信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的范圍變更管理

1、信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的范圍變更管理駱偉連云港杰瑞網(wǎng)絡(luò)有限公司在 ITIT 項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于客戶通常不能確定最終解決方案的全部功能和需求，總是認(rèn)為“有比沒有好”，以及其它不確定因素，所以普遍存在范圍蔓延的問題，即項(xiàng)目范圍存在不斷擴(kuò)大的趨勢(shì)。對(duì)此，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組既不能一味拒絕，也不能全盤接受。一般來說，確定了項(xiàng)目范圍，也就確定了項(xiàng)目的工作邊界，明確了項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目主要可交付成果。筆者認(rèn)為：如果不能行之有效的控制范圍變更，將會(huì)產(chǎn)生非常嚴(yán)重的后果。一、什么是項(xiàng)目范圍管理項(xiàng)目范圍管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)專用詞匯，是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與控制的過程。這個(gè)過程用于確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者對(duì)作為

2、項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個(gè)共同的理解。它的主要任務(wù)是界定項(xiàng)目包含且只包含所有需要完成的工作，并對(duì)項(xiàng)目其他管理工作起到指導(dǎo)作用，以保證順利完成項(xiàng)目的所有過程。項(xiàng)目范圍管理的主要過程有：A A、啟動(dòng)：是指組織正式開始一個(gè)項(xiàng)目或繼續(xù)到項(xiàng)目的下一個(gè)階段。啟動(dòng)過程的一個(gè)輸出就是項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程是一個(gè)重要的文件。該文件正式承認(rèn)項(xiàng)目的存在并對(duì)項(xiàng)目提供簡(jiǎn)要的概述。B B、范圍計(jì)劃：是指進(jìn)一步形成各種文檔，為將來項(xiàng)目決策提供基礎(chǔ)，這些文檔中包括用于衡量一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段是否已經(jīng)順利完成的標(biāo)準(zhǔn)等。作為范圍計(jì)劃過程的輸出，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需制定范圍說明書和范圍管理計(jì)劃。C C、范圍定義：是指項(xiàng)目

3、主要的可交付成果細(xì)分為較小的更易管理的組分。在這個(gè)過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需建立工作分解結(jié)構(gòu)。D D 范圍核實(shí)：是指對(duì)范圍的正式驗(yàn)收。項(xiàng)目主要利益相關(guān)者要在這個(gè)過程中正式驗(yàn)收項(xiàng)目可交付成果。E E、 變更控制： 是指對(duì)有關(guān)項(xiàng)目范圍的變更實(shí)施控制。 主要的過程輸出是范圍變更、糾正性措施和檢驗(yàn)教訓(xùn)。二、原因分析項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的承擔(dān)者，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)利用有限資源保質(zhì)保量的完成項(xiàng)目，讓客戶和公司都滿意是最終目標(biāo)。但是讓客戶滿意就是不斷滿足客戶無窮無盡的需求嗎？這樣會(huì)不會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的最終失敗呢？我們應(yīng)該分析范圍變更出現(xiàn)問題的根源原因：A A、目標(biāo)不明確：用戶可能對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目缺乏全面的了解，項(xiàng)目組對(duì)客戶需求細(xì)節(jié)的

4、了解也不充分， 而且雙方對(duì)實(shí)現(xiàn)需求的方式的理解也存在差異導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)描述不清。B B、為了技術(shù)而強(qiáng)調(diào)技術(shù)：ITIT 技術(shù)日新越異，用戶只追求技術(shù)的先進(jìn)性而忽略了技術(shù)的使用性和可靠性。C C、缺少用戶的參與：缺少用戶的參與也就缺少了用戶的反饋，用戶才是系統(tǒng)的最終使用者。三、范圍變更管理首先，簽訂合同時(shí)就需要明確定義項(xiàng)目的范圍，這當(dāng)然需要熟悉信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的人員參加合同談判。合同中定義好的項(xiàng)目范圍可以為以后各項(xiàng)工作的開展奠定深厚的基礎(chǔ)。其次，合同中的項(xiàng)目范圍應(yīng)該還只是粗線條的約定，必須進(jìn)行細(xì)化和深入。編制范圍說明書和范圍管理計(jì)劃是其中重要的部分。范圍說明書應(yīng)該包括項(xiàng)目論證、產(chǎn)品簡(jiǎn)介、主要可交付物

5、、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。另外必須為項(xiàng)目組預(yù)留足夠的時(shí)間來進(jìn)行詳細(xì)需求的調(diào)研，并提出工作分解結(jié)構(gòu)（WBSWBS 和需求分析報(bào)告。WBSWBS 可以為項(xiàng)目執(zhí)行績(jī)效評(píng)測(cè)和項(xiàng)目控制提供一個(gè)基準(zhǔn)。讓用戶參與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目組成員和客戶的深入交流是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。在項(xiàng)目初期，項(xiàng)目經(jīng)理首先需要考察客戶做這個(gè)項(xiàng)目有什么用處，就是“為什么”，這樣才能真正從客戶的角度來考慮系統(tǒng)的設(shè)計(jì)；接下來需要總結(jié)出整個(gè)項(xiàng)目是“做什么”，并能概括出各個(gè)子任務(wù)，讓開發(fā)人員對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的大方向有很好的把握；最重要的當(dāng)然是“怎么做”了，對(duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目而言，這個(gè)階段多花點(diǎn)時(shí)間絕對(duì)值得。在這個(gè)過程中有幾點(diǎn)值得關(guān)注：需求分析報(bào)告應(yīng)以客戶認(rèn)為易于翻閱和

6、理解的方式進(jìn)行編寫，同時(shí)也要有助于開發(fā)人員開發(fā)出真正需要的系統(tǒng)；項(xiàng)目組成員最好就需求分析報(bào)告給客戶詳細(xì)的講述，并達(dá)成共識(shí)，溝通手段在這里很重要；另外，需求確認(rèn)之后，最好讓客戶方管理層書面簽字，作為終止需求分析過程的標(biāo)志，但是絕不是作為拒絕范圍變更的手段。四、行之有效的變更控制項(xiàng)目的范圍變更是不可避免的。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組必須意識(shí)到范圍變更本身并沒有什么不對(duì)，事實(shí)上很多時(shí)候這會(huì)讓你的系統(tǒng)更健壯、更實(shí)用?？蛻敉ǔ２荒芤婚_始就確定所有需求，而且情況會(huì)隨時(shí)間而變化，如果不能包容變更，那么最終解決方案可能就達(dá)不到應(yīng)有的價(jià)值。但是如果變更失控，后果也非常嚴(yán)重，甚至于導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。根據(jù) 1995199

7、5 年斯坦迪什公司的研究結(jié)果，最可能引起 ITIT 項(xiàng)目失敗的前三個(gè)因素分別為：缺乏用戶參與、不完整的要求和說明、易變的要求和說明，這幾個(gè)因素都直接或間接與范圍變更管理有關(guān)。因此，必須進(jìn)行范圍變更管理。變更控制的目的不是控制變更的發(fā)生，而是對(duì)變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。為執(zhí)行變更控制，必須建立有效的范圍變更流程。這個(gè)流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評(píng)估變更的商業(yè)價(jià)值、分析變更對(duì)項(xiàng)目的影響，以及提交給項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否執(zhí)行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更，這是因?yàn)轫?xiàng)目組的外部有許多壓力，同時(shí)與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關(guān)。在范圍變更流程中有四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)必須嚴(yán)格控制，既：誰有

8、權(quán)確認(rèn)變更、什么樣的變更需要執(zhí)行、變更的影響多大、客戶是否接受變更的代價(jià)。A A、誰有權(quán)確認(rèn)變更：不應(yīng)當(dāng)為節(jié)省時(shí)間而允許客戶的業(yè)務(wù)人員與開發(fā)人員直接聯(lián)系，這樣無法控制變更。 必須事先明確客戶方有權(quán)提出變更請(qǐng)求的人員和項(xiàng)目組有權(quán)受理變更的人員，變更請(qǐng)求必須有書面材料。項(xiàng)目實(shí)施是兩個(gè)單位的行為，是“公對(duì)公”的事情，如果有用戶以“私人感情”為由要求范圍變更，開發(fā)人員可以拒絕。當(dāng)然用戶如果發(fā)現(xiàn)由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更，需要向用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出書面申請(qǐng)，由用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后移交實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理。這樣對(duì)所有的變更，雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書面變更申請(qǐng)時(shí)比較慎重，一般都在自己

9、科室內(nèi)部經(jīng)過討論后進(jìn)行，這樣減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。B B、什么樣的變更需要執(zhí)行：不是所有的變更都需要修改，更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對(duì)客戶提出的范圍變更進(jìn)行審核，來決定哪些變更需要修改和什么時(shí)候修改?？蛻粢话銓?duì)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目不甚了解，他們認(rèn)為很簡(jiǎn)單的事情，可能由計(jì)算機(jī)來解決會(huì)很復(fù)雜。因此項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組要冷靜的分析：用戶到底想要實(shí)現(xiàn)什么目的，抓住本質(zhì)的需求。如果用戶建議很難實(shí)現(xiàn)，可以和用戶進(jìn)行溝通，詢問用戶是否可以用其他方式來實(shí)現(xiàn)其目的。一般來說用戶的“鍍金”需求可以延期解決甚至不考慮。用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。

10、C C、變更的影響多大：項(xiàng)目組成員都要認(rèn)識(shí)到變更都是有代價(jià)：正面影響，讓系統(tǒng)更加完善；負(fù)面影響，阻礙了項(xiàng)目進(jìn)展，推遲了成果的交付。所以必須評(píng)估變更的代價(jià)和對(duì)項(xiàng)目的影響，并且要讓客戶了解到變更可能會(huì)發(fā)生的問題，一起判斷變更是否依然要進(jìn)行。D D 客戶是否接受變更的代價(jià)上面在代價(jià)評(píng)估和與客戶討論過程中，客戶已經(jīng)參與進(jìn)來。這時(shí)需要客戶一起判斷：“修改是沒有問題的，但是你能接受由此引起的,（進(jìn)度延遲、費(fèi)用增加、性能下降等）嗎？”一般來說， 如果客戶認(rèn)為該變更是必須的 （非常有可能變更是其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出的） ，就會(huì)接受這些后果，通過與客戶的協(xié)商，項(xiàng)目組可能會(huì)得到回報(bào)或者即使沒有回報(bào)也不會(huì)招致公司和客戶雙方的埋怨。如果客戶認(rèn)為該變更雖然有必要但是可以暫緩，雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶認(rèn)為該變更可有可無，多數(shù)情況下會(huì)取消變更。這時(shí)，比較穩(wěn)妥的做法是讓客戶對(duì)于明顯的變更做出確認(rèn)，一般是簽字確認(rèn)。這樣即可防止頻繁變更，也讓客戶認(rèn)識(shí)到變更帶來的工作量加大是項(xiàng)目延期的原因。項(xiàng)目主管必須學(xué)會(huì)如何對(duì)范圍變更進(jìn)行控制，控制客戶需求的增加或頻繁變更，保證項(xiàng)目健壯的進(jìn)行。最后，變更進(jìn)行時(shí)必須保證最終方案的唯一性和完整性。同時(shí)，要對(duì)所有變更進(jìn)行跟蹤