公司行文規(guī)范

1、安徽徽鋼銅業(yè)有限公司文件編號HGTYGL001公文處理規(guī)范修訂狀態(tài)0/A1目的為規(guī)范公司對內(nèi)對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和及時(shí)性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。2適用范圍適用于公司對內(nèi)對外公文和外來公文的管理（公司其他管理體系所要求編制的文件按文件控制程序加以管理），公司黨支部、工會和團(tuán)支部等部門的公文也按本規(guī)范進(jìn)行管理。3職責(zé)3.1公司辦公室為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門；3.2相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)公文的擬定；3.3辦公室檔案室負(fù)責(zé)內(nèi)外公文的統(tǒng)一歸檔；3.4辦公室主任負(fù)責(zé)內(nèi)部公文的初審和外部來文的擬辦意見的簽署；3.5分管副總負(fù)責(zé)外部來文批辦意見的簽

2、署；3.6常務(wù)副總負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的審定；3.7總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的批準(zhǔn)。4管理內(nèi)容4.1公文類型和公文格式4.1.1公文類型1) 決定適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎(jiǎng)懲，組織變更或人事任免等。2) 決議適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。3) 通告（或公告）適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。4) 通知適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。5) 通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況。6) 報(bào)告適用于下級向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出申請或建議。7) 請示適用于下級向上級或政府部門請求批

3、示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項(xiàng)。8) 批復(fù)適用于答復(fù)申請、報(bào)告、請示的事項(xiàng)。批復(fù)可簡化為直接在申請、報(bào)告、請示文件上批復(fù)。9) 函適用于對外溝通，對內(nèi)用于各部門之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項(xiàng)（工作函、聯(lián)系函）。10) 規(guī)定（或辦法）適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度。11) 會議紀(jì)要適用于記載、督辦、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。4.1.2公文格式4.1.2.1公文份數(shù)序號為準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍及對象，尤其是帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。編制的份數(shù)置于公文右下角底部，如：“打印01份數(shù)”。4.1.2.2秘密等級和保密期限 如需標(biāo)識秘密等級，用四號黑體，頂格標(biāo)識在第一行

4、右上角；如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級和保密期限，用四號黑體，頂格標(biāo)識在右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。4.1.2.3緊急程度如需標(biāo)識緊急程度，用四號黑體，頂格標(biāo)識在右上角第一行；如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在右上角第一行，緊急程度標(biāo)識在右上角第二行。緊急程度公文分為：特急公文（特急）、緊急公文（急件）、常規(guī)公文（平件），秘密等級公文分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。4.1.2.4發(fā)文部門標(biāo)識報(bào)告、會議紀(jì)要用漢字宋體32號標(biāo)識，其余文種用紅色黑體32號標(biāo)識，居中排布。4.1.2.5發(fā)文字號 發(fā)文字號用四號仿宋體，居中排布。發(fā)文機(jī)關(guān)代字一般為2-4位，代字取發(fā)文部門的

5、前一兩個(gè)字，決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要后面加上“字”，函后面加上“函”，同一發(fā)文部門的代字應(yīng)統(tǒng)一。4.1.2.6公文標(biāo)題 用三號黑體，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。4.1.2.7主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用四號仿宋體，回行時(shí)頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。4.1.2.7正文 每段首空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用四號仿宋體。 4.1.2.9附件 在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識序號，但不能標(biāo)注虛

6、號。4.1.2.10成文日期 用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“”，與正文右對齊。4.1.2.11印章 要求上不壓正文，下壓成文日期。單一公司制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文公司名稱，只標(biāo)識成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開， 兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切。當(dāng)三個(gè)公司及以上聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)標(biāo)注每個(gè)公司的全稱或通用簡稱分別加蓋印章。成文日期標(biāo)注在最后一行印章的右下角。4.1.2.12主題詞 “主題詞”用三號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目按照國務(wù)院公文主題詞表的分類進(jìn)行編制；詞目用三號仿宋；詞目之間空一字，主題詞一般不超過四個(gè)。4.1.2.13抄

7、報(bào)、抄送、抄發(fā)機(jī)關(guān) 標(biāo)識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號公司間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的公司對齊；在最后一個(gè)公司后標(biāo)句號。抄報(bào)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級單位；抄送機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級或不相隸屬單位；抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級單位。4.1.2.14印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 用四號仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。4.1.2.15頁眉、頁腳和頁碼除第一頁外均要求使用統(tǒng)一的頁眉頁腳，頁眉左上角使用公司LOGO標(biāo)，右上角標(biāo)注公司名稱，5號宋體加粗，頁眉距頂端1.2厘米；頁腳第一行標(biāo)注公司地址，第二行標(biāo)注辦公電話、

8、傳真及公司網(wǎng)址，頁腳距底端0.4厘米；頁碼第一頁在頁腳底端居中標(biāo)注，其余各頁在頁腳底端右對齊標(biāo)注 。頁眉、頁腳、頁碼用宋體小五號標(biāo)識。4.1.3公文使用范圍4.1.3.1紅頭文件須特定文種在特定范圍內(nèi)使用，文體包括：通知、通報(bào)、決定；文件內(nèi)容范圍：各公司向政府機(jī)關(guān)或外單位行文；各公司的決策類、通知類、重要規(guī)章制度類文件；各公司重要人事任命類、各部門負(fù)責(zé)人的獎(jiǎng)懲通報(bào)類文件；公司總經(jīng)理及股東會要求的其他類文件等。各公司內(nèi)部的普通類文件可根據(jù)實(shí)際情況，使用本公司原有的公文模板。4.1.3.2紅頭文件對外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進(jìn)行行文。4.1.3.3紅頭文件對內(nèi)行文可以公司行

9、政部、總經(jīng)理辦公室、股東會等名義行文。4.1.4公文用紙和結(jié)構(gòu)層次4.1.4.1公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。4.1.4.2公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。4.1.5公文書寫要求4.1.5.1公文草擬必須使用公文書寫專用稿紙，用筆必須用黑色鋼筆或簽字筆，不得在文稿裝訂線外書寫。4.1.5.2修改公文應(yīng)在稿紙上采用圈改或劃改的方式進(jìn)行，需大篇幅修改的，修改內(nèi)容另附專用稿紙。4.1.5.2簽批公文和簽署公文處理意見，采用專用的文件審批單和文件處理便箋。4.2公文辦理4.2.1發(fā)文辦理 4.2.1.1發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過

10、程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。4.2.1.2公司向上行文，公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。4.2.1.3公司相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)文件，均需填寫文件審批單并與公文一起歸檔保存。4.2.1.4公文正式印制前，行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。4.2.1.5公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫發(fā)文登記表。4.2.1.6各部門收到文件時(shí)應(yīng)做好收文記錄。4.2.2外來公文處理4.2.2.1定義：外來公文是指國

11、家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件和直接發(fā)送職能部門）的文件、簡報(bào)、通報(bào)等。4.2.2.2公文處理是指對收到的外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。4.2.2.3外來文件簽收外來公文由公司辦公室根據(jù)來文性質(zhì)統(tǒng)一簽收，各職能部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交公司辦公室登記處理。4.2.2.4外來文件登記公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)外來公文的登記，并填寫收文處理便箋，對簡報(bào)、通報(bào)等一般不作登記，直接傳閱。4.2.2.5外來文件審閱a) 外來公文一律由公司辦公室主任進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，對于需具體辦理的公文，應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容

12、等，提出擬辦意見，送分管領(lǐng)導(dǎo)審定。b) 需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，主批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確簽署意見，姓名和批辦日期，公司辦公室按領(lǐng)導(dǎo)批示立即復(fù)印文件轉(zhuǎn)承辦部門辦理，辦理時(shí)限以外來公文時(shí)限要求為準(zhǔn)。4.2.2.6承辦和催辦a) 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回行政部并說明理由。b) 送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，由行政部負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。4.2.2.7傳閱a) 對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。

13、b) 對于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再定期以目錄形式轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。4.3公文處理原則4.3.1堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。4.3.2必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。4.3.3必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過公司辦公室送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部文件直接向外單位或個(gè)人傳送，違者將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。4.3.4公文必須使用規(guī)范的簡化漢字和使用國家法定的計(jì)量單位。4.3.5各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡稱。4.4公文立卷、歸檔和銷毀4.4.1公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理制度，及時(shí)將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。4.4.2公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。4.4.3聯(lián)合辦理的公文，原件由主