02成文信息控制程序

1、1 目的1.1制定本程序的目的是規(guī)定質(zhì)量管理體系所要求成文作息的控制準(zhǔn)則，以確保在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲文件的有效版本，防止誤用（如使用作廢文件）；予以妥善保護(hù)（如防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。 2 適用范圍 2.1適用于本公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系要求的成文信息的控制。適用于本公司“工廠質(zhì)量保證能力要求（CCC）”，中規(guī)定的成文信息的控制。3 術(shù)語3.1成文作息：公司需要控制和保持的信息及其載體。（成文信息可以任何格式和載體存在，并可來自任何來源。3.2文件：信息及其載體。（示例：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)）載體可以是紙張、磁性的、電予的、光學(xué)的計(jì)算機(jī)盤片，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣

2、品，或它們的組合。3.3 一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè)；3.4 二級(jí)文件：程序文件；例如：成文信息控制程序、內(nèi)部審核控制程序等；3.5 三級(jí)文件：管理標(biāo)準(zhǔn)（制度、辦法）、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（技術(shù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)）、工作標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定、流程）3.6 四及文件：質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系記錄3.7 外來文件：公司應(yīng)識(shí)別的與產(chǎn)品和質(zhì)量管理體系的策劃和運(yùn)行有關(guān)的全部來自公司以外的文件（包括與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、顧客提供的圖樣，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等）。3.8 文件控制：文件控制是對(duì)指對(duì)文件的編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、檢索、發(fā)放、使用、貯存、保護(hù)、更改和再批準(zhǔn)、作廢、回收等全過程所用活動(dòng)的管理工作。3.9 版本：同一文件的不同文

3、本，一般以文件更改或換版順序?yàn)椴煌姹镜臉?biāo)志，首次批準(zhǔn)發(fā)布的文件稱初版，更改或換版重新批準(zhǔn)發(fā)布的稱第二版,隨后類推。公司規(guī)定以大寫英文字母A、B、C分別表示有版本控制文件的初版、第二版、第三版（用0、1、2、3、4、5代表修改次數(shù)，例如A、A1A5）。若修改超過第5次或修改內(nèi)容超過1/3需要更新版本。4 職責(zé)4.1質(zhì)量部歸口負(fù)責(zé)一級(jí)文件的控制工作。4.2各部門內(nèi)審員和各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的二級(jí)文件的控制工作。4.3 質(zhì)量部協(xié)助各部門對(duì)二級(jí)文件進(jìn)行有效控制4.4 研究院負(fù)責(zé)三、四級(jí)技術(shù)文件的控制。4.5 各部負(fù)責(zé)本部門三、四級(jí)文件的控制。5. 培訓(xùn)與資格5.1各部門資料管理人員應(yīng)接受本程序的

4、培訓(xùn),方可從事文件和資料的管理工作。6.工作程序6.1文件的編號(hào)和標(biāo)識(shí)6.1.1為了確保文件標(biāo)識(shí)清晰且具有唯一性,各類文件按以下規(guī)則編號(hào):.1 一級(jí)文件和二級(jí)文件統(tǒng)一采用以下編號(hào)： Q / ZT ×× ××× ×××× 發(fā)布年號(hào)（如：2017） 順序號(hào)（001、002依次取號(hào)） 體系代碼（參照體系分類代碼表） 公司代碼（ZT） 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼（Q）6.1.1.2三級(jí)文件編號(hào)的結(jié)構(gòu)： ZT ×× ×× ××× ××

5、15;× 發(fā)布年號(hào)（如：2015） 順序號(hào)（001、002依次取號(hào)） 體系代碼（參照體系分類代碼表） 部門代碼（參照部門代碼一覽表） 企業(yè)代碼（ZT）6.1.1.3 四級(jí)文件編號(hào)的結(jié)構(gòu)： ×× ×× ×× A（B C D） 版本號(hào) 順序號(hào) （001、002依次取號(hào)） 管理體系要求條款號(hào) 公司代碼（ZT）或部門代碼6.1.1.4外來文件編號(hào)：外來文件公司內(nèi)部不再另行編號(hào)，按外來文件原始編號(hào)執(zhí)行。6.1.1.5 部門代碼一覽表序號(hào)部門名稱部門簡(jiǎn)稱部門代碼1中天高科特種車輛有限公司中天高科ZT2人事行政部人力HR3財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)CW4

6、物業(yè)管理部物業(yè)WY5質(zhì)量部技質(zhì)JZ6采購部采購CG7研究院研發(fā)YF8物業(yè)管理部物業(yè)WY9營銷中心營銷YX10制造部制造ZZ11客服中心客服KF6.1.1.6體系分類代碼表 體系名稱代碼體系名稱代碼質(zhì)量管理01行政管理09職業(yè)健康/安全/環(huán)境02生產(chǎn)管理10信息管理03戰(zhàn)略管理11研發(fā)管理04人力資源12設(shè)備能源05營銷管理13組織運(yùn)營06工藝管理14財(cái)務(wù)管理07工會(huì)管理15采購管理08物流管理166.2文件的制訂：一級(jí)文件由質(zhì)量部工程負(fù)責(zé)編制，質(zhì)量部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。二級(jí)文件由各部門內(nèi)審員負(fù)責(zé)編制，部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核，主管副總批準(zhǔn)。三四級(jí)文件由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編制，部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)審批。特殊要

7、求時(shí)主管副總批準(zhǔn)。6.3 文件修改：一級(jí)文件的的更改由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，填寫文件更改申批表，質(zhì)量部領(lǐng)導(dǎo)審核，副總經(jīng)理批準(zhǔn)，質(zhì)量工程師統(tǒng)一進(jìn)行更改。二級(jí)文件的更改由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，填寫文件更改申批表，主控部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主控部門內(nèi)審員負(fù)責(zé)更改。三級(jí)、四級(jí)文件更改，由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，填寫文件更改申批表，主管部門領(lǐng)導(dǎo)審枇，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改，必要時(shí)請(qǐng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。原則上由該文件的原制定部門更改。三級(jí)、四級(jí)技術(shù)文件（包括設(shè)計(jì)文件）是與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的文件，直接影響到產(chǎn)品的質(zhì)量，相技術(shù)文件、圖紙的更改見技術(shù)文件及圖紙管理辦法。修改后的文件需重新批準(zhǔn)。文件更改、換版后一周內(nèi), 文件歸口管理部門

8、的資料員須修訂文件、資料控制清單。6.4文件發(fā)放 經(jīng)批準(zhǔn)通過的文件，由文件編制人員將文件的分發(fā)對(duì)象及份數(shù)通知部門資料員，由部門資料員統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放，發(fā)放文件時(shí)對(duì)每份現(xiàn)行有效文件須蓋紅色“受控”印章。同時(shí)填寫文件發(fā)放登記表。（“受控”章必須蓋紅色印章，以防止各部門隨意復(fù)制） 各部門應(yīng)將本部門或公司其它部門所發(fā)的最新版本文件及時(shí)放置到對(duì)體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)辦公場(chǎng)所，并根據(jù)最新版本的文件對(duì)部門人員進(jìn)行宣導(dǎo)。 修訂文件發(fā)行時(shí)，部門資料員回收舊版文件,同時(shí)更新文件發(fā)放登記表，確認(rèn)正?；厥张f版文件。（修改發(fā)放的文件也必須蓋紅色“受控”印章，以防止各部門隨意復(fù)制）三級(jí)、四級(jí)技術(shù)文件（包括設(shè)計(jì)文件）是與

9、產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的文件，直接影響到產(chǎn)品的質(zhì)量，技術(shù)文件、圖紙的發(fā)放見技術(shù)文件及圖紙管理辦法。各使用部門不得復(fù)印蓋有“受控”章的正式文件。6.5文件清晰和易識(shí)別6.5.1文件的字跡和圖線應(yīng)易與辨認(rèn)并保持這種狀態(tài)。當(dāng)文件污損不易辨認(rèn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)予以調(diào)換，任何人不得在受控文件上亂涂亂畫或作任何標(biāo)記。6.5.2 記錄應(yīng)內(nèi)容齊全、字跡清楚。凡欄目空白、填寫錯(cuò)誤、涂改、簽名不全、未填年、月、日或字跡不清的都不符合要求。記錄不能隨意涂改，即使有筆誤需要更改時(shí)，也只能是劃改并加蓋責(zé)任者的印章，切勿涂改。6.6文件的補(bǔ)發(fā)文件使用部門需補(bǔ)發(fā)文件時(shí),由使用人員填寫文件、資料申請(qǐng)表經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，向文件的歸口管理部門提出

10、書面申請(qǐng)，經(jīng)文件管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施補(bǔ)發(fā)，必要時(shí)經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。文件的歸口管理部門接到申請(qǐng)后，按本程序6.4的規(guī)定發(fā)放文件并做好記錄。當(dāng)文件以復(fù)印件形式分發(fā)時(shí)，復(fù)印件上須蓋紅色“受控”印章。6.7文件的保管各部門的資料管理人員對(duì)自己管理的文件，制訂文件、資料控制清單或質(zhì)量記錄一覽表，然后按類別、編號(hào)及時(shí)間順序保存在文件專用柜、架中，做到層次分明、標(biāo)志明顯、便于查找。6.8文件的歸檔：執(zhí)行組織知識(shí)管理辦法。6.9文件的保存期限對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的為永久保存。依據(jù)缺陷汽車產(chǎn)品召回管理?xiàng)l例第九條規(guī)定：生產(chǎn)者應(yīng)當(dāng)建立并保存汽車產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造、標(biāo)識(shí)、檢驗(yàn)等方面的信息記錄以及汽車產(chǎn)品初次銷售的車主

11、信息記錄，保存期不得少于10年。我公司全面貫徹執(zhí)行此項(xiàng)規(guī)定。6.9.3以上兩條規(guī)定以外的記錄，保存期限不得少于5年。6.11外來文件的控制外來文件的證訂：公司設(shè)計(jì)、開發(fā)、制造、檢驗(yàn)工作需要相關(guān)國家、部、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí),把需求信息以郵件形式提報(bào)給研究院，由研究院填寫文件、資料申請(qǐng)報(bào)告報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后征訂。外來文件的審批和發(fā)布：研究院在收到外來文件后5個(gè)工作日內(nèi)，評(píng)審其充分與適宜性，一式二份填寫外來文件評(píng)審記錄表的評(píng)審欄后，報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)審定。研究院將“外來文件評(píng)審記錄表”一份自存，一份交公司檔案室。評(píng)審人員須在通過評(píng)審和審核的外來文件上蓋“設(shè)計(jì)文件會(huì)簽章”并簽名,通過評(píng)審和審核的文件經(jīng)總工程師簽發(fā)后交

12、研究院資料員發(fā)布。對(duì)于經(jīng)評(píng)審不合格的外來文件，評(píng)審人員填寫“外來文件評(píng)審記錄表”的評(píng)審內(nèi)容和結(jié)果欄并簽名后，將記錄表發(fā)給外來文件的供方；供方回復(fù)處理意見和結(jié)果后，原評(píng)審人員需進(jìn)行再評(píng)審，如評(píng)審仍不合格則應(yīng)提出處理意見報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)審核后，作出相應(yīng)處置。若再評(píng)審結(jié)果符合要求時(shí)，評(píng)審人員填寫指定欄后，報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)審核并按本程序的規(guī)定執(zhí)行。6.11.5外來文件的更新和更正：研究院負(fù)責(zé)國家、部、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的修訂跟蹤，及時(shí)更新公司現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)。外來工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范必須由研究院更正,更正、審批的要求同本程序的規(guī)定。6.12失效和作廢文件的控制文件經(jīng)更正或換版，歸口管理部門的資料員須及時(shí)填寫文件發(fā)放登記表并對(duì)失效或作廢文件蓋“作廢”印章并從發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出失效和作廢文件,防止誤用。為法律和/或積累知識(shí)的目的,需保存失效和作廢文件時(shí),還需對(duì)失效或作廢文件蓋“留存”印章,與現(xiàn)行有效文件分離保存。6.13 文件的處置：6.13.1 執(zhí)行組織知識(shí)管理辦法。7流程圖（見附頁