HT-QP-423-001文件和資料管理程序---定稿

1、重慶南岸海棠電器廠程序文件初版日期： 2007年2月28日文件和資料管理控制程序修改日期： 2012年5月1日編碼：HT-QP-423-01版次：A/1頁碼：第 9 頁 共 9 頁1 目的確保質(zhì)量管理體系的所有文件、資料均能保持其有效性和適用性，并且能夠安全有效地被管理與使用。2 適用范圍本程序適用于下列文件的管理：2.1 質(zhì)量體系手冊。2.2 質(zhì)量體系程序文件。2.3 作業(yè)指導(dǎo)書。2.4 手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定使用的各種表單。2.5 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的外來文件，包括引用（外來）的國際、國家、區(qū)域和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（工藝、技術(shù)文件）、合同以及相關(guān)的文件。3 定義3.1 受控文件：在使用過程

2、中隨時保持最新、有效的文件。具有制定、修訂、分發(fā)的記錄，其失效、廢止的文件由資料管理員依規(guī)定收回和銷毀，并隨時保持最新版本。文件的每一頁均加蓋紅色的“受控”印章。3.2 非受控文件：分發(fā)時不需確保是最新版本，廢止時無須收回及銷毀。文件上不需加蓋“受控”印章。3.3 外來文件3.3.1 受控外來文件：是組織從外部得來的文件資料（Outer File）， 包括：適用的法律、法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、原材料標(biāo)準(zhǔn)、原材料說明、圖樣樣本；顧客有關(guān)文件和資料；生產(chǎn)設(shè)備、設(shè)施的操作、維護(hù)、保養(yǎng)規(guī)程及說明等。接收部門需要對外來文件的適用性進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)后有適用性的加蓋“受控”印章。受控外來文件的分發(fā)、回收、銷毀等控制要

3、求與內(nèi)部受控文件相同。3.3.2 不受控外來文件：是組織從外部得來的文件資料，經(jīng)接收部門確認(rèn)沒有適用性的不需加蓋“受控”印章。資料管理室記錄保管部門及份數(shù)，無需回收、銷毀等記錄。3.4 質(zhì)量體系手冊：是公司建立和運行符合ISO/TS16949：2009要求的質(zhì)量體系，落實質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的指導(dǎo)性綱要。是質(zhì)量體系文件的第一層文件。3.5 質(zhì)量體系程序文件：是質(zhì)量體系手冊中所描述的管理重點的延伸和引用；是質(zhì)量體系文件的第二層文件；是描述質(zhì)量管理中各項重要的作業(yè)內(nèi)容的輸入、輸出及橫向接口的運作文件。這一類的作業(yè)通常為跨部門的作業(yè)。3.6 作業(yè)指導(dǎo)書及其他質(zhì)量文件：是質(zhì)量體系程序文件中的作業(yè)內(nèi)容的延

4、伸和引用；是質(zhì)量體系文件的第三層文件；是描述各職能部門內(nèi)部的某項作業(yè)的具體步聚、細(xì)節(jié)的動作文件。這一類的作業(yè)通常為單一部門性質(zhì)的作業(yè)。4 權(quán)責(zé)4.1 文件的制定、修訂文件類別編制/修訂會簽/審核批準(zhǔn)分發(fā)存檔保存方針目標(biāo)總經(jīng)理綜合部綜合部公司各部門質(zhì)量手冊管理者代表各部門總經(jīng)理綜合部綜合部公司各部門程序文件各部門相關(guān)部門負(fù)責(zé)人/管理者代表總經(jīng)理綜合部綜合部公司各部門記錄表單各部門管理人員各部門負(fù)責(zé)人綜合部綜合部相關(guān)部門技術(shù)(工藝)文件技術(shù)人員技術(shù)部負(fù)責(zé)人管理者代表綜合部綜合部技術(shù)部質(zhì)量（檢驗）文件質(zhì)檢人員品質(zhì)部負(fù)責(zé)人管理者代表綜合部綜合部品質(zhì)部公司其他內(nèi)部文件綜合部各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員管理者代

5、表綜合部綜合部公司各部門4.2 技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件和資料的編制、審批；負(fù)責(zé)相關(guān)外來資料的轉(zhuǎn)化（評審、轉(zhuǎn)化、保管）；負(fù)責(zé)行業(yè)、國家和國際標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)信息的跟蹤。4.3 品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量文件和資料的編制、審批；負(fù)責(zé)相關(guān)外來資料的轉(zhuǎn)化（評審、轉(zhuǎn)化、保管）；負(fù)責(zé)行業(yè)、國家和國際標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量信息的跟蹤。4.4 綜合部負(fù)責(zé)公司所有文件的登記、分發(fā)、存檔，和舊版、作廢文件的收回、銷毀；負(fù)責(zé)外來文件、資料的接收（登記、存檔）；負(fù)責(zé)對公司其他部門文件管理工作的監(jiān)督檢查。4.5 其他各部門負(fù)責(zé)建立部門發(fā)放、使用文件清單，并指定專人管理本部門文件資料；負(fù)責(zé)保管、保護(hù)在用文件；負(fù)責(zé)對舊版/作廢文件的收集與交回；負(fù)責(zé)對涉及產(chǎn)

6、品的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外部文件進(jìn)行收集，對適用性進(jìn)行確認(rèn)。5 作業(yè)程序 5.1文件的編碼規(guī)則5.1.1 第一層文件（質(zhì)量手冊）的編碼 HT-QM-XX 文件版本號 質(zhì)量手冊代碼 本企業(yè)代碼5.1.2 第二層文件（程序文件） HT-QP-XXX-XX 本文件為涉及該條款的第X份文件 該文件在TS16949中的條款號 程序文件代碼本企業(yè)代碼5.1.3 第三層文件（作業(yè)指導(dǎo)書/其它質(zhì)量文件/記錄表單） HT-WI（QD、QR）- XXX - XXX 流水號 該文件在TS16949中的條款號 類別代碼 本企業(yè)代碼5.1.5 外來文件 OF-xxx 順序號 接收部門代碼（如技術(shù)TD）外來文件代碼 5.2

7、 各部門代碼規(guī)定如下： 部門總經(jīng)理管理者代表質(zhì)量部生產(chǎn)部技術(shù)部采購部銷售部財務(wù)部綜合部顧客代表代碼GMMRQDMDTDPDSDFDPACR5.3 文件的版本與修改號（包括表單格式的版本）版本號：針對于一份文件而言，初始為A版，當(dāng)文件中某一頁修改號超過6或相關(guān)編制部門認(rèn)為需換版時，則依次換版為B、C、D同時，每一頁修改號回復(fù)到0；修改號：修改號針對于文件的每一頁而言，初始為0，當(dāng)某一頁換改時，則依次修訂為1、2、3,6。文件和資料的某一頁更改時，對于QM和QP文件，其封面修改號隨之改變。5.4 公司文件（體系文件）的制定、修訂流程流 程工作說明責(zé)任/配合部門使用表單1提出文件編制（修訂）申請根據(jù)

8、體系策劃或?qū)嶋H工作需要，提出編制（修訂）申請。修訂時應(yīng)同時提供需要更改的原始相關(guān)文件。申請部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。各相關(guān)部門/總經(jīng)理文件制定/修訂/廢止申請表2編制/審批各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)編制完成，待部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。文件制定（修訂）部門/總經(jīng)理3.審核、會簽、批準(zhǔn)按本文件3.1條執(zhí)行，同時必須向綜合部獲取該文件唯一編碼。文件或表格編制完成并獲得批準(zhǔn)后應(yīng)記入相應(yīng)的受控文件、表格清單中。文件制定（修訂）部門/綜合部受控文件、表格清單4確定發(fā)放范圍； 蓋章、發(fā)放（先回收舊版文件）并記錄4.1 以紙質(zhì)形式發(fā)放a.經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)行的文件,由文件編制/修訂人依據(jù)權(quán)責(zé)確定發(fā)放范

9、圍。b.綜合部依據(jù)發(fā)放范圍準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)姆輸?shù)，在首頁（正面、每份）加蓋紅色“受控”文件印章（部分文件需要每頁都加蓋紅色受控印章），分發(fā)各使用部門。分發(fā)時應(yīng)先回收舊版文件，同時在舊版文件上加蓋藍(lán)色“作廢”章。分發(fā)收回情況應(yīng)在文件資料發(fā)放/回收記錄表中予以記錄。c.文件接收人員對于文件遺失或毀損，統(tǒng)一向綜合部重新領(lǐng)取。4.2電子文檔存放于綜合部指定文件夾，與紙質(zhì)文檔均屬受控文件。文件制定（修訂）部門/綜合部文件資料發(fā)放/回收記錄表5確定展開范圍；蓋章、展開以電子文檔形式發(fā)放：經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)行的文件以電子文檔形式發(fā)放的，由綜合部在文件資料發(fā)放/回收記錄表備注欄進(jìn)行說明。原稿蓋“受控”印章存檔，電子版文件統(tǒng)一報

10、綜合部存入指定的文件夾內(nèi)。除經(jīng)特別授權(quán)的人員或總經(jīng)理允許以外，一律不準(zhǔn)擅自復(fù)制或打印（記錄空白表單除外），更不許隨意向外擴(kuò)散。電子文檔與紙質(zhì)文檔均屬受控文件。文件制定（修訂）部門/綜合部文件資料發(fā)放/回收記錄表6文件存檔 綜合部保存每一種文件的新舊版本各一套。舊版本文件的每一頁正面蓋藍(lán)色“作廢”印章并單獨管理便于追溯。電子文檔存放于公司綜合部指定的文件夾內(nèi)，屬于有效受控文件，與紙質(zhì)受控文件版本保持同步。各部門私自拷貝、打印的文件屬無效文件。5.5外來文件管理流程流 程工作說明責(zé)任/配合部門使用表單1外來文件的接收、確認(rèn)各相關(guān)部門收集、登記（紙質(zhì)和電子）外來文件。收到外來文件的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在五個

11、工作日內(nèi)確認(rèn)外來文件的適用性及文件分發(fā)部門。如果外來文件涉及技術(shù)資料更改時，技術(shù)部必須更改相關(guān)的文件。各相關(guān)部門外來文件清單2紙質(zhì)版登記發(fā)放 文件發(fā)放：a)綜合部根據(jù)具體需求情況將資料復(fù)印。b) 對文件進(jìn)行編號，登記發(fā)放。如有舊版資料應(yīng)先收回舊版資料并在舊版原件上加蓋藍(lán)色“作廢”章保存。文件接收部門/綜合部文件資料分發(fā)/收回記錄表 3電子版登記保存如有電子版本統(tǒng)一報綜合部將該資料放入指定文件夾內(nèi)。綜合部 4掃描、展開綜合部可根據(jù)需要對部分沒有電子版的技術(shù)資料掃描存放于公司指定的文件夾內(nèi)進(jìn)行保存。綜合部 5文件保存綜合部將資料分發(fā)或展開，相關(guān)部門妥善保存，原件由綜合部保存。各相關(guān)部門5.6 文件

12、的廢止、銷毀流 程工作說明責(zé)任/配合部門使用表單1文件廢止申請文件需要廢止時，由提出人填寫文件制定/修訂/廢止申請表。 相關(guān)部門文件制定/修訂/廢止申請表2審核、批準(zhǔn)經(jīng)提出部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，由原制定部門會同相關(guān)部門共同研討，在確定廢止后將文件制定/修訂/廢止申請表送權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)。相關(guān)部門文件制定/修訂/廢止申請表3資料管理員回收 資料員負(fù)責(zé)收回相關(guān)的廢止文件，對收回的失效文件，應(yīng)檢查數(shù)量與內(nèi)容的完整性，并在文件資料分發(fā)/收回記錄表上簽收。綜合部文件資料分發(fā)/收回記錄表4銷 毀資料員負(fù)責(zé)對收回的失效文件予以銷毀，綜合部保留各失效文件正本一份，并予保存期限到期后銷毀。綜合部5.7文件的復(fù)制、

13、借閱如有需要復(fù)制、借閱文件，應(yīng)由申請人統(tǒng)一到綜合部填寫文件借閱、復(fù)制登記表，綜合部對記錄表單按年整理歸檔。6. 過程指標(biāo)統(tǒng)計頻率責(zé)任部門6.1文件和資料受控率（100%）每年綜合部7 使用表單記錄編號記錄名稱保存期限保存地點HT-QR-PA-001部門使用文件清單2年綜合部HT-QR-PA-002文件制定/修訂/廢止申請表2年綜合部HT-QR-PA-003文件資料發(fā)放/回收記錄表2年綜合部HT-QR-PA-004文件借閱、復(fù)制登記表2年綜合部HT-QR-423-005外來文件清單2年綜合部HT-QR-423-006受控文件、表格清單2年綜合部8 相關(guān)支持性文件 無9 附件9.1 附件一：文件編

14、寫細(xì)則1 文件編寫的基本要求。1.1 符合性：應(yīng)符合并覆蓋所選標(biāo)準(zhǔn)條款(包括任何剪裁)的要求；1.2 可操作性：應(yīng)符合本公司的實際情況。具體的控制要求應(yīng)以滿足公司需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好；1.3 一致性：文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方。針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動。2 文件編寫的文字要求：2.1 語氣肯定，用詞準(zhǔn)確(避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語)；2.2 結(jié)構(gòu)清晰，文字簡明；2.3 格式統(tǒng)一，文風(fēng)一致，名稱統(tǒng)一。3 文件的通用內(nèi)容：3.1 文件名稱、文件編號、版本號、頁碼；3.2 編制、審核、批準(zhǔn)、新版發(fā)行日期；3.3 編制部門、初版發(fā)行日期；3.4 會簽人員；4 編排風(fēng)格序號規(guī)范項目規(guī)范風(fēng)格1QM、QP、WI正文字體12號、宋體、Times New Roman2QR正文字體12號、宋體、Times New Roman3QM、QP、WI、QR格式參見范例4正文中引用QM、QP、WI、QR用 予以約束5條目級別（頂格）+1+空二格+正文（頂格）+1.1+空二格+正文（頂格）+1.1.1+空二格+正文 (頂格)+1.1.1.1（空二格）+正文正文其余行頂格6無條目級別正文編排格式首行