試論北京大學(xué)圖書館圖書招標(biāo)工作的過程及特點

1、試論北京大學(xué)圖書館圖書招標(biāo)工作的過程及特點         論文關(guān)鍵詞：大學(xué)圖書館圖書采購招標(biāo)北京大學(xué)論文摘要：介紹北京大學(xué)圖書館是如何開展內(nèi)地版中外文圖書招標(biāo)工作的，分析了三個工作階段的各自特點。為加強(qiáng)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)，提高為教學(xué)科研服務(wù)的能力，使文獻(xiàn)采訪工作規(guī)范、健康、有序、持續(xù)發(fā)展，依據(jù)北京大學(xué)文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商選擇管理辦法(試行)，北京大學(xué)圖書館于2007年3月底啟動采用招標(biāo)方式選擇圖書供應(yīng)商的工作，目前這項工作已經(jīng)完成。本文就此項工作的開展過程、特點及出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)探討，以便為其他類型文獻(xiàn)資源

2、供應(yīng)商的招標(biāo)工作更有效地展開提供可以借鑒的經(jīng)驗、教訓(xùn)。1北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的過程北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的過程大致分為三個階段：明確目標(biāo)階段、著手準(zhǔn)備階段、進(jìn)入實施階段。11明確目標(biāo)階段眾所周知，高校圖書館的文獻(xiàn)經(jīng)費來源于國家行政事業(yè)單位財政資金撥款，既然是行政事業(yè)單位財政資金撥款，其使用必須符合中華人民共和國政府采購法和中華人民共和國投標(biāo)招標(biāo)法的有關(guān)規(guī)定。為此，2006年6月，我們開始醞釀起草北京大學(xué)圖書館文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商選擇管理辦法(試行)(以下稱管理辦法)。管理辦法規(guī)定：“凡使用校撥經(jīng)費采購文獻(xiàn)資源均應(yīng)依照本辦法規(guī)定執(zhí)行”，并指出：“本辦法中的采購方式包括：公開

3、招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價及自行采購等”。這個規(guī)定使我們明確了目標(biāo)，即使用校撥經(jīng)費采購文獻(xiàn)資源應(yīng)按照管理辦法規(guī)定的方式來選擇供應(yīng)商，對供應(yīng)商的選擇可以依據(jù)文獻(xiàn)不同屬性、不同類型采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行。一般來講，圖書作為一種非固定標(biāo)的物，所選的只是供應(yīng)商的資格，因此必須采取招標(biāo)的方式對供應(yīng)商進(jìn)行選擇。招標(biāo)方式有兩種，公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)，從我們館收藏文獻(xiàn)的實際來看，選用公開招標(biāo)的方式更能充分體現(xiàn)公開、公正、公平、誠信的原則。12著手準(zhǔn)備階段在不斷修改、提交、報批管理辦法的同時，招標(biāo)選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的準(zhǔn)備工作也在緊鑼密鼓地進(jìn)行。首先，我們成立了招標(biāo)工作小組，由負(fù)責(zé)采訪的館員組成，主

4、管文獻(xiàn)資源建設(shè)的館長和采訪部主任任正副組長。招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)起草各種文件包括招標(biāo)公告、文獻(xiàn)供應(yīng)商投標(biāo)資格要求、評標(biāo)的主要依據(jù)、招標(biāo)文件以及涉及評標(biāo)打分的各種附件的擬定、評標(biāo)打分表等。由于北京大學(xué)圖書館文獻(xiàn)資源采集范圍廣、載體多，我們先期對內(nèi)地版中外文圖書供應(yīng)商采用招標(biāo)方式進(jìn)行選擇，其他各類型文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的選擇工作將靈活采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行。          13進(jìn)入實施階段經(jīng)過大約一個學(xué)期，管理辦法獲得批準(zhǔn)，各種文件的準(zhǔn)備工作基本就緒，文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的招標(biāo)工作進(jìn)入實施階段。這個階段，我們主要做了以下幾件事：第一，

5、向?qū)W校提出北京大學(xué)圖書館開展內(nèi)地版中外文圖書招標(biāo)采購的申請，并獲得批準(zhǔn)，學(xué)校授權(quán)圖書館作為其代理人負(fù)責(zé)文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的招標(biāo)工作。第二，按照管理辦法規(guī)定，成立了北京大學(xué)圖書館招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組。招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組由9人組成，其中圖書館3人，學(xué)校紀(jì)檢委、審計室、財務(wù)部教務(wù)部、社科部、科研部各1人，圖書館館長任領(lǐng)導(dǎo)小組組長。第三，對已經(jīng)準(zhǔn)備好的各種文件，由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組召開會議進(jìn)行最后審議，批準(zhǔn)實施。第四組織專家評標(biāo)小組。按照管理辦法規(guī)定，評標(biāo)小組由7人組成，其中圖書館2人，學(xué)校相關(guān)職能部門2人，第三方圖書館專家3人。學(xué)校紀(jì)檢委和審計室各一人出席，負(fù)責(zé)監(jiān)督。主管文獻(xiàn)資源建設(shè)的圖書館館長任評標(biāo)小組組長。第五，擬定招

6、標(biāo)時間進(jìn)度表。第六，由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo)公告之后按照招標(biāo)時間進(jìn)度表，逐項落實各項議程接收投標(biāo)報名、進(jìn)行資格預(yù)審、收標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、公布中標(biāo)通知書。第六，招標(biāo)工作小組組織中標(biāo)單位進(jìn)行協(xié)議的洽談，并報招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審查會簽協(xié)議。2北京大學(xué)圖書館開展圖書招標(biāo)工作的特點值得慶幸的是，在我們正式招標(biāo)之前，高校圖工委的普通高等學(xué)校圖書館集中采購工作指南已經(jīng)出臺，國內(nèi)亦有為數(shù)不少的大學(xué)圖書館先于我們開展了招標(biāo)工作，指南和他們的成功經(jīng)驗為我們提供了有益的借鑒，在開展圖書招標(biāo)工作的實踐中，我們也根據(jù)實際，逐步摸索出一些自己的經(jīng)驗。21選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商應(yīng)有政策依據(jù)。采取什么樣的方式來選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商

7、，絕不是隨意的主觀選擇，必須有章可依。管理辦法的出臺，成為我們選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的主要政策依據(jù)，其優(yōu)點在于：(1)目的性強(qiáng)。管理辦法制定的目的是在遵循國家有關(guān)政策法律法規(guī)的前提下，為我們的工作立章建制，使以后文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商的選擇長期有效地有章可依，規(guī)避因盲目選擇而帶來的各種風(fēng)險。(2)靈活性強(qiáng)。明確規(guī)定不同類型文獻(xiàn)應(yīng)采取不同方式來選擇供應(yīng)商。因為，文獻(xiàn)作為一種特殊的商品，就招標(biāo)的標(biāo)的物而言，有固定的，也有非固定的；就讀者的使用而言，有急需的，也有非急需的就某一供應(yīng)商而言，有能夠提供的，也有其提供不了的；如果選擇單一方式來選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商，不加區(qū)別，勢必會對工作造成不利影響。所以在管

8、理辦法中，我們提出根據(jù)文獻(xiàn)不同類型采取不同方式選擇供應(yīng)商，其中包括自行采購方式。這種靈活多樣的選擇方式有利于盡可能快速地將我們所需要的文獻(xiàn)采集到館。(3)主動性強(qiáng)。文獻(xiàn)資源供應(yīng)商選擇事宜的組織實施，各單位視情況不同而有所不同。我校采取的是學(xué)校授權(quán)圖書館作為代理人進(jìn)行招標(biāo)工作，圖書館館長任領(lǐng)導(dǎo)小組組長。這樣安排的最大益處是圖書館作為執(zhí)行采購的單位，在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組各成員的充分參與、監(jiān)督和集體決策下，能夠獲得充分的話語權(quán)，以最大限度地保證優(yōu)選文獻(xiàn)資源供應(yīng)商。(4)規(guī)范性強(qiáng)。明確規(guī)定文獻(xiàn)資源采購方式和供應(yīng)商選擇全程應(yīng)遵循國家頒布的有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)程序規(guī)定，使之不因某個人工作崗位的轉(zhuǎn)換而發(fā)生主

9、觀改變。          (5)持續(xù)性強(qiáng)。眾所周知，文獻(xiàn)采購不同于設(shè)備采購，管理辦法不是就某種文獻(xiàn)資源采購方式和某一年的供應(yīng)商選擇而制定的即時性文件，具有持續(xù)性，對文獻(xiàn)供應(yīng)商的評價、續(xù)約及終止合作都作了詳細(xì)規(guī)定。并對續(xù)約年限次數(shù)作了嚴(yán)格的限制。這些對以后工作的持續(xù)開展必將起到制度上的保障作用。22文件起草工作應(yīng)逐項展開、重點準(zhǔn)備。以管理辦法為政策依據(jù)，文獻(xiàn)資源供應(yīng)商招標(biāo)工作小組在主管館長的直接領(lǐng)導(dǎo)下，開始了各種招標(biāo)文件的起草工作。在起草這些文件的過程中，我們借鑒了先前實行招標(biāo)的各兄弟院校的經(jīng)驗，并針對我校的具體情

10、況，重點對文獻(xiàn)供應(yīng)商投標(biāo)資格要求、招標(biāo)文件、評標(biāo)的主要依據(jù)以及評標(biāo)打分表作了準(zhǔn)備。各文件內(nèi)容的主要特點在于：(1)文獻(xiàn)供應(yīng)商的資格要求應(yīng)貼近本校實際。一是對供應(yīng)商注冊資金的要求較高。北京大學(xué)作為教育部直屬的全國重點綜合性大學(xué)，擁有理學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、文學(xué)、歷史、哲學(xué)、醫(yī)學(xué)、工學(xué)等專業(yè)學(xué)科，內(nèi)地版中外文圖書收藏學(xué)科覆蓋面廣、類目多，采用招標(biāo)方式選擇的圖書供應(yīng)商是我們采訪的主渠道，必須具有相當(dāng)?shù)膶嵙?，我們把注冊資金定在500萬以上的大型企業(yè)，這些企業(yè)所能聯(lián)系的出版社一般都在500家以上，提供的書目覆蓋面廣，有利于綜合性文獻(xiàn)的采選。二是要求供應(yīng)商的經(jīng)營場所必須在北京有一定規(guī)模。即供應(yīng)商必須在

11、北京擁有屬于本公司的不少于500平方米的可以提供現(xiàn)貨采選的專用場地。這一點對我們很重要，供應(yīng)商在北京有自己的經(jīng)營場所，方便聯(lián)系、方便物流，可以降低各種成本費用，提高雙方工作效率。(2)標(biāo)段劃分應(yīng)以實現(xiàn)采訪理念為原則，以促進(jìn)供應(yīng)商發(fā)展為取向，實現(xiàn)雙贏。眾所周知，內(nèi)地版中外文圖書其標(biāo)的物是不固定的，所以我們招的只是供應(yīng)商的資格。但就標(biāo)段而言，我們可以將其固定。目前，已經(jīng)實行招標(biāo)的高校圖書館大多采用的標(biāo)段是圖書的類型或金額。無論是圖書的類型還是金額，都必須看各學(xué)校的具體情況而定，這兩種標(biāo)段都不太符合我們的實際。從文獻(xiàn)類型上看，北京大學(xué)圖書館收藏文獻(xiàn)范圍廣、種類多，而現(xiàn)有的采訪人員少，各供應(yīng)商，尤其是

12、大型供應(yīng)商在經(jīng)營理念上是大而全，但實際上大而全恰恰是做不到的，在這種情況下，按類型設(shè)標(biāo)段不符合我們的工作要求；同樣，按金額設(shè)標(biāo)段也是不行的，按金額設(shè)標(biāo)段在現(xiàn)有的市場條件下對招標(biāo)單位而言存在著極大的不利，因為在目前的出版發(fā)行狀況下，中標(biāo)單位要達(dá)到招標(biāo)單位設(shè)定的標(biāo)段金額是很容易做到的，但對招標(biāo)單位而言，很有可能你要的圖書，中標(biāo)單位會因某種原因不能提供，這既不利于供應(yīng)商提高自己的責(zé)任意識、競爭意識和專業(yè)品牌意識，也不利于招標(biāo)單位采訪工作的有效開展，不利于館藏建設(shè)的全面發(fā)展。所以，我們的做法是按大學(xué)版、北京版、地方版來劃分標(biāo)段。這樣劃分標(biāo)段的好處，對招標(biāo)單位而言，一是實現(xiàn)我們的采訪理念：“以最高的效率

13、來選擇我們所需的更多的文獻(xiàn)，獲得更好的服務(wù)”；二是有利于對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，可以較為方便地按出版統(tǒng)計抽樣對供應(yīng)商提供的書目作出準(zhǔn)確的評估。對投標(biāo)單位而言，一是有利于供應(yīng)商專攻其投，在客觀上促使中國的供應(yīng)商創(chuàng)立自己的品牌效應(yīng)，在大而全的基礎(chǔ)上形成自己的特色；二是有利于投標(biāo)單位劃分責(zé)任界限，增強(qiáng)自己的責(zé)任意識和競爭意識，使各中標(biāo)供應(yīng)商不致因自己的過錯而推諉責(zé)任。(3)標(biāo)書編制要簡明、概要；評標(biāo)打分表要細(xì)化、合理。標(biāo)書編制要求作為招標(biāo)文件的主體部分，是投標(biāo)單位參加投標(biāo)的主要依據(jù)，也是專家評標(biāo)打分的主要依據(jù)，要求各投標(biāo)單位必須提供全面詳實的投標(biāo)書。各學(xué)校對投標(biāo)單位的標(biāo)書編制要求大致與其評標(biāo)打分表基本

14、一致，在此我們并沒有按照評標(biāo)打分表逐項對應(yīng)列入，我們的標(biāo)書編制要求四個部分，一是投標(biāo)單位的一般情況；二是投標(biāo)單位的商務(wù)狀況；三是投標(biāo)單位的服務(wù)能力；四是投標(biāo)報價方式。這四個部分比較簡明概要。與評標(biāo)打分表不是完全一一對應(yīng)關(guān)系。評標(biāo)打分表分三個部分，一是資信和技術(shù)；二是服務(wù)；三是價格。評標(biāo)打分表是對投標(biāo)單位的投標(biāo)書進(jìn)行量化分析核算的依據(jù)，因此每項分值設(shè)定要求細(xì)化，并盡可能做到合理。二者之所以在草擬時沒有一一對應(yīng)，所基于的考慮是為了避免某些供應(yīng)商為迎合打分標(biāo)準(zhǔn)來編制投標(biāo)書標(biāo)書編制要求作為招標(biāo)文件的一個部分，是投標(biāo)單位都能看得到的，如果一個參加投標(biāo)的供應(yīng)商認(rèn)真地按照要求編制標(biāo)書，完全能夠涵蓋評標(biāo)打分表

15、的內(nèi)容，甚至可能將沒有列入打分表的內(nèi)容反映出來標(biāo)書編制要求的簡明給前來參加投標(biāo)的供應(yīng)商以充分的空間，來編制全面詳實的投標(biāo)書，這樣更有利于我們從中發(fā)現(xiàn)實際問題，有利于我們對投標(biāo)單位做出全面公正的優(yōu)選，從而避免各投標(biāo)單位給出千篇一律的命題答案。          (4)評標(biāo)的主要依據(jù)應(yīng)以資信和服務(wù)為主，報價為輔，綜合評定。評標(biāo)主要依據(jù)的制定實質(zhì)上反映了招標(biāo)單位對招標(biāo)工作的認(rèn)識程度。我們認(rèn)為，招標(biāo)選擇文獻(xiàn)資源供應(yīng)商的主要目的是加強(qiáng)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)、獲得優(yōu)質(zhì)服務(wù)、提高工作效率、規(guī)范市場秩序、規(guī)避各種風(fēng)險。因此在評標(biāo)主要依

16、據(jù)設(shè)定上，應(yīng)以資信和服務(wù)為主，報價為輔。投標(biāo)單位良好的資信和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)應(yīng)該是招標(biāo)單位最想優(yōu)選的，因此這兩方面在評標(biāo)中占80的分值。同時，要求供應(yīng)商在提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提下，給予合理的報價，以使招標(biāo)單位節(jié)省更多的資金，提高國有資產(chǎn)的使用效率。在此，我們借鑒了其他實行招標(biāo)單位的經(jīng)驗教訓(xùn)，基于對目前圖書價格的利潤空間分析，強(qiáng)調(diào)報價必須限定在合理的范圍內(nèi)，超出這個范圍，將視為惡意投標(biāo)，報價只是作為評標(biāo)依據(jù)的次要方面，占20的分值。資信、服務(wù)、報價三者綜合評定，進(jìn)行評標(biāo)排序。23實施階段應(yīng)嚴(yán)密組織、循序落實。自公告發(fā)布之日起，招標(biāo)工作進(jìn)入實施階段這一階段的工作主要包括接收投標(biāo)報名、進(jìn)行資格預(yù)審、登記；收標(biāo)

17、；開標(biāo)；評標(biāo)；定標(biāo)；發(fā)布中標(biāo)通知書及簽訂協(xié)議書。招標(biāo)工作應(yīng)在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組的直接領(lǐng)導(dǎo)下，按照規(guī)定時間循序落實各項工作。(1)責(zé)任明確。此時工作繁忙，哪些工作需要誰來做，必須嚴(yán)格落實責(zé)任制。各項工作程序及責(zé)任人如下：公告發(fā)布由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組組長傳達(dá)命令，招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)聯(lián)系發(fā)布；接收投標(biāo)報名、進(jìn)行資格預(yù)審、登記由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)；收標(biāo)由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)，交由專人負(fù)責(zé)保管投標(biāo)書；開標(biāo)由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)；評標(biāo)由評標(biāo)小組負(fù)責(zé)；定標(biāo)簽責(zé)由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)；發(fā)布中標(biāo)通知書由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)；簽訂協(xié)議書由招標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)并報領(lǐng)導(dǎo)小組會簽。(2)時間緊湊。發(fā)布公告大約需一周左右時間；投標(biāo)書準(zhǔn)備大約需要二周時間，收標(biāo)至開標(biāo)應(yīng)留有聯(lián)系到會人員的時間(12天)；開標(biāo)時間視投標(biāo)單位的數(shù)量而定；開標(biāo)結(jié)束后應(yīng)立即聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行定標(biāo)；然后以書面形式郵發(fā)中標(biāo)通知書，最后協(xié)商會簽協(xié)議。整個實施過程大約需要1個月左右的時間。在時間的安排上，切不可拖得太久。拖得太久，人力疲憊，也容易產(chǎn)生其他問題。(3)組織嚴(yán)密。要本著對招標(biāo)工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)密組織各項工作，尤其是開標(biāo)，開標(biāo)過程是招標(biāo)工作成敗的關(guān)鍵，開標(biāo)的程序和細(xì)節(jié)一定要事先考慮周到