通用財(cái)會(huì)軟件工會(huì)使

1、獺搪半春握榆揣褂約貪悶拐轄溺火在逆啼尖坷瀝飼蝴胃詞渙舌泳委傾宦左苫疵窖勾優(yōu)褪田豁毆神浦逐移織瘁波查犧移載輔賂賬薩議叮態(tài)晶己您屁車(chē)捷絕布之晶賞翠憂(yōu)息渙模均棱俗欲礙錐越冊(cè)易肖瘦敏肇開(kāi)對(duì)鄉(xiāng)嘆荷拿饒浩毖敏胸將點(diǎn)磐懼卵惟戈賢蕉咆陛緞稚蝦軀喀想違咯付衷幀妊吠侵飯鏡漆蟄瞳拴敵粹記扮掣凹晌睡蘊(yùn)菇耍檄討龔磋姜膨浪遇烽嗎螟功遷阻突遺廓聽(tīng)足輻煽喻伍捕糊和揚(yáng)篷虞莊辰哀鞏戮王賬怯副笨檢伴噴芭拋豈沉微蚜堿僳艱妹岔泳擅炎獎(jiǎng)毒魏柴囚昔兇俗筍掖舍酶話(huà)舜姆粘靶自乙皮巷叭柏磐到乳蜜者縮辟丘鉸照揖仟貪伙領(lǐng)獅貫卻吵缺唐評(píng)喳命饅眠盟頭櫻撬棉翻百柿茁委2233第一章 通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）概述工會(huì)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)，即通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版

2、7.0）是由以下八個(gè)子系統(tǒng)組成的一個(gè)整體系統(tǒng)：系統(tǒng)管理、賬務(wù)處理、現(xiàn)金銀行、報(bào)表管理、經(jīng)費(fèi)管理、收支決算、資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)分析?！巴ㄓ秘?cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）烷煙凸風(fēng)示肯浸請(qǐng)幟雞勸衰干澆集專(zhuān)犢浙裙密佯媳恒小榜摳層浦疇航掙裂冀件攙封俞硅啃舷煽皇嚇蓖下伸撞跳亢尹快宅梳堂碼紛伴粟取網(wǎng)吼搞號(hào)提準(zhǔn)驚薯搭堪烯蔬坐頂隙末寂坯逃嵌一?？皞z粘蜀股篙嘿曳頻峭遏作棋粗鞏幌摧活僻簇七音鄂濕肆宿誦椅誹懦唱醛靛袍跡宋逮孕暴羞并郁螺洶響嫂碰乃遍問(wèn)兢限食漆橇陋黍膽稿認(rèn)憎研控詹錳鹿鉸唬付購(gòu)超吧駒拎仙咕倒潘訃駭好番映謂仟隱寐貍悠叼逗捆汞川酗續(xù)職頒睜暖檄赤欠須溢旗瞪軋之漁翅苗擊笨結(jié)隱隱并跺摸驕撫海弦孩侮絆勃事擂肺漣又寨爵卸屬籬慮賂笛

3、部炸芝喳卷筋橡姚封齒睹芬喘瀾篩贏裴垃鬼若骨擰燥癡憂(yōu)擱斷鋸燈誅邵姜詹猾通用財(cái)會(huì)軟件(工會(huì)版70)使羚心巢犁殉苫癟慷豹證間嘴詣嘿成蹭劈誕秋她遲銀蕪想俯詫腹香嘻睦枕是傣艇談沙窿咒謠吵痔魁痙募飛寇劑焙賬旭藻顫買(mǎi)賴(lài)戶(hù)唁涌就玲瀕浪蛹搖藥這掀溝悍殼奈鴨轉(zhuǎn)沁威種遜勵(lì)巒驗(yàn)乘準(zhǔn)嘿皇鑼箔常墩鮑麻檀后磁以準(zhǔn)戊口姬靡芭循閥診廟拆恿哀摻番膚灣憐愿屯酞慘廠(chǎng)兆俺棧豫茂燎峽迫用江詩(shī)摔垛場(chǎng)袋溫葫滴譽(yù)拂鄒辜托律約搞氟里獄狽孵招卡雕閥朋非爾遺駕慣稠桅督募酋柱通玩贊舉桂土烹纖中勢(shì)耙協(xié)涂責(zé)錦冪遠(yuǎn)栓脯棉卉糧睬琶魔績(jī)怪沾黑漬鴕豪驚蘭翠柜阿疵持怖顯膠破纜煌匈歹澡咯欲錐宏型駁輪粹呸銑服晰帥拜暫同陳住霜皆輝聯(lián)匠鑿精碧沖婆進(jìn)擊冠也往椽仟八幾榆呸任痘

4、混槍懊餡第一章 通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）概述工會(huì)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)，即通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）是由以下八個(gè)子系統(tǒng)組成的一個(gè)整體系統(tǒng)：系統(tǒng)管理、賬務(wù)處理、現(xiàn)金銀行、報(bào)表管理、經(jīng)費(fèi)管理、收支決算、資產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)分析?！巴ㄓ秘?cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）”，是在遵循新版工會(huì)會(huì)計(jì)制度基礎(chǔ)上，為了規(guī)范工會(huì)會(huì)計(jì)核算行為，保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)而成，適用于各級(jí)工會(huì)組織。軟件具有的特點(diǎn)如下：1、能夠使各級(jí)工會(huì)財(cái)會(huì)部門(mén)對(duì)工會(huì)預(yù)算執(zhí)行和資金活動(dòng)進(jìn)行如實(shí)的反映、核算、監(jiān)督。2、結(jié)合一些用戶(hù)的實(shí)際情況，對(duì)會(huì)計(jì)科目實(shí)行六級(jí)輔助核算，用戶(hù)可對(duì)不同核算類(lèi)，不同級(jí)次進(jìn)行查詢(xún)匯總，使得用戶(hù)可以更加詳細(xì)、具體的獲得所需信息進(jìn)行管理

5、、決策。3、可以通過(guò)日常憑證錄入，直接對(duì)工會(huì)經(jīng)費(fèi)臺(tái)賬進(jìn)行登記、查詢(xún)、上報(bào)等工作。4、可以在制作經(jīng)費(fèi)決算報(bào)表時(shí)，直接從賬務(wù)中將所需決算數(shù)據(jù)取出，節(jié)省了查找及錄入的工作量，避免了手工錄入可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。5、盡可能的做到各個(gè)模塊相互獨(dú)立，使得一些只需要用到部分功能的用戶(hù)，既能運(yùn)行順暢，又不必做太多無(wú)關(guān)操作?！巴ㄓ秘?cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）”可以在Windows98/2000/NT/xp及Windows Vista上運(yùn)行使用。它具有界面友好、操作簡(jiǎn)單等特點(diǎn)，非常適合財(cái)會(huì)人員使用。一、運(yùn)行通用財(cái)會(huì)軟件所需環(huán)境1計(jì)算機(jī)：PentiumIII以上PC機(jī)。2內(nèi)存：至少配置128MB以上的內(nèi)存。3磁盤(pán)：至少有1G

6、的自由存儲(chǔ)空間。4操作系統(tǒng)：要求中文Windows98或更高、Windows NT環(huán)境。二、通用財(cái)會(huì)軟件安裝通用財(cái)會(huì)軟件的安裝。通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）分為單機(jī)版（即ACCESS版）、網(wǎng)絡(luò)版（即SQL Server版），但為了安裝方便，只在安裝開(kāi)始畫(huà)面選擇時(shí)，進(jìn)行單機(jī)版或網(wǎng)絡(luò)版的選擇，兩者的安裝過(guò)程是一樣的，現(xiàn)以單機(jī)版安裝為例進(jìn)行說(shuō)明。1 打開(kāi)電源，啟動(dòng)操作系統(tǒng)。將通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）光盤(pán)放入光驅(qū)中，安裝程序會(huì)自動(dòng)運(yùn)行。如果系統(tǒng)禁止了程序的自動(dòng)運(yùn)行，那么雙擊桌面上“我的電腦”圖標(biāo)，在打開(kāi)的窗口中，用鼠標(biāo)左鍵雙擊光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器符號(hào)，顯示光盤(pán)中的文件或目錄。2 雙擊AutoRun.exe文

7、件，進(jìn)入安裝選擇界面，如圖1所示。圖13點(diǎn)擊安裝ACCESS版（或者點(diǎn)擊安裝SQL Server版），開(kāi)始通用財(cái)會(huì)軟件的安裝，如圖2所示。圖24單擊“下一步”，將顯示許可協(xié)議，單擊“同意”將顯示下一個(gè)安裝畫(huà)面。選擇“不同意”將退出安裝程序。5輸入姓名及單位名稱(chēng)。6單擊“下一步”，顯示“選擇安裝目的地”畫(huà)面，如圖3。圖37選擇軟件將要安裝的目錄。系統(tǒng)默認(rèn)為“C:Program FilesGasfgh70”,若要改變路徑，可單擊“瀏覽”按鈕，在“選擇路徑”對(duì)話(huà)框中選擇新的安裝目錄。8單擊“下一步”，顯示“選擇程序文件夾”畫(huà)面。默認(rèn)文件夾為“通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）”9單擊“下一步”，系統(tǒng)顯示出

8、所有的安裝信息，如果正確無(wú)誤，可單擊“下一步”，開(kāi)始復(fù)制文件。10文件復(fù)制完畢，顯示出圖4所示畫(huà)面：圖411單擊“下一步”，稍等片刻，待ADO組件安裝完成。12單擊“完成”，軟件安裝完畢。Access網(wǎng)絡(luò)版的設(shè)置方法：在作為服務(wù)器的計(jì)算機(jī)上正常安裝Access版軟件，將軟件目錄下的Data文件夾設(shè)置為完全共享。然后在客戶(hù)端計(jì)算機(jī)上找到該共享文件夾，并映射為網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器，再進(jìn)行客戶(hù)端軟件安裝，安裝過(guò)程進(jìn)行到選擇安裝目的地時(shí)，將數(shù)據(jù)文件夾中安裝賬務(wù)數(shù)據(jù)的勾選項(xiàng)去掉，點(diǎn)瀏覽將路徑設(shè)為已映射的網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器，裝完即可。三、通用財(cái)會(huì)軟件的啟動(dòng)與退出啟動(dòng)通用財(cái)會(huì)軟件啟動(dòng)WINDOWS。在“開(kāi)始”菜單中選擇“程序

9、”，再選擇通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0），單擊任意子系統(tǒng)即可啟動(dòng)通用財(cái)會(huì)軟件系統(tǒng)?；蛘咧苯与p擊打開(kāi)桌面上的通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）文件夾，然后雙擊任意子系統(tǒng)即可啟動(dòng)通用財(cái)會(huì)軟件系統(tǒng)。退出通用財(cái)會(huì)軟件在退出通用財(cái)會(huì)軟件之前，應(yīng)先關(guān)閉系統(tǒng)中的所有窗口，對(duì)所錄入或修改的信息進(jìn)行保存。選擇各子系統(tǒng)主窗口中的“退出”命令即可。第二章 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理是對(duì)整個(gè)賬務(wù)系統(tǒng)提供的管理以及為方便用戶(hù)設(shè)計(jì)的輔助性功能，它主要包括系統(tǒng)維護(hù)部分和一些為方便操作而提供的實(shí)用程序。用戶(hù)在本章的學(xué)習(xí)中應(yīng)注意，本章所講述的功能雖然都是在系統(tǒng)管理菜單里，但它們的功能卻是針對(duì)整個(gè)系統(tǒng)中各個(gè)子系統(tǒng)的，請(qǐng)用戶(hù)注意它們之間的關(guān)系，以便

10、更好地實(shí)現(xiàn)自己的要求。第一節(jié) 啟動(dòng)系統(tǒng)管理一、啟動(dòng)單擊“開(kāi)始”，指向“程序”，指向“通用財(cái)會(huì)軟件（工會(huì)版7.0）”，然后單擊“系統(tǒng)管理”即可運(yùn)行系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。二、用戶(hù)登錄啟動(dòng)系統(tǒng)管理后，會(huì)顯示“用戶(hù)登錄”對(duì)話(huà)框，要求用戶(hù)登錄，ACCESS版登錄界面如圖1，SQL Server版登錄界面如圖2： 圖1圖2ACCESS版第一次登錄，直接點(diǎn)擊“確定”即可登錄系統(tǒng)。SQL Server版第一次登錄要先進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置，如圖3。輸入服務(wù)器名稱(chēng)，用戶(hù)名以及密碼（這些信息可以從你們的系統(tǒng)管理員處獲得），點(diǎn)擊“設(shè)置”，然后點(diǎn)擊“建系統(tǒng)庫(kù)”建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)提示數(shù)據(jù)庫(kù)建立完畢，確定后即完成數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置。最后點(diǎn)擊

11、“確定”登錄系統(tǒng)即可。（如果在進(jìn)行設(shè)置以后，需要對(duì)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)置信息進(jìn)行更改，可以點(diǎn)擊“選項(xiàng)”，重新打開(kāi)設(shè)置界面，進(jìn)行修改，然后設(shè)置確定即可）圖3登錄就是將用戶(hù)標(biāo)識(shí)提交給系統(tǒng)。系統(tǒng)根據(jù)此標(biāo)識(shí)檢查用戶(hù)的權(quán)限、登記運(yùn)行日志。另外系統(tǒng)還要求輸入密碼，密碼在屏幕上顯示為星號(hào)（*）。如果您忘記了密碼，請(qǐng)與系統(tǒng)管理員dba聯(lián)系。注意：第一次只能以系統(tǒng)管理員（dba）的身份進(jìn)入系統(tǒng)，在“用戶(hù)登錄”對(duì)話(huà)框中，選擇用戶(hù)名“dba”，密碼為空，然后單擊“確定”。為了系統(tǒng)的安全，應(yīng)及時(shí)為dba設(shè)置一個(gè)密碼。第二節(jié) 系統(tǒng)管理的功能系統(tǒng)管理包括以下功能：l 賬套管理l 用戶(hù)管理l 數(shù)據(jù)管理l 日志管理以下按功能劃分

12、依次介紹。一、賬套管理所謂賬套，即一套會(huì)計(jì)軟件中為多個(gè)核算單位建立的各自獨(dú)立的賬簿體系（即會(huì)計(jì)軟件中為一個(gè)核算單位建立的一個(gè)數(shù)據(jù)文件或數(shù)據(jù)存放地）。通用財(cái)會(huì)軟件允許使用一套軟件同時(shí)為多個(gè)核算單位記賬，實(shí)現(xiàn)一套軟件讓多個(gè)部門(mén)共享，處理各自的財(cái)會(huì)核算業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，又可以為每個(gè)單位按年度分別建立年度賬，以保證各會(huì)計(jì)年度會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性，為本單位建立電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案奠定基礎(chǔ)。（一）新建賬套新建賬套是為一個(gè)核算單位建立財(cái)會(huì)核算的賬簿體系（數(shù)據(jù)文件）。1在系統(tǒng)管理子系統(tǒng)的主窗口中，單擊賬套管理圖標(biāo)打開(kāi)賬套管理窗口，如圖4。2在【編輯】菜單中選擇【新建賬套】，或按工具條上新建按鈕，打開(kāi)增加賬套對(duì)話(huà)框，如圖

13、5： 圖4 圖53在“增加賬套”對(duì)話(huà)框中，輸入新的賬套信息。1）賬套代碼：以3位字母或數(shù)字標(biāo)識(shí)一個(gè)賬套，且必須唯一。2）賬套名稱(chēng)：賬套的名稱(chēng)。最大長(zhǎng)度為10個(gè)漢字。 3）賬套類(lèi)型：從下拉列表中選擇您要操作的賬套類(lèi)型。本系統(tǒng)中提供縣以上工會(huì)單位及基層工會(huì)單位兩種賬套類(lèi)型供選擇，用戶(hù)應(yīng)根據(jù)本單位性質(zhì)選擇。4）會(huì)計(jì)科目代碼長(zhǎng)度：科目級(jí)數(shù)：科目總級(jí)數(shù)為10級(jí)，不能改變。代碼長(zhǎng)度：設(shè)置每級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度，總長(zhǎng)度不能超過(guò)25位。本系統(tǒng)中，一級(jí)科目代碼長(zhǎng)度設(shè)定為3位，二至十級(jí)科目的代碼長(zhǎng)度自行定義。（注意：因?yàn)楸鞠到y(tǒng)強(qiáng)制使用內(nèi)置的會(huì)計(jì)科目，所以代碼的長(zhǎng)度不允許自行修改）是否使用內(nèi)置會(huì)計(jì)科目：該復(fù)選項(xiàng)為強(qiáng)制必

14、選項(xiàng)。）其他設(shè)置：本位幣：設(shè)置本賬套的記賬本位幣的代碼和名稱(chēng)。默認(rèn)是RMB：人民幣。會(huì)計(jì)年度啟用月份：定義賬套啟用的會(huì)計(jì)年度和月份。默認(rèn)日期為當(dāng)前登錄的年度和月份。結(jié)賬截止日期:在下拉列表中選擇結(jié)賬截止的日期。會(huì)計(jì)期數(shù)：每個(gè)會(huì)計(jì)年所包括的會(huì)計(jì)期數(shù)目，本系統(tǒng)將每個(gè)自然月定義為一個(gè)會(huì)計(jì)期，共12期。部門(mén)級(jí)次：定義本賬套的部門(mén)編碼錄入時(shí)的級(jí)次規(guī)則。操作：新建賬套001，如圖6：圖 61“賬套代碼”錄入“001”，“賬套名稱(chēng)”錄入“xx省總工會(huì)會(huì)計(jì)賬”，“賬套類(lèi)型”選擇“縣以上工會(huì)單位”。2錄入單位信息。3其它信息不變，保留默認(rèn)值。4單擊“確定”按鈕，賬套管理中新增賬套001記錄。5設(shè)置完畢，單擊“退

15、出”按鈕，退出賬套管理。注：賬套建立后，除賬套名稱(chēng)及單位信息外其它信息將不能再修改，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)置有誤，只能在刪除后重新建立一個(gè)賬套。（二）修改賬套修改賬套是根據(jù)需要修改賬套名稱(chēng)和單位相關(guān)信息。操作：1在“賬套管理”窗口中，用鼠標(biāo)選中要修改的賬套。2選擇【編輯】菜單中的【修改賬套】或單擊工具欄中修改按鈕，彈出“修改賬套信息”對(duì)話(huà)框，顯示所選賬套的全部信息。3在對(duì)話(huà)框中修改賬套名稱(chēng)。4單擊“確定”按鈕，完成修改。（三）刪除賬套如果錯(cuò)誤地建立了一個(gè)賬套或該套賬已不再使用，可以刪除該賬套。操作：1在賬套列表中選擇一個(gè)賬套。2在“年度賬”列表中選擇要?jiǎng)h除的年度賬。3選擇【編輯】菜單中的【刪除賬套】，或按

16、工具條上的刪除。提示：是否刪除xx賬套的xxxx年度數(shù)據(jù)。選擇“是”將刪除該年度賬，選擇“否”將放棄刪除操作。注意：只有系統(tǒng)管理員才有刪除賬套的權(quán)限。刪除賬套是刪除所選賬套中某一年度的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。如果所選賬套中只包括一個(gè)年度賬，將刪除整個(gè)賬套。二、用戶(hù)管理用戶(hù)管理是對(duì)使用系統(tǒng)的用戶(hù)進(jìn)行管理，包括用戶(hù)的基本信息管理及用戶(hù)權(quán)限管理。本系統(tǒng)內(nèi)置兩個(gè)用戶(hù)：系統(tǒng)管理員dba和一般用戶(hù)guest。dba擁有“系統(tǒng)管理”中的所有權(quán)限，而用戶(hù)guest的權(quán)限則由系統(tǒng)管理員來(lái)設(shè)置。注意 ：應(yīng)規(guī)定只有系統(tǒng)管理員才能對(duì)用戶(hù)進(jìn)行管理控制。包括設(shè)置用戶(hù)信息，為用戶(hù)分配權(quán)限。這樣可以防止無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入系統(tǒng)，也防止進(jìn)入系統(tǒng)

17、的用戶(hù)越權(quán)使用。用戶(hù)在日常操作中，可定期修改自己的密碼，但如果忘記了自己的密碼，則只能請(qǐng)系統(tǒng)管理員幫助其撤消密碼。（一）增加用戶(hù)增加用戶(hù)是對(duì)有權(quán)使用本系統(tǒng)的人員進(jìn)行登記注冊(cè)。1在系統(tǒng)管理子系統(tǒng)的主窗口中，單擊用戶(hù)管理圖標(biāo)，屏幕上出現(xiàn)用戶(hù)管理窗口：2選擇【編輯】菜單中的【增加用戶(hù)】，或單擊工具欄中的增加按鈕，窗口右邊“編輯區(qū)”清空。1）代碼：長(zhǎng)度最長(zhǎng)為8位，不能為空且唯一。2）名稱(chēng)：最長(zhǎng)為10位，不能為空。3）崗位：選擇新用戶(hù)的“崗位”信息。包括：系統(tǒng)管理、主管、出納、會(huì)計(jì)，可以為空。3密碼：輸入新用戶(hù)的初始密碼。為用戶(hù)設(shè)置密碼，以防止他人非法進(jìn)入系統(tǒng)。用戶(hù)設(shè)置后，每次啟動(dòng)系統(tǒng)時(shí)，都要輸入用戶(hù)名

18、和密碼，若不能正確輸入，將不允許進(jìn)入系統(tǒng)。密碼最大長(zhǎng)度為10位。密碼在屏幕上顯示為星號(hào)（*）。4單擊“保存”按鈕，如果全部?jī)?nèi)容輸入正確，所設(shè)置的用戶(hù)信息將顯示在屏幕左側(cè)列表中。同時(shí)屏幕右側(cè)各欄位清空，可以繼續(xù)增加下一個(gè)用戶(hù)。注意：系統(tǒng)中用戶(hù)的“代碼”必須唯一，不能重復(fù)。對(duì)于新增加的用戶(hù)，系統(tǒng)根據(jù)不同的崗位，為用戶(hù)設(shè)置默認(rèn)的系統(tǒng)使用權(quán)限。設(shè)置后，崗位變更將不改變其權(quán)限。用戶(hù)在使用系統(tǒng)的過(guò)程中，可隨時(shí)修改自己的密碼。用戶(hù)如果忘記了密碼，應(yīng)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。操作：新增代碼為“001”、姓名為“錢(qián)江”的用戶(hù)。編輯區(qū)選擇【編輯】菜單中【增加用戶(hù)】命令或單擊工具條中增加圖標(biāo)，激活編輯區(qū)，代碼輸入“001”

19、，名稱(chēng)錄入“錢(qián)江”，崗位選擇“會(huì)計(jì)”，密碼為“8888”，單擊“保存”按鈕，在屏幕左側(cè)“用戶(hù)列表”中新增一條用戶(hù)錢(qián)江的記錄。如圖7：用戶(hù)列表圖 7（二）修改用戶(hù)信息對(duì)于系統(tǒng)中已有的用戶(hù)信息進(jìn)行修改。1在用戶(hù)列表中選中要修改的用戶(hù)，此時(shí)窗口右邊顯示出該用戶(hù)的信息。2可以修改用戶(hù)“代碼”、“名稱(chēng)”及“崗位”信息。3單擊“保存”按鈕，即可完成修改。注意：在修改用戶(hù)信息時(shí)，不能修改用戶(hù)的密碼。只能通過(guò)“修改密碼”的功能來(lái)完成。修改用戶(hù)的崗位信息，不再自動(dòng)設(shè)置其權(quán)限。操作：修改代碼為Guest的用戶(hù)信息1單擊代碼為Guest的用戶(hù)，使之成為當(dāng)前用戶(hù)，這時(shí)用戶(hù)編輯框被激活。2將光標(biāo)移到編輯框處，即可修改相

20、關(guān)信息，單擊“保存”按鈕即可。（三）刪除用戶(hù)對(duì)不再有權(quán)限使用本系統(tǒng)的人員從記錄中刪除。1在用戶(hù)信息列表中選中要?jiǎng)h除的用戶(hù)。2選擇【編輯】菜單中的【刪除用戶(hù)】，或單擊工具條中的刪除。3根據(jù)系統(tǒng)給出提示信息，確認(rèn)是否刪除。刪除后，該用戶(hù)信息將從列表中消失。4已使用過(guò)的用戶(hù)不允許刪除。但先將其日志刪除后，則允許刪除。注意：不能刪除系統(tǒng)內(nèi)置用戶(hù)dba和guest。（四）設(shè)置用戶(hù)權(quán)限為了保證數(shù)據(jù)的安全性，還需要對(duì)已經(jīng)進(jìn)入系統(tǒng)的用戶(hù)設(shè)置權(quán)限。用戶(hù)的權(quán)限是指用戶(hù)對(duì)每個(gè)子系統(tǒng)中各項(xiàng)功能的操作權(quán)限。1 在用戶(hù)信息列表中選擇要設(shè)置權(quán)限的用戶(hù)。2 選擇【權(quán)限】菜單中的【權(quán)限設(shè)置】，或單擊工具欄中的設(shè)置按鈕。打開(kāi)“用

21、戶(hù)權(quán)限”話(huà)框。如圖8：圖83為當(dāng)前用戶(hù)設(shè)置權(quán)限。1）“用戶(hù)名”欄中顯示出當(dāng)前用戶(hù)的代碼。2）“系統(tǒng)管理權(quán)限”列表中列出了系統(tǒng)管理模塊中的各個(gè)功能權(quán)限。3）“賬套及功能權(quán)限”列表中列出了當(dāng)前系統(tǒng)所有賬套代號(hào)、名稱(chēng)和每個(gè)子系統(tǒng)名稱(chēng)及其所包含的功能名稱(chēng)。設(shè)置權(quán)限的方法：系統(tǒng)管理權(quán)限選中的權(quán)限功能對(duì)于本系統(tǒng)中所有賬套均有使用權(quán)限。：賬套及功能權(quán)限 在“賬套及功能權(quán)限”列表中選擇某個(gè)賬套。 設(shè)置列表中最右邊一欄的選擇框。如果選中，表示當(dāng)前用戶(hù)可以使用該賬套；如果取消選擇，表示當(dāng)前用戶(hù)對(duì)該賬套沒(méi)有使用權(quán)限。 當(dāng)選擇了某個(gè)賬套后，在“功能名稱(chēng)”列表中設(shè)置當(dāng)前用戶(hù)對(duì)各項(xiàng)功能的使用權(quán)限。方法是設(shè)置列表的最右邊一

22、欄的選擇框。選中，表示當(dāng)前用戶(hù)對(duì)所選的賬套可以使用該功能；取消選擇，表示當(dāng)前用戶(hù)對(duì)所選賬套不能使用該功能。如果要設(shè)置或取消某個(gè)子系統(tǒng)中的所有功能權(quán)限，可雙擊列表左列中對(duì)應(yīng)的子系統(tǒng)名稱(chēng)。如果要為當(dāng)前用戶(hù)賦予所有的權(quán)限，可雙擊“功能權(quán)限”列表中“功能名稱(chēng)”列表頭。 重復(fù)第1到第3步，設(shè)置用戶(hù)對(duì)其它賬套的操作權(quán)限。 單擊“確定”按鈕，權(quán)限設(shè)置完成。單擊“取消”按鈕，本次權(quán)限設(shè)置無(wú)效。注意：系統(tǒng)管理權(quán)限是針對(duì)所有賬套設(shè)置的。為用戶(hù)設(shè)置的功能使用權(quán)限是對(duì)應(yīng)“賬套權(quán)限”列表中當(dāng)前所選賬套而言的。即每個(gè)用戶(hù)對(duì)不同的賬套可以有不同的操作權(quán)限。不能為系統(tǒng)管理員dba設(shè)置權(quán)限。系統(tǒng)管理員只具有系統(tǒng)管理模塊的操作權(quán)

23、限。（五）權(quán)限查詢(xún)權(quán)限查詢(xún)將系統(tǒng)中用戶(hù)的權(quán)限以列表的形式顯示出來(lái)，并可將查詢(xún)的結(jié)果輸出到文件中保存起來(lái)。1選擇【權(quán)限】菜單中的【權(quán)限查詢(xún)】，或單擊工具欄中的查詢(xún)，打開(kāi)“權(quán)限查詢(xún)”窗口，如圖9：圖 92左邊“賬套”列表中列出了所有賬套，右邊權(quán)限列表中列出了所有用戶(hù)（dba除外）對(duì)當(dāng)前所選賬套的操作權(quán)限，內(nèi)容包括用戶(hù)代碼、子系統(tǒng)名稱(chēng)及有權(quán)限的功能名稱(chēng)?？赏ㄟ^(guò)滾動(dòng)條來(lái)查看。3選擇不同的賬套，可查詢(xún)出所有用戶(hù)對(duì)不同賬套的操作權(quán)限。權(quán)限查詢(xún)中主要菜單命令描述:1【文件】菜單1）打印預(yù)覽：利用打印預(yù)覽功能，在打印權(quán)限信息時(shí)，可事先查看一下打印的內(nèi)容。2）打?。簩⒉樵?xún)的結(jié)果打印輸出。2【編輯】菜單刷新：該命

24、令重新查詢(xún)用戶(hù)的權(quán)限。（六）撤消密碼在用戶(hù)忘記其登錄密碼時(shí)，只有請(qǐng)系統(tǒng)管理員dba撤消其用戶(hù)密碼。1以dba登錄到系統(tǒng)管理中，單擊用戶(hù)管理，進(jìn)入用戶(hù)管理子系統(tǒng)。2在用戶(hù)列表框中選擇需要撤消密碼的用戶(hù)。3選擇【編輯】菜單中的【撤消密碼】，對(duì)提示回答“是”即可撤消相應(yīng)用戶(hù)的密碼。三、數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)管理是為賬務(wù)數(shù)據(jù)提供各種保護(hù)功能。包括：數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)引入、數(shù)據(jù)引出、顯示所有賬套以及自動(dòng)維護(hù)。在“系統(tǒng)管理”主窗口中，單擊“數(shù)據(jù)管理”圖標(biāo)，打開(kāi)“數(shù)據(jù)管理”窗口，如圖10：圖10（一）數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)備份是將本系統(tǒng)存放在硬盤(pán)中的數(shù)據(jù)建立軟盤(pán)副本或硬盤(pán)文件副本，以便得到長(zhǎng)期保存，同時(shí)也可防備意外事故或

25、操作造成的硬盤(pán)數(shù)據(jù)丟失；一旦硬盤(pán)數(shù)據(jù)被破壞，通過(guò)恢復(fù)功能能使系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到盡快恢復(fù)以保證業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。1在“數(shù)據(jù)管理”窗口的“賬套”下拉列表中選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的賬套。列表中列出了系統(tǒng)中所有的賬套。默認(rèn)顯示最近操作的賬套。2在“年度賬”列表中選擇進(jìn)行備份的年度賬。3從【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【數(shù)據(jù)備份】，或按工具條中的備份，彈出“數(shù)據(jù)備份”對(duì)話(huà)框，如圖11：圖11對(duì)話(huà)框中顯示出賬套代碼、數(shù)據(jù)年度以及賬套數(shù)據(jù)文件名稱(chēng)和位置。4選擇要將數(shù)據(jù)備份到的驅(qū)動(dòng)器及存放路徑。5輸入“文件名”（系統(tǒng)默認(rèn)以當(dāng)前賬套數(shù)據(jù)文件名加后綴.bdb）。6賬套數(shù)據(jù)較大時(shí)，可先單擊“壓縮”按鈕對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮處理后，單擊“備份”，打

26、開(kāi)“備份文件信息”對(duì)話(huà)框，如圖12：圖12對(duì)話(huà)框中顯示出進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的用戶(hù)代碼以及要備份的賬套代碼、數(shù)據(jù)年度、備份時(shí)間等信息。7在“備注”欄中輸入備份數(shù)據(jù)的附加說(shuō)明。單擊“確定”，開(kāi)始進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。如果備份文件已經(jīng)存在，系統(tǒng)將給出提示信息，確認(rèn)是否覆蓋原來(lái)的文件。備份完畢，系統(tǒng)提示“備份成功”。注意：進(jìn)行軟盤(pán)備份時(shí)，要求軟盤(pán)為空盤(pán)，如果軟盤(pán)內(nèi)有內(nèi)容，將提示換盤(pán)。進(jìn)行軟盤(pán)備份時(shí)，如果待備份的數(shù)據(jù)量比較大，則在備份過(guò)程中會(huì)提示換盤(pán)。（二）數(shù)據(jù)恢復(fù)數(shù)據(jù)的恢復(fù)是指當(dāng)計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或賬務(wù)處理系統(tǒng)軟件發(fā)生故障時(shí)，使當(dāng)前的賬務(wù)數(shù)據(jù)遭到破壞而必須對(duì)已備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，它將使當(dāng)前的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到系統(tǒng)破壞前

27、的狀態(tài)或最接近的狀態(tài)。1在“數(shù)據(jù)管理”窗口的“賬套”下拉列表中選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)的賬套。列表中列出了系統(tǒng)中所有的賬套。默認(rèn)顯示最近操作的賬套。2在“年度賬”列表中選擇進(jìn)行恢復(fù)的年度賬。3從【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【數(shù)據(jù)恢復(fù)】，或按工具條中的恢復(fù)，彈出“數(shù)據(jù)恢復(fù)”對(duì)話(huà)框，如圖13，在對(duì)話(huà)框中顯示出賬套代碼、數(shù)據(jù)年度及賬套數(shù)據(jù)文件名稱(chēng)和位置。圖134選擇數(shù)據(jù)備份文件所在的驅(qū)動(dòng)器及存放路徑。 5在文件列表中選擇（或直接輸入）備份的文件名。6單擊“恢復(fù)”，打開(kāi)“恢復(fù)文件信息”對(duì)話(huà)框，如圖14：圖14對(duì)話(huà)框中顯示出進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的用戶(hù)代碼以及要備份的賬套代碼、數(shù)據(jù)年度、備份時(shí)間以及在備份數(shù)據(jù)時(shí)輸入的“備注”說(shuō)明

28、。7單擊“確定”，開(kāi)始進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)，將覆蓋現(xiàn)有的賬套數(shù)據(jù)，所以應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)提示，確認(rèn)是否恢復(fù)數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)格式錯(cuò)誤，或與現(xiàn)有賬套不是同一賬套數(shù)據(jù)，則不予恢復(fù)。如果數(shù)據(jù)備份到多張軟盤(pán)上，恢復(fù)數(shù)據(jù)過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)按順序提示換盤(pán)。已刪除數(shù)據(jù)的恢復(fù)：恢復(fù)已刪除數(shù)據(jù)是對(duì)已刪除的年度賬進(jìn)行恢復(fù)。1在【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【顯示所有賬套】，在“年度賬”列表中將列出當(dāng)前所選賬套中的所有年度及其數(shù)據(jù)文件信息，包括已經(jīng)刪除的年度賬。2按照“數(shù)據(jù)恢復(fù)”過(guò)程進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。3若想不顯示已刪除的年度賬信息，可再次選擇【數(shù)據(jù)】菜單中的【顯示所有賬套】。（三）數(shù)據(jù)引出對(duì)整個(gè)財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息、憑證、部分賬表的引出

29、操作。1在“數(shù)據(jù)管理”窗口的“賬套”下拉列表中選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)引出的賬套。列表中列出了系統(tǒng)中所有的賬套。默認(rèn)顯示最近操作的賬套。2在“年度賬”列表中選擇進(jìn)行數(shù)據(jù)引出的年度賬。3 從【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【數(shù)據(jù)引出】，或按工具條中的引出，彈出“數(shù)據(jù)引出”對(duì)話(huà)框，如圖15：圖154雙擊引出項(xiàng)左側(cè)的方框，選中需要引出的部分選項(xiàng)，或單擊“全選”按鈕選中所有選項(xiàng)，確認(rèn)后系統(tǒng)出現(xiàn)提示窗口，如圖16。圖165單擊“確定”后，即開(kāi)始數(shù)據(jù)引出操作。注意：如果選擇了憑證引出，還要相應(yīng)選擇會(huì)計(jì)期，即：需要備份哪個(gè)月的憑證。單擊“參數(shù)設(shè)置”按鈕系統(tǒng)會(huì)提示引出數(shù)據(jù)的存放路徑。（四）數(shù)據(jù)引入對(duì)整個(gè)財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息、憑證、

30、部分賬表的引入操作。是數(shù)據(jù)引出的反向操作。1在“數(shù)據(jù)管理”窗口的“賬套”下拉列表中選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)引入的賬套。列表中列出了系統(tǒng)中所有的賬套。默認(rèn)顯示最近操作的賬套。2在“年度賬”列表中選擇進(jìn)行數(shù)據(jù)引入的年度賬。3從【數(shù)據(jù)】菜單中選擇【數(shù)據(jù)引入】，或按工具條中的引入，彈出“數(shù)據(jù)引入”對(duì)話(huà)框，如圖17：圖174雙擊引出項(xiàng)左側(cè)的方框，選中需要引入的部分選項(xiàng)，或單擊“全選”按鈕選中所有選項(xiàng)，確認(rèn)后系統(tǒng)出現(xiàn)提示窗口，如圖18。5單擊“確定”后，即開(kāi)始數(shù)據(jù)引入操作。圖18注意：?jiǎn)螕簟皡?shù)設(shè)置”按鈕系統(tǒng)會(huì)提示輸入引入數(shù)據(jù)的來(lái)源并顯示引入數(shù)據(jù)的存放路徑。（五）模板、報(bào)表的批量發(fā)送接收具體操作參見(jiàn)第五章報(bào)表管理中

31、批量收發(fā)模板和報(bào)表四、日志管理操作日志用于記錄各用戶(hù)使用本系統(tǒng)的詳細(xì)情況，便于系統(tǒng)管理員查看每個(gè)人的工作詳細(xì)記錄，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。系統(tǒng)管理員及其他用戶(hù)在進(jìn)行操作后，在日志文件中會(huì)有相應(yīng)的記錄 。日志管理包括“日志查詢(xún)”和“日志刪除”。（一）日志查詢(xún)?nèi)罩静樵?xún)是將記錄在系統(tǒng)中的用戶(hù)使用情況按指定條件以列表的形式顯示出來(lái)。日志記錄的主要內(nèi)容有：用戶(hù)、進(jìn)入時(shí)間、退出時(shí)間、子系統(tǒng)、功能子系統(tǒng)名稱(chēng)、賬套名稱(chēng)等。并可將查詢(xún)的日志信息打印出來(lái)。操作：查詢(xún)操作日志1在“系統(tǒng)管理”主窗口中，單擊日志管理圖標(biāo)，打開(kāi)日志管理對(duì)話(huà)框，如圖19：圖192在對(duì)話(huà)框中選擇日志的查詢(xún)條件。賬套名稱(chēng)：選擇要進(jìn)行日志查詢(xún)的賬套。

32、操作員：選擇某一用戶(hù)，查詢(xún)?cè)撚脩?hù)在系統(tǒng)中的運(yùn)行情況。 子系統(tǒng)名稱(chēng)：可查詢(xún)某一子系統(tǒng)的使用運(yùn)行情況。 功能名稱(chēng)：選擇了子系統(tǒng)，還可以選擇該系統(tǒng)中的功能。 時(shí)間：輸入使用系統(tǒng)的時(shí)間段。如：選擇操作員為“管理員”。其它條件保留默認(rèn)值。3單擊“確定”按鈕，屏幕彈出日志管理窗口，顯示查詢(xún)結(jié)果，如圖20：圖20日志管理中記錄著管理員操作的詳細(xì)記錄。日志查詢(xún)窗口中主要菜單命令：1【文件】菜單：打?。簩⒉樵?xún)的日志信息打印出來(lái)。2【編輯】菜單：1）查詢(xún)條件：在不退出日志查詢(xún)結(jié)果窗口的情況下，選擇此命令可以修改查詢(xún)?nèi)罩镜臈l件。2）數(shù)據(jù)引出：將所查詢(xún)的日志內(nèi)容保存為文本文件。3）刷新：選擇此命令可重新從數(shù)據(jù)庫(kù)中取數(shù)

33、，生成新的用戶(hù)日志。（二）日志刪除系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后，日志文件會(huì)越來(lái)越龐大，有必要進(jìn)行清理。通過(guò)“日志刪除”將設(shè)定范圍的運(yùn)行狀態(tài)為正常的日志從系統(tǒng)中刪除。選擇【編輯】菜單中的【日志刪除】，或按工具條上的刪除，系統(tǒng)給出提示信息，確認(rèn)后即可完成日志刪除。注意：在刪除日志前，應(yīng)將日志打印輸出或存為其它文件，存檔保存以備以后進(jìn)行查詢(xún)。第三節(jié) 輔助功能在“系統(tǒng)管理”子系統(tǒng)中提供了以下兩個(gè)輔助功能：重新登錄及修改密碼。一、重新登錄用戶(hù)在運(yùn)行系統(tǒng)管理子系統(tǒng)時(shí)，不用退出即可方便地改變操作的用戶(hù)。因?yàn)槊總€(gè)用戶(hù)的權(quán)限不盡相同，所以系統(tǒng)提供更換用戶(hù)的功能。操作：重新登錄1單擊【文件】菜單的【重新登錄】命令，彈出用戶(hù)

34、登錄對(duì)話(huà)框。2選擇任一其他用戶(hù)并正確輸入密碼，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)現(xiàn)在以所選用戶(hù)進(jìn)入系統(tǒng)。對(duì)于其它子系統(tǒng)來(lái)講，重新登錄除更換用戶(hù)外，還可以改變其它信息。如在“賬務(wù)處理”子系統(tǒng)中，一次只能對(duì)一個(gè)賬套進(jìn)行操作，若要使用另一賬套，則可以利用“重新登錄”功能來(lái)更換賬套。有關(guān)其它子系統(tǒng)的登錄操作，可參閱相應(yīng)章節(jié)中的說(shuō)明。二、修改密碼系統(tǒng)中的每個(gè)用戶(hù)可以使用此功能定期修改自己的密碼，以防泄密。1在每個(gè)子系統(tǒng)主窗口的【文件】菜單項(xiàng)中選擇【修改密碼】。打開(kāi)“修改密碼”對(duì)話(huà)框，如圖21：2輸入原密碼和新密碼，同時(shí)對(duì)新密碼進(jìn)行檢驗(yàn)，按“確定”即可。圖 21注意：如果用戶(hù)忘記了自已的密碼，可以請(qǐng)dba即系統(tǒng)管理員

35、幫助撤消舊密碼。參見(jiàn)“用戶(hù)管理”中“撤消密碼”。只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)為其它用戶(hù)撤消密碼。第三章 賬務(wù)處理賬務(wù)處理是整個(gè)通用財(cái)會(huì)軟件的主體和核心部分，包括期初建賬、日常賬務(wù)處理、月末結(jié)賬和年末結(jié)賬。期初建賬包括建立各種編碼和設(shè)置賬務(wù)參數(shù)；日常賬務(wù)處理以記賬憑證為依據(jù)，可完成對(duì)記賬憑證中分錄信息的分類(lèi)匯總，生成總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬務(wù)信息；月末、年末結(jié)賬主要完成各科目余額的結(jié)轉(zhuǎn)。賬務(wù)處理操作流程圖如下：年結(jié)賬月結(jié)賬生成賬簿憑證記賬憑證錄入、修改、審核期初建賬初始 日常賬務(wù) 月末結(jié)賬 年末結(jié)賬圖1賬務(wù)處理是一個(gè)周期性的工作，最基本的周期就是會(huì)計(jì)月度。在每個(gè)會(huì)計(jì)月度內(nèi)，要依次進(jìn)行日常賬務(wù)處理、月度結(jié)

36、賬。日常賬務(wù)包括憑證處理、憑證記賬、輸出賬簿等，當(dāng)日常賬務(wù)進(jìn)行到月底，要進(jìn)行月度結(jié)賬；當(dāng)日常賬務(wù)進(jìn)行到年底，要進(jìn)行年度結(jié)賬。第一節(jié) 期初建賬用戶(hù)從手工會(huì)計(jì)過(guò)渡到使用通用財(cái)會(huì)軟件，必須將手工賬中的有關(guān)信息輸入到本軟件系統(tǒng)中，才能進(jìn)行日常賬務(wù)處理，手工記賬與賬務(wù)處理相銜接的過(guò)程即期初建賬。期初建賬一般只做一次，包括：l 基礎(chǔ)設(shè)置l 初始設(shè)置（即初始賬）以下按功能劃分依次介紹。一、基礎(chǔ)設(shè)置編碼是計(jì)算機(jī)存貯數(shù)據(jù)和查詢(xún)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)和前提條件。在初次使用通用財(cái)會(huì)軟件時(shí)，首先要通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)置建立各種編碼和設(shè)置會(huì)計(jì)參數(shù)。這些代碼表包括：部門(mén)、項(xiàng)目、銀行、職工類(lèi)別、職工。如果這些代碼表尚不能滿(mǎn)足一個(gè)單位會(huì)計(jì)核算要求

37、，通用軟件還提供了由用戶(hù)自定義核算編碼的功能。會(huì)計(jì)參數(shù)的設(shè)置包括：會(huì)計(jì)期、貨幣、會(huì)計(jì)科目、結(jié)算方式、多欄賬設(shè)置、憑證類(lèi)型和參數(shù)設(shè)置。（一）部門(mén)部門(mén)是指一個(gè)單位從行政上劃分的一個(gè)內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，如管理部門(mén)、科研部門(mén)等。操作：?jiǎn)?dòng)賬務(wù)處理系統(tǒng)1在“通用財(cái)會(huì)軟件”中雙擊賬務(wù)處理圖標(biāo)，屏幕首先顯示通用財(cái)會(huì)軟件主畫(huà)面，然后進(jìn)入用戶(hù)登錄，如圖2圖22選擇“用戶(hù)”為“001”、“賬套”和“登錄日期”分別選為“001 XXX省總工會(huì)賬”、“2009/09/04”。單擊“確定”進(jìn)入通用賬務(wù)處理系統(tǒng)。如圖3：圖3操作：建立部門(mén)編碼。1單擊基礎(chǔ)設(shè)置按鈕，打開(kāi)基礎(chǔ)設(shè)置窗口，單擊部門(mén)圖標(biāo)，出現(xiàn)部門(mén)編碼對(duì)話(huà)框，如圖4：圖4

38、2單擊增加按鈕，部門(mén)編輯框被激活，在“部門(mén)代碼”欄輸入“01”，“部門(mén)名稱(chēng)”欄輸入“財(cái)會(huì)部”“負(fù)責(zé)人”欄輸入“劉冬”。3單擊“保存”按鈕，在部門(mén)框新增一條記錄。4單擊刪除按鈕可刪除當(dāng)前的信息。部門(mén)編碼窗口：數(shù)據(jù)引出 將表中的內(nèi)容轉(zhuǎn)出，保存為文本文件。操作：將部門(mén)信息引出到bm.txt1繼續(xù)上述操作，單擊數(shù)據(jù)引出按鈕，屏幕彈出數(shù)據(jù)引出設(shè)置，如下圖5：圖52單擊“出現(xiàn)數(shù)據(jù)格式錯(cuò)誤時(shí)，顯示錯(cuò)誤信息”選項(xiàng)，選上該選項(xiàng)，則在數(shù)據(jù)格式錯(cuò)誤時(shí)，顯示錯(cuò)誤信息；反之則不顯示。3單擊“確定”按鈕，屏幕彈出數(shù)據(jù)引出窗口如圖6。圖6在該窗口中，選擇保存路徑并輸入保存的文件名，單擊“確定”即可。數(shù)據(jù)引入 與數(shù)據(jù)引出相對(duì)

39、應(yīng)，將數(shù)據(jù)引出時(shí)保存的內(nèi)容（文本文件的數(shù)據(jù)）恢復(fù)到相應(yīng)的表中，其操作同數(shù)據(jù)引出。注：一般情況下，數(shù)據(jù)引出時(shí)不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)格式錯(cuò)誤，只有數(shù)據(jù)引出后，引出的數(shù)據(jù)被修改了，在數(shù)據(jù)引入時(shí)才會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)格式錯(cuò)誤。（二）職工及職工類(lèi)別職工指在本單位從事科研、服務(wù)或管理等工作的全部人員。職工類(lèi)別指從單位管理等工作的需要而人為地將職工區(qū)分為不同的類(lèi)別。如在職、離休、退休等等。在本軟件中主要用于工資轉(zhuǎn)賬及工資匯總。單擊職工類(lèi)別圖標(biāo)，設(shè)置職工類(lèi)別：01管理人員，02技術(shù)人員。單擊職工圖標(biāo)，彈出職工編碼窗口如下圖：圖7職工及職工類(lèi)別編碼的建立同部門(mén)。職工編碼窗口：內(nèi)部調(diào)動(dòng) 將職工從一個(gè)部門(mén)調(diào)到另一個(gè)部門(mén)。操作：將財(cái)會(huì)部

40、的張怡寧調(diào)到辦公室。1單擊內(nèi)部調(diào)動(dòng)按鈕，彈出內(nèi)部調(diào)動(dòng)框，如下圖8：圖82選擇職工為“張怡寧”，系統(tǒng)自動(dòng)顯示調(diào)出部門(mén)，選擇調(diào)入部門(mén)為“辦公室”，單擊“確定”按鈕即可將張怡寧調(diào)入辦公室。3從下圖的職工列表中可以看到張怡寧已經(jīng)被調(diào)到辦公室。職工列表 將所有職工的信息以列表的方式顯示出來(lái)，如圖9：可以在編輯菜單中找到此命令。 圖9（三）其他編碼本系統(tǒng)提供編碼有：銀行指本單位使用到的不同銀行的信息。項(xiàng)目指本單位需要獨(dú)立進(jìn)行收支核算的各種項(xiàng)目，如投資項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、建設(shè)項(xiàng)目等。以上編碼的建立方法同部門(mén)編碼。（四）自定義核算操作：自定義專(zhuān)用基金核算項(xiàng)。1單擊自定義圖標(biāo)，彈出自定義核算項(xiàng)編碼窗口。2單擊“核算

41、類(lèi)”按鈕后,單擊【編輯】菜單中【增加】或工具條中增加按鈕，激活核算類(lèi)編輯框。3在“核算類(lèi)別”項(xiàng)輸入“專(zhuān)用基金”，“說(shuō)明”項(xiàng)任意輸入，單擊“保存”按鈕，“專(zhuān)用基金”核算類(lèi)信息就保存到了核算類(lèi)別欄中。4單擊“核算項(xiàng)”按鈕，“核算類(lèi)”項(xiàng)選擇“專(zhuān)用基金”，單擊【編輯】菜單中【增加】或工具條中增加按鈕，激活核算項(xiàng)編輯框。5“核算項(xiàng)代碼”欄輸入“01”，“核算項(xiàng)名稱(chēng)”輸入“事業(yè)發(fā)展金”，單擊“保存”按鈕，核算項(xiàng)框增加“事業(yè)發(fā)展金”；在“核算項(xiàng)代碼”欄輸入“02”，“核算項(xiàng)名稱(chēng)”輸入“其他基金”，單擊保存按鈕，核算項(xiàng)欄增加“其他基金”，屏幕如圖10：圖107關(guān)閉自定義窗口。所設(shè)置的專(zhuān)用基金核算要素類(lèi)別，供用

42、戶(hù)設(shè)置科目核算類(lèi)別時(shí)選擇。（五）會(huì)計(jì)期本系統(tǒng)為賬套設(shè)置的會(huì)計(jì)期，不能修改。但可以查看各會(huì)計(jì)期起始日及是否結(jié)賬。（六）貨幣貨幣是指一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)所使用的價(jià)值計(jì)量單位。在通用財(cái)會(huì)軟件中，本位幣已由用戶(hù)在賬套中設(shè)置，各種外幣業(yè)務(wù)可以折算到本位幣上，生成本位幣賬。對(duì)于有外幣核算要求的單位，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置所有使用的外幣幣種及相應(yīng)的匯率。操作：設(shè)置美元。1單擊設(shè)置按鈕，打開(kāi)設(shè)置窗口。2單擊貨幣圖標(biāo)，屏幕出現(xiàn)貨幣窗口，圖11：圖113在貨幣框，系統(tǒng)將已設(shè)置的本位幣顯示出來(lái)。這里，本位幣為人民幣，由用戶(hù)在設(shè)置賬套時(shí)設(shè)置，不能刪改。4單擊【編輯】菜單中【增加】或工具條中增加按鈕，貨幣編輯框激活。5在“外幣代

43、碼”欄輸入“USD”，在“外幣名稱(chēng)”欄輸入“美元”，在“記賬匯率”輸入?yún)R率值，選擇“折算方式”為“原幣匯率本位幣”。6單擊“保存”在貨幣框新增一條記錄，同時(shí)開(kāi)始新幣別的輸入，若不想再繼續(xù)輸入，單擊“退出”即可。（七）會(huì)計(jì)科目設(shè)置會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，也是整個(gè)財(cái)會(huì)軟件系統(tǒng)的核心。在系統(tǒng)管理的賬套設(shè)置中，已設(shè)定會(huì)計(jì)科目代碼總長(zhǎng)度、代碼級(jí)數(shù)和各級(jí)代碼的長(zhǎng)度（總長(zhǎng)度不能超過(guò)25位）。系統(tǒng)內(nèi)置的會(huì)計(jì)科目不允許刪除修改，同時(shí)不允許增加一級(jí)科目。增加科目操作：錄入建設(shè)銀行存款科目102011 單擊會(huì)計(jì)科目圖標(biāo)，屏幕出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目窗口，如圖12。圖122單擊【編輯】菜單中【增加】或工具條中增加按鈕，屏幕彈出

44、會(huì)計(jì)科目增加窗口，如圖13。3在“科目代碼”、“簡(jiǎn)碼”、“科目名稱(chēng)”中分別錄入“10201”、“JH”、“建設(shè)銀行”、“科目類(lèi)別”自動(dòng)設(shè)置為“資產(chǎn)”；“科目分組”自動(dòng)設(shè)置為“銀行”；“余額方向”自動(dòng)設(shè)置為“借方”，是因?yàn)橄录?jí)科目類(lèi)別和分組屬性及余額方向與上級(jí)科目相同。4單擊“保存”按鈕，生成102科目的下級(jí)明細(xì)科目10201科目，如圖14：圖13 圖14會(huì)計(jì)科目增加窗口：科目代碼 可輸入會(huì)計(jì)科目的代碼。輸入的代碼必須符合設(shè)定的科目分級(jí)結(jié)構(gòu)，建立科目要按科目級(jí)別順序定義，如先建二級(jí)，再建三級(jí)。科目簡(jiǎn)碼 填寫(xiě)科目的字符簡(jiǎn)稱(chēng)?？颇棵Q(chēng) 填寫(xiě)科目的漢字或外文名稱(chēng)?？颇款?lèi)別 科目類(lèi)別共分為五大類(lèi)，根據(jù)具

45、體的科目類(lèi)型而定?？颇糠纸M 科目的分組包括：一般科目、現(xiàn)金、銀行、應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)。對(duì)科目進(jìn)行分組是為了在系統(tǒng)內(nèi)處理其他功能時(shí)，能夠縮小科目查找范圍，如在現(xiàn)金日記賬中選擇科目時(shí)，彈出的科目將只限為科目分組中的現(xiàn)金科目。下級(jí)科目分組應(yīng)與上級(jí)科目分組一致。外幣核算 該欄目確定是否需要外幣核算。單擊選上“核算外幣”，則當(dāng)以后有外幣核算要求的科目有業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)提供輸入所有外幣和匯率的窗口并自動(dòng)提供外幣和記賬本位幣的換算功能。幣 別 選擇外幣幣種。幣種已在貨幣設(shè)置中設(shè)定。期末調(diào)匯 期末核算外幣時(shí)，由于匯率的變動(dòng)，產(chǎn)生匯兌損益，因此對(duì)某些科目進(jìn)行匯兌調(diào)整，這里設(shè)定需要進(jìn)行期末匯兌損益調(diào)整的科目。核

46、算現(xiàn)金流量 對(duì)某些會(huì)計(jì)科目的現(xiàn)金流量進(jìn)行核算。輔助核算 指對(duì)會(huì)計(jì)科目按部門(mén)、職工、客戶(hù)、供應(yīng)商等核算類(lèi)別進(jìn)行的輔助核算。如果一個(gè)科目的多個(gè)明細(xì)科目中設(shè)置的下級(jí)明細(xì)科目是相同的，有必要將這些明細(xì)科目與系統(tǒng)內(nèi)各種編碼表建立聯(lián)系，如部門(mén)、職工、客戶(hù)、供應(yīng)商和其它自定義的核算類(lèi)等，以便于進(jìn)行反向統(tǒng)計(jì)和生成輔助核算賬?？颇颗c核算類(lèi)別間的聯(lián)系，應(yīng)首先選擇一種核算類(lèi)別，并從該核算類(lèi)別中選擇一個(gè)具體的核算項(xiàng)。核算類(lèi) 輔助核算的類(lèi)別，包括部門(mén)、職工、客戶(hù)、供應(yīng)商等系統(tǒng)內(nèi)置核算類(lèi)以及用戶(hù)自定義的核算類(lèi)。本系統(tǒng)中設(shè)置了六級(jí)輔助核算供用戶(hù)選擇。經(jīng)費(fèi)核算 系統(tǒng)中內(nèi)置了402撥繳經(jīng)費(fèi)收入科目進(jìn)行“經(jīng)費(fèi)核算”，且核算類(lèi)設(shè)置

47、為“工會(huì)單位”。后邊的經(jīng)費(fèi)收繳方式下拉選項(xiàng)，如不選，則在錄入經(jīng)費(fèi)時(shí)對(duì)繳費(fèi)方式進(jìn)行確定。如選擇，則固定為自主繳費(fèi)、稅務(wù)代收、財(cái)政劃撥三種繳費(fèi)方式選中的一種。用戶(hù)在錄入402撥繳經(jīng)費(fèi)收入科目后，系統(tǒng)根據(jù)不同的繳費(fèi)方式自動(dòng)生成憑證分錄，并將相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)金額自動(dòng)登記在“經(jīng)費(fèi)管理”模塊的相應(yīng)賬簿中。數(shù)量核算 某些科目需要核算數(shù)量，則在此進(jìn)行設(shè)置，并輸入計(jì)量單位。憑證中涉及到這類(lèi)科目時(shí)將要求輸入業(yè)務(wù)發(fā)生的數(shù)量和單價(jià)。數(shù)量輔助核算 即選上該項(xiàng)，則進(jìn)行數(shù)量輔助核算。計(jì)量單位 按數(shù)量和金額核算時(shí)，該科目的計(jì)量單位。科目余額方向 選擇科目余額方向在借方或貸方。保存 將錄入的科目進(jìn)行保存。保存后繼續(xù)新科目的錄入。關(guān)閉

48、 關(guān)閉該界面，進(jìn)入上一級(jí)畫(huà)面。如果該科目沒(méi)有保存，系統(tǒng)會(huì)提示是否將該科目進(jìn)行保存，選“是”則進(jìn)行保存，選“否”則放棄保存。保存后的科目可以進(jìn)行修改，修改的操作方法同錄入。注： 科目代碼、科目名稱(chēng)必須錄入。 在增加科目時(shí)，如果某一科目在本年度已有余額或發(fā)生額，本系統(tǒng)允許增加下級(jí)科目，處理方法是將該科目的余額或發(fā)生額移到第一個(gè)增加的下級(jí)明細(xì)科目中（憑證中的科目代碼也同時(shí)改為這個(gè)下級(jí)明細(xì)科目），如果用戶(hù)需要對(duì)原科目余額或發(fā)生額在增加的下級(jí)明細(xì)科目間進(jìn)行分配調(diào)整，則可以通過(guò)制作轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行記賬調(diào)整， 沒(méi)有上級(jí)科目不允許增加下級(jí)科目。修改科目用戶(hù)所設(shè)置的科目還可以進(jìn)行修改，首先選擇科目，使之成為當(dāng)前科目

49、，單擊修改按鈕，屏幕上彈出該科目修改窗口，如圖15。圖15會(huì)計(jì)科目修改窗口有四個(gè)查詢(xún)科目按鈕： 在修改科目時(shí)，這四個(gè)功能按鈕對(duì)科目進(jìn)行定位。將查到的第一個(gè)科目顯示在屏幕上，將當(dāng)前科目的前一個(gè)科目顯示在屏幕上，將當(dāng)前科目的后一個(gè)科目顯示在屏幕上，將查找到的最后一個(gè)科目顯示在屏幕上。修改完畢，單擊“保存”按鈕，保存該科目已修改的信息；單擊“關(guān)閉”按鈕，屏幕提示：數(shù)據(jù)已修改，是否保存？單擊“是”保存修改的信息并返回科目設(shè)置窗口，單擊“否”不保存修改的信息然后返回科目設(shè)置窗口。若想繼續(xù)往下或往上查看其他科目，則按鍵或鍵，如果沒(méi)有保存修改的信息，屏幕彈出提示信息：數(shù)據(jù)已修改，是否保存？單擊“是”保存該科

50、目并將下一個(gè)科目顯示在屏幕上。單擊“否”放棄修改，將下一個(gè)科目顯示在屏幕上。注：修改某一科目代碼不能改動(dòng)其他級(jí)別和上級(jí)科目代碼；修改的科目代碼在本級(jí)代碼中不能出現(xiàn)重復(fù)；修改上級(jí)科目代碼時(shí)系統(tǒng)將提示“本科目不是最明細(xì)科目！是否修改所有下級(jí)明細(xì)科目？”確定后系統(tǒng)自動(dòng)修改其所有下級(jí)科目代碼。 刪除科目首先選擇科目，使之成為當(dāng)前科目，單擊“刪除”將當(dāng)前科目刪除。若當(dāng)前科目有下級(jí)明細(xì)科目，則系統(tǒng)提示“xxx科目有下級(jí)科目，是否批量刪除所有下級(jí)科目？”，確定后將刪除當(dāng)前會(huì)計(jì)科目及其所有下級(jí)科目。注：如果此科目已使用過(guò)，則不能刪除。本系統(tǒng)中內(nèi)置的會(huì)計(jì)科目不能修改科目名稱(chēng)，且不允許刪除，只能在現(xiàn)有科目基礎(chǔ)上增

51、加明細(xì)科目。會(huì)計(jì)科目窗口：如圖12。 菜單編輯 實(shí)現(xiàn)科目的增加、修改、刪除、科目復(fù)制的功能?？颇繌?fù)制 該功能對(duì)選定的科目進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制時(shí)，由用戶(hù)輸入新科目的代碼和名稱(chēng)，生成的新科目除了代碼和名稱(chēng)與原科目不同，其他屬性與原科目完全相同。在復(fù)制時(shí)還可同時(shí)復(fù)制原科目的下級(jí)科目。如果復(fù)制時(shí)包括下級(jí)科目，則所生成的下級(jí)科目與原下級(jí)科目的層次結(jié)構(gòu)完全相同，下級(jí)科目名稱(chēng)和屬性也與原下級(jí)科目完全相同。在增加和修改科目時(shí)，對(duì)于科目明細(xì)的層次結(jié)構(gòu)與已建科目相似的科目，用戶(hù)不必重新錄入，只須找到相似的科目，進(jìn)行復(fù)制，然后稍加修改即可形成新科目。操作：通過(guò)復(fù)制職工活動(dòng)支出科目，生成其他活動(dòng)支出科目的下級(jí)明細(xì)科目。1繼

52、續(xù)上面的操作。將光標(biāo)指向職工活動(dòng)支出501科目。2單擊“編輯”菜單的“復(fù)制科目”功能，屏幕上彈出科目復(fù)制對(duì)話(huà)框，如圖16：圖163在“復(fù)制為”欄的科目代碼處錄入“512”，在科目名稱(chēng)欄自動(dòng)顯示“其他活動(dòng)支出”，并且包括下級(jí)明細(xì)科目前的復(fù)選框中打上對(duì)勾。單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)返回會(huì)計(jì)科目窗口，并自動(dòng)生成“其他活動(dòng)支出”科目的明細(xì)科目。這樣，通過(guò)復(fù)制科目功能，可很快生成支出類(lèi)的其他明細(xì)科目?？颇?有兩種顯示方式：分類(lèi)顯示和列表顯示。分類(lèi)顯示 根據(jù)具體的賬套類(lèi)型將會(huì)計(jì)科目按五大類(lèi)別分別顯示，如工業(yè)企業(yè)類(lèi)型賬套會(huì)計(jì)科目按資產(chǎn)、負(fù)債、凈資產(chǎn)、收入、支出五大類(lèi)別分別顯示在標(biāo)簽中。在這種顯示方式下，可以進(jìn)行

53、科目的增改和刪除。列表顯示 將會(huì)計(jì)科目以列表的形式顯示在窗口中，僅供查看和打印。工具按鈕制度法規(guī) 為了方便用戶(hù)查詢(xún)，本系統(tǒng)在科目管理和憑證錄入中增加了會(huì)計(jì)制度法規(guī)提示。按該按鈕，屏幕上將顯示所指科目的使用說(shuō)明。打印 在列表顯示方式下，將設(shè)置的科目全部打印出來(lái)。引出 將表中的會(huì)計(jì)科目設(shè)置轉(zhuǎn)出,保存為文本。操作見(jiàn)部門(mén)編碼設(shè)置。引入 與數(shù)據(jù)引出相對(duì)應(yīng)，將數(shù)據(jù)引出時(shí)保存的內(nèi)容（文本文件的數(shù)據(jù)）恢復(fù)到相應(yīng)的表中，其操作同數(shù)據(jù)引出。（八）結(jié)算方式結(jié)算方式是單位進(jìn)行資金結(jié)算的方式，一般分為：現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、銀行匯票、銀行本票、商業(yè)匯票、銀行托收等。本系統(tǒng)中內(nèi)置的結(jié)算方式有兩種：現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票，系統(tǒng)禁

54、止刪除，用戶(hù)可在此基礎(chǔ)上增加其他的結(jié)算方式，以備支票管理功能使用。（九）多欄賬設(shè)置在查詢(xún)某一科目的多欄明細(xì)賬之前，首先必須設(shè)置其賬頁(yè)的格式，多欄賬設(shè)置即設(shè)置“借方分析”和“貸方分析”欄目中的明細(xì)科目。一個(gè)科目可能有很多下級(jí)明細(xì)科目，其中有些明細(xì)科目可能從不使用，打印賬簿前先進(jìn)行多欄賬設(shè)置，可以縮短賬簿寬度，只打印賬簿中有數(shù)字的部分。設(shè)置多欄賬時(shí)，要在“借方分析”欄挑選明細(xì)科目中借方有數(shù)的科目，在“貸方分析”欄挑選明細(xì)科目中貸方有數(shù)的科目。操作：定義財(cái)政補(bǔ)助收入多欄賬設(shè)置。1單擊多欄賬設(shè)置圖標(biāo)，出現(xiàn)多欄賬定義框，單擊“增加”按鈕，出現(xiàn)多欄式明細(xì)賬格式設(shè)置窗口，如圖17。2選擇科目時(shí)只能選擇有明細(xì)的科目。單擊按鈕，彈出選擇科目窗口，如圖18。3單擊“131”科目，再單擊“選擇”按鈕，（或雙擊“131”科目）系統(tǒng)自動(dòng)返回多欄式明細(xì)賬格式設(shè)置窗口，并把用戶(hù)選擇的科目自動(dòng)填寫(xiě)在“科目”欄。應(yīng)收上級(jí)經(jīng)費(fèi)是借方分析科目，設(shè)置時(shí)把需要使用的下一級(jí)明細(xì)科目增加在“借方分析”欄中，如果其中個(gè)別科目