合同控制程序說課講解

1、合同控制程序序號內(nèi)容名稱頁數(shù)1適用范圍32職責33程序要求34相關(guān)文件95質(zhì)量記錄91適用范圍適用于對顧客要求的識別、對產(chǎn)品要求的評審及與顧客的溝通。2職責2.1銷售科銷售員和駐外辦事處的銷售員負責識別顧客的需求與期望，組織 有關(guān)部門對產(chǎn)品需求進行評審，并負責與顧客溝通。2.2質(zhì)檢科負責評審對產(chǎn)品質(zhì)量要求的檢測能力。2.3生產(chǎn)、供應(yīng)部負責評審產(chǎn)品的生產(chǎn)能力及交貨期，以及負責評審所需物 料米購的能力。2.4特殊合同由主管銷售的廠長組織有關(guān)部門共同評審。2.5技術(shù)科負責評審產(chǎn)品的設(shè)計。3程序要求3.1顧客需求的識別銷售科銷售員以及駐外辦事處銷售員負責識別顧客對產(chǎn)品的需求與期望，根據(jù)顧客規(guī)定的訂貨要

2、求，如合同草案、技術(shù)協(xié)議草案及口頭訂單等必 要時填寫在訂單要點記錄表中的用戶要求中，包含：3.1.1 顧客明示的產(chǎn)品要求，包括產(chǎn)品質(zhì)量要求及涉及可用性、交付、支持 服務(wù)（如運輸、保修、培訓等） 、價格等方面的要求；3.1.2 顧客沒有明確要求，但預期或規(guī)定的用途所必要的產(chǎn)品要求。這是一 類習慣上隱含的潛在要求，廠為滿足顧客要求應(yīng)作出承諾；3.1.3 顧客沒有規(guī)定，但國家強制性標準及法律法規(guī)規(guī)定的要求。3.2 對產(chǎn)品要求的評審3.2.1 接受合同或訂單之前，銷售科銷售員應(yīng)對已識別的顧客要求及廠確定 的附加要求，組織相關(guān)部門對合同的產(chǎn)品要求實施評審；駐外辦事處銷售員 對已識別的顧客要求和本廠址確定

3、的附加要求通知銷售部相關(guān)銷售員，由銷 售部相關(guān)銷售員組織相關(guān)部門對合同的產(chǎn)品要求實施評審。3.2.2 評審3.2.2.1 產(chǎn)品要求的評審應(yīng)在合同簽定之前進行，應(yīng)確保：A .產(chǎn)品要求（包括顧客的要求和廠自行確定的附加要求）得到規(guī)定；B .顧客沒有以文件形式提供要求時（口頭訂單），顧客要求在接受前得到確認；C. 與以前表述不一致的合同或訂單要求（如報價單）已予以解決；D. 廠有能力滿足規(guī)定的要求。3.2.2.2 合同的分類A .常規(guī)合同：對公司定型產(chǎn)品所訂的合同；B.特殊合同：常規(guī)合同以外的所有銷售合同，包括有定型產(chǎn)品要求改進 的合同。3.2.2.3 銷售科銷售員負責將訂單要點記錄表交相關(guān)部門進行

4、評審。（駐外辦事處簽訂的合同由相關(guān)銷售員負責將訂單要點記錄表交相關(guān)部門進 行評審）。3.2.2.4 評審流程圖 （見附圖 ）3.2.2.5 我廠主導產(chǎn)品 （氣源產(chǎn)品 ），經(jīng)過十多年的生產(chǎn)銷售，在工藝技術(shù)、工 藝管理等各方面均見相當成熟，故以 “常規(guī)產(chǎn)品批量合同評審 ”代替每一個常 規(guī)產(chǎn)品合同評審。常規(guī)產(chǎn)品批量合同評審的條件：A. 該合同屬于 “常規(guī)產(chǎn)品目錄 ”里記載的產(chǎn)品。B. 每一個合同型號、規(guī)格、品種不超過 “常規(guī)產(chǎn)品批量評審最高訂貨限 額一覽表 ”所規(guī)定的最高訂貨限額。C. 必須同時符合以上兩個條件才能屬于常規(guī)產(chǎn)品批量合同評審的范圍。3.2.2.6 常規(guī)產(chǎn)品批量合同評審的具體辦法：A .

5、銷售員在簽訂合同前，應(yīng)核對 常規(guī)產(chǎn)品目錄”，對照合同里的產(chǎn)品是 否與“常規(guī)產(chǎn)品目錄 ”里所記載的產(chǎn)品相一致。B.若合同里的產(chǎn)品與 常規(guī)產(chǎn)品目錄”里所記載的產(chǎn)品一致，銷售員應(yīng)對核對“常規(guī)產(chǎn)品批量合同評審最高訂貨限額一覽表 ”檢查合同里的產(chǎn)品有否超 過規(guī)定的最高訂貨限額。C. 經(jīng)核對后，若合同符合4.225的條件時，說明該合同屬于常規(guī)產(chǎn)品批量合同評審的范圍，銷售員將合同交銷售部長、相關(guān)部門部長評審確認簽 名。3.2.2.7 若銷售員與顧客簽定的合同與 “常規(guī)產(chǎn)品目錄 ”所列常規(guī)產(chǎn)品有某一 技術(shù)參數(shù)或型號規(guī)格不符，或者訂貨數(shù)超出最高訂貨限額時，則不能列入 “常 規(guī)產(chǎn)品批量評審 ”范圍，銷售員必須將其

6、視作特殊合同來進行評審。3.2.2.8 若駐外辦事處銷售員接到常規(guī)產(chǎn)品的合同信息時，應(yīng)將信息及時反饋到銷售部部處，由銷售部長按 322.5322.7的有關(guān)規(guī)定進行合同評審。3.2.2.9 對特殊合同，由經(jīng)辦的銷售員或銷售部部長填寫合同評審表及 交技術(shù)部評審產(chǎn)品的制造能力及設(shè)計能力，然后將合同評審表交由生產(chǎn) 供應(yīng)部評審產(chǎn)品的生產(chǎn)能力、交貨期和所需物料采購的能力，再交質(zhì)檢部評 審產(chǎn)品質(zhì)量要求的檢測能力，以上各部門均簽名確認后，將合同評審表 報銷售副廠長批準。3.2.2.10 對于口頭訂單 （如電話訂貨 ），經(jīng)辦的銷售員負責將相關(guān)內(nèi)容填入 工 礦產(chǎn)品購銷合同中，經(jīng)雙方確認 （可用傳真件、電話記錄等方

7、式確認 ），并執(zhí) 行 相關(guān)條款的規(guī)定。3.2.2.11 在評審過程中，若評審人員對產(chǎn)品要求中有關(guān)內(nèi)容提出問題或修改 建議時，由經(jīng)辦的銷售員負責與顧客聯(lián)系，征求其書面意見。3.2.2.12 銷售部負責保存訂單要點記錄表、合同及其他相關(guān)文件。3.3 合同的簽訂和實施3.3.1 對產(chǎn)品要求評審后，由經(jīng)辦的銷售科銷售員或駐外辦事處銷售員代表 公司與顧客簽訂工礦產(chǎn)品購銷合同 。3.3.2 合同簽訂后，銷售部負責將相關(guān)的文件，根據(jù)各部門的需要發(fā)到相關(guān)部門，作為生產(chǎn)、采購、檢驗和出貨等的依據(jù)。3.3.3 銷售部負責合同執(zhí)行的監(jiān)督，根據(jù)需要及時將信息與顧客溝通。3.4 合同的管理產(chǎn)品銷售合同簽訂后，銷售員應(yīng)將

8、原始合同交合同管理員，由合同管理員對合同的評審程序進行審核，并進行合同登記和發(fā)放合同編號，然后進行 電腦記錄，并作常規(guī)產(chǎn)品合同評審的臺帳記錄和原始合同的歸檔保存。3.5 產(chǎn)品要求的變更3.5.1 產(chǎn)品合同的修訂3.5.1.1 如果有合同修訂要求時，在修訂確認前都應(yīng)經(jīng)過評審，評審方法按進行，評審完畢后由銷售員填寫 “合同修訂 （撤銷）表”，報銷售副廠長 （或 其授權(quán)人 ）審批。3.5.1.2 當合同修訂要求得到銷售副廠長 （或其授權(quán)人 ）認可審批后，由銷售 部負責將“合同修訂 （撤銷 ）表”歸檔保存，并將更改合同傳遞到有關(guān)部門。3.5.2 產(chǎn)品合同的撤銷和中止合同的撤銷和中止應(yīng)符合有關(guān)法規(guī)的規(guī)定

9、并經(jīng)銷售廠長（或其授權(quán)人 ）的批準，具體辦法是：3.5.2.1 銷售部接到合同的撤銷和中止信息時，填寫 “合同修訂 （撤銷 ）表”，報 銷售廠長 （或其授權(quán)人 ）審批。3.5.2.2 銷售廠長 （或其授權(quán)人 ）審批后，由銷售部將審批的 “合同修訂 （撤銷 ） 表”交合同管理員進行合同記錄的注銷。3.5.2.3 由合同管理員將合同的撤銷和中止信息傳遞到有關(guān)執(zhí)行部門。3.6 銷售部和駐外辦事處負責與顧客的溝通3.6.1 在產(chǎn)品售出前及銷售過程中， 銷售部和駐外辦事處應(yīng)通過多種渠道 （如 廣告宣傳、走訪老用戶、拜訪經(jīng)銷商和設(shè)計院等 ）向顧客介紹產(chǎn)品，回答顧客的咨詢，并予以記錄。3.6.2 根據(jù)需要將合同的執(zhí)行情況隨合同的進展反饋給顧客，包括產(chǎn)品要求方面的更改，要與組織內(nèi)部相關(guān)部門及顧客協(xié)調(diào)一致。3.6.3 產(chǎn)品售出后，要搜集顧客的反饋信息，妥善處理顧客投訴，以取得顧客的持續(xù)滿意，執(zhí)行顧客滿意度調(diào)查表的有關(guān)規(guī)定。