OA系統(tǒng)管理制度資料講解

1、第一章總則第一條為提高辦公效率，節(jié)約運行成本，提升管理水平，規(guī)范辦公流程，現(xiàn)就學(xué)校辦公自動化（以下簡稱OA）系統(tǒng)的規(guī)范使用，制定本辦法。第二條學(xué)校OA系統(tǒng)是數(shù)字化校園的一個子系統(tǒng)，是學(xué)校實現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)平臺，包括周程安排、公文處理、通知公告、綜合信息、站內(nèi)信、移動辦公等功能模塊。第二章系統(tǒng)管理第三條本系統(tǒng)運行由學(xué)校集中統(tǒng)一管理，學(xué)校辦公室為主管單位，負責(zé)日常運行；信息化建設(shè)與管理辦公室負責(zé)技術(shù)支持和系統(tǒng)維護；各單位負責(zé)本單位用戶管理、信息日常管理、資料收發(fā)及檢查維護等工作。第四條學(xué)校辦公室安排專人作為系統(tǒng)管理員，負責(zé)系統(tǒng)日常管理與監(jiān)督，指導(dǎo)各使用單位操作辦公自動化工作流程。第五條信息化建設(shè)

2、與管理辦公室安排專人作為管理員，負責(zé)保障系統(tǒng)正常運行和技術(shù)支持與維護。第六條各單位應(yīng)明確一名負責(zé)人分管此項工作，同時指定一名工作人員作為本單位OA系統(tǒng)管理員（OA秘書）。第七條各單位分管OA系統(tǒng)負責(zé)人工作職責(zé)（一）負責(zé)本單位OA系統(tǒng)使用管理；（二）組織完成學(xué)校OA系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用推廣的各項任務(wù)；三）負責(zé)組織本單位使用OA系統(tǒng)人員的培訓(xùn)；（四）負責(zé)本單位OA系統(tǒng)的安全和保密工作；（五）對本單位OA系統(tǒng)管理員的工作進行督促和檢查；（六）負責(zé)本單位OA系統(tǒng)工作的其他有關(guān)事宜。第八條各單位OA系統(tǒng)管理員工作職責(zé)（一）負責(zé)本單位OA系統(tǒng)中用戶管理和維護，負責(zé)各類文件和信息的傳遞、分發(fā)、清理及內(nèi)部歸檔等工作

3、；（二）負責(zé)本單位與其他單位在OA系統(tǒng)中非涉密信息的互相傳遞（發(fā)送、接收）工作，確保信息處理及時、準確、暢通；（三）負責(zé)本單位在OA系統(tǒng)中信息的日常維護及相關(guān)事宜的協(xié)調(diào)處理工作；（四）確保本單位辦公網(wǎng)絡(luò)安全、暢通；（五）接受學(xué)校辦公自動化建設(shè)和應(yīng)用管理單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并具體負責(zé)培訓(xùn)和指導(dǎo)本單位其他人員對OA系統(tǒng)的使用操作；（六）處理本單位辦公自動化工作其他事務(wù)。第三章帳戶管理第九條各單位的相關(guān)教職員工（統(tǒng)稱用戶）在系統(tǒng)中分配唯一實名制帳戶。用戶調(diào)離工作崗位，應(yīng)辦理銷戶或轉(zhuǎn)戶手續(xù)。第十條新增人員的開戶和調(diào)離崗位人員的銷戶或轉(zhuǎn)戶由所在單位及時提出書面申請。因使用單位名稱、用戶出現(xiàn)變更、撤銷、合并等

4、情況而需要在OA系統(tǒng)中做相應(yīng)處理的，應(yīng)向?qū)W校辦公室提出書面申請，辦理相關(guān)手續(xù)。第十一條系統(tǒng)中用戶擁有的操作權(quán)限由學(xué)校辦公室根據(jù)該用戶的崗位職責(zé)分配，并根據(jù)崗位和分工的調(diào)整作相應(yīng)調(diào)整。第十二條各用戶應(yīng)妥善保管自己的帳戶資料。登錄系統(tǒng)后因故離開要退出系統(tǒng)，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應(yīng)及時報告本單位OA秘書，由OA秘書重新初始化密碼。第四章人員管理第十三條各單位從事OA系統(tǒng)運行、維護和管理工作的人員，必須政治可靠、責(zé)任心強，具備良好的服務(wù)意識和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)水平，熟悉OA系統(tǒng)的操作及相關(guān)管理規(guī)定，了解國家有關(guān)法律、法規(guī)，盡職工作，確保工作質(zhì)量。第十四條OA系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守系統(tǒng)運

5、行中相關(guān)的規(guī)章制度，按照自己的權(quán)限，認真完成本人在系統(tǒng)中所承擔的工作；必須對文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負責(zé)，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入OA系統(tǒng)。第十五條各單位負責(zé)人出差、請假期間，如具備網(wǎng)絡(luò)辦公條件，原則上應(yīng)堅持通過網(wǎng)絡(luò)保持正常的電子政務(wù)處理操作；如受網(wǎng)絡(luò)條件或者其他條件制約無法進行正常的電子政務(wù)處理操作，應(yīng)于出差或請假前，將該期間內(nèi)對應(yīng)于自己的操作權(quán)限委托相關(guān)人員代為辦理，代理人應(yīng)履行委托人的一切義務(wù)。第五章公文管理第十六條OA系統(tǒng)所涉及的各種公文的格式、行文規(guī)則等須按照我?，F(xiàn)有的公文處理的有關(guān)規(guī)定辦理。第十七條上級和非隸屬單位普通來文，需要發(fā)布到OA系統(tǒng)中的，統(tǒng)一由學(xué)校辦

6、公室機要室收文并掃描進行數(shù)字化，進入OA系統(tǒng)，由系統(tǒng)收文管理啟動該文辦理流程。電子公文辦理按規(guī)定流程進行。第十八條公文辦理每一環(huán)節(jié)的辦理人可使用系統(tǒng)提供的功能完成各自應(yīng)該處理的工作，辦理人處理完自己應(yīng)處理的事務(wù)后，應(yīng)將工作單及時發(fā)送給流程規(guī)定的下一環(huán)節(jié)處理人員。如下一環(huán)節(jié)有多人可供選擇，則根據(jù)公文的內(nèi)容和學(xué)校的有關(guān)規(guī)定選擇正確的發(fā)送對象發(fā)送，如發(fā)送錯誤，應(yīng)在接受方未辦理前及時收回。接受方收到通知信息后，應(yīng)及時辦理。第十九條各單位在OA系統(tǒng)中發(fā)布的消息，應(yīng)先由本單位領(lǐng)導(dǎo)審核。各單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位在OA系統(tǒng)中發(fā)布的消息的準確性和嚴肅性負責(zé)。第二十條為保證工作時效性，各OA系統(tǒng)用戶應(yīng)及時登錄系統(tǒng)，辦理

7、相關(guān)業(yè)務(wù)，不得無故延誤工作。第二十一條學(xué)校電子公文歸檔實行紙質(zhì)載體（包括文件和領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見）和電子文檔雙套歸檔制。各單位在OA系統(tǒng)上運行的電子公文，辦結(jié)后統(tǒng)一由本單位管理員完成歸檔工作。其他與OA系統(tǒng)有關(guān)的電子文檔按學(xué)校檔案管理規(guī)定歸檔。第二十二條OA系統(tǒng)中的電子公文與原紙質(zhì)公文具有同等效力。各單位可以從OA系統(tǒng)中復(fù)制公開發(fā)布的公文為紙質(zhì)形式，被復(fù)制的電子公文具有同等效力。第二十三條學(xué)校對外發(fā)文的報送如采用紙質(zhì)形式，辦理過程仍通過OA系統(tǒng)完成。第二十四條涉密公文及有關(guān)資料不得通過OA系統(tǒng)辦理，如違反規(guī)定并造成嚴重泄密等事故的，依據(jù)相關(guān)法規(guī)及學(xué)校有關(guān)規(guī)定進行責(zé)任追究。第二十五條不得在本系統(tǒng)上發(fā)布與工作無關(guān)的通知公告和站內(nèi)信，一切言論應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，同時尊重他人權(quán)益及隱私。第六章應(yīng)急處理及日常維護第二十六條當OA系統(tǒng)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時通知信息化建設(shè)與管理辦公室和學(xué)校辦公室，查明原因，排除故障。第二十七條當OA系統(tǒng)出現(xiàn)故障無法及時排除時，各使用單位可暫時以其它方式進行操作，保障正常辦公。待恢復(fù)正常后，還需在OA系統(tǒng)中補充辦理相應(yīng)程序。第二十八條信息化建設(shè)與管理辦公室管理員應(yīng)采取實時監(jiān)控、定期備份、定期查殺病毒等措施，防止系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的丟失和被非法使用，確保系統(tǒng)安全