合同控制程序說課講解

1、合同控制程序序號(hào)內(nèi)容名稱頁數(shù)1適用范圍32職責(zé)33程序要求34相關(guān)文件95質(zhì)量記錄91適用范圍適用于對(duì)顧客要求的識(shí)別、對(duì)產(chǎn)品要求的評(píng)審及與顧客的溝通。2職責(zé)2.1銷售科銷售員和駐外辦事處的銷售員負(fù)責(zé)識(shí)別顧客的需求與期望，組織 有關(guān)部門對(duì)產(chǎn)品需求進(jìn)行評(píng)審，并負(fù)責(zé)與顧客溝通。2.2質(zhì)檢科負(fù)責(zé)評(píng)審對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量要求的檢測(cè)能力。2.3生產(chǎn)、供應(yīng)部負(fù)責(zé)評(píng)審產(chǎn)品的生產(chǎn)能力及交貨期，以及負(fù)責(zé)評(píng)審所需物 料米購的能力。2.4特殊合同由主管銷售的廠長組織有關(guān)部門共同評(píng)審。2.5技術(shù)科負(fù)責(zé)評(píng)審產(chǎn)品的設(shè)計(jì)。3程序要求3.1顧客需求的識(shí)別銷售科銷售員以及駐外辦事處銷售員負(fù)責(zé)識(shí)別顧客對(duì)產(chǎn)品的需求與期望，根據(jù)顧客規(guī)定的訂貨要

2、求，如合同草案、技術(shù)協(xié)議草案及口頭訂單等必 要時(shí)填寫在訂單要點(diǎn)記錄表中的用戶要求中，包含：3.1.1 顧客明示的產(chǎn)品要求，包括產(chǎn)品質(zhì)量要求及涉及可用性、交付、支持 服務(wù)（如運(yùn)輸、保修、培訓(xùn)等） 、價(jià)格等方面的要求；3.1.2 顧客沒有明確要求，但預(yù)期或規(guī)定的用途所必要的產(chǎn)品要求。這是一 類習(xí)慣上隱含的潛在要求，廠為滿足顧客要求應(yīng)作出承諾；3.1.3 顧客沒有規(guī)定，但國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)規(guī)定的要求。3.2 對(duì)產(chǎn)品要求的評(píng)審3.2.1 接受合同或訂單之前，銷售科銷售員應(yīng)對(duì)已識(shí)別的顧客要求及廠確定 的附加要求，組織相關(guān)部門對(duì)合同的產(chǎn)品要求實(shí)施評(píng)審；駐外辦事處銷售員 對(duì)已識(shí)別的顧客要求和本廠址確定

3、的附加要求通知銷售部相關(guān)銷售員，由銷 售部相關(guān)銷售員組織相關(guān)部門對(duì)合同的產(chǎn)品要求實(shí)施評(píng)審。3.2.2 評(píng)審3.2.2.1 產(chǎn)品要求的評(píng)審應(yīng)在合同簽定之前進(jìn)行，應(yīng)確保：A .產(chǎn)品要求（包括顧客的要求和廠自行確定的附加要求）得到規(guī)定；B .顧客沒有以文件形式提供要求時(shí)（口頭訂單），顧客要求在接受前得到確認(rèn)；C. 與以前表述不一致的合同或訂單要求（如報(bào)價(jià)單）已予以解決；D. 廠有能力滿足規(guī)定的要求。3.2.2.2 合同的分類A .常規(guī)合同：對(duì)公司定型產(chǎn)品所訂的合同；B.特殊合同：常規(guī)合同以外的所有銷售合同，包括有定型產(chǎn)品要求改進(jìn) 的合同。3.2.2.3 銷售科銷售員負(fù)責(zé)將訂單要點(diǎn)記錄表交相關(guān)部門進(jìn)行

4、評(píng)審。（駐外辦事處簽訂的合同由相關(guān)銷售員負(fù)責(zé)將訂單要點(diǎn)記錄表交相關(guān)部門進(jìn) 行評(píng)審）。3.2.2.4 評(píng)審流程圖 （見附圖 ）3.2.2.5 我廠主導(dǎo)產(chǎn)品 （氣源產(chǎn)品 ），經(jīng)過十多年的生產(chǎn)銷售，在工藝技術(shù)、工 藝管理等各方面均見相當(dāng)成熟，故以 “常規(guī)產(chǎn)品批量合同評(píng)審 ”代替每一個(gè)常 規(guī)產(chǎn)品合同評(píng)審。常規(guī)產(chǎn)品批量合同評(píng)審的條件：A. 該合同屬于 “常規(guī)產(chǎn)品目錄 ”里記載的產(chǎn)品。B. 每一個(gè)合同型號(hào)、規(guī)格、品種不超過 “常規(guī)產(chǎn)品批量評(píng)審最高訂貨限 額一覽表 ”所規(guī)定的最高訂貨限額。C. 必須同時(shí)符合以上兩個(gè)條件才能屬于常規(guī)產(chǎn)品批量合同評(píng)審的范圍。3.2.2.6 常規(guī)產(chǎn)品批量合同評(píng)審的具體辦法：A .

5、銷售員在簽訂合同前，應(yīng)核對(duì) 常規(guī)產(chǎn)品目錄”，對(duì)照合同里的產(chǎn)品是 否與“常規(guī)產(chǎn)品目錄 ”里所記載的產(chǎn)品相一致。B.若合同里的產(chǎn)品與 常規(guī)產(chǎn)品目錄”里所記載的產(chǎn)品一致，銷售員應(yīng)對(duì)核對(duì)“常規(guī)產(chǎn)品批量合同評(píng)審最高訂貨限額一覽表 ”檢查合同里的產(chǎn)品有否超 過規(guī)定的最高訂貨限額。C. 經(jīng)核對(duì)后，若合同符合4.225的條件時(shí)，說明該合同屬于常規(guī)產(chǎn)品批量合同評(píng)審的范圍，銷售員將合同交銷售部長、相關(guān)部門部長評(píng)審確認(rèn)簽 名。3.2.2.7 若銷售員與顧客簽定的合同與 “常規(guī)產(chǎn)品目錄 ”所列常規(guī)產(chǎn)品有某一 技術(shù)參數(shù)或型號(hào)規(guī)格不符，或者訂貨數(shù)超出最高訂貨限額時(shí)，則不能列入 “常 規(guī)產(chǎn)品批量評(píng)審 ”范圍，銷售員必須將其

6、視作特殊合同來進(jìn)行評(píng)審。3.2.2.8 若駐外辦事處銷售員接到常規(guī)產(chǎn)品的合同信息時(shí)，應(yīng)將信息及時(shí)反饋到銷售部部處，由銷售部長按 322.5322.7的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同評(píng)審。3.2.2.9 對(duì)特殊合同，由經(jīng)辦的銷售員或銷售部部長填寫合同評(píng)審表及 交技術(shù)部評(píng)審產(chǎn)品的制造能力及設(shè)計(jì)能力，然后將合同評(píng)審表交由生產(chǎn) 供應(yīng)部評(píng)審產(chǎn)品的生產(chǎn)能力、交貨期和所需物料采購的能力，再交質(zhì)檢部評(píng) 審產(chǎn)品質(zhì)量要求的檢測(cè)能力，以上各部門均簽名確認(rèn)后，將合同評(píng)審表 報(bào)銷售副廠長批準(zhǔn)。3.2.2.10 對(duì)于口頭訂單 （如電話訂貨 ），經(jīng)辦的銷售員負(fù)責(zé)將相關(guān)內(nèi)容填入 工 礦產(chǎn)品購銷合同中，經(jīng)雙方確認(rèn) （可用傳真件、電話記錄等方

7、式確認(rèn) ），并執(zhí) 行 相關(guān)條款的規(guī)定。3.2.2.11 在評(píng)審過程中，若評(píng)審人員對(duì)產(chǎn)品要求中有關(guān)內(nèi)容提出問題或修改 建議時(shí)，由經(jīng)辦的銷售員負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)系，征求其書面意見。3.2.2.12 銷售部負(fù)責(zé)保存訂單要點(diǎn)記錄表、合同及其他相關(guān)文件。3.3 合同的簽訂和實(shí)施3.3.1 對(duì)產(chǎn)品要求評(píng)審后，由經(jīng)辦的銷售科銷售員或駐外辦事處銷售員代表 公司與顧客簽訂工礦產(chǎn)品購銷合同 。3.3.2 合同簽訂后，銷售部負(fù)責(zé)將相關(guān)的文件，根據(jù)各部門的需要發(fā)到相關(guān)部門，作為生產(chǎn)、采購、檢驗(yàn)和出貨等的依據(jù)。3.3.3 銷售部負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的監(jiān)督，根據(jù)需要及時(shí)將信息與顧客溝通。3.4 合同的管理產(chǎn)品銷售合同簽訂后，銷售員應(yīng)將

8、原始合同交合同管理員，由合同管理員對(duì)合同的評(píng)審程序進(jìn)行審核，并進(jìn)行合同登記和發(fā)放合同編號(hào)，然后進(jìn)行 電腦記錄，并作常規(guī)產(chǎn)品合同評(píng)審的臺(tái)帳記錄和原始合同的歸檔保存。3.5 產(chǎn)品要求的變更3.5.1 產(chǎn)品合同的修訂3.5.1.1 如果有合同修訂要求時(shí)，在修訂確認(rèn)前都應(yīng)經(jīng)過評(píng)審，評(píng)審方法按進(jìn)行，評(píng)審?fù)戤吅笥射N售員填寫 “合同修訂 （撤銷）表”，報(bào)銷售副廠長 （或 其授權(quán)人 ）審批。3.5.1.2 當(dāng)合同修訂要求得到銷售副廠長 （或其授權(quán)人 ）認(rèn)可審批后，由銷售 部負(fù)責(zé)將“合同修訂 （撤銷 ）表”歸檔保存，并將更改合同傳遞到有關(guān)部門。3.5.2 產(chǎn)品合同的撤銷和中止合同的撤銷和中止應(yīng)符合有關(guān)法規(guī)的規(guī)定

9、并經(jīng)銷售廠長（或其授權(quán)人 ）的批準(zhǔn)，具體辦法是：3.5.2.1 銷售部接到合同的撤銷和中止信息時(shí)，填寫 “合同修訂 （撤銷 ）表”，報(bào) 銷售廠長 （或其授權(quán)人 ）審批。3.5.2.2 銷售廠長 （或其授權(quán)人 ）審批后，由銷售部將審批的 “合同修訂 （撤銷 ） 表”交合同管理員進(jìn)行合同記錄的注銷。3.5.2.3 由合同管理員將合同的撤銷和中止信息傳遞到有關(guān)執(zhí)行部門。3.6 銷售部和駐外辦事處負(fù)責(zé)與顧客的溝通3.6.1 在產(chǎn)品售出前及銷售過程中， 銷售部和駐外辦事處應(yīng)通過多種渠道 （如 廣告宣傳、走訪老用戶、拜訪經(jīng)銷商和設(shè)計(jì)院等 ）向顧客介紹產(chǎn)品，回答顧客的咨詢，并予以記錄。3.6.2 根據(jù)需要將合同的執(zhí)行情況隨合同的進(jìn)展反饋給顧客，包括產(chǎn)品要求方面的更改，要與組織內(nèi)部相關(guān)部門及顧客協(xié)調(diào)一致。3.6.3 產(chǎn)品售出后，要搜集顧客的反饋信息，妥善處理顧客投訴，以取得顧客的持續(xù)滿意，執(zhí)行顧客滿意度調(diào)查表的有關(guān)規(guī)定。