核。風險點3:付款信息錯誤，收款人信息等可能不正確?？刂拼胧航⒐绦畔?，由獨立于應付賬款批準、付款批準的人員進行信息維護。付款批準人應審核付款信息是否和信息庫相同。建立、更改供應商的代碼、名稱、地址、銀行賬號等信息時需有 來自供應商的證明。風險點4:付款時間提前或延后，造成現(xiàn)金折扣損失或公司信譽度受影響?？刂拼胧憾ㄆ趯顿~款進行賬齡分析，定期和供應商對賬可以部分避免，。如果涉及現(xiàn)金折扣較多，公司應建立確保在恰當時間取得供應商提供的提前付款折扣的程序，例如資金預算分析等?！緝?nèi)控建議】1 .當應付賬款明細出現(xiàn)借方余額時，要及時進行調(diào)查和處理。將待處理的借方余額按照規(guī)定的程 序記入資產(chǎn)類賬戶“余額在貸方的應付賬款”科目。2 .如應用系統(tǒng)，應定期審I應付賬款系統(tǒng)記錄/故障報告和安檢報告。3 .大額的貨物和服務采購要在相關發(fā)票和收貨文件所示的月份入賬?？稍诔绦蛭募幸?guī)定相關部門有責任預提記錄尚未傳遞給應付賬款部門的發(fā)票和由于收到貨物和勞務而產(chǎn)生的負債。4 .應建立流程保證正確維護應付賬款主文件的所