公司文件管理制度(同名9089)

1、公司文件管理制度第一節(jié)總那么第一條 公司文件，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工 作的重要工具。第二條 公司文件，實行統(tǒng)一管理。文件的管理，要做到標準、準確、及時、安 全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。1. 各部門及各有關人員，對文件中涉及本公司應保密的事項，必須嚴守機密， 不可隨便向他人泄露。2. 文件保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人 員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打 近 J 印,閱完后由起草人收回歸檔。保密文 件由閱文人妥善保管，詳見?保密管理制度?。第三條 文件機密等級

2、，由發(fā)文單位的主管領導根據(jù)文件內(nèi)容確定。第四條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核部門領導、簽發(fā)公司領導打印、 發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第五條公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀。 第六條草擬文件應注意以下事項1. 內(nèi)容要符合公司制度。2. 反映情況要客觀，實事求是。3. 文字要準確、精煉，條理清楚，層次清楚，結(jié)構(gòu)緊密，用語標準。4. 人、地、名稱、引文及時間要具體、準確。第七條 各負責人閱、批文件應仔細認真，閱完后須簽名并注明日期，不得圈閱。 需要簽署具體意見的，要明確、具體。第八條公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應有存檔，并將文件原稿經(jīng)領導簽字審核 稿件連同正本二份存檔。

3、有領導指示的，還應附批復件。第九條 收文由行政人事部統(tǒng)一負責。行政人事部收文后，應先做好歸類、登記, 然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關領導閱示。閱示完畢后，由行政人事部收回歸檔。 第十條所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十一條 公司發(fā)文，一定要由行政人事部統(tǒng)一編號1. 以公司名義對外發(fā)文，一律 XXX字 XX年 X號；2. 公司總經(jīng)辦文，用總經(jīng)辦字年 XX號；3. 財務部發(fā)文，用財字年 X號；4. 工程部發(fā)文，用工字年 X號；5. 技術部發(fā)文，用技字年 X號；6. 營運部發(fā)文，用營字年 X號；7. 人事行政部發(fā)文，用人行字年 XX號;第十二條 紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、

4、決議、紀要、 任免等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。第二節(jié)文件起草收發(fā)規(guī)定第十三條 公司的文件由行政人事部起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；公司 各部門的文件由各部門負責起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第十四條 文件簽發(fā)后，送行政人事部簽發(fā)的原件和電子版本件統(tǒng)一由其排 版、編號、打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章、上傳、 下發(fā)、流轉(zhuǎn)。第十五條 文件和原稿，由行政人事局部類歸檔，保存?zhèn)洳?。第十六條 屬于保密的文件，核稿人應該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。第十七條 文件統(tǒng)一由行政人事部負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記

5、清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。保密文件由專人 按核定的范圍報送。第十八條 外來的文件由行政人事部專人負責簽收，并分類登記。由行政人事總 監(jiān)提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。第十九條 傳閱文件由行政人事部專人負責收回，對領導指示的文件，行政人事 部及時組織傳達和落實。第三節(jié)收文的管理第二十條文件的簽收1. 凡來公司公啟文件除公司領導訂啟的外均由公司行政人事部登記簽收。在簽收和拆封時，行政人事部人員均需注意檢查封口和郵戳。 對開口和郵票撕毀 函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。2對上級機要部門發(fā)來的文

6、件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口'核定，并登記過失文件的文號。第二十一條文件的編號保管1行政人事部對上級來文拆封后應及時附上?文件處理傳閱單?，并分類登記 編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應 交行政人事部辦理正常手續(xù)。2. 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交行政人事部進行登記編號 保管，不得個人保存。第二十二條 文件的閱批與分轉(zhuǎn)1. 凡正式文件均需由行政人事總監(jiān)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政人事部 分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導或分管領導親自閱批后分送承 辦部門閱辦。為防止文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要

7、即閱即辦。2. 一般函、電、單據(jù)等，由行政人事部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的 文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3. 為加速文件運轉(zhuǎn)，行政人事部應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如 關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天特殊情 況例外。第二十三條文件的傳閱與催辦。1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有 密級的文件帶回家或公 共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2閱讀文件應抓緊時間，應盡量當天閱完，閱批文件一般不得超過一天，閱后 應簽名以示負責。如有領導 批示擬辦意見發(fā)文部門應責成有關部門和人 員按文件所提要求和領導

8、批示辦理有關事宜。3. 發(fā)文部門對文件負有催辦檢查催促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即 指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得 發(fā)文部門同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。4行政人事部有權(quán)催促發(fā)文部門催辦文件要求和領導指示辦理的相關事宜，在 經(jīng)發(fā)文部門催辦無效的情況下，行政人事部有權(quán)直接催促承辦部門完成相關文件 要求、規(guī)定、指示、通知等第四節(jié)發(fā)文的管理 第二十四條發(fā)文的規(guī)定1. 全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在行政人事部，其他部門一律不得自行 向上、向下發(fā)送正式文件。2. 各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向行 政人事部

9、提出發(fā)文申請，并將文件底稿交行政人事部審核。3. 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍文件，須由總經(jīng)理批準 簽發(fā)。第二十五條 發(fā)文的范圍1. 但凡以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議 紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2. 公司下發(fā)文件主要用于：1公布公司規(guī)章制度；2轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；3公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；4公布全公司性的重大技術、經(jīng)營管理、會議紀要、生活福利等工作的決定；5發(fā)布有關獎懲決定和通報；6其他有關公司的重大事項。3. 公司上行文、外發(fā)文主要用于：1對上級部門呈報 工作方案、請示報告、處理決定；2同關聯(lián)企業(yè)聯(lián)

10、系有關公司重大技術、人事勞資、物資供應、經(jīng)營管理等事 宜。4. 在公司日常技術、經(jīng)營管理工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批 工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)公司領導批準后 由主管業(yè)務部門書面工作聯(lián)系函或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。5. 凡各業(yè)務部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可 以部門名義用?工作簡訊?發(fā) 會議紀要。6. 各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函應 各自編號備查，同時交由行政人事部做工程資料備檔不用公司名義發(fā)文。 第五節(jié)文件種類與分類及特性第二十六條文件種類及作用：1請示：請上級部門指示和批準

11、，用 請示2報告：向上級部門匯報工作，反映情況，用 報告3指示：對下級部門布置工作，說明工作活動的指導原那么，用指示4. 布告、公告、通告：對全公司公布應當遵守或周知的事項，用 布告向公司 外宣布重大事件，用公告在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件，用通告5. 批復：答復請示事項，用 批復6. 通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的文 件或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的文件，用 通知7. 通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的 事項，用通報8. 決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用決定經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用 決議

12、9. 函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準 等詢問和答復問題，用函10. 會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的， 用會議紀要第二十七條文件的分類：1、文件分類及特性：1文件按傳遞對象分類，可分為：部門內(nèi)部文件、公司內(nèi)部文件及公司對外 往來文件；2文件按性質(zhì)分類，可分為：協(xié)調(diào)性文件、指令性文件、回復性文件及通知 性文件；3文件按閱讀權(quán)限分類，可分為：全體職工閱讀文件、部門內(nèi)部職工閱讀文 件、經(jīng)理級閱讀文件及總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理級閱讀文件；4文件按回復時效分類，可分為：緊急、急件及普通件；2、文件回復時效：對于緊急文件，收件人應于 12小

13、時內(nèi)給予回復，未見回復 每次處分100元；急件，收件人應于24小時內(nèi)給予回復，未見回復每次處分50 元；普通件，收件人應 于48小時內(nèi)給予回復，未見回復每次處分 30元；且答 復時應明確提供事務解決方法及完成時間；3、文件傳遞機制：指令性文件，全體收件人應簽字確認，并認真學習，貫徹落實，所有下發(fā)的文件，部門要以最快的時間12小時內(nèi)組織進行有效學習特殊情況除外，并且要求參與人在下發(fā)學習文件上簽字確認已經(jīng)學習；如經(jīng)行政人事部檢查沒有組織學習的部門負責人每次處分100元；4、文件存檔方法：所有文件原件應統(tǒng)一交由行政人事部保管，對于收發(fā)文件當 事人可留復印件隨時翻閱；5、 文件保密制度：所有涉及公司利

14、益的文件，如合同、供應商名單、財務報表、 材料采購價格、預算報價等相關文件，全部列為公司保密文件，可蓋加密章，嚴格設定閱讀權(quán)限，落實公司保密文件的相應存檔制度。第六節(jié)文件的借閱和清退第二十八條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人 簽寫便條，對有密級的文件，需填寫文件查閱申請單，并經(jīng)部門負責人簽字確認， 經(jīng)行政人事總監(jiān)同意前方可借閱。第二十九條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人 不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第三十條 行政人事部部對承辦的文件應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本 公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退

15、工作。一般為月底一小清， 季末一中清、年終一總清。發(fā)現(xiàn)文件喪失，必須及時查明原因和責任者，并如 實向領導報告。第三十一條部門應指定責任心強的職工負責文件收交、保管、保密、催辦檢查 工作。第七節(jié)文件的立卷與歸檔 第三十二條文件的歸檔范圍1. 凡以下文件統(tǒng)一由行政人事部負責歸檔：1上級部門來文，包括上級對公司報告、申請的批復；2公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、 領導發(fā)言和經(jīng)營管理工作的各類方案統(tǒng)計、季度、年度報表等；3公司經(jīng)理辦公會、中層干部會以及各種專題 例會記錄；4有保存價值的來信、來訪記錄及處理結(jié)果；5參加上級召開的各種會議帶回文件、資料及本公司在會上匯報表

16、言材料等；6上級部門領導來公司檢查視察工作的報告、 指示記錄，以及本公司向上級 進行匯報的提綱和材料；7反映本公司經(jīng)營管理活動、先進人物事跡及公司領導工作等音、 像攝制品；8公司日志和大事記；9公司工程商務、工程合同、施工資料等；10公司人事、行政檔案；11公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2. 業(yè)務部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。 第三十三條立卷要求1. 文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2. 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、 材料的完整性。3. 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原那么。重要工作、重要會議形成的 文件材料，要及時立卷歸檔。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度 1月份以前整理完。在公司經(jīng)營管理 的開展歷程中，沉淀