東大阿爾派軟件公司采購(gòu)流程管理

1、采購(gòu)流程管理文件編號(hào)：NW607103生效日期：受控編號(hào)：密級(jí)：秘密版次：Verl.O修改狀態(tài)：總頁(yè)數(shù)14正文6附錄8編制：李曉銳審核：韓冬梅批準(zhǔn)：孟莉沈陽(yáng)東大阿爾派軟件股份有限公司（版權(quán)所有，翻版必究）文件修改控制修改記錄編號(hào)修改 狀態(tài)修改頁(yè)碼及條款修改人審核人批準(zhǔn)人修改日期目錄1. 目的2. 適用范圍3. 術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ)4. 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評(píng)定4.2 采購(gòu)活動(dòng)的觸發(fā)4.3 采購(gòu)實(shí)施4.4 采購(gòu)驗(yàn)收5. 引用文件5.1 NW607101 合格供方評(píng)定辦法5.2 NW607104采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定5.3 NW607105 庫(kù)房管理規(guī)定6. 質(zhì)量記錄6.1NR607103A “東大阿爾派自用設(shè)備

2、申請(qǐng)表6.2NR607103B “設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?.3NR607103C “合同執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”6.4NR607103D “送貨驗(yàn)收單”6.5NR607103E “設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”6.6NR607103F “產(chǎn)品返修單”附錄 ：購(gòu)貨合同1. 目的規(guī)范采購(gòu)流程， 明確采購(gòu)責(zé)任， 對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行控制， 確保本公司所采購(gòu)的產(chǎn)品 /服務(wù)滿(mǎn)足規(guī)定的要求。2. 適用范圍2.1 適用于本公司各部門(mén)在軟件產(chǎn)品和軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中所需要的， 且影響軟件開(kāi)發(fā)質(zhì)量的產(chǎn) 品/服務(wù)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)部自用品）的采購(gòu)。2.2 適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶(hù)采購(gòu)的產(chǎn)品 / 服務(wù)。3. 術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ)3.1 直發(fā)：

3、為縮短交貨期和節(jié)省運(yùn)費(fèi)， 采購(gòu)部門(mén)按照合同執(zhí)行員申請(qǐng)將設(shè)備直接從供 應(yīng)商處發(fā)給用戶(hù)或分支機(jī)構(gòu)。3.2 自采：為縮短交貨周期，當(dāng)?shù)夭少?gòu)價(jià)格合理，并能得到更好的服務(wù)，駐外 分支機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的采購(gòu)行為。3.3 購(gòu)貨合同：采購(gòu)部門(mén)就采購(gòu)內(nèi)容與供方達(dá)成的協(xié)議。合同文本包括購(gòu)貨合同、采購(gòu)訂單、及對(duì)方提供經(jīng)我方認(rèn)可的合同。4 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評(píng)定批準(zhǔn)采購(gòu)的產(chǎn)品/服務(wù)應(yīng)從合格供方采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)按照NW607101合格供方評(píng)定辦法對(duì)供方進(jìn)行評(píng)定，只有經(jīng)過(guò)評(píng)定合格的供方才能成為我們的合格供方。4.1.2 常用產(chǎn)品采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照比質(zhì)比價(jià)原則，評(píng)定兩家以上合格供方。4.1.3 為合格供方建立檔案。進(jìn)行動(dòng)態(tài)

4、管理，監(jiān)督檢查，對(duì)不合格供方及時(shí)通報(bào)。4.1.4 將評(píng)定結(jié)果及時(shí)反饋給供方，以便更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固的關(guān)系。4.2 采購(gòu)活動(dòng)的觸發(fā)總部采購(gòu)1）內(nèi)部自用品的采購(gòu)：采購(gòu)員根據(jù)設(shè)備管理部門(mén)提交的并經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審批的“東大阿爾 派自用設(shè)備申請(qǐng)表”，進(jìn)行內(nèi)部自用設(shè)備的采購(gòu)；2） 合同采購(gòu)：根據(jù)公司與用戶(hù)簽定的合同中有關(guān)采購(gòu)產(chǎn)品/服務(wù)的規(guī)定，由合同執(zhí)行員負(fù)責(zé) 填寫(xiě)“設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?，?jīng)其部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，直接向采購(gòu)員申請(qǐng)采購(gòu)。4.2.2 自采對(duì)于自用及合同中的設(shè)備，駐外分支機(jī)構(gòu)可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合同 執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”，由其組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，并將評(píng)審結(jié)果反饋給采購(gòu) 部門(mén)

5、及申請(qǐng)部門(mén)。采購(gòu)員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本地采購(gòu) 申請(qǐng)單”后方可執(zhí)行。4.3 采購(gòu)實(shí)施4.3.1 采購(gòu)員根據(jù)已批準(zhǔn)的“東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表”或“設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍边M(jìn)行采購(gòu)。4.3.2 實(shí)施采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與合格供方簽訂書(shū)面購(gòu)貨合同。購(gòu)貨合同須經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字生效。合同金額在10萬(wàn)元以上，由公司總經(jīng)理或授權(quán)主管副總經(jīng)理簽字； 合同金額在10萬(wàn)元以下，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字； 不允許未經(jīng)授權(quán)及超 越權(quán)限在合同上簽字。4.3.3 采購(gòu)員依據(jù)購(gòu)貨合同跟蹤采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)的執(zhí)行情況與購(gòu)貨合同要求不一致時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)與供方協(xié)調(diào)解決，并反饋給合同執(zhí)行

6、員以采取適當(dāng)?shù)拇胧?.3.4 采購(gòu)部門(mén)接到設(shè)備直發(fā)申請(qǐng)后安排發(fā)貨，并將“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”傳真給用戶(hù)及分支機(jī)構(gòu)，然后憑“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”及NR607105C “商品出庫(kù)單”辦理入庫(kù)手續(xù)。4.3.5 采購(gòu)部門(mén)收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評(píng)審并批準(zhǔn)的自采申請(qǐng)后，區(qū)分不同情況付款。1）金額2000元以下，由辦事處從備用金中支付，待發(fā)票返回后，報(bào)銷(xiāo)付款。2）金額2000元至50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應(yīng)商。3）金額50000元以上，由采購(gòu)部門(mén)直接與供應(yīng)商簽訂合同，并直接付款給供應(yīng)商。4.4 采購(gòu)驗(yàn)收441采購(gòu)產(chǎn)品到貨，可先將其放入庫(kù)房收貨區(qū)待檢，采購(gòu)員填寫(xiě)“送貨驗(yàn)收單”通知檢驗(yàn)員對(duì)

7、所購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。4.4.2 檢驗(yàn)員按照NW607104采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定負(fù)責(zé)采購(gòu)產(chǎn)品的到貨驗(yàn)收，并將驗(yàn)收結(jié)論填寫(xiě)在“送貨驗(yàn)收單”上。由庫(kù)房管理員負(fù)責(zé)保存和管理“送貨驗(yàn)收單”。4.4.3 驗(yàn)收通過(guò)后，采購(gòu)員辦理產(chǎn)品入庫(kù)手續(xù)。4.4.4 驗(yàn)收不合格的采購(gòu)產(chǎn)品，檢驗(yàn)員應(yīng)將該產(chǎn)品存放在庫(kù)房的不合格區(qū)，并及時(shí)將該產(chǎn)品的“送貨驗(yàn)收單”交采購(gòu)員備份。采購(gòu)員負(fù)責(zé)按購(gòu)貨合同中的約定處理。4.4.5 產(chǎn)品返修需經(jīng)檢驗(yàn)員/采購(gòu)員故障確認(rèn)，由采購(gòu)員負(fù)責(zé)按購(gòu)貨合同中的約定處理，同時(shí)保證產(chǎn) 品的及時(shí)返回并加以記錄。4.4.6 直發(fā)（自采）設(shè)備驗(yàn)收由駐外分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，驗(yàn)收通過(guò)后，將“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單” 提交采購(gòu)員，由采購(gòu)

8、員轉(zhuǎn)交檢驗(yàn)員簽署處理意見(jiàn)。5.引用文件5.1NW607101合格供方評(píng)定辦法5.2NW60710采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定5.3NW607105庫(kù)房管理規(guī)定6.質(zhì)量記錄6.1NR607103A “東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表6.2NR607103B “設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?.3NR607103C “合冋?qǐng)?zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”6.4NR607103D “送貨驗(yàn)收單”6.5NR607103E “設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”6.6NR607103F “產(chǎn)品返修單”附錄：購(gòu)貨合同東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表記錄編號(hào)：NR607103A-nJ 立口 請(qǐng) 申申 請(qǐng) 采 購(gòu) 清 單量 數(shù) 請(qǐng) 申注 備用 途 說(shuō) 明日 / 字 人 請(qǐng) 申部

9、門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)日 / 字 長(zhǎng) 咅主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)日 /采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部執(zhí)行情況1.本頁(yè)不足記述設(shè)備配置及性能要求時(shí)，可以有附頁(yè)，格式自定。總頁(yè)數(shù)包括本頁(yè)與所有附頁(yè)。第頁(yè)/共頁(yè)設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑武N(xiāo)售合同編號(hào)：合同名稱(chēng)：項(xiàng)目名稱(chēng)：簽定部門(mén)：簽定人：聯(lián)系方式：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：項(xiàng)目所屬行業(yè)：采購(gòu)部合同管理員：接到日期：記錄編號(hào)：NR607103B-年 月 日通知時(shí)間:合同采購(gòu)清單序號(hào)采購(gòu)產(chǎn)品/服務(wù)名稱(chēng)/型號(hào)(A)數(shù)量(B)采購(gòu)期限(C)出廠(chǎng)價(jià)(D)交貨日期(E)交貨地點(diǎn)(F)采購(gòu)人(G)購(gòu)貨合同號(hào)(H)執(zhí)行情況說(shuō)明：合同執(zhí)行部：采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部:1. 清單左側(cè)A、B、C項(xiàng)由銷(xiāo)售合同執(zhí)行員填寫(xiě)，右側(cè) D、E、F、G、H項(xiàng)由采購(gòu)人

10、員填寫(xiě)。2. 如客戶(hù)有特殊需求，銷(xiāo)售合同執(zhí)行員須在“說(shuō)明”中注明。合同執(zhí)行設(shè)備本地采購(gòu)申請(qǐng)單銷(xiāo)售合同編號(hào)：合同名稱(chēng)：項(xiàng)目名稱(chēng)：簽訂部門(mén)：簽訂人：辦事處負(fù)責(zé)人：設(shè)備采購(gòu)清單序號(hào)采購(gòu)產(chǎn)品名稱(chēng)/型號(hào)數(shù)量采購(gòu)期限自采單價(jià)供應(yīng)商名稱(chēng)合計(jì)發(fā)票類(lèi)型：一般發(fā)票增值稅發(fā)票合同執(zhí)行部：簽字/日期：自采原因：采購(gòu)部：簽字/日期：主管領(lǐng)導(dǎo)：簽字/日期：記錄編號(hào)：NR607103C-通知時(shí)間：年 月 日說(shuō)明：特殊合同需本地自采，先填寫(xiě)此表傳給銷(xiāo)售合同執(zhí)行員，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。送貨驗(yàn)收單廠(chǎng)商名稱(chēng)：商品編碼貨物名稱(chēng)數(shù)量描述單價(jià)采購(gòu)?fù)ㄖ獑尉幪?hào)備注驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定條款環(huán)境確認(rèn)：硬件正常不正常軟件正常不正常方法和結(jié)論：處

11、理意見(jiàn)：記錄編號(hào)：NR607103D-日期： 年 月 日采購(gòu)員:庫(kù)房管理員:檢驗(yàn)員:第頁(yè)/共頁(yè)設(shè)備直發(fā)（自米）驗(yàn)收單記錄編號(hào)：NR607103E-檢驗(yàn)日期:購(gòu)貨合同編號(hào)：通知日期：供應(yīng)商名稱(chēng)：電話(huà)：聯(lián)系人：到貨地點(diǎn)：預(yù)計(jì)到貨日期：商品編碼（A）貨物名稱(chēng)（B）預(yù)計(jì)數(shù)量（C）實(shí)到 數(shù)量（D）箱號(hào)（E）單位（F）單價(jià)（G）采購(gòu)?fù)ㄖ獑尉幪?hào)（H）備注驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定條款環(huán)境確認(rèn)：硬件 正常 不正常軟件 正常 不正常驗(yàn)收方法和結(jié)論：1夕卜包裝及設(shè)備外觀(guān)是否完好是（）否（）2隨機(jī)資料是否齊全是（）否（）3型號(hào)配置是否正確是（）否（）4.自檢通過(guò)加電（）不加電（） 通過(guò)（） 未通過(guò)（）驗(yàn)收機(jī)構(gòu)印鑒或負(fù)責(zé)

12、人簽字：驗(yàn)收機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)人：處理意見(jiàn)：庫(kù)房管理員：采購(gòu)員：1.該通知單A、H項(xiàng)，由采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部填寫(xiě)。B、C、E、F、G項(xiàng)，直發(fā)時(shí)由采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部填寫(xiě)，自采時(shí)由申請(qǐng)部門(mén)采購(gòu)人員填寫(xiě)，D項(xiàng)由收貨人填寫(xiě)。2.該通知單必須在設(shè)備到后第三天返回采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部。產(chǎn)品返修單公司產(chǎn)品名稱(chēng)及配置產(chǎn)品編號(hào)故障現(xiàn)象：返修期限年月日至年月日返修 經(jīng)手人返回 日期年月日至年月日返還 經(jīng)手人返修驗(yàn)收情況：驗(yàn)收人：記錄編號(hào)：NR607103F-日期:年 月 日1.采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部存檔產(chǎn)品返修單記錄編號(hào)；日期：年 月 日公司產(chǎn)品使用部門(mén)產(chǎn)品責(zé)任人產(chǎn)品名稱(chēng)及配置產(chǎn)品編號(hào)返修期限年月日至年月日返修經(jīng)手人1.產(chǎn)品使用/管理部門(mén)存檔。購(gòu)貨合同簽約地點(diǎn):

13、簽約時(shí)間： 購(gòu)貨合同號(hào):乙方（賣(mài)方）地址：甲方（買(mǎi)方）：沈陽(yáng)東大阿爾派軟件股份有限公司 地址：沈陽(yáng)市和平區(qū)三好街84號(hào)（110003）電話(huà)：電話(huà)：傳真?zhèn)髡?甲乙雙方本著共同合作，互利互惠的原則，經(jīng)過(guò)充分協(xié)商，關(guān)于甲方購(gòu)買(mǎi)乙方設(shè)備達(dá)成如下協(xié)議：、產(chǎn)品名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià):序 號(hào)產(chǎn)品名稱(chēng)描述數(shù)量單價(jià)合計(jì)總價(jià)（大寫(xiě)）：、交貨時(shí)間及地點(diǎn):三、包裝標(biāo)準(zhǔn)及品質(zhì)保證:要求原廠(chǎng)包裝，貨物外包裝整潔，完整并適合長(zhǎng)途運(yùn)輸。乙方必須保證合同中的產(chǎn)品為 公司生產(chǎn)的全新的合格產(chǎn)品。如甲方發(fā)現(xiàn)收到的貨物與合同要求不符，乙方應(yīng)當(dāng)接受甲方 的退貨，并賠償甲方由此造成的一切經(jīng)濟(jì)損失。四、付款方式：五、保修方式：六、違約責(zé)任乙方在本合同規(guī)定的交貨時(shí)間內(nèi)未將貨物交與甲方指定地點(diǎn)，每逾一天交貨，按總金額的1%0付甲方違約金。甲方貨到經(jīng)檢驗(yàn)無(wú)誤后，未能在本合同付款期限內(nèi)將貨款付于乙方指定帳號(hào)內(nèi)，則從應(yīng)付之 日起繳納滯納金，每逾期一天按應(yīng)付金額的1 %。